Créer un tableau de bord de recouvrement de créances avec Excel

La procédure de recouvrement consiste à demander le paiement dû à un de ses clients ou débiteurs. Cette action vise à encaisser une somme dont l’entreprise est créditée, au profit d’une personne physique ou un organisme. Ainsi, quand le débiteur verse le montant prévu, on dit qu’il s’acquitte de ses dettes envers une entreprise.

Cependant, il n’est pas rare qu’un débiteur ne s’acquitte pas malgré tout de ses dettes, et cela pour plusieurs raisons comme nous allons le voir tout au long de cet article.

Il existe des moyens afin que l’entreprise obtienne son dû. Ces solutions sont de son ressort et ne nécessitent pas d’intervention externe.  Nous parlons dans ce de figure de recouvrement à l’amiable.

Malgré ces efforts répétés, l’entreprise se voit obligée d’avancer dans sa procédure de recouvrement avec des poursuites judiciaires. L’entreprise créditrice peut aussi faire appel à une société de recouvrement, dont la mission est d’obtenir gain de cause, afin que la première se focalise sur son activité principale.

Effectivement, une entreprise qui doit des créances à un tiers ne peut pas s’éterniser à le relancer continuellement. A un certain stade, elle passe à la seconde vitesse pour accélérer la procédure de recouvrement.

C'est quoi une procédure de recouvrement ?

Elle se réfère à l’ensemble des moyens disponibles auprès d’une entreprise pour débloquer un montant d’argent auprès d’un débiteur, qui peut être une personne physique, une entreprise, ou un organisme.

C’est un cas assez extrême de dernier recours afin de forcer un règlement qui ne s’est pas fait dans les délais convenus. Sur la facture, il y a une date d’échéance à respecter et qui stipule que le paiement doit être effectué avant ce délai.

Mais par un concours de circonstances ou autres raisons, le paiement peut avoir des retards qui provoquent une certaine frustration auprès de l’entreprise qui attend l’encaissement de ses créances.

De simples relances solutionnent un retard de paiement dans certains cas. Au-delà de plusieurs relances, une procédure de recouvrement est employée pour débloquer cette fâcheuse situation.

Voici quelques exemples de raisons qui provoquent des retards de paiements auprès du débiteur :

• Oubli : C’est une raison naturelle qui peut arriver à tout le monde, et qui est au fond bénigne. Une simple relance évite d’en venir au recouvrement. Le créancier est solvable, il faut juste le relancer pour exiger de lui ou lui rappeler son dû auprès d’une entreprise créditrice. Un simple oubli n’occasionne pas un recours à une procédure de recouvrement de créances.

• Problème financier : Il arrive que le débiteur est incapable régler le montant de la facture parce qu’il fait face à une situation financière critique ou difficile. La plus honnête action est de déclarer cette impuissance à payer afin d’instaurer un paiement en plusieurs fois, échelonné pendant une certaine durée pour alléger le montant exigé. Cet arrangement est décidé par les deux parties pour résoudre une situation d’incapacité à payer toute la somme d’un coup.

• Le mauvais payeur : Parfois, il y a la figure du mauvais payeur qui ne tient pas ses promesses, et en toute connaissance de cause. Le mauvais payeur manque de transparence et n’hésite pas à utiliser des excuses fumeuses pour retarder son règlement. Même en cas de relance, le mauvais payeur peut juste les ignorer en feignant de pas les avoir notifiés. Ce cas est complexe à gérer pour une entreprise qui attend le paiement de sa facture. C’est pour cette raison qu’il n’est pas rare qu’elle recourt à une société de recouvrement afin d’aménager le mauvais payeur et le forcer à payer.

• Litige à cause entre la promesse et la facture finale : C’est une situation qui n’arrive pas régulièrement. Car initialement, les deux parties sont d’accord sur le montant de la facture ce qui ne crée pas de différends à ce propos. Mais quand il y a ce type de litige, il doit être arrangé à l’amiable.

Plusieurs solutions sont à la disposition de l’entreprise afin d’accélérer les délais de paiement quand elle détecte un retard d’une créance.

Quelles sont les différentes formes de recouvrement ?

Devant une difficulté d’encaisser une somme due, l’entreprise doit agir pour éviter un rallongement dans les délais. C’est une situation qui n’est en aucun cas bénéfique pour l’entreprise, car en cas de retard conséquent de plusieurs créanciers, cela peut compromettre sa trésorerie et du coup sa propre survie.

Le recouvrement à l’amiable 

On parle de recouvrement amiable quand de simples relances suffisent à aérer la situation pour décrocher le paiement escompté. Il est inutile dans ce cas d’étaler la procédure de recouvrement par des moyens plus sévères. C’est donc un recouvrement qui ne nécessite pas une assistance judiciaire.

Un retard de paiement n’implique pas forcément un client mal intentionné comme nous l’avons vu ci-dessus. Afin de prendre la décision de poursuites judiciaires, des relances sont recommandées : cela peut être en forme de mails, appels téléphoniques ou encore courrier postal.

C’est le cas idéal pour qu’une entreprise obtienne son paiement sans complications majeures. Si les relances ne trouvent pas d’échos favorables pour débloquer la situation, l’entreprise peut alors faire appel à d’autres moyens plus draconiens.

Le recouvrement par une société de recouvrement 

C’est une des solutions dont dispose une entreprise pour faire face à un retard de paiement trop étendu. La société de recouvrement est un organisme dont la mission est de solutionner les cas de litiges de paiement ou impayés. Ce qu’il faut savoir, c’est que les frais pour obtenir les services d’un tel organisme est coûteux pour l’entreprise. Avant d’opter pour ce service, l’entreprise doit être persuadée de posséder les fonds nécessaires pour bénéficier des services d’une société de recouvrement.

Il est à retenir qu’une société de recouvrement n’a pas dans ses cordes des moyens judiciaires, mais pratiquement les mêmes d’une entreprise créancière en termes de relance. Sauf que chez une société de recouvrement les relances s’effectuent de manière plus sévère et répétée pour exiger le montant exigé.

Le recouvrement par huissier 

L’entreprise débitrice peut faire appel à un huissier de justice afin d’arranger la situation d’impayé. L’huissier peut dans ce cas envoyer un courrier de relance avec des clauses stipulant des poursuites judiciaires en cas de désistement de paiement.

Bien entendu, avant d’en arriver là, l’entreprise doit présenter les preuves palpables du montant dont elle est la créancière. Une fois les preuves sont dressées et reconnues (factures, contrats, effets…), l’huissier de justice poursuit le débiteur qui refuse de payer la somme qui avait été convenue.

Une fois que les relations arrivent à expiration sans provoquer le règlement du débiteur, le suivi judiciaire se poursuit et se durcit pour forcer le paiement. 

Le recouvrement par voie judiciaire 

C’est un moyen de faire pression sur le débiteur pour qu’il finisse par s’acquitter de ses dettes. Ces poursuites se réalisent auprès du tribunal de commerce ou le tribunal de grande instance.

Tout comme la société de recouvrement, cette alternative est dispendieuse et a tendance de prendre beaucoup de temps afin d’en voir le bout. Effectivement, cette solution prend plusieurs mois, voire même plusieurs années. Devant ces obligations, l’entreprise créancière doit faire preuve de prudence avant d’opter pour cette solution judiciaire.

Quel est l'objectif du recouvrement et quelles sont ses limites ?

L’objectif général est qu’une entreprise créancière d’une somme, obtienne son paiement auprès d’un débiteur qui n’a pas encore payé pour les nombreuses raisons que nous avons exploré plus haut.

Cependant, certaines procédures de recouvrement souffrent de certaines limites et ne garantissent pas gain de cause.

C’est le cas pour la société de recouvrement. Son recours n’est pas synonyme de victoire pour obliger un débiteur à régler un impayé. Car ses interventions sont régies par les lois et ne peuvent pas enfreindre certaines législations légales pour obtenir un paiement.

De manière plus globale, les procédures de recouvrement trois défauts majeurs à prendre en considération par l’entreprise à créances :

• Le facteur temps : Effectivement, le recouvrement de créances peut prendre beaucoup de temps. Ce facteur chronophage contribue à rebuter des poursuites judiciaires car elles ne se résoudront pas dans les plus brefs délais. Avant d’opter pour cette alternative, une entreprise doit absolument être certaine que c’est une démarche nécessaire, et qu’il n’existe pas d’autre solution que celle-ci.

• La perte d’un client fidèle ou un partenaire : Il n’est pas judicieux d’opter pour une procédure de recouvrement sévère sans tenter la solution à l’amiable notamment avec des relances espacées. Comme nous l’avons pu le constater, un oubli peut conduire à un impayé, et par conséquent, il ne faut pas se hâter à ranger un débiteur dans une catégorie de mauvais payeur. Cela peut engendrer la perte d’un partenaire important et mettre fin à des confiances commerciales historiquement majeures.

• Le facteur financier : Nous l’avons souligné, le recours à une procédure de recouvrement représente un coût non négligeable pour l’entreprise. Il est nécessaire que la créance soit d’un montant suffisamment important pour œuvrer dans ce sens. Si ce n’est pas le cas, il vaut mieux que l’entreprise qui doit de l’argent à son débiteur médite sur une alternative amiable tout en lui mettant plus de pression.

Comment créer un tableau de bord pour le recouvrement de créances avec Excel ?

Ce tableau de bord, autrement appelé tableau de suivi de commande, a pour objet de suivre les différentes créances en cours auprès de clients ou fournisseurs.

Le tableau de recouvrement inclus les éléments suivants :

• Le numéro de facture qui est légalement obligatoire pour chaque facture.
• La date de facturation.
• Le total de la facture TTC qui doit figurer en bas à droite.
• Le nom du client ou débiteur qui doit régler le montant.
• L’état de paiement : cela peut-être en cours, partiellement réglé, non payé etc.
• Type de règlement : Chèque, espèce, effet, virement.

Mais vous pouvez ajouter à loisir des rubriques que vous jugez importantes comme des notes pour chaque facture avec des modalités personnalisées par exemple.

Le tableau doit être rafraîchi et vérifié chaque jour pour mettre à jour les différentes informations et les paiements qui ont été réglés pour les enregistrer sur le tableau de bord.

Pour une meilleure visibilité les rubriques doivent déroulantes pour la modification de chaque statut de facture pour un maximum de confort.

Dans les notes, vous pouvez ajouter les indemnités en cas de retard de paiement, la possibilité de régler par plusieurs échéances, et la recommandation d’un moyen de paiement par rapport aux autres.

Ce tableau de bord est idéal pour faire le suivi des créances, et savoir quand il faut relancer un client, et à quelle fréquence cela a été réalisé, tout en notant les réponses obtenues. Ainsi, l’entreprise créancière a plus de visibilité pour le statut de ses créances, et les actions opérationnelles à effectuer en cas de retard de paiement.