Article rédigé par : Ouzzaouit Moulay Nouamane
La gestion des échéances de paiement est une lourde tâche pour les collaborateurs qui s’occupent de la comptabilité d’une structure professionnelle. Faire le suivi des impayés est un travail qui requiert patience, organisation et rigueur. Le suivi doit être permanent et à fréquence régulière. Dance certains cas un seul règlement peut s’étaler sur plusieurs échéances ce qui rend le travail de suivi et de gestion des échéances de paiements encore plus fastidieux et compliqué. Pour mener à bien cet exercice, il est important voir indispensable de recourir à des logiciels performants. Plusieurs outils sont disponibles en ligne gratuitement. Parmi ces derniers, nous retrouvons naturellement Microsoft Excel. Réputé pour son utilisation simple et ses paramètres avancés qui vous permettent une meilleure organisation et une meilleure préparation dans la conception de votre tableau de suivi des échéances de paiement. Dans ce qui suit, nous allons mettre en avant les étapes à suivre pour schématiser votre échéancier sur Excel avant d’exposer les avantages liés à l’utilisation de ce logiciel.
Sur Microsoft Excel, vous avez la possibilité de concevoir un échéancier de paiement en bonne est due forme tout simplement en suivant les étapes ci-après :
Sur Microsoft Excel, la conception de votre tableau d’échéances de paiement est un exercice qui devient simple et quasi-intuitif. Le logiciel vous permet d’effectuer plusieurs manipulations tels que le partage de votre échéancier avec d’autres utilisateurs, le téléchargement de Template prédéfinis d’échéanciers, d’automatiser les alertes en cas d’impayés et bien d’autres options visant à rendre l’exercice de suivi des échéances plus souple et plus abordable.
Dans certains cas, le comptable d’une entreprise se trouve occupé à faire plusieurs choses à la fois. La conception d’un échéancier et sa mise en œuvre sur Excel pour la saisie des données peut être ‘’la tâche de trop’’. Aujourd’hui, il est possible de télécharger des modèles de tableau d’échéances de paiement préremplis. Une fois téléchargé, le comptable a déjà une conception première qui est figé de son échéancier et n’aura qu’à remplir les colonnes et les rubriques avec les informations des factures dont il fera le suivi. Le fait de pouvoir personnaliser ces Template est un facteur qui encourage de plus en plus les comptables à recourir à cette option de téléchargement.
Afin de garantir un workflow stable et de maintenir une bonne performance lorsque vous réalisez votre échéancier, partager votre tableau avec votre équipe peut être une démarche utile. Grâce à Microsoft Excel et ses nombreuses options de partage, il est désormais possible de travailler avec plusieurs membres de votre équipe sur le même fichier. Les modifications sont instantanées et visibles par tous. Il est également possible de communiquer via une option de chat et d’attribuer les tâches aux autre utilisateurs impliqués dans l’exercice, tout simplement en mentionnant (taguant) l’utilisateur concerné. Ce dernier recevra une notification sur sa boite e-mail associé à son compte Excel et pourra ensuite effectuer la modification demandée. Vous avez la possibilité de personnaliser les options de partages. Par exemple, vous pouvez choisir les personnes qui peuvent modifier votre tableau d’échéances de paiement et celles qui peuvent uniquement visualiser le contenu sans avoir la main pour effectuer des ajustements. Il est important de savoir que pour partager un fichier Excel avec d’autres membres, une connexion internet est requise aussi bien pour l’administrateur du fichier qui initie le partage que pour les autres utilisateurs.
Si vous avez plusieurs échéances à suivre et plusieurs factures à gérer, il est difficile de faire un suivi détaillé des impayés. La solution qui s’impose est l’automatisation du processus de notification. Dés qu’une échéance est dépassé, vous pouvez configurer votre tableau Excel pour générer automatiquement des alertes. Ces alertes seront envoyés systématiquement à votre adresse électronique et vous pourrez ensuite relancer vos clients pour leur demander de régler leurs factures. L’extraction de ces données peut vous indiquer les tendances de paiement de vos clients.
Vos tableaux d’échéances de paiement en disent long sur vos clients. Il est donc important de sauvegarder et d’archiver l’ensembles des opérations de paiement. Grâce à Microsoft Excel, vous avez la possibilité de sauvegarder tous vos échéanciers en toute sécurité. Deux options sont disponibles. Vous pouvez soit sauvegarder votre tableau au niveau de votre machine en effectuant une opération de sauvegarde traditionnelle soit enregistrer votre fichier en ligne dans le cloud. L’avantage dans la deuxième option est que vous pouvez accéder à vos échéanciers depuis n’importe quelle machine à condition de disposer d’une connexion internet.
Microsoft Excel est l’un des logiciels les plus simple à utiliser. Vous n’avez pas besoin de disposer de connaissances techniques et informatiques avancées. Il vous suffit d’être familier avec l’exploitation simple d’un ordinateur et de connaitre les besoins fonctionnels de votre métier. D’autant plus, plusieurs guides d’utilisation et de tutoriel sont disponibles en ligne et accessibles gratuitement pour vous accompagner dans cet exercice.
Concevoir un tableau d’échéances de paiement est un processus qui nécessite une forte concentration et un suivi régulier de toutes les opérations en lien avec le paiement des factures émises ou reçues par votre entreprise. Cet exercice ne peut se faire manuellement car le risque de commettre des erreurs est élevé. Il est donc recommandé d’effectuer cette tâche sur un logiciel. Parmi les outils disponibles en ligne, nous retrouvons Microsoft Excel. Ce dernier offre une panoplie d’avantages à ces utilisateurs pour concevoir et remplir leurs échéanciers en toute sécurité. Les mises à jour Excel sont effectuées à des fréquences régulières afin d’améliorer l’expérience utilisateur et d’offrir aux usagers des options avancées et des paramètres développées pour mener à bien leurs missions. Nous pouvons dire que Microsoft Excel est le logiciel par excellence qui vous permettra de garder un œil sur vos échéances de paiement et vous donnera un regard panoramiques sur les tendances et les réalisation liées à cette démarche.
