Article rédigé par : Abdelaoui Narjis
Étant l'abréviation d'un procès-verbal, un PV est un document officiel qui consiste à retranscrire une discussion ou de dresser un constat. Ce document peut être présent dans plusieurs contextes comme le cas d'une infraction au Code de travail ou au Code de la route. Mais, il est généralement utilisé pour retranscrire les discussions menées dans le cadre d'une réunion de travail,dans le cadre d'une réunion de comité d'entreprise, de comité social et économique ou d'une assemblée générale d'une entreprise.
En effet, chaque réunion de travail doit faire l'objet d'un PV de réunion. Une personne est généralement désignée pour effectuer les missions de secrétariat de la réunion, et est responsable d'assurer l'élaboration du PV, en respectant les normes et les règles de rédaction.
L'objectif principal d'un PV de réunion de travail est d'assurer la traçabilité des échanges et des décisions prises lors de la réunion. En cas de divergence d'opinions, les dirigeants peuvent justifier leurs actions en s'appuyant sur le PV de réunion.
Il s'agit d'une retranscription d'un ensemble d'échanges d'une manière neutre et précise. Contrairement au PV, le compte rendu est un document informel qui n'exige aucune approbation et n'a aucune valeur juridique.
Il s'agit d'un document contenant des données objectives, qui peuvent être utiles pour l'analyse des faits et des situations.
Un rapport est un document structuré, faisant l'objet de l'élaboration d'un plan détaillé, il contient une description générale d'une ou des situations ainsi que des solutions et des préconisations.
La note de synthèse est considérée comme une analyse d'un sujet ou d'une situation donnée. Comme le rapport, la note de synthèse est un document très structuré mais il ne contient aucun avis personnel du rédacteur.
Il s'agit d'une preuve écrite qui atteste du déroulement d'une réunion ou d'un débat. C'est un acte qui doit être signé et approuvé puisqu'il peut faire l'objet d'une production devant une juridiction civile.
Il permet de décrire et de retranscrire des discussions menées lors d'une réunion en précisant les décisions prises lors de cette dernière. Le PV de réunion doit respecter un formalisme précis et un style d'écriture neutre et factuel. Il est rédigé sous forme de dialogues afin d'assurer une retranscription fidèle de l'ensemble des échanges.
Afin de rédiger un PV de réunion de travail, il est nécessaire de respecter des règles et des normes strictes, il faut également tenir compte de ses composants obligatoires.
Pour atteindre l'objectif principal du PV de réunion, le secrétaire de la réunion est amené à suivre des étapes précises pour assurer la validité du PV. Les étapes à suivre se présentent comme suit :
Pour assurer plus d'efficacité et de plus de rapidité, il est favorable de mettre en place un modèle standard à utiliser pour la rédaction de chaque PV de réunion.
C'est une étape indispensable à la rédaction d'un PV de réunion fidèle et précis. La personne chargée de la rédaction du PV peut utiliser également des appareils permettant d'enregistrer la réunion, elle peut enregistrer l'ensemble de la réunion à l'aide d'un enregistreur vocal.
Le rédacteur doit prendre en considération 3 principaux axes:
Il est préférable de rédiger le PV directement après la fin de la réunion, afin de ne pas oublier l'acheminement du discours et les différentes situations passées lors de la réunion.
Après la rédaction du PV de la réunion, en respectant les différentes règles et les composants obligatoires du PV, il faut effectuer une lecture réfléchie de ce dernier. Il est favorable de faire relire le PV de réunion à un participant de la réunion pour éviter toute incompréhension.
Le rédacteur du PV est amené à partager le PV de réunion, en respectant les délais impartis, à l'ensemble des participants de la réunion.
Lors de la prochaine réunion effectuée, le PV de la réunion précédente fait l'objet d'une approbation et d'une adoption. Après son adoption, le PV fait l'objet de diffusion au sein de l'entreprise. Il convient de signaler que toute modification doit se faire avant l'adoption du PV de réunion.
Lors de la rédaction du PV de réunion, il est nécessaire de respecter des règles pour pouvoir maximiser l'efficacité du PV. Les règles à respecter sont les suivantes :
Le rédacteur peut résumer l'ensemble de la discussion dans trois points essentiels :
Il faut se concentrer sur les informations utiles et éviter d'écrire les dialogues et les discours non pertinents. Il est favorable d'inclure les dates et les données chiffrées pour assurer l'efficacité du PV.
Lors de la rédaction d'un PV de réunion, le rédacteur doit adopter une position neutre. Il ne doit pas donner son avis et son opinion sur un sujet donné. Le rédacteur est amené à rédiger le PV de réunion sans juger les idées des participants.
En rédigeant le PV de réunion, le rédacteur doit choisir des mots et des expressions claires, afin d'assurer une compréhension efficace de la discussion menée lors de la réunion.
Le PV de réunion de travail doit obligatoirement inclure des informations prédéfinies par les statuts de la société ou par le règlement intérieur. Le PV de réunion doit être composé des éléments suivants :
Il existe plusieurs Template de PV de réunion sur internet. Veillez à choisir le modèle qui correspond le plus à l'entreprise.
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Ce modèle permet d'inclure facilement toutes les informations qui doivent être conservées pour chaque réunion.
Le logiciel Microsoft Word sous un environnement Windows est obligatoire pour utiliser ces modèles
Ces modèles PV de réunions fonctionnent sur toutes les versions de Word depuis 2003.
Le dossier à télécharger présente quatre Exemples Word différents de procès-verbal de réunions.
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