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P V de réunion : composants , étapes et règles de rédaction

Article rédigé par : Abdelaoui Narjis

Étant l'abréviation d'un procès-verbal, un PV est un document officiel qui consiste à retranscrire une discussion ou de dresser un constat. Ce document peut être présent dans plusieurs contextes comme le cas d'une infraction au Code de travail ou au Code de la route. Mais, il est généralement utilisé pour retranscrire les discussions menées dans le cadre d'une réunion de travail,dans le cadre d'une réunion de comité d'entreprise, de comité social et économique ou d'une assemblée générale d'une entreprise.

En effet, chaque réunion de travail doit faire l'objet d'un PV de réunion. Une personne est généralement désignée pour effectuer les missions de secrétariat de la réunion, et est responsable d'assurer l'élaboration du PV, en respectant les normes et les règles de rédaction. 

L'objectif principal d'un PV de réunion de travail est d'assurer la traçabilité des échanges et des décisions prises lors de la réunion. En cas de divergence d'opinions, les dirigeants peuvent justifier leurs actions en s'appuyant sur le PV de réunion.

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Compte rendu, Rapport , Note de synthèse,  PV de réunion : quelles différences ?

Le compte rendu

Il s'agit d'une retranscription d'un ensemble d'échanges d'une manière neutre et précise. Contrairement au PV, le compte rendu est un document informel qui n'exige aucune approbation et n'a aucune valeur juridique.

Le rapport

Il s'agit d'un document contenant des données objectives, qui peuvent être utiles pour l'analyse des faits et des situations.

Un rapport est un document structuré, faisant l'objet de l'élaboration d'un plan détaillé, il contient une description générale d'une ou des situations ainsi que des solutions et des préconisations.

La note de synthèse

La note de synthèse est considérée comme une analyse d'un sujet ou d'une situation donnée. Comme le rapport, la note de synthèse est un document très structuré mais il ne contient aucun avis personnel du rédacteur.

Le PV de Réunion

Il s'agit d'une preuve écrite qui atteste du déroulement d'une réunion ou d'un débat. C'est un acte qui doit être signé et approuvé puisqu'il peut faire l'objet d'une production devant une juridiction civile.

Il permet de décrire et de retranscrire des discussions menées lors d'une réunion en précisant les décisions prises lors de cette dernière. Le PV de réunion doit respecter un formalisme précis et un style d'écriture neutre et factuel. Il est rédigé sous forme de dialogues afin d'assurer une retranscription fidèle de l'ensemble des échanges.

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La etapes de rédaction d'un PV de réunion

Afin de rédiger un PV de réunion de travail, il est nécessaire de respecter des règles et des normes strictes, il faut également tenir compte de ses composants obligatoires.

Pour atteindre l'objectif principal du PV de réunion, le secrétaire de la réunion est amené à suivre des étapes précises pour assurer la validité du PV. Les étapes à suivre se présentent comme suit :

Etape 1 : Création d'un modèle standard

Pour assurer plus d'efficacité et de plus de rapidité, il est favorable de mettre en place un modèle standard à utiliser pour la rédaction de chaque PV de réunion.



Etape 2 : La prise de note lors de la réunion

C'est une étape indispensable à la rédaction d'un PV de réunion fidèle et précis.  La personne chargée de la rédaction du PV peut utiliser également des appareils permettant d'enregistrer la réunion, elle peut enregistrer l'ensemble de la réunion à l'aide d'un enregistreur vocal.

Le rédacteur doit prendre en considération 3 principaux axes:

  1. Le contexte : le rédacteur est amené à retranscrire les états des lieux et effectuer une description de la situation ;
  2. Les différentes idées et dialogues des participants : le rédacteur veille à retranscrire les idées et les avis des membres de la réunion sans déformation des paroles ;
  3. La délibération : le rédacteur doit rédiger les décisions d'une manière simple, claire et précise, puisque c'est la délibération qui est prise en compte en cas de recours en justice ou de consultation extérieure.

Etape 3 : La rédaction du PV de réunion

Il est préférable de rédiger le PV directement après la fin de la réunion, afin de ne pas oublier l'acheminement du discours et les différentes situations passées lors de la réunion.

Après la rédaction du PV de la réunion, en respectant les différentes règles et les composants obligatoires du PV, il faut effectuer une lecture réfléchie de ce dernier. Il est favorable de faire relire le PV de réunion à un participant de la réunion pour éviter toute incompréhension.

Etape 4 : La diffusion du PV de réunion

Le rédacteur du PV est amené à partager le PV de réunion, en respectant les délais impartis, à l'ensemble des participants de la réunion.

Lors de la prochaine réunion effectuée, le PV de la réunion précédente fait l'objet d'une approbation et d'une adoption. Après son adoption, le PV fait l'objet de diffusion au sein de l'entreprise. Il convient de signaler que toute modification doit se faire avant l'adoption du PV de réunion.

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Les règles de rédaction d'un PV de réunion

Lors de la rédaction du PV de réunion, il est nécessaire de respecter des règles pour pouvoir maximiser l'efficacité du PV. Les règles à respecter sont les suivantes :

Règle 1 : Détermination des points clés de la réunion

Le rédacteur peut résumer l'ensemble de la discussion dans trois points essentiels :

  1. Les décisions prises par les membres;
  2. Les accomplissements ;
  3. La confirmation des décisions et la définition des actions et des personnes en charge de ces actions.

Règle 2 : La précision

Il faut se concentrer sur les informations utiles et éviter d'écrire les dialogues et les discours non pertinents. Il est favorable d'inclure les dates et les données chiffrées pour assurer l'efficacité du PV.

Règle 3 : La neutralité

Lors de la rédaction d'un PV de réunion, le rédacteur doit adopter une position neutre. Il ne doit pas donner son avis et son opinion sur un sujet donné. Le rédacteur est amené à rédiger le PV de réunion sans juger les idées des participants.

Règle 4 : La clarté

En rédigeant le PV de réunion, le rédacteur doit choisir des mots et des expressions claires, afin d'assurer une compréhension efficace de la discussion menée lors de la réunion.



Les composants et les mentions obligatoires d'un PV de réunion

Le PV de réunion de travail doit obligatoirement inclure des informations prédéfinies par les statuts de la société ou par le règlement intérieur. Le PV de réunion doit être composé des éléments suivants :

  • La date et l'heure de la réunion ;
  • Le lieu de la réunion ;
  • Le nom ou la dénomination de la société ;
  • Le nom de l'organe de délibération ;
  • Le mode de convocation et la date d'envoi de convocation ;
  • L'ordre du jour et les autres documents joints à l'ordre du jour ;
  • Les membres présents à la réunion et leurs qualités ainsi que les personnes absentes et leurs mandataires ;
  • Le nom du président de la réunion et du secrétaire de la réunion ;
  • La retranscription des discussions et des incidents passées lors de la réunion et les propositions des membres ;
  • Les résultats obtenus des votes ;
  • Les décisions prises par les membres ;
  • L'heure de clôture de la réunion ;
  • Les noms et les qualités des participants qui signent le PV.

Il existe plusieurs Template de PV de réunion sur internet. Veillez à choisir le modèle qui correspond le plus à l'entreprise.

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Téléchargez gratuitement des modèles de PV de réunions sur Word

Modèle 1 :

Vous trouvez ici un modèle de procès-verbal de réunion facile et professionnel que vous pouvez télécharger et personnaliser gratuitement sur Word.

Ce modèle permet d'inclure facilement toutes les informations qui doivent être conservées pour chaque réunion.  

Le logiciel Microsoft Word sous un environnement Windows est obligatoire pour utiliser ces modèles

Ces modèles PV de réunions fonctionnent sur toutes les versions de Word depuis 2003.

Le dossier à télécharger présente quatre Exemples Word différents de procès-verbal de réunions.

Modèle 2 :

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Voici un modèle de procès verbal de réception définitive classique et facile à modifier. Il contient presque tous les détails possibles, vous n'aurez qu’à suivre les indications pour créer votre PV dans quelque minutes et sans fautes. Téléchargez-le et remplissez les informations au fur et à mesure de votre réunion.

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Modèle 3 :

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Téléchargez et utilisez ce modèle accessible et pratique pour créez des procès-verbaux qui convient aux réunions du comité social et économique détaillées. Il comprend des sections pour les informations générales sur les réunions et décisions.

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Modèle 4 :

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Si vous voulez garder une trace et rester organisé dans toute discussion dans vos réunion, ce modèle de procès-verbal de l'assemblée générale extraordinaire  est un bon point de départ. Il n'inclut aucun formatage spécial basé sur un tableau, il est donc facile à personnaliser pour répondre à vos besoins spécifiques.

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