Modèle d’ordre du jour réunion sur Word
Ordre du jour, un outil efficace pour bien mener vos réunions et garantir un excellent rendement !
Article rédigé par : Chaimae Sqalli Adoui
La réunion est un moment d'échange entre deux personnes ou plus au cours de laquelle ils évoquent des sujets importants relatifs à un travail donné. Cette dernière peut se dérouler entre les équipes de travail pour mettre le point sur l’avancement des membres vis à vis des tâches affectées ou même entre les dirigeons d’une entreprise et les responsables des différents services pour suivre l’avancement du travail et exploiter les différentes voies de développement possibles. Plusieurs types et formes de réunions existent, mais le but commun est d'assurer une bonne communication entre toutes les parties prenantes. Afin de servir au mieux à ce besoin, l'ordre de jour est un outil de gestion qui s'avère très important pour organiser une réunion, notifier ses participants et tracer les éléments clés de la future discussion. Cet article vous propose de découvrir davantage l’ordre du jour d’une réunion, son utilité et son importance. Il vous permet également de connaitre les rubriques indispensables d’un ordre de jour pour mettre en place le vôtre d'une manière bien maitrisée et bien optimisée en utilisant les modèles Word ou les logiciels dédiés.
Qu’est-ce qu’un ordre de jour de réunion ? Et quelle est son importance ?
Un ordre de jour de réunion est un document simple qui se réalise en amant d'une réunion pour souligner les différents détails relatifs à son déroulement :
- Date et heure de la réunion
Le jour prévu pour la réunion doit être mentionné, afin que les différents participants organisent leur calendrier d’une manière à être présent ou afin de s'excuser dans le cas où leur présence n'est pas trop exigée.
- Emplacement de la réunion
La réunion peut se dérouler en présentiel dans l'un des locaux de l'entreprise ou à distance surtout avec l'émergence des plateformes de visioconférences et l'abondance des postes en mode télétravail.
- Le nom des participants à la réunion
L’animateur, les intervenants, le rapporteur et le reste des participants doivent être désignés afin que chacun soit au courant de son rôle et prépare son discours et ses supports si nécessaires.
- Les thématiques à discuter pendant la réunion
Durant le temps consacré à la réunion, les points à développer doivent être définies pour cibler les personnes concernées et préparer un environnement organisé et propice à l'échange enrichissant et structuré.
Une réunion réussie demande une bonne préparation à l’avance de la part de tous les participants sans exception chacun en fonction de son expertise et selon le niveau de son intervention. Donc, il faut absolument leur envoyer l'ordre de jour de la réunion afin qu’ils puissent se préparer et être au rendez-vous. Au cours de la réunion, l'ordre de jour permet de gérer efficacement le temps alloué en s'intéressant à tous les items mentionnés. De cette manière, tous les éléments importants seront évoqués selon l'ordre convenue et toutes les personnes concernées aurons l'occasion d’apporter leur point de vue et d’enrichir la discussion. Rester concentré sur les axes pertinents et empêcher toute sorte de déviation est l’une des grandes utilités de l'ordre du jour, qui permet de donner un cadre précis et très professionnel à la réunion. L’ordre du jour peut être considéré comme une feuille de route qui servira l'animateur de la réunion à organiser ses volets et à garantir un bon rendement.
Comment se préparer pour mettre en place un ordre de jour de réunion ?
En général le planificateur de la réunion est la personne qui s’occupe de la rédaction ou de l’édition de l'ordre du jour de la réunion. Alors, pour vous aider à bien préparer votre document nous vous proposons de suivre les étapes citées ci-dessous qui vont vous permettre de recenser tous les éléments de détails relatifs à la réunion programmée.
- Choisissez un titre pour la réunion
En fonction de l’objectif principale de la réunion ainsi que des objectifs secondaires, il est nécessaire d’attribuer un titre clair à la réunion qui permettra aux différents lecteurs de deviner le sujet de la discussion et de constituer une vue d’ensemble sur cette dernière ainsi que sur ses modalités.
- Intégrez les participants
Pour inciter les participants à interagir lors de la réunion et à passer à l'acte au lieu de jouer le rôle de récepteurs uniquement, il faut susciter leur intérêt à l'avance. Vous pouvez demander leurs avis et collecter des suggestions de leurs parts concernant les items de la réunion.
- Répartissez la thématique générale en axes
Une fois que vous avez trier les sujets à aborder en fonction de leur priorité, vous devez accorder à chaque axe un temps précis pour les échanges et les débats. Comme il faut indiquer le but derrière chacun d’entre eux : est-ce que c’est dans le cadre d’un partage d’informations ? de prise de décision ? ou autres ?
- Formulez des questions précises et désigner les intervenants
Afin de bien cadrer les discussions envisagées à propos des différents axes, vous pouvez proposer des questions pointues dont la réponse va être fournie par l'un des intervenants. Pour bien organiser la prise de parole, désignez les personnes mieux qualifiées à répondre à la question ou à enrichir le discours.
- Faites un petit récapitulatif
Vers la fin de la réunion, il est nécessaire de passer en revue sur les différents points discutés, de résumer les décisions prises par la majorité des membres. Vous pouvez aussi ouvrir une parenthèse d’échange libre qui permettra le groupe de brainstormer à propos des nouvelles perspectives.
- Editer un compte rendu
Il est indispensable de mentionner l'intégralité des informations échangées dans un compte rendu qui va témoigner l'ensemble des actions réalisées et alimenter le système de traçabilité interne. Le compte rendu doit être mis à la disposition de toutes les personnes intéressées qui ont assisté à la réunion et même ceux qui n’étaient pas présent, afin de tenir tout le monde au courant.
Modèles et logiciels disponibles pour rédiger un ordre de jour de réunion
Sans doute, l’ordre de jour de réunion est un document qui permet d’impacter positivement l’environnement de la réunion pour recueillir le maximum de résultats et de conclusions. Les planificateurs des réunions utilisent des canevas préétablis de l’ordre du jour, ils sont en général réalisés par le logiciel de Microsoft Word. Les modèles disponibles gratuitement en ligne disposent des éléments de base d'un ordre du jour de réunion et qui sont : le titre, la date de la réunion, la répartition des axes à discuter en fonction du temps. Les intitulés sont mentionnés tandis que l’espace vacant sert à rédiger manuellement sur le modèle en papier ou à taper directement sur ordinateur pour générer une version numérique de l'ordre du jour de réunion.
De plus en plus des solutions pertinentes sont proposés par des entreprises de développement informatique et qui permettent de s'intéresser à tous les volets organisationnels relatifs aux réunions de travail. Ces solutions permettent non seulement de préparer un ordre du jour de réunion bien maitrisé, mais aussi de fournir une vue globale sur tous les intrants et les variables de cette dernière. Les logiciels proposent des catalogues qui renferment plusieurs modèles d’ordre de jour en fonction du type de la réunion et de la raison derrière son établissement. Ils permettent aussi de renforcer le système de traçabilité de l’entreprise en rassemblant les pièces et les documents relatives à chaque réunion dans un dossier dédié et en les classant selon un ordre chronologique. D’autres logiciels offrent plus de flexibilités et d'avantages et donnent accès aux bénéficiaires à des salles virtuelles de réunion en s'appuyant sur des technologies de visioconférence de pointe.
Plusieurs peuvent penser que la préparation d’un ordre du jour de réunion est une tâche fastidieuse et compliquée qui demande beaucoup d’efforts et de temps, mais il faut savoir qu’elle facilite énormément le déroulement de la réunion au jour j. C’est la raison pour laquelle nous vous conseillons de préparer soigneusement un ordre du jour de réunion et de réserver ce type d’assemblés uniquement pour les sujets dotés d'une grande importance. Même pour les réunions non planifiées à l'avance et qui s’organisent suite à des imprévus, vous pouvez toujours préparer un ordre du jour à la dernière minute car il sera bénéfique pour cadrer la réunion, bien orienter les intervenants et garantir un bon rendement.