Modèle de charte de projet sur Word

Comment élaborer une charte de projet impressionnante ?

Une charte de projet est un résumé de tous les rôles, objectifs et portée (ou limites) de votre projet. Elle donne aux initiateurs du projet, aux parties prenantes et à toute autre partie ayant un intérêt pour le projet, une vue d'ensemble de celui-ci, sans détails gênants.

Certes, des problèmes peuvent toujours survenir, mais une charte de projet constitue un excellent moyen de les étouffer dans l'œuf.

À quoi ressemble une charte de projet ?

Commencer par une charte soigneusement rédigée est un excellent moyen pour démarrer le projet du bon pied. Une charte de projet bien rédigée doit permettre d'atteindre les résultats suivants (ou de s'en rapprocher) :

• Permettre à chacun de prendre connaissance de ce qui se passe dès le début.
• Réduire au minimum les risques d’une mauvaise communication.
• Fournir un point de référence concret auquel se reporter.
• Permettre aux commanditaires et aux parties prenantes de parvenir à un bon accord.
• Accélérer le processus d'approbation.
• Maintenir le cap pour tous les intervenants.

Les chartes de projet peuvent prendre n'importe quelle forme. Elles peuvent être courtes et faciles à comprendre, avec une seule page, ou détaillées et étendues avec des dizaines de pages.

Cependant, il faut garder à l'esprit que plus c'est court, mieux c'est. Il est recommandé de se limiter à cinq ou six pages maximum. Les membres de l'équipe, les parties prenantes et le chef du projet auront besoin de se référer à la charte de temps en temps, et personne n'a envie de passer en revue un document qui compte des dizaines de pages.

Les informations essentielles à inclure dans une charte de projet

Dans sa forme la plus simple, une charte de projet se compose du nom du projet et d'une brève description. D'une certaine manière, cette partie est la plus difficile à rédiger car il s’agit de présenter les grandes lignes du projet en aussi peu de mots que possible.

Il ne faut pas trop en faire, mais il ne faut pas non plus avoir peur de rédiger plusieurs versions et de les soumettre aux collègues pour voir laquelle résonne le plus. Après tout, il doit s'agir de quelque chose que tout le monde peut comprendre rapidement, sans trop de réflexion.

Il faut ensuite dresser la liste de toutes les personnes impliquées, y compris les chefs de projet, les sponsors et les clients. Pour les petits projets, il est conseillé de citer chaque membre de l'équipe, ainsi que sa participation spécifique et la structure hiérarchique.

Il est également important d'inclure une analyse de rentabilité (c'est-à-dire la vision du projet), qui peut être rédigée sous forme d'objectifs SMART*. Ceux-ci doivent détailler la portée du projet et les objectifs généraux de manière claire et succincte.

Les chartes de projet comprennent généralement le contexte du projet : son objectif et la raison de son existence, ainsi que des informations sur le budget, les dates clés (en indiquant celles qui sont susceptibles d'être modifiées et celles qui ne le sont pas), un plan de communication et une brève analyse des risques et des contraintes.

Bien sûr, le contenu de la charte dépendra en fin de compte du chef de projet et de son équipe. Mais voici, pour commencer, une check-list des éléments de base à inclure dans une charte de projet :

• L’intitulé du projet
• La description du projet (il s'agit d'un bref résumé du votre projet)
• Analyse de rentabilité (il s’agit ici de dresser la liste de 3 à 5 objectifs SMART*, y compris les éventuels résultats attendus)
• Le contexte du projet (faire une brève présentation du contexte du projet, notamment sa raison d'être)
• La portée du projet (dresser une liste des limites du projet, y compris les facteurs qui pourraient y apporter des changements ou des modifications)
• Les principales parties prenantes, équipe du projet et structure de communication (identifier les responsables et les parties prenantes du projet. Indiquer les parties impliquées et leurs domaines d'intérêt, ainsi que les membres clés du projet et leurs responsabilités. Il convient également d'ajouter une structure hiérarchique entre les différents rôles à l'aide d'un organigramme du projet, qui présente toutes les informations sous un format graphique)
• Les clients et usagers finaux (définir les clients du projet, et dresser la liste des personnes ou des organisations qui réceptionneront les produits livrables)
• Le plan d'exécution (préciser le calendrier de réalisation du projet, en indiquant toutes les phases et étapes clés)
• Les ressources (dressez la liste de la main-d'œuvre et de l'équipement nécessaires avant de commencer. Cette liste servira ensuite à établir le budget)
• Les risques et contraintes (relever tous les problèmes actuels et identifier les risques futurs et des plans pour y faire face)
• Le budget et les coûts (communiquer un chiffre approximatif ou une fourchette de chiffres correspondant au budget. Les facteurs d'influence peuvent également être mis en évidence ici).

Quelle est la meilleure façon de produire une charte de projet ?

Il n'y a pas de bonne ou de mauvaise façon de créer une charte de projet. Il est possible d'utiliser un simple document Word qui intègre des diagrammes et des tableaux. Ou bien, on peut l'ajouter sous forme de wiki à son outil de gestion de projet.

Quelle que soit la voie choisie, il faut s'assurer que le logiciel permet un accès facile aux autorisations, à l'édition, au formatage et à la création de diagrammes, afin que les membres de l'équipe puissent se concentrer sur la tâche à accomplir.

L’Utilité d'une charte de projet

Garder le projet sur la bonne voie. La charte de projet est le plan directeur de l'ensemble du projet. Toutes les personnes impliquées dans le projet doivent pouvoir se référer facilement aux informations qu'elle contient pour s'assurer qu'elles respectent la vision originale et que tout un chacun est impliqué.

Réaliser des ventes. Il est beaucoup plus simple de conclure des ventes ou d'obtenir l'autorisation des supérieurs quand on a à sa disposition un document facile à partager. En quelques minutes, les prospects peuvent consulter les détails du projet sur lequel on travaille.

Décrocher la validation du projet. Au-delà des ventes, de nombreuses entreprises exigent une charte de projet avant même d'entamer le projet. Avec un seul document compilé, il est possible de partager tout ce qui concerne le projet et de le faire démarrer le plus rapidement possible.

Quelques erreurs courantes

Il existe certaines erreurs courantes à éviter si on veut s'assurer que la charte de projet remplit bien sa fonction et qu'elle pose les jalons d'une implémentation réussie du projet.

1. Mauvaise compréhension du problème à résoudre.

Il est difficile de définir une solution à un problème si l'on ne parvient pas à cerner l'essence même de ce problème. Dans de nombreux cas, les porteurs d’un projet font des hypothèses erronées sur le problème qu'ils tentent de résoudre, ce qui conduit à la conception d'une solution totalement incorrecte.

2. Manque de visibilité des ressources disponibles

Si on ne maîtrise pas exactement les ressources dont on dispose, il peut être difficile de les utiliser à bon escient lors de l'élaboration de la charte de projet. Il faut toujours maintenir une liste correcte des ressources actuelles, et la mettre à jour lorsque quelque chose se produit et affecte l'état actuel.

3. Sous-estimation des risques

Une charte de projet est censée permettre d'équilibrer les risques avec les résultats escomptés de manière adéquate, et elle peut être très utile lorsqu'il s'agit de prendre des risques calculés. Toutefois, ce document ne protège pas des erreurs découlant d'une idée erronée de la nature des risques encourus. Si la situation n'est pas correctement analysée, les résultats peuvent être insatisfaisants.

4. Détails insuffisants

Il est important de maintenir son attention sur les petits détails du projet en cours, tout en gardant une bonne vue d'ensemble. Ce genre d'équilibre est difficile à atteindre dans certains cas, mais en règle générale, il convient de traiter en priorité les questions liées aux petits détails. Il suffit de s'en occuper pour que la situation générale devienne plus stable.

5. S'appuyer trop sur les données

Il faut avoir une bonne intuition sur la manière dont le projet est censé avancer, et il ne faut pas se fier exclusivement aux données dans son processus de décision. Parfois, il faut aller à contre-courant et prendre des décisions qui peuvent sembler contre-intuitives, mais tant que ces actions sont basées sur l'expérience passée et d'autres connaissances acquises au fil du temps, on devrait savoir ce que l'on fait.

6. Ne pas impliquer tout le monde de manière égale

Une partie importante dans le processus d’élaboration d’une charte de projet consiste à impliquer tous les membres de l'organisation sur un pied d'égalité, du moins autant que la situation le permet. Il ne faut pas se contenter de l'apport de la direction ou des collaborateurs de de haut niveau, mais il faut essayer d'obtenir l'avis des personnes de tous les niveaux de l'échelle. Bien souvent, on obtient des informations surprenantes de la part de ceux qui sont directement impliqués dans la réalisation du projet.

7. Ne pas tirer les leçons des erreurs précédentes

Ce point est un peu similaire au point 5, mais plus directement lié à l'utilisation de la charte de projet. Ce n'est pas un outil parfait, et il arrive que son exploitation ne se déroule pas comme prévu. Il est important d'apprendre des erreurs commises afin de les éviter à l'avenir. Dans la mesure où on s’assure que tout est en ordre, on se retrouvera à travailler de plus en plus efficacement/

On comprend : personne n'aime la paperasse ou les formulaires. On a déjà créé un plan et une feuille de calcul du budget, alors pourquoi ajouter une autre tâche à sa liste ?

Et pourtant, si on s'en tient aux recommandations citées ci-dessus, le temps qu'il faudra pour élaborer une charte de projet sera bien en deçà du temps qu'il faudra pour réparer les erreurs d’une mauvaise communication plus tard. Et comme on le sait très bien, un problème de communication est non seulement une source d'ennuis, mais il peut aussi avoir un impact direct sur les résultats.

Une charte de projet est également un excellent outil de vente. Elle peut servir à convaincre les parties prenantes d'adhérer au projet et à maintenir un sentiment de confiance vis-à-vis de son potentiel à mesure que les étapes sont franchies l’une après l’autre.

Contrairement aux documents relatifs au plan et au budget, qui sont plus détaillés, la charte de projet fournit à toutes les personnes concernées un point de référence accessible, sans détails gênants. C'est un argumentaire de vente, une feuille de route et la raison d'être du projet, le tout réuni dans un seul et même document.