Modèle de suivi avancement de projet sur Excel
L’importance du management de projet comme mécanisme de suivi de l’avancement
Article rédigé par: Zakaria AJANA
Le management de projet est l’art de coordonner entre toutes les parties prenantes du projet et de veiller à répartir les tâches, gérer les échéances d’un projet, et suivre son avancement.
Quelles sont alors les mécanismes qui doivent aider le manager à réussir le pilotage et la conduite de son projet.
Dans cet article, nous abordons en détail le rôle de la gestion de projet et les mécanismes de suivi par le chef de projet.
Quel est le rôle de la gestion de projet ?
Il n’est pas d’actualité de se demander si la gestion de projet est indispensable à l’aboutissement du projet. En effet, sans gestion de projet, une équipe peut être comme un navire sans gouvernail; se déplacer mais sans direction, contrôle ou but. Le leadership permet à l'équipe de faire son meilleur travail. La gestion de projet instaure donc le leadership et la vision, la motivation, le coaching, élimine les obstacles et inspire l'équipe à faire de son mieux.
Une excellente gestion signifie bien plus que garder le triangle de fer de la gestion de projet sous contrôle, respecter les délais, le budget et la portée; Assurément, la gestion permet de rassembler les clients et les équipes, crée une vision du succès et met tout le monde sur la même longueur d'onde de ce qu'il faut pour rester sur la voie du succès. Lorsque les projets sont gérés correctement, il y a un impact positif qui se répercute au-delà de la simple livraison du projet, il s’agit d’un travail d'acculturation aux bonnes pratiques ainsi que le souci de détail et de l’excellence
Nous pouvons détailler les rôle du management de projet en trois axes :
1. Alignement stratégique : la gestion de projet est importante car elle garantit que ce qui doit être livré le soit effectivement, et fournit une valeur ajoutée par rapport aux services et prestations que propose l'entreprise.
Chaque client a certains objectifs stratégiques. L'importance de la gestion de projet se concrétise dans la garantie d'une rigueur dans l'architecture des projets de manière adéquate afin qu'ils s'intègrent bien dans le contexte plus large des cadres stratégiques de nos clients. Une bonne gestion de projet garantit que les objectifs du projet sont étroitement alignés sur les objectifs stratégiques de l'entreprise.
La gestion de projet est importante car elle peut aider à garantir que le travail soit méthodique et qu’une bonne analyse a été faite avant de livrer le projet, ce qui apportera une valeur réelle.
2 Leadership : la gestion de projet est importante car elle apporte un leadership et une direction aux projets.
3. Focalisation et objectifs clairs
La gestion de projet est importante car elle garantit qu'un plan adéquat est mis en place pour exécuter les objectifs stratégiques. Autrement, lorsque la gestion de projet est laissée à l'équipe, vous constaterez que les équipes fonctionnent sans rapports appropriés, que les projets manquent de profondeur dans le processus d'analyse, ou peuvent avoir des objectifs vagues,ce qui laissera l'équipe incertaine à propos de ce qu'elle est censée faire.
Le rôle du chef de projet dans la bonne conduite
Les chefs de projets favorisent l'accomplissement des objectifs dans les délais impartis, en divisant les tâches. Souvent, avoir la prévoyance d'adopter cette approche est ce qui différencie une bonne gestion de projet d'une mauvaise. La décomposition en tâches plus petites permet aux équipes de rester concentrées sur des objectifs clairs, d'orienter leurs efforts vers la réalisation de l'objectif final en prenant des mesures plus petites et en identifiant rapidement les risques, car la gestion des risques est importante dans la gestion des projets.
Un chef de projet sert l'équipe mais indique également des lignes de responsabilité claires. Avec un chef de projet en place, il n'y a aucune confusion quant à savoir qui est en charge et en contrôle de ce qui se passe dans un environnement en constante évolution. Les chefs de projet appliquent le processus et gardent tout le monde dans l'équipe en ligne, car en fin de compte, ils sont responsables de l'échec ou de la réussite du projet
Chaque client a certains objectifs stratégiques à atteindre. L'importance de la gestion de projet se concrétise dans la garantie d'une rigueur dans l'architecture des projets de manière adéquate afin qu'ils s'intègrent bien dans le contexte plus large des cadres stratégiques. Une bonne gestion de projet garantit que les objectifs du projet soient étroitement alignés sur les objectifs stratégiques de l'entreprise.
Bien sûr, au fur et à mesure que les projets progressent, des risques peuvent survenir, et la stratégie commerciale peut changer. Mais un chef de projet s'assurera que le projet fait partie de ce réalignement. L'importance de la gestion de projet est démontrée dans les cas où les projets s'écartent du cours ou ne sont pas adaptés aux besoins de l'entreprise, devenant coûteux ou inutiles.
L'exécution et les phases de la mise en œuvre du projet
Au cours de l'exécution du projet, des rapports de suivi seront établis périodiquement, qui seront présentés lors des réunions de suivi correspondantes. Lors de ces réunions, les procès-verbaux des réunions précédentes seront revus, afin de vérifier que toutes les conventions établies et incluses dans lesdits procès-verbaux sont reflétées dans le rapport de suivi correspondant. Ces actions peuvent être consultées dans la check-list des actions à réaliser au cours du cycle de vie du projet.
Ce rapport est une source d'informations de base pour le Comité de Suivi pour connaître l'avancement du projet et un outil très utile pour la gestion de projet. Il sera préparé à la fréquence établie dans les opérations du projet dans le règlement de gestion de projet. Ce document poursuit les objectifs suivants:
- Communiquer le degré d'avancement du projet. La planification du projet sera revue et les demandes de planification seront traitées si elles existent.
- Surveiller le plan de communication et effectuer les tâches de mise à jour nécessaires.
- Signaler les incidents et les risques détectés.
- Proposer un plan d'actions à mener pour la prochaine période de suivi.
- Communiquer la liste des livrables et des changements qui doivent être approuvés.
- Mettre en évidence les modifications du périmètre ou les demandes de modifications.
L'importance de la segmentation et le suivi du projet
La segmentation porte sur deux phases principales
Suivi du projet
Le suivi du projet est nécessaire. Une surveillance continue garantit que toutes les irrégularités sont détectées et corrigées à temps, minimisant ainsi les effets néfastes sur le projet. Pour être vraiment efficace, cela doit être fait de manière ouverte avec une large participation des parties prenantes.
Le suivi est un processus continu qui doit être effectué de manière régulière, et qui doit se concentrer sur l'évaluation du respect des différents aspects de l'exécution: satisfaction client ou utilisateur, évaluation des indicateurs de performance et moyens de mesurer l'effet du système informatique sur la rentabilité. Certains des indicateurs qui peuvent être utilisés pour mesurer la performance sont énumérés ci-dessous:
Satisfaction client ou utilisateur
Une plus grande précision des informations reçues
Plus souvent des informations sont reçues
Traitement et reporting des informations plus rapides
Format et présentation des informations plus attractifs
Tâches terminées, résultats générés et effets
Degré d'achèvement satisfaisant des tâches et des résultats énumérés dans le plan de travail
Autres effets directs et indirects dérivés du projet
Réduction des coûts, effet sur la rentabilité et la performance de la coopérative, etc.
Réduction du temps nécessaire au personnel pour collecter, traiter et analyser les informations générées par le système, ainsi que pour préparer les rapports
Temps de réponse plus court dans le traitement et la gestion des commandes et des livraisons de produits
Meilleur contrôle des stocks
Amélioration des services fournis aux membres
Introduction de nouvelles approches dans la génération de capital par les membres
Suivi et évaluation: principaux aspects
Garantir la continuité de la gestion de projet dans la mesure du possible. Les changements de gestion au cours du projet peuvent entraîner des retards.
Établissez des jalons clairs et des indicateurs de performance mesurables pour vous assurer que le personnel et les consultants remplissent leurs obligations à temps.
Organisez régulièrement des revues de projet formelles. Par exemple, planifiez des réunions à la fin de chaque étape de développement du système, puis des réunions mensuelles au cours de la première année d'exploitation du système.
Effectuer une analyse de sensibilité des résultats réels pour améliorer l'efficacité de la planification. Si les résultats ne répondent pas aux attentes, il est plus facile de corriger le problème au cours des premiers mois de fonctionnement du système.
Établir des plans de reprise pour accélérer l'achèvement des tâches retardées.
Évaluation finale
À la fin de chaque projet d'informatisation, il est nécessaire d'évaluer la réussite du projet et s'il atteint les objectifs visés, afin d'informer les autres parties prenantes, en particulier les dirigeants, les administrateurs et les membres de la coopérative.
Il s'agit d'exposer les résultats de tous les indicateurs prédéfinis et donner une interprétation comme le volume des ventes, la rapidité, les économies avant et après la mise en œuvre d'une nouvelle solution...Il peut également inclure des estimations des performances futures. Le choix des indicateurs dépendra dans une certaine mesure de l'objectif commercial ou de l'objectif d'informatisation.
Par exemple, si l'objectif commercial était de réduire le temps nécessaire pour générer une balance de vérification et un compte de résultat, la durée plus courte du traitement des transactions, la satisfaction des membres de la coopérative, les économies tirées d'une meilleure transaction pourraient être utilisées comme indicateurs. La gestion des actifs et le respect en temps opportun des exigences légales.
Les évaluations peuvent être effectuées par les membres de la coopérative, mais un avis extérieur est toujours utile et apporte une plus grande objectivité aux rapports.