Modèle de bulletin d'information sur Word

Bulletin d'information : contenu et étapes d’élaboration

Article rédigé par :  Narjis Abdelaoui

Chaque entreprise essaie de renseigner ses partenaires internes (salariés) et ses partenaires externes ( fournisseurs, clients, actionnaires, l'Etat, etc…) sur les actualités liées à son activité, son développement et sa croissance. D’où la nécessité de la publication d’un bulletin d'information.

Alors, qu'est ce qu'un bulletin d'information ? Quel est son objectif ? Que doit-il contenir ? Et comment le rédiger ?

Bulletin d'information : Définition et objectif

Le bulletin d'information est considéré comme un outil de communication mis en place par un organisme, une institution ou une entreprise. Il s'agit d'un document qui permet de transmettre des informations officielles relatives à l'entreprise.

L'objectif principal de la diffusion d'un bulletin d'information est de rendre accessible des informations récentes, qui traitent un sujet déterminé, aux différentes parties prenantes de l'entreprise. Ce document est diffusé de manière régulière afin de fournir les actualités nécessaires permettant d'apporter des connaissances au public. Son but est d'assurer une communication entre l'entreprise et ses parties prenantes.

Un bulletin d'information sert à :

• Renseigner les parties prenantes de l'entreprise sur les actualités relatives à un sujet donné ;
• Renforcer la réputation de l'entreprise auprès de ces différentes parties prenantes ;
• Annoncer les événements organisés par l'entreprise ;
• Annoncer le message de l'entreprise à travers un outil de communication efficace qui peut toucher à un large public avec un faible coût ;
• Fidéliser les partenaires de l'entreprise.

Le bulletin d'information diffusé par l'entreprise peut être destiné à son environnement externe comme à son environnement interne. Les parties prenantes de l'entreprise peuvent présenter comme suit :

• Les bailleurs ;
• Les donateurs ;
• Les autres entreprises ;
• L'Etat;
• Les partenaires internes et externes (les collaborateurs, les fournisseurs, les clients, les sous-traitants, etc…).

Le contenu d'un bulletin d'information d'une entreprise

Le contenu d'un bulletin d'information diffère selon le sujet que l'entreprise souhaite traiter. Elle peut traiter différents sujets relatifs à son activité, son secteur, son contexte économique, social ou sociétal. Parmi ces sujets, nous pouvons citer les suivants :

Les réalisations de l'entreprise

L'entreprise peut diffuser des informations relatives à l'état d'avancement de ses activités, de ses projets ou de ses plans. Elle peut aussi annoncer ses projets en cours de réalisation et même ceux à venir. Elle a également la possibilité de partager avec ses différentes parties prenantes ses perspectives de développement.

Les réunions et les conférences réalisées par l'entreprise

L'entreprise peut traiter dans son bulletin d'information les comptes rendus des conférences et des réunions organisées ainsi que les communiqués de presse et des articles.

Les événements organisés par l'entreprise

Elle peut également annoncer les événements qu'elle souhaite organiser.

Des recommandations et des conseils

L'entreprise peut apporter des conseils et des recommandations à son public quant à un sujet donné. Par exemple, si l'entreprise opère dans le secteur pharmaceutique ou de santé, elle peut traiter le sujet de "la situation pandémique actuelle" et donner des conseils pour se protéger contre le Covid-19.

Des recherches effectuées par les collaborateurs

Le bulletin d'information peut contenir une recherche effectuée par des profils chercheurs qui travaillent au sein de la société. Généralement, un bulletin d'information contient les éléments suivants :

• Un titre qui donne envie à découvrir le contenu du document ;
• Un sous -titre qui précise ce contenu ;
• Des paragraphes accompagnés des titres ;
• Des images, des photos ou des bandes dessinées qui suscitent l'intérêt du lecteur.

Comment rédiger un bulletin d’information? Quelles sont les instructions à suivre ?

Afin de rédiger un bulletin d'information, l'entreprise peut suivre les étapes suivantes :

Etape 1 : Définition des besoins de connaissances

Avant de rédiger un bulletin d'information, l'entreprise doit d'abord analyser sa cible et son audience afin de connaître ses attentes et ses besoins de connaissances. Afin de déterminer ces derniers, l'entreprise peut utiliser les techniques suivantes :

1. Elle peut effectuer un sondage à travers les réseaux sociaux ;
2. Elle peut s'inspirer des sujets d'actualité qui intéressent sa cible.

Cette étape est primordiale puisqu'elle permet d'identifier le thème et le sujet qui suscite l'intérêt de l'audience ciblée.

Etape 2 : Elaborer une base de données

Après la définition des sujets qui intéressent le public, l'entreprise doit les classer en fonction du niveau de pertinence et les regrouper dans une base de données.

Etape 3 : La création de la mise en page 

La mise en page doit être adaptée au public ciblé, car un bulletin d'information destiné à un public académique ne sera pas conçu de la même manière que celui destiné aux professionnels. 

Lors de la création de la mise en page, le rédacteur du bulletin d'information doit respecter quelques consignes, comme :

1. Libération d'espaces : il faut laisser le maximum d'espaces possibles pour ne pas déconcentrer le lecteur. Il faut noter que l'objectif d'un bulletin d'information est de communiquer et non pas de mettre plusieurs informations.
2. Un format de deux colonnes : Ce format paraît plus propre et plus facile à réaliser. Il permet aussi de libérer de l'espace pour ajouter des photos, des images ou des graphiques.
3. Soigner la première page du bulletin d'information : c'est la première page vue par le public, elle doit être bien conçue pour attirer son attention. Elle contient les éléments suivants :

• Le nom de la société
• La date du bulletin
• L'adresse du bulletin
• Le numéro de téléphone de la société
• Le logo de la société
• Le nom de l'auteur.

Etape 4 : La diffusion du bulletin d'information

Après avoir conçu le bulletin d'information, il faut passer à sa diffusion.

Il est diffusé par courriel. La fréquence de diffusion doit être suffisante pour que l'ensemble du public ciblé puisse recevoir le bulletin, mais elle ne doit pas être excessive pour ne pas tomber dans le spam.

L'auteur du bulletin d'information doit prendre en considération quelques points lors de sa rédaction, comme :

• Le choix des sujets de qualité : il faut choisir les sujets qui ont un niveau de pertinence élevé.
• Le choix d'une mise en page attrayante en libérant l'espace afin de faciliter la lecture.
• La simplicité : assurer un format et un style d'écriture simples. Il est préférable d'utiliser des phrases simples, courtes et précises.
• S'assurer de répondre aux questions suivantes : Qui ? Quoi ? Quand ? Où ? Pourquoi ? et Comment ?
• L'utilisation des illustrations permet de rendre le document attractif.

Après la rédaction et la diffusion du bulletin d'information, l'entreprise doit l'évaluer. Elle peut se poser les questions suivantes :

• Est-ce qu'il est facile à lire ?
• Le sujet est-il intéressant et informatif ?
• Qu'en pensent le public ?
• Quel est le nombre de téléchargements du courriel ?

A travers les réponses à ces questions, l'entreprise peut avoir une idée sur la pertinence du contenu et son rapport avec les attentes de la cible ainsi qu'à la satisfaction des lecteurs par rapport à la mise en forme, la fréquence de diffusion, etc…

Somme toute, un bulletin d'information permet de :

• Susciter l'intérêt de la cible et attirer leur attention sur des informations probantes ;
• Suivre l'actualité d'un secteur ou d'un domaine précis ;
• Créer une culture de l'entreprise ;
• Renforcer les relations de l'entreprise avec ses différentes parties prenantes.