Créer un plan de projet dans MS Project n’est pas si difficile. Dans ce tutoriel, nous allons étudier comment créer un plan de projet simple et rapidement en utilisant un exemple de projet réel. Nous vous montrons également comment créer des tâches et les lier ensemble à l'aide des fonctions de prédécesseurs et successeurs.
Si vous travaillez souvent sur des projets, vous passez donc probablement beaucoup de temp pour préparer et créer vos plans. Dans de telles situations, il est judicieux d’utiliser un logiciel qui facilitera la tâche de planification du processus tel que Microsoft Project. Ce dernier est d’une grande efficacité et polyvalence en termes de gestion. Pour ceux qui ne connaissent pas Microsoft Project, il est temps d’apprendre quelque chose sur ce logiciel de gestion. Suivez le reste du tutoriel pour plus d’informations.
Qu'est-ce que Microsoft Project ?
Mettre en place un nouveau projet dans Ms Project
Etape 1 : créer un nouveau projet
Etape 2 : saisir les nouvelles tâches
Etape 3 : définir le début et fin de chaque tâche
Etape 4 : modifier les réglages par défaut du calendrier et de l'heure
Étape 5 : création de tâches parentes
Etape 6 : lier les tâches du projet dans une séquence spécifique
Microsoft Project est une application de bureau de la gamme Microsoft Office, que vous pouvez installer sur votre ordinateur. Ce fameux logiciel est principalement dédié à la création et le suivi des calendriers de vos projets. Comme pour toutes les autres applications de la suite Office, Microsoft Project intègre des options et fonctionnalités essentielles pour les débutants et des fonctionnalités plus avancées que vous pouvez utiliser pour des projets vastes et complexes. Les quatre fonctionnalités principales que vous devez connaitre dans Microsoft Project sont listées ci-dessous :
La première chose que vous devez apprendre dans Microsoft Project c’est comment créer un nouveau plan de projet ; mais n’oubliez pas que si vous êtes un débutant, cela peut vous prendre un certain temps et effort avant d'apprendre à le faire parfaitement. Mais, ces types de logiciels ont généralement une utilisation similaire, donc si vous avez eu déjà l’occasion d’utiliser un autre logiciel de gestion, vous n’avez pas à vous soucier. La vérité est que vous n’avez pas besoin de comprendre chaque fonction intégrée dans MS Project pour pouvoir gérer et planifier vos futurs projets. Donc, logiquement parlant, vous devriez être en mesure de créer un bon plan de projet, professionnel et décent, tout en ne connaissant qu'environ la moitié des fonctionnalités de MS Project.
Pour commencer, nous allons créer un nouveau projet et apporter quelques ajustements généraux. Au fait, nous utilisons MS Project 2010 mais les étapes sont presque les mêmes si vous utilisez une autre version. Les taches à exécuter sont comme suit :
Nous expliquons ci-dessous le processus étape par étape.
Maintenant, vous pouvez commencer à construire votre plan. Dans notre exemple, nous souhaitons planifier l’opération du déménagement d’un bureau et l'envoi de tout le matériel du bureau au nouvel emplacement. Le processus pose une contrainte car le travail est toujours en cours, nous devons donc faire attention à ce que l’opération du déménagement n’interfère avec les activités quotidiennes et que les employés puissent faire leur travail. En outre, le dernier délai pour terminer le déménagement est fixé pour le week-end, afin de garantir que la société puisse commencer à travailler à partir du nouvel immeuble de bureaux le lundi suivant.
Après avoir cité la problématique, nous devons extraire les données clés du projet :
Prenez votre temps à étudier votre projet et définir les éléments et données clé ci-dessus.
Une fois le projet étudié, vous pouvez commencer à construire la liste des tâches. Vous pouvez le faire directement dans la vue tabulaire et planifier chaque phase du projet. Nous allons vous montrer un exemple pour la première phase « Préparation du projet » et vous pouvez ensuite suivre le même processus pour les autres phases.
Tapez simplement les étiquettes des tâches de préparation de votre projet dans la colonne « Nom de la tâche ». Dans notre exemple, les taches à exécuter sont comme suit :
Le résultat obtenu est illustré dans la capture ci-dessous :
Après avoir saisi toutes les taches, il est temps de définir le délai de chacune en entrant les dates de début et de fin.
Une autre technique consiste à choisir une date de début et une durée pour chaque tâche, et MS Project calculera la date de fin pour vous. Par exemple, lorsque vous tapez une durée de 14 jours pour une tâche, la tâche s'étendra sur 3 semaines en prenant en considération le fait qu’une semaine à seulement 5 jours ouvrables dans la configuration par défaut de Ms Project. Par conséquent, la tâche consommera deux semaines complètes plus 4 jours de la 3e semaine. Si cette configuration ne vous convient pas, vous pouvez donc la modifier et l’adapter à votre horaire de travail afin que MS Project prenne en compte les jours non ouvrables spécifiques à votre pays ou à votre entreprise. Le processus est expliqué dans l’étape qui suit.
Pour corriger le problème cité ci-dessus, nous allons vous monter comment modifier les paramètres d'heure et comment créer un nouveau calendrier en fonction de vos besoins. N'oubliez pas que dans le paramètre par défaut, chaque jour du lundi au vendredi est considéré comme une journée de travail normal par Microsoft Project.
Remarque : il s’agit d’une étape facultative, donc si vous n’avez pas de problèmes avec la configuration par défaut, vous pouvez passer directement à l’étape suivante.
Pour modifier les paramètres suivez les instructions ci-dessous :
Lorsque vous souhaitez planifier un projet qui comporte un grand nombre de phases, il est recommandé de regrouper les tâches en tâches ou phases récapitulatives. En vérité, une phase récapitulative n'est pas une vraie tâche, mais représente l’étiquette ou le nom d’une phase du projet et qui regrouper plusieurs tâches associées. Par exemple, les taches que nous venons de paramétrer sont des étapes à exécuter pendant la phase de préparation de notre projet. Ainsi, nous allons regrouper toutes ces taches sous le même nom, voire « Préparation du projet ».
Comme vous devriez le remarquer, Ms Project calcul automatiquement la durée, la date de début et la date de fin de la tâche récapitulative en se basant sur les tâches filles incluses dans la tâche récapitulative. En fait, Ms Project place calcul la première date de début de toutes les tâches filles et la place dans la zone « Début » de la tâche récapitulative. De même, il calcul la dernière date de fin des tâches subordonnées et la place dans la cellule « Fin » de la tâche parente.
Remarque : si vous avez rencontré un problème et que certaine tâche est retardée, il est préférable que vous modifiiez le champ de durée, au lieu de modifier les dates de début et de fin.
Vous pouvez continuer et remplir les autres phases de votre projet. Dans l’exemple de ce tutoriel, nous avons ajouté les autres phases sans trop de détails :
La capture ci-dessous montre comment apparait le diagramme de Gantt résultat :
Maintenant, pour atteindre les objectifs du projet, il est très important voire indispensable de lier les tâches du projet afin qu’elles puissent être exécutées dans un ordre spécifique. La séquence logique de notre projet exige que la recherche ou sélection des bureaux intervienne une fois la préparation du projet terminée. Microsoft Project vous donne la possibilité de mettre les taches en ordre grâce aux deux fonctionnalités « Prédécesseurs » et « Successeurs ». Pour organiser nos tâches, nous devons alors faire de la phase « Préparation de projet » le prédécesseur de la phase « Recherche des bureaux », ce qui signifie qu'elle doit venir avant la phase de recherche des bureaux.
Pour lier toutes les tâches du projet ensemble dans un ordre spécifique, suivez les instructions ci-dessous :
Lorsque vous tapez le « 1 », Ms Project met à jour le diagramme de Gantt en ajoutant une flèche qui relie les deux tâches ensemble comme le montre la capture ci-dessous :
Remarque : vous pouvez également ajouter une autre colonne qui affiche la progression de chaque tâche et y insérer des champ « % achevé » que vous trouverez dans le groupe « Planifier » de l’onglet « Tache » et saisir tous les pourcentages.
C’est tout pour ce tutoriel, nous avons étudié les bases de la configuration des options de planification, comment ajouter et lier des tâches avec les prédécesseurs. Ce ne sont que les fonctions basiques de la création d'un calendrier et de la planification de projets avec Ms Project. Il existe de nombreuses autres fonctionnalités que nous couvrirons dans les prochains tutoriels, telles que la possibilité d'ajouter des ressources, de créer des rapports et bien plus encore.
