La rédaction d’un rapport journalier ou mensuel pour suivre l’avancement des travaux de chantier est un exercice qui peut prendre des formats différents en fonction du besoin et de la nature du projet de construction en cours. Cependant, les éléments d’information et de langage qui doivent être inclus au niveau du rapport restent inchangés et doivent être conformes aux bonnes pratiques adaptées par les experts du domaine.
Le rapport d’avancement des travaux est un moyen efficace pour garder un œil sur le déroulement des différentes phases du projet de construction en identifiant de façon rapprochée les besoins, les risques et les opportunités. Par conséquent, la rédaction du rapport nécessite une expertise infaillible et une maîtrise irréprochable du projet en cours. L’objectif est de produire un document de qualité peu importe la fréquence de rédaction du rapport.
Dans cet article, nous allons dans un premier temps définir de façon exhaustive le rapport d’avancement des travaux de chantier en précisant les avantages et la valeur ajoutée d’un tel document. Ensuite, nous mettrons l’accent sur les caractéristiques et les modalités de rédaction à suivre pour rédiger un rapport journalier ou mensuel sur Excel, Word et pdf.
Qu’est-ce qu’un rapport d’avancement des travaux de chantier ?
Pourquoi écrire un rapport d’avancement des travaux de chantier ?
Quelles sont les caractéristiques d’un rapport d’avancement des travaux de chantier ?
Comment rédiger un rapport journalier/mensuel d’avancement des travaux de chantier?
Les projets de construction doivent faire l’objet d’un suivi rigoureux et systématique afin de vérifier de façon continue la conformité des constructions en cours avec celles initialement prévues par les responsables du projet. Selon la nature du chantier et le type de construction en cours, le rapport d’avancement des travaux peut être élaboré soit de façon journalière soit de façon mensuelle.
Le rapport d’avancement sert principalement à décrire les évolutions du chantier en présentant un descriptif détaillé des phases en cours de construction. Contrairement au rapport de visite de chantier, le rapport d’avancement des travaux ne requiert pas un déplacement physique de la part des responsables de projet. Il est possible de rédiger le rapport en procédant à des réunions avec les parties impliquées dans les travaux au niveau du chantier.
L’ensemble de ces mises à jour, qui prennent la forme d’un rapport d’avancement, permettent aux équipes et aux parties prenantes de voir la progression des travaux de façon actualisée. Ainsi, le circuit de prise de décision devient plus optimal et la réactivité des équipes du projet est renforcée.
La fréquence de rédaction de votre rapport est fortement liée à la durée de votre projet et surtout à la charge de travail que requiert le chantier. En effet, il est possible de rédiger des rapports journaliers, hebdomadaires ou mensuels. Si le format de rédaction peut légèrement changer en fonction de la nature du rapport, le contenu demeure le même. Les caractéristiques du rapport d’avancement des travaux de chantier doivent garder la même logique de rédaction peu importe le support utilisé.
Plusieurs avantages découlent de la rédaction d’un rapport d’avancement des travaux de chantier. Qu’il soit journalier ou mensuel, le rapport permet de faciliter la coordination et la communication entre les équipes et donne la possibilité aux membres du projet de mieux suivre les progressions et les avancements du chantier en ayant des données fiables, chiffrées et actualisées.
Le rapport d’avancement des travaux de chantier est un outil qui vous permet de prendre conscience et connaissance des différents retards en relation avec la livraison finale du projet. Il est facile d’établir des points de comparaisons entre l’état actuel du chantier, l’avancement des travaux de construction et le livrable final. Ces points de comparaisons constituent un avantage inestimable pour les responsables du chantier car elles permettent d’agir en conséquence et de prendre les bonnes décisions avant qu’il ne soit trop tard. Il est à noter que les rapports d’avancement comportent des données chiffrées et des indicateurs calculés et objectifs facilitant l’exercice de repérage et d’évaluation.
Un autre aspect important qu’il convient de citer, et non des moindres, est relatif à l’aspect synthétique du document. Souvent, les responsables du projet n’ont pas forcément le temps de lire des documents denses et bien élaborés. Pour remédier à ceci, la rédaction d’un rapport d’avancement est toujours utile. En effet, le rapport permet de schématiser les points les plus importants qui sont susceptibles d’attirer l’attention des parties prenantes.
Générer des rapports permet également de mieux visualiser certaines tendances dominantes qui caractérisent votre chantier. En effet, il est plus simple de présenter des jeux de données de façon claire et illustrative pour faciliter la lecture et l’interprétation des observations effectuées sur le terrain.
Un rapport d’avancement n’est pas uniquement une communication sur les faits et les évolutions enregistrées mais constitue également une plateforme de projection qui permet de définir les actions et les opérations à venir. L’objectif est de transmettre l’information de façon fluide et cohérente aux membres des équipes concernées par le projet. La centralisation de l’information est un aspect fondamental qui détermine la réussite de n’importe quel projet.
Identifier les risques de façon prématurée est un atout considérable que vous pouvez atteindre en rédigeant des rapports d’avancement réguliers. Ceci est très important dans le milieu de la construction car il s’agit d’un secteur mouvementé et submergé d’imprévus. Prendre connaissance des risques à un stade avancé vous donne une marge de manœuvre flexible pour inverser la tendance et remédier au dysfonctionnement et ce, peu importe sn degrés de complexité.
Grâce aux rapports d’avancement des travaux de chantier, il est possible de se passer des réunions classiques qui sont souvent chronophages et dont le contenu n’est pas forcément utile à l’avancement du projet. En partageant régulièrement des rapports avec vos équipes, vous informerez toutes les parties prenantes de l’état des lieux en faisant référence aux urgences, aux défis et aux opportunités. Si vous utilisez des outils et des solutions informatiques pratiques, il est possible de joindre des commentaires ou des observations à votre rapport pour optimiser le processus de communication dans sa globalité.
La rédaction effective d’un rapport journalier ou mensuel qui se rapporte à l’état d’avancement des travaux de chantier peut se faire sur différents outils informatiques. Il est possible de rédiger le rapport sur Microsoft Excel sur Microsoft Word ou bien sur un fichier pdf. Peu importe la solution pour laquelle vous optez, il est important de respecter les étapes suivantes de rédaction.
La première chose à faire avant de procéder à la rédaction de votre rapport est de centraliser toutes les informations que vous allez utiliser au niveau d’un fichier consolidé. L’objectif est de ne pas disperser l’information et de pouvoir récupérer toutes les données utiles et exploitables. Ces informations constituent la case de départ de votre rédaction et doivent impérativement être à jour et véridiques.
Peu importe l’outil de rédaction adopté (Word, Excel ou pdf), il faut procéder au nommage de votre fichier de sorte que le document soit facilement repérable pour une consultation en ligne par les intéressés. Le meilleur moyen de nommer votre fichier et d’opter pour l’intitulé exact du projet de construction que vous gérez et d’ajouter le jour ou le mois de l’émission de votre rapport.
Il faut présenter un état global de l’avancement du projet. Il faut que cette mention soit facilement repérable par le lecteur. Cela permet de donner une première impression qui décrit le contenu global du rapport et l’état d’avancement du projet.
Une autre étape importante qui caractérise la formulation de votre rapport d’avancement des travaux est la préparation d’un résumé synthétique de votre document. Certains responsables n’ont pas forcément le temps pour lire l’intégralité du document. Un résumé détaillé du contenu doit être prévu en cas de besoin. Vous pouvez intégrer votre résumé en première page avant d’introduire votre rapport. Il est important que votre résumé comporte les informations les plus pertinentes et les plus importantes du rapport.
En plus du résumé global de votre rapport, il faut penser à inclure un descriptif exhaustif de l’état d’avancement de chaque rubrique d’information mentionnée dans votre document. Pour chaque bloc, vous devez mentionner les réalisations, les attentes, les objectifs, les risques et les actions à venir. Ceci permet aux responsables du projet de faire une lecture ciblée en fonction de l’information recherchée.
Vous pouvez également compléter votre rapport en ajoutant des documents connexes et des pièces jointes. Le but est de présenter plus de détails par rapport à une section d’information précise pour justifier une action ou une opération donnée.
Une partie de votre rapport doit se focaliser sur les actions envisageables dans le cadre de votre projet. Il faudra désigner un responsable (lead) pour chaque action en identifiant clairement les responsabilités, les missions et les tâches à effectuer. Ceci permet de responsabiliser davantage vos équipes et facilite le travail d’évaluation par les managers.
Plusieurs modèles de rapports (journaliers ou mensuels) d’avancement des travaux de chantier sont disponibles en ligne et peuvent facilement être exploités et personnalisés par les utilisateurs en cas de besoin.
Selon votre besoin, vous pouvez choisir de rédiger votre rapport sur Excel, Word ou sur un fichier pdf. Chaque outil dispose d’un certain nombre d’avantages et d’inconvénients qu’il convient de connaître pour optimiser votre travail de rédaction.
Sur Microsoft Word, il est possible d’insérer des blocs de textes et des paragraphes structurés de façon simple et optimale. L’outil est conçu principalement pour des fins rédactionnelles. Il est possible d’affiner la mise en page et de soigner les blocs de texte pour améliorer le format du rendu. Plusieurs styles typographiques sont proposés aux utilisateurs afin de rendre leurs travaux plus attrayants. Il est également possible d’élaborer des plans et des sommaires de rapports sur Word en adoptant des formats différents et professionnels.
Sur Microsoft Excel, le rapport journalier ou mensuel d’avancement des travaux de chantier est le plus souvent présenté sous forme de tableau récapitulatif avec des blocs d’information. Rédiger des paragraphes de texte sur Microsoft Excel est moins simple que sur Word. Toutefois, l’exercice est faisable. Sur Excel, la représentation des données et l’illustration de certaines observations par le biais de graphiques ou de diagrammes est plus simple à faire ce qui peut être utile pour certains rapports.
Sur pdf, la formulation des blocs de texte est plus ou moins similaire à Word. Toutefois, la manipulation du fichier et les fonctionnalités d’intégration du texte peuvent être moins optimales que sur Microsoft Word. Sur un fichier pdf, il est possible d’afficher des illustrations et de compléter vos rapports par des images et des graphiques adaptés.
La rédaction d’un rapport d’avancement des travaux de chantier est un exercice qu’il convient de compléter régulièrement pour faciliter le travail de suivi aux responsables du projet. La démarche de rédaction doit suivre un certain nombre de procédés et de normes et ce, peu importe l’outil informatique utilisé. L’objectif est de produire un document de qualité, exhaustif et exploitable par toutes les parties prenantes.
