Quelle est l'utilité d’un tableau de bord prospectif ?

Votre entreprise est unique en son genre. En plus d'être distinctive, votre entreprise, comme le marché, est en constante évolution. Saisir la nature de ce flux tout en tenant compte de tous les niveaux de l'entreprise peut être difficile, même pour l'équipe de direction la plus expérimentée.

Le tableau de bord prospectif (TBP) est l'un des outils les plus importants et les plus répandus pour aider à ce processus aujourd'hui. Les tableaux de bord prospectifs sont complexes en théorie mais simples en pratique.

Ils mettent en évidence votre planification stratégique et vous permettent de construire des mesures qui correspondent à votre approche commerciale au niveau le plus élémentaire.

Le tableau de bord prospectif est un système de gestion spécifiquement conçu pour atteindre des objectifs commerciaux en fonction de différentes perspectives au sein d'une entreprise. Vous voulez en savoir plus ? Plus de détails dans la suite de l’article.

Table des matières

C’est quoi un tableau de bord prospectif ?

Pourquoi faire un tableau de bord prospectif ?

Quels sont les indicateurs d'un tableau de bord ?

Quelles sont les caractéristiques d'un tableau de bord ?

Quelle est l'utilité pratique du tableau de bord prospectif ?

Le tableau de bord prospectif est un "cadre de cadres"

Le tableau de bord prospectif permet de gérer diverses unités de l'entreprise

Le tableau de bord permet de gérer de nombreuses sources de données

Comment utiliser le tableau de bord prospectif ?

Comment analyser un tableau de bord prospectif ?

C’est quoi un tableau de bord prospectif ?

Un tableau de bord prospectif (TBP), connu sous le nom de tableau de bord équilibré (TBE), est utilisé dans le but de détecter et développer diverses activités internes de l'entreprise et les résultats qu'elles ont sur le monde extérieur.

Les TBP sont un outil très répandu utilisé par les grandes organisations du commerce en Amérique, à la Grande Bretagne, en Chine et dans les pays européens pour mesurer et fournir un retour d'information aux organisations.

Afin d’obtenir des résultats quantifiables, la collecte de données est essentielle car les managers et les responsables doivent acquérir et analyser les données. La prise de décision des employés pour le futur de celle-ci peut être améliorée à l'aide de ces connaissances.

Un tableau de bord prospectif est un indicateur de performance qui est utilisé pour définir, développer et gouverner les diverses opérations et résultats d'une organisation. David Norton et Robert Kaplan sont les premiers à proposer des TBP en 1992, lorsqu'ils ont révisé les indicateurs de performance existants pour y intégrer des données non financières.

En effet, les auteurs qui ont développé le tableau de bord prospectif pensaient aux entreprises afin de les aider à mieux faire leur comptabilité et audit mais au fil du temps, les tableaux de bord prospectifs sont désormais utilisés dans des organisations à but non lucratif et même dans les administrations publiques.

Enfin, les tableaux de bord prospectifs offrent aux dirigeants des organisations, à but lucratif ou non lucratif, de classer un ensemble de données et d’informations dans un seul document.

Pourquoi faire un tableau de bord prospectif ?

Un tableau de bord prospectif présente de nombreux avantages. Par exemple, le TBP permet aux entreprises de consolider les informations et les données dans un seul rapport plutôt que de traiter avec de nombreux outils.

Cela permet à la direction d'économiser du temps, de l'argent et des ressources lorsqu'elle effectue des examens pour améliorer les procédures et les opérations. Les tableaux de bord donnent aux dirigeants des informations essentielles sur le service et la qualité de leur entreprise, ainsi que sur ses performances financières.

En mesurant toutes ces variables, les dirigeants peuvent former les employés et les autres parties prenantes et leur fournir des conseils et un soutien. Ils peuvent ainsi exprimer leurs buts et leurs priorités afin d'atteindre leurs objectifs à long terme.

Un autre avantage important des tableaux de bord prospectif est qu'ils aident les entreprises à réduire leur dépendance vis-à-vis des inefficacités de leurs processus. C'est ce qu'on appelle la sous-optimisation.

Cela entraîne souvent une baisse de la productivité ou de la production, ce qui peut se traduire par une augmentation des coûts, une diminution des revenus et une dégradation de la marque et de la réputation de l'entreprise.

Un tableau de bord prospectif peut aider votre organisation à formuler et à mettre en œuvre votre vision et votre stratégie.

Le tableau de bord prospectif est détenteur de plusieurs avantages, notamment:

• Faciliter une communication efficace et cohérente, car tout le monde parle un langage commun de mesures ;
• Mettre l'accent sur les exigences clés ;
• Faciliter les révisions sur une base régulière ;
• Assurer l'alignement organisationnel.

Quels sont les indicateurs d'un tableau de bord ?

Sur le tableau de bord prospectif d'une entreprise, nous suivons généralement cinq types d’indicateurs. Ces indicateurs sont les suivants :

• Performance financière : Cette catégorie mesure les dépenses liées aux projets et services informatiques.
• Performance des projets : Cette catégorie recherche de nouvelles sources de revenus à partir d'initiatives de développement informatique ainsi que des économies de coûts à partir de mises à niveau informatiques.
• Performance opérationnelle : Cette catégorie évalue les aspects de haut niveau des opérations informatiques, tels que la disponibilité et la durée des pannes. Elle ne se préoccupe pas des performances au jour le jour.
• Gestion des talents : Cette catégorie statistique évalue l'attrait du département pour les nouveaux talents ainsi que le degré de satisfaction des employés actuels de l'informatique vis-à-vis de leur travail.
• Satisfaction des utilisateurs : Cette catégorie analyse le point de vue de l'utilisateur, notamment la façon dont les clients du service informatique (comme le reste de l'entreprise) évaluent les performances du service.

Quelles sont les caractéristiques d'un tableau de bord ?

En bref, voici les caractéristiques d’un tableau de bord :

• L'apprentissage et la croissance sont examinés en étudiant l’ensemble de données de formation et de connaissance. La première étape est celle qui consiste à comprendre comment l'information est acquise et comment les employés vont l’utiliser efficacement pour en obtenir un avantage concurrentiel dans le secteur.
• Les processus commerciaux: La bonne capacité de production des produits est utilisée pour examiner les évolutions opérationnelles. Ainsi, la gestion opérationnelle permet de faire le suivi et de détecter les déficiences, les arriérés, les erreurs et les déchets.
• Les réactions des clients sont collectées pour savoir s’ils sont satisfaits du produit en termes de sa qualité, son prix et son accessibilité sur le marché des biens. Les clients expriment leurs réactions sur les produits existants.
• Données financières: Pour comprendre la performance financière, il faut disposer de données financières telles que le chiffre d’affaire, les charges et les recettes. Les quantités en dollars, les seuils financiers, les différences par rapport au budget et les revenus espérés sont des exemples de mesures financières.

Quelle est l'utilité pratique du tableau de bord prospectif ?

Si vous envisagez plusieurs cadres de gestion pour votre grande entreprise, voici quatre avantages significatifs qui soulignent l'importance du tableau de bord prospectif (TBP) dans la gestion stratégique.

Il est beaucoup plus facile de planifier un an à l'avance que de planifier cinq ou dix ans à l'avance, mais les grandes entreprises comprennent la nécessité de planifier des scénarios à long terme.

Les entreprises peuvent, par exemple, se demander comment elles réagiraient si l'économie diminuait de 5 % ou augmentait de 3 % - et comment chaque scénario affecterait leur stratégie.

Elles peuvent également effectuer des analyses de l'environnement pour déterminer ce qui se passerait si des changements substantiels survenaient dans leur environnement. Que se passerait-il si deux de ses concurrents fusionnaient, par exemple ?

Les grandes entreprises peuvent utiliser ces stratégies pour exécuter des perspectives stratégiques à long terme, et l'utilisation du tableau de bord prospectif comme cadre de gestion permet à ces organisations d'interagir avec des scénarios "Et si cela arrive ?" à long terme parallèlement à leurs plans stratégiques à court terme. Certaines de ces perspectives à long terme seraient prises en compte dans votre plan stratégique de tableau de bord prospectif.

Le tableau de bord prospectif est un "cadre de cadres"

Le tableau de bord prospectif se distingue par le fait qu'il s'agit d'un cadre de gestion qui peut gérer de nombreux autres cadres. De nombreuses grandes entreprises, par exemple, ont des approches sophistiquées en matière de finances, de relations avec la clientèle et de ressources humaines. Elles peuvent utiliser toute une série de cadres pour les aider à organiser ces systèmes. En effet, l’importance du tableau de bord prospectif est qu'elle peut servir de système organisationnel pour tous les autres cadres de gestion, permettant aux employés de toute l'entreprise de percevoir le lien entre leurs approches départementales et de les contextualiser.

Le tableau de bord prospectif permet de gérer diverses unités de l'entreprise

Les grandes entreprises comprennent souvent un large éventail d'unités, de divisions et de départements qui devraient tous travailler dans le même but. Une grande municipalité, par exemple, peut employer des centaines ou des milliers de personnes dans les domaines des transports, de la sécurité publique ou des parcs et loisirs.

Ces personnels peuvent être si différents qu'en dehors des plus hauts niveaux de direction, ils peuvent ne pas se contacter du tout.

Le tableau de bord prospectif vous permet de vous assurer que chaque département voit et comprend les liens évidents entre son propre plan et la stratégie globale de l'entreprise.

Les employés ont ainsi une idée claire de la manière dont leur position peut se traduire dans l'ensemble de l'organisation et des points communs entre les départements.

Le tableau de bord permet de gérer de nombreuses sources de données

L'une des plus grandes difficultés dans les grandes organisations est de gérer les centaines de sources de données. Comme le TBP s'appuie sur des mesures stratégiques provenant de toute l'organisation, les rassembler toutes peut être une tâche majeure. En effet, nous avons vu de grandes entreprises avec des équipes stratégiques de 3 à 5 personnes travaillant à plein temps sur la collecte de données afin de compiler leur tableau de bord ou leur rapport le plus récent et, bien sûr, ce type de frais généraux peut rapidement tuer une stratégie.

Comment utiliser le tableau de bord prospectif ?

Les TBP offrent la possibilité aux dirigeants d’une organisation de suivre leur propriété intellectuelle parallèlement aux données financières afin d'identifier les succès et les insuccès des opérations internes.

Les dirigeants de l’organisation peuvent découvrir les inefficacités, créer des stratégies de progression et transmettre les objectifs et les primautés aux employés et à toutes les parties prenantes en consolidant les données des performances précédentes dans un rapport unique.

Les tableaux de bord prospectifs sont plus faciles à créer en utilisant un modèle. Commencez par un espace pour les quatre perspectives et ajoutez simplement ce qui s'applique spécifiquement à votre organisation.

• Établissez la vision: Un tableau de bord prospectif doit placer la vision principale de l'entreprise au centre. Quel que soit le domaine de votre entreprise que vous examinez, vous devez constamment garder cet objectif ou cette vision à l'esprit.
• Incluez les points de vue: Placez les quatre points de vue en anneau autour de la vision centrale pour produire un tableau de bord prospectif classique.
• Incluez des objectifs et des métriques: Définissez des objectifs précis, des métriques, des cibles et des initiatives dans chaque perspective.
• Reliez chaque pièce : Reliez une perspective aux autres à l'aide de flèches pour montrer comment elles sont toutes interconnectées en termes d'atteinte de l'objectif de l'entreprise.
• Communiquez et partagez: Utilisez le tableau de bord prospectif pour démontrer comment diverses initiatives et actions à court terme contribuent aux objectifs stratégiques à long terme de l'entreprise.

Comment analyser un tableau de bord prospectif ?

L'une des raisons de la popularité du tableau de bord prospectif (TBP) est son apparente simplicité combinée à sa perspective holistique de l'entreprise au-delà de la finance. Le concept de base original est basé sur quatre perspectives :

• Finance ;
• Client ;
• Processus internes ;
• Apprentissage et croissance.

Ces perspectives sont censées être d'importance égale, d'où le mot "prospectif" dans TBP. Le concept est basé sur le contrôle en boucle fermée, un concept fondamental de la cybernétique, où la performance réelle est mesurée, la valeur mesurée est comparée à une valeur cible, et en fonction de la différence entre les deux, des mesures correctives sont prises. Pour chaque perspective, des objectifs, des mesures, des cibles et des initiatives pour atteindre ces cibles sont définis.

À la fin des années 1990, Kaplan et Norton ont complété le concept en ajoutant la carte stratégique, qui est une représentation graphique des objectifs stratégiques pour chacune des quatre perspectives et de leurs relations.

Aussi simple et convaincant que puisse paraître le concept élargi du TBP, les résultats et expériences réels ont été de qualité inégale. Certaines entreprises ont obtenu des avantages mesurables, tandis que d'autres ont échoué et parfois même abandonné le TBP par frustration.

Toutefois, les échecs ne sont pas nécessairement imputables au  TBP, mais sont généralement dus à des objectifs stratégiques inadéquats, à des mesures mal définies ou à des erreurs évitables dans la mise en œuvre du TBP.

Plus de deux décennies après sa présentation au public, le tableau de bord prospectif (TBP) est devenu l'un des outils de gestion les plus populaires, utilisé non seulement par les entreprises privées, mais aussi par les institutions publiques et les organisations non gouvernementales.

Pour en tirer les avantages, les organisations doivent mettre en place un processus clair d'élaboration de la stratégie qui débouche sur des objectifs stratégiques adéquats. Il est fort probable que le TBP contribue au succès à long terme si une organisation la met en œuvre délibérément et avec l'engagement total de ses dirigeants.

Contrairement à la croyance populaire, le tableau de bord prospectif peut être appliqué dans les petites organisations, malgré leurs ressources généralement limitées. Par conséquent, le tableau de bord prospectif peut être un outil précieux de gestion stratégique dans les entreprises de toutes tailles.