1. Les systèmes de Gestion de Bases de Données--------------------------------------------------------------------------2
1.1 LA BASE DE DONNÉES ------------------------------------------------------------------------------------------------------2
1.2 LE SYSTÈME DE GESTION DE BASES DE DONNÉES--------------------------------------------------------------2
2. L’organisation des données dans la base de données------------------------------------------------------------------3
2.1 PRÉSENTATION DE L’EXEMPLE------------------------------------------------------------------------------------------3
2.2 L’ORGANISATION DES DONNÉES DANS UN SGBD ---------------------------------------------------------------3
2.3 DIVISER POUR MIEUX RÉGNER-------------------------------------------------------------------------------------------4
2.4 UTILISER PLUSIEURS TABLES--------------------------------------------------------------------------------------------5
2.5 IL EXISTE TROIS TYPES DE RELATIONS ENTRE LES TABLES :----------------------------------------------7
2.6 LES INDEX ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------12
3. Application----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------13
CREATION D’UNE BASE DE DONNEES AVEC ACCESS---------------------------------------------------17
3.1 CRÉATION D’UNE TABLE--------------------------------------------------------------------------------------------------19
3.2 LES TYPES DE DONNÉES--------------------------------------------------------------------------------------------------20
3.3 LES PROPRIÉTÉS DES CHAMPS ----------------------------------------------------------------------------------------22
3.4 LE FORMAT D'AFFICHAGE------------------------------------------------------------------------------------------------24
Pour les champs texte et mémo--------------------------------------------------------------------------------------24
Pour les champs Numériques et Monétaires ---------------------------------------------------------------------24
Pour les champs de type Date / Heure-----------------------------------------------------------------------------26
Format d’affichage des dates / heures dans Windows ---------------------------------------------------------28
Pour les champs de type OUI/NON ---------------------------------------------------------------------------------29
3.5 LE MASQUE DE SAISIE -----------------------------------------------------------------------------------------------------29
3.6 LES LISTES DE CHOIX ------------------------------------------------------------------------------------------------------30
3.7 TRI PARMI LES ENREGISTREMENTS ----------------------------------------------------------------------------------42
3.8 FILTRER DES ENREGISTREMENTS ------------------------------------------------------------------------------------43
Le filtre sur un seul critère :--------------------------------------------------------------------------------------------43
Filtre sur plusieurs critères---------------------------------------------------------------------------------------------44
3.9 RECHERCHER DES ENREGISTREMENTS----------------------------------------------------------------------------45
Cours Microsoft ACCESS
Une base de données est un ensemble structuré de données enregistrées sur des supports accessibles par l’ordinateur pour satisfaire simultanément plusieurs utilisateurs de façon sélective et en un temps opportun. Elle doit avoir un certain nombre de caractéristiques :
?? Données structurées : les informations contenues dans une base de données sont réparties en enregistrements , chaque enregistrement ayant une structure bien définie
?? Données non redondantes : Une même information ne sera pas répétée plusieurs fois dans la base de données.
?? Données cohérentes : Il ne doit pas être permis d’enregistrer dans une base des informations incohérentes entre elles
?? Données accessibles directement selon de multiples critères
?? Indépendance des programmes et des données : La base de données doit être indépendante des programmes qui y ont accès, on doit pouvoir utiliser un autre programme pour traiter différemment ces données sans avoir à toucher à ces données
?? Sécurité des données stockées : la base de données doit permettre un système de sécurité permettant de gérer les droits d’accès aux informations par les utilisateurs.
Un Système de Gestion de Bases de Données (S.G.B.D.) représente un ensemble coordonné de logiciels qui permet de décrire, manipuler, traiter les ensembles de données formant la base. Il doit également assurer la sécurité et la confidentialité des données dans un environnement où de nombreux utilisateurs ayant des besoins variés peuvent interagir simultanément sur ces données.
Il doit pouvoir être utilisé par des non-informaticiens. Il doit assurer la définition des structures de stockage et des structures de données et le suivi de leur évolutions ; c’est ce qu’on appelle l’administration des données. Il doit pouvoir au maximum vérifier la cohérence des données. Le SGBD sert donc d’interface entre les programmes d’application des utilisateurs d’une part, et la base de données d’autre part.
Microsoft Access est un SGBD dont nous allons étudier le fonctionnement.
Dans Access, comme dans les autres SGBD, les informations doivent être segmentées en données qui sont stockées dans des tables. Une tableest donc un ensemble de données, organisées en lignes et en colonnes. On peut stocker dans une table n’importe quel type d’information (texte, chiffres, graphisme, son, etc...)
Chaque table est divisée en enregistrements, les enregistrements étant l’ensemble des données relatives à la même information. Prenons l’exemple d’un carnet d’adresses. Pour ce carnet d’adresses, nous allons utiliser une table « contacts » qui contiendra toutes les informations concernant chaque contact, chaque enregistrement contiendra les informations relatives à un (et un seul) contact (nom, adresse, téléphone, date de naissance, etc.…).
Comme on vient de le voir, chaque enregistrement contient un ensemble d’informations (nom, adresse, téléphone) qui ont elles-même diviser l’enregistrement en plusieurs parties, chaque partie s’appelle un champ. Le champ contient une partie des informations de chaque enregistrement.
| Champ 1 | Champ 2 | Champ 3 |
Organisation de la base de données
Si on reprend notre exemple de carnet d’adresse, nous allons avoir une table qui peut ressembler à ça :
Champ
Nom Adresse Téléphone
Deuf John Rue Barbe – 75001 Paris 01.02.03.04.05 Enregistrement
Covert Harry Rue Minant – 59000 Lille 02.03.04.05.06
Dalors Homère Rue Tilant – 75003 Paris 03.04.05.06.07
??La base de données : C’est l’ensemble des tables utilisées pour gérer l’information
??La table : c’est un ensemble de données organisées en rangées et en colonnes
??Le champ (ou colonne) : C’est l’unité d’information dans une table. Une table est constituée de différents champs
??L’enregistrement (ou la ligne) : C’est l’ensemble des données relatif à la même information (le 1er enregistrement de la table contient les informations relatives au contact « John Deuf »)
Il faut toujours segmenter l’information en éléments les plus petits possibles. On aurait très bien pu créer une table contact avec un seul champ par enregistrement qui contiendrait toutes les informations en même temps. Mais une des règles d’or dans la création de la structure d’une base de données est de diviser le plus possible l’information pour pouvoir la traiter par la suite le plus simplement et le plus efficacement possible.
Le SGBD, pour retrouver les données qu’on lui demande, travaille avec le contenu des champs, il lui sera donc difficile, dans la table « Contacts » telle qu’elle est de retrouver les contacts habitant à Lille, la ville se trouvant mélangée au reste de l’adresse, de même, on ne pourra pas récupérer le nom seul de chaque contact, celui-ci se trouvant dans le même champ que le prénom.
Comme on ne peut pas toujours prévoir, lors de la création de la structure de la table, de l’usage qui en sera fait plus tard, il faut diviser le plus possible les données, sachant qu’il sera toujours compliqué (et risqué) de modifier la structure de la table par la suite lorsqu’elle sera remplie.
Une meilleure organisation de la table serait la suivante :
| Nom | Prénom |
Rue | Code Postal | Ville | Téléphone |
| Deuf | John | Rue Barbe | 75001 | Paris |
01.02.03.04.05 |
| Covert | Harry | Rue Minant | 59000 | Lille | |
| Dalors | Homère |
Rue Tilant | 75003 | Paris | 03.04.05.06.07 |
L’organisation de la table est optimale, elle est décomposée en éléments aussi petits que possible, la ville est clairement séparée de l’adresse et le nom du prénom.
Prenons l’exemple de la gestion d’une collection de disque. On pourrait être tenté de créer une seule table contenant les informations suivantes :
| Collection |
| Nom Auteur |
| Prénom Auteur |
|
Titre Album |
| Année |
| Genre |
| Support |
Et nous n’aurions pas spécialement tort, toutes les informations relatives à un album s’y trouvent. Pourquoi faire plus compliqué ?
Néanmoins, nous allons voir qu’il est plus judicieux de créer ici deux tables :
| Auteurs | et | Albums |
|
Nom Auteur | Titre Album | |
| Prénom Auteur | Année | |
| Date de naissance | Genre | |
| Adresse | Support |
Pourquoi ?
On va regrouper ensemble dans une même table toutes les informations relatives au même « sujet ». On voit bien ici qu’on peut regrouper ensemble les données concernant uniquement l’identité de l’auteur et, dans une autre table, les informations relatives uniquement à l’album (par exemple, l’année de sortie d’un album n’a pas de rapport direct avec l’identité de l’auteur, on la trouvera dans une autre table).
Un bon moyen pour trouver les tables utilisées est de partir de la situation existante :
Un auteur fait des albums, a un auteur peut correspondre plusieurs albums
On en déduit directement une table « auteurs » et une table « albums ».
Bon, c’est bien, maintenant on a deux tables, mais du coup, on ne sait plus qui a fait quoi, les informations sont éparpillées. Il va donc falloir trouver un moyen pour savoir exactement à quel auteur correspond chaque album. Pour cela on va ajouter dans la table auteur un champ qui va identifier de façon unique chaque enregistrement, ce champ d’identification unique est appelé clef primaire.
A quoi sert cette clef ? A pouvoir retrouver de façon non équivoque n’importe quel enregistrement dans la table « Auteurs », on ne peut en effet utiliser le nom ou le prénom comme clef primaire car deux auteurs peuvent avoir le même nom (rare mais pas impossible).
Le numéro de sécurité sociale est un bon exemple de champ clef primaire car il identifie de manière unique un individu. Même si deux individus ont le même nom et le même prénom, ils ne peuvent avoir le même numéro de sécurité sociale.
La table « Auteurs » ressemble alors à ceci (la clef primaire est en gras)
|
Auteurs |
| N° Auteur |
| Nom |
| Prénom |
| Date de naissance |
| Adresse |
Et pour pouvoir associer un album à un auteur, il va falloir ajouter un champ dans la table « Albums », ce champ contient le n° de l’auteur de l’album
| Albums | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| N° Auteur | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Titre Album | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Année | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Genre | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Support Clef primaire réalisée à partir de plusieurs champs Lorsqu’on est sûr que le contenu d’une combinaison de champs ne se répétera pas dans une table, on peut utiliser cette combinaison de champs comme clef primaire. On aurait pu, à la place d’un n° d’auteur, utiliser la combinaison « nom + prénom + date de naissance », parce qu’il est rare que deux auteurs différents aient le même nom et le même prénom et la même date de naissance. Mais ce type de combinaison complexe est difficile à maintenir (il est plus simple de taper un numéro qu’une combinaison complexe de noms et de date, sans parler des erreurs de frappes) et en plus prendrait plus de place dans la base de données (on ne voit pas trop l’intérêt de découper les informations en deux tables si c’est pour retrouver dans le n° de l’auteur utilisé dans la table « Albums » quasiment toutes les informations contenues dans la table « Auteurs » !). Et pour terminer, ce genre de clef primaire complexe fonctionne mal dans Access. Grâce a cette clef, on va pouvoir mettre les deux tables en relation.
Établir une relation entre les tables de la base de données va permettre de réunir (pour les exploiter ensemble, les analyser, ... ) les informations réparties dans différentes tables. La liaison se fait entre les tables à partir de la clef primaire, ici, on obtiendra la liste des albums d’un auteur grâce à la liaison entre la table Auteur et la table Album sur la clef primaire n° auteur. 2.5 Il existe trois types de relations entre les tables : La relation de type « un à plusieurs » (1 – n) Un enregistrement d’une table est en relation avec plusieurs enregistrements d’une autre table. Auteurs Albums Enregistrement 1 Enregistrement 1 Enregistrement 3 Exemple : a un auteur correspond un ou plusieurs albums (plusieurs flèches partent du même auteur), a chaque album ne correspond qu’un seul auteur.
La relation entre les deux tables se présente sous cette forme : La relation « plusieurs à plusieurs » ( n – m ) Un enregistrement de la table primaire peut être en relation avec plusieurs enregistrements de la table reliée et inversement, un enregistrement de la table reliée peut être en relation avec plusieurs enregistrements de la table primaire. Pour gérer ce type de relation, il faut la scinder en deux relations : une relation « un – plusieurs » et une relation « plusieurs – un ». Exemple : On aurait pu avoir le cas où un album a plusieurs auteurs, là, ça ne marche plus, car telle que la table « Albums » est structurée, à un album ne peut correspondre qu’un auteur. Si on veut permettre qu’à un album correspondent plusieurs auteurs (on a alors une relation n – m), deux solutions s’offrent à nous : 1. La plus simple et la plus inélégante (les trucs les plus simples sont souvent inélégants) : ajouter quelques champs « auteurs » supplémentaires dans la table album pour arriver à quelque chose de ce genre, histoire de conserver une relation 1 – n :
Ce genre de plaisanterie est à éviter à tout prix, en effet, si il n’y a qu’un seul auteur, les champs n° auteur 2 et n° auteur 3 ne vont rien contenir, et on va perdre de la place dans la base de données, et que va-t-il se passer si il y a quatre auteurs ? ? vous répondrez qu’on peut prévoir quatre champs, ce à quoi je vous répondrez qu’il peut y avoir 5 auteurs, etc… J’en entends déjà hurler ! Quelles sont les modifications ? Nous sommes bien d’accord qu’avec un seul numéro d’auteur dans la table « albums » nous ne pouvions pas avoir plusieurs auteurs pour le même album. La solution 1 étant à proscrire (sauf dans le cas où on était sûr qu’il y aurait toujours 3 et seulement 3 auteurs), la troisième table est la seule solution.
Comment ? et bien, à chaque album correspond n enregistrements dans la nouvelle table « Auteursalbums », chaque enregistrement renvoyant sur un seul enregistrement de la table « auteurs ». Votre esprit curieux aura noté qu’on a, pour les besoins de la création de cette nouvelle table, crée une clef primaire dans la table « albums ». Pourquoi ? Pour faire correspondre un enregistrement de la table « Auteurs-albums » avec la table « Albums », il faut le faire sur la clef primaire, et comme on n’avait pas de clef primaire dans « Albums », il a bien fallu en créer une. Aucun des champs présents ne pouvait être utilisé comme clef primaire (la clef primaire, je le répète, doit identifier de façon UNIQUE un enregistrement) : deux albums peuvent avoir le même titre (rare mais pas impossible), peuvent être sortis la même année, être du même genre, etc…, on aurait pu utiliser une clef primaire complexe avec un couple (titre + année), plutôt rare que ce couple se retrouve deux fois, mais pour les raisons vues plus haut, on évitera d’utiliser ce type de clef. Par exemple, on va avoir dans ces tables : Auteurs
Albums
Auteurs-Albums
Avec cette méthode, on peut affecter sans aucun problème n auteurs à m albums. (ici Sheryl Crow a deux albums, KS’ Choice un seul, et l’album Top NAZ Compil a deux auteurs que je ne citerai pas) Enfin, il existe un troisième type de relation, jamais utilisé : la relation de type « un – un » : un enregistrement d’une table est en relation avec un seul enregistrement d’une autre table et inversement. Ce type de relation ne doit pas se produire car les données de la table reliée n’ont aucune raison de se trouver là, comme elles ne correspondent qu’à un seule enregistrement de la 1ère table, elles devraient être déplacées dans cette table. Encore un peu de théorie avant de s’amuser avec Accès. 2.6 AméliorationsOn peut encore améliorer le schéma de nos tables. En effet, pour la même raison qui nous avait fait séparer en deux tables « Albums » et « Auteurs » notre table de départ pour éviter à avoir a ressaisir les informations concernant un même auteur pour chacun de ses albums, il est ici possible d’effectuer à nouveau une division de la table « Albums ». En effet, pour chaque album, on va indiquer le genre (rock, pop, reggae, rap etc…) et le support (CD, vinyl, K7, DAT, minidisc, etc…), ces informations vont être redondantes et pourraient être optimisées de la façon suivante : 1) On crée une table « genre » et une table « support »
2) On modifie la table « albums »
Même problème que précédemment, un fournisseur peut livrer plusieurs produits et le même produit peut être livré par plusieurs fournisseur, donc relation n-m, donc création d’une table intermédiaire
Et voilà le travail d’artiste, les relations entre tout ce beau monde donnent ceci On aurait pu dire qu’un produit pouvait être livré par un seul fournisseur, dans ce cas, la table intermédiaire « Fournisseurs-Produits » aurait été inutile, pour savoir quel était le fournisseur d’un produit, il suffisait d’ajouter un champ « n° fournisseur » dans la table produit. Il aurait contenu, pour chaque produit, le n° de fournisseur le livrant.
Dernier exemple pour la route On veut modéliser le problème d’une partie de la gestion de la scolarité d’un établissement. On connaît les règles suivantes : ?? Les enseignements sont dispensés sous forme de cours ?? Un étudiant peut s’inscrire à plusieurs cours ?? Un enseignant est rattaché à un ou plusieurs établissements et peut enseigner plusieurs cours ?? Un cours peut être enseigné par plusieurs enseignants ?? Certains enseignants peuvent être responsables des autres A vous de jouer... Donnez les différentes tables qui vont être utilisées et les relations entre elles (on s’intéresse pas spécialement au contenu exact des tables) Les tables qui vont être utilisées sont :
(fait avec Access !) CREATION D’UNE BASE DE DONNEES AVEC ACCESSNous allons créer la base de données « Magasin » qui va contenir les tables dont nous avons vu la structure plus haut. 3.1 Création de la base de donnéesCliquer sur "Nouvelle base de données" et entrer « » comme nom de la base. La fenêtre Base de Données s’affiche, elle contient tous les « objets » qui peuvent composer une base Access :
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