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Base de Données Access par la pratique

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1.2 Le stockage des données (les tables)

Des données ayant même structure peuvent être rangées dans un même ta

bleau. Dans le cas de la liste des membres du personnel, la première colonne contiendra les noms, la seconde les prénoms, la troisième le sexe, la quatrième la date de naissance, etc. La caractéristique d'un tel tableau est que toutes les données d'une même colonne sont du même type. Dans une base de données, un tel tableau s'appelle une table. Ci-dessous se trouve un exemple simple de table :

Nom Prénom Sexe Adresse Ville Code postal Durand Pierre M 31 rue des champs Uriage 38410 Chose Stéphanie F 2 place Stanislas Nancy 54000 Trombe Jean M 18 cours de la libération Grenoble 38001 etc.

Dans une table, les termes ligne et enregistrement sont synonymes. Il en est de même pour les termes colonnes et champs. En anglais : row et column. La table d'une base de données ne doit pas être confondue avec la feuille de calcul d'un tableur. Cette dernière est également constituée d'un tableau, mais toutes les données d'une même colonne ne sont pas forcément du même type. Dans le cas où elles le sont, la feuille de données peut facilement être transformée en table par importation. Par contre, l'exportation d'une table de SGBD vers un tableur est théoriquement toujours possible. En pratique il faut, dans les deux cas, disposer du filtre qui permet à l'un des logiciels de lire le format de l'autre. A défaut, on peut exporter en mode texte (avec délimiteur) dans un logiciel, puis réimporter dans l'autre.

1.3 Le logiciel (SGBD)

Le logiciel qui gère une base de données s'appelle un système de gestion de base de données. On le désigne généralement pas son sigle SGBD (DBMS en anglais, pour Data Base Management System). En fait, il devrait s'appeler "logiciel de gestion de base de données" car, en informatique, le mot "système" désigne généralement l'ensemble matériel + logiciel. Mais l'expression SGBD est consacrée par l'usage.

Tous les SGBD présentent à peu près les mêmes fonctionnalités. Ils se distinguent par leur coût, par le volume de données qu'ils sont capables de gérer, par le nombre d'utilisateurs qui peuvent interroger la base simultanément, par la facilité avec laquelle ils s'interfacent avec les autres logiciels d'application utilisés par l'entreprise, etc. Il existe des bases de données de toutes tailles, depuis les plus modestes (une liste des numéros de téléphone utilisée par une seule personne), jusqu'aux plus grandes (la base des données commerciales d'un magasin à succursales multiples, contenant des téraoctets de données ou plus, et utilisée par le service marketing). Le nombre d'utilisateurs utilisant une base de données est également extrêmement variable. Une BDD peut servir à une seule personne, laquelle l'utilise sur son poste de travail, ou être à la disposition de dizaines de milliers d'agents (comme dans les systèmes de réservation des billets d'avion par exemple). Les principaux éditeurs (avec leurs parts de marché en l'an 2002, calculées sur le chiffre d'affaires) sont :

IBM (36 %), éditeur des SGBD DB2 (développé en interne - mis sur le marché en 1984) et Informix (obtenu par rachat de l'entreprise correspondante en 2001 ; la société Informix avait été créée en 1981. Une version bridée de DB2 vient d'apparaître sur le marché, où elle concurrence SQL Server de Microsoft ; Oracle (34 %), éditeur du SGBD qui porte le même nom. Cette entreprise a été créée en 1977 ; Microsoft (18 %), éditeur de trois SGBD. SQL Server est destiné aux gros systèmes, Access est un produit de bureautique professionnelle. L'arrivée de Microsoft sur le marché des SGBD date du début des années 90.

Ces chiffres recouvrent des réalités contrastées, quand on les fractionne par plate-forme. Dans le monde Unix, Oracle est en tête avec 62 %, suivi d'IBM (Informix compris) avec 27 %, alors que Microsoft n'est pas présent sur ce marché. Dans le monde Windows, Microsoft a pris la tête avec 45 %, suivi d'Oracle avec 27 % et d'IBM avec 22 %. Le classement par nombre d'exemplaires (ou licences) vendus est très différent. Il met en avant les SGBD conçus pour gérer les bases de taille modeste ou modérée. Dans ce domaine l'éditeur Microsoft, qui vend plusieurs millions d'exemplaires de son logiciel Access par mois, pulvérise tous les records. L'usage des SGBD se démocratise à toute vitesse, bien qu'un SGBD soit plus difficile à maîtriser qu'un traitement de texte ou un tableur (pour ne citer que les logiciels les plus courants). L'image du SGBD servant uniquement les très grosses bases, propriété d'une grande multinationale, fonctionnant sous Unix sur une machine monstrueuse, géré par un administrateur dictatorial, et coûtant un prix fou -- a vécu. ! Les analystes pensent que le marché des SGBD fonctionnant sous Windows rejoindra celui des SGBD fonctionnant sous Unix. De manière schématique, on peut dire qu'Oracle arrive en tête pour la technicité, et Microsoft pour la convivialité et la facilité d'emploi. A fonctionnalités comparables, Oracle a la réputation d'être plus cher que ses principaux concurrents. En une vingtaine d'années, le marché des SGBD s'est fortement consolidé. Ainsi dBase, le SGBD le plus utilisé des années 80-90, n'a plus qu'une importance mineure. Paradox, qui eut son heure de gloire, semble avoir totalement disparu, bien que son format soit encore utilisé. Un SGBD est principalement constitué d'un moteur et d'une interface graphique. Le moteur est le coeur du logiciel, c'est à dire qu'il assure les fonctions essentielles : saisir les données, les stocker, les manipuler, etc. L'interface graphique permet à l'utilisateur de communiquer commodément avec le logiciel. Pour dialoguer avec les SGBD qui ne sont pas équipés d'une interface graphique, il faut utiliser le langage SQL (Structured Query Language), et introduire les instructions à l'aide d'un éditeur de lignes. Langage normalisé de manipulation des bases de données, SQL est utilisable avec pratiquement tous les SGBD du marché. Cependant, chaque éditeur ayant développé son propre "dialecte" -- comme c'est toujours le cas en informatique -- il faut pouvoir disposer d'un "dictionnaire" pour transporter une BDD d'un SGBD à l'autre. Ce "dictionnaire" a été développé par Microsoft sous le nom ODBC (Open Data Base Connectivity).

1.4 Le matériel (serveur de BDD)

Le choix du matériel informatique sur lequel on installe un SGBD est fonction, comme ce dernier, du volume des données stockées dans la base et du nombre maximum d'utilisateurs simultanés.

Lorsque le nombre d'enregistrements par table n'excède pas le million, et que le nombre d'utilisateurs varie de une à quelques personnes, un micro-ordinateur actuel de bonnes performances, un logiciel système pour poste de travail, et un SGBD "bureautique" suffisent. Exemple : le logiciel Access 2002 de Microsoft, installé sur un PC récent, doté de 1 Go de mémoire vive et fonctionnant sous Windows XP. Si ces chiffres sont dépassés, ou si le temps de traitement des données devient prohibitif, il faut viser plus haut. Le micro-ordinateur doit être remplacé par un serveur de BDD, dont les accès aux disques durs sont nettement plus rapides. Le logiciel système client doit être remplacé par un logiciel système serveur (donc multi-utilisateurs), et le SGBD bureautique par un SGBD prévu pour les grosses BDD multi-clients. Ceci dit, la structure d'une grosse base n'est pas différente de celle d'une petite, et il n'est pas nécessaire de disposer d'un "mainframe" (une grosse machine) gérant des milliers de milliards d'octets pour apprendre à se servir des BDD. Ce n'est pas parce qu'il gère un plus grand volume de données qu'un SGBD possède plus de fonctionnalités. Quelle que soit sa taille, le système constitué de la machine et du SGBD doit être correctement équilibré. Un serveur de BDD doit posséder à la fois les qualités de serveur de fichier (bon accès aux disques) et celles d'un serveur d'applications (unité centrale bien dimensionnée, mémoire vive suffisante). En observant un serveur de BDD en cours de fonctionnement, on peut observer les trois cas de déséquilibre suivants :

la machine fait du "swapping", c'est à dire qu'elle passe son temps à promener des données entre la mémoire vive et la mémoire virtuelle (laquelle réside sur disque). Le remède consiste à augmenter la mémoire vive -- si la chose est matériellement possible ; si l'unité centrale est sous-occupée, alors que le disque dur ne cesse de tourner, la machine est sous-dimensionnée quant à sa mémoire de masse. Les remèdes : utiliser une interface disque plus performante (SCSI), un disque dur plus rapide, un système RAID 0. Ce cas est le plus fréquemment rencontré ; si l'unité centrale est utilisée à fond, alors que les disques durs sont peu sollicités, la machine est sous-motorisée. Les remèdes : utiliser une machine possédant des processeurs plus rapides, ou un plus grand nombre de processeurs.

Jusqu'à une date récente, les constructeurs de serveurs (et les éditeurs de SGBD) conseillaient à leurs clients de consolider leurs données, en les rassemblant dans un nombre minimum de grosses

BDD, installées sur un nombre minimum de serveurs surpuissants. Comme le coût des serveurs croît exponentiellement avec le nombre de processeurs, et que le coût des licences (des SGBD) est proportionnel au nombre de processeurs, constructeurs et éditeurs ont gagné de l'or pendant la dernière décennie. Avec l'éclatement de la bulle Internet, les cordons de la bourse se sont resserrés, si bien que les services informatiques des entreprises commencent à recourir - de gré ou de force - à des systèmes plus décentralisés et de taille plus raisonnable.

1.5 L'administration de la base de données

L'ensemble "serveur de BDD + SGBD" constitue un système informatique dont l'importance ne cesse de croître dans l'entreprise. La personne responsable de la maintenance et de l'évolution de ce système s'appelle l'administrateur de la base de données. Dès que l'entreprise atteint la taille d'une grosse PME, l'administration de la BDD peut nécessiter la présence d'une personne à temps plein, voire plus.

Être administrateur de BDD requiert des compétences particulières, très différentes de celles requises pour être administrateur de réseau ou de système informatique. Il en résulte le développement de deux pôles de compétences informatiques dans l'entreprise. On remarque que, dans l'entreprise toujours, la spécialisation des informaticiens s'accroît. Pour être complet, le développement des sites Web contribue à créer un troisième pôle de compétences dans l'entreprise.

1.6 Les différents modèles de bases de données

Les bases de données du modèle "relationnel" sont les plus répandues (depuis le milieu des années 80 environ), car elles conviennent bien à la majorité des besoins des entreprises. Le SGBD qui gère une BDD relationnelle est appelé "SGBD relationnel", ce qui est souvent abrégé en SGBDR.

D'autres modèles de bases de données ont été proposés : hiérarchique, en réseau, orienté objet, relationnel objet. Aucun d'entre eux n'a pu détrôner le modèle relationnel, ni se faire une place notable sur le marché. Malgré sa généralité, le modèle relationnel ne convient pas à toutes les BDD rencontrées en pratique. Il existe donc des SGBD spécialisés. Les deux exemples les plus connus concernent la gestion des BDD bibliographiques (ou documentaires), et celle des BDD géographiques gérées à l'aide d'un SIG (Système d'Information Géographique).

"Access", fait partie de la suite bureautique "Office" (version professionnelle) de l'éditeur Microsoft. Access est un SGBD de milieu de gamme, commercialisé à un coût très abordable, et conçu pour être utilisable à la fois par le développeur professionnel et l'utilisateur courant de micro-ordinateur (d'où son abord convivial).

La version 1 d'Access a été lancée au COMDEX, à l'automne de 1992. La version 2 date de 1994. Les versions suivantes portent le nom de l'année : 95, 97, 2000 (publiée en 1999) et 2002 (publiée en 2001). La version 2002 possède les caractéristiques suivantes : Elle peut contenir 2 Go de données au maximum. Ce chiffre est quelque peu trompeur car, en cours d'exploitation, la taille de la base de données grossit : de nouvelles données sont générées, d'autres ne sont plus utilisées, etc. Le SGBD ne récupère la place perdue que si on lui en donne l'ordre (compactage). Or la limite de 2 Go concerne la taille de la BDD avant compactage. La limite pratique (la taille après compactage) peut donc être notablement inférieure à 2 Go ; elle peut servir 5 à 10 utilisateurs simultanément ; chaque table peut comporter 2 millions d'enregistrements au maximum.

Si on installe Access sur un serveur de fichiers d'entrée de gamme (qui ne coûte pas plus cher qu'un PC musclé, mais dont les accès disques sont nettement plus rapides), on peut atteindre des volumes de données convenant à une petite PME. Au delà, il faut utiliser un SGBD gérant de plus gros volumes de données, et l'installer sur un serveur plus puissant. En fait, dans l'entreprise, c'est surtout la limitation à 5-10 utilisateurs qui restreint les usages d'Access à des opérations de taille modestes. Mais cela ne veut pas dire qu'un logiciel bureautique comme Access ne soit utile que dans les petites PME. Il a sa place un peu partout, et c'est la raison pour laquelle il se répand aussi vite : d'abord, toutes les données manipulées dans une entreprise ne vont pas s'entasser dans une BDD unique, et il y a place pour des SGBD de puissances diverses ; ensuite, lorsqu'on recherche de l'information dans une grande base, une première interrogation permet généralement d'isoler la petite fraction des données auxquelles on s'intéresse. Lorsque c'est possible, on a intérêt à transférer la suite des opérations dans un tableur comme Excel ou un SGBD comme Access, qui sont plus conviviaux et où il est plus facile de manipuler les données. Ce transfert n'est facilement praticable que si les deux conditions suivantes sont remplies : le "gros" SGBD fonctionne sous Windows, et il permet d'exporter les résultats d'une requête vers la suite Office ; enfin, même si l'on planifie la création d'une grosse BDD consultée par de nombreux utilisateurs, il peut être utile de créer d'abord une maquette dans Access où, grâce à l'interface graphique, les développements sont beaucoup plus rapides. Lorsque la maquette fonctionne correctement, on effectue une migration vers un SGBD plus puissant tel que SQL Server ou DB2. Les SGBD qui fonctionnent sous Unix, et/ou ceux qui ne connaissent que leur format propriétaire, n'offrent pas cette possibilité.

 2 Les tables 2.1 Introduction

Nous avons vu que, dans les BDD, les données sont stockées dans des tables. Voyons l'étude des BDD par celle de la création et de la manipulation des tables. Dans les bases de données, la table est le premier objet par ordre d'importance décroissante. Pas de table, pas de données !

2.2 La création d'une table

La première opération consiste à créer d'abord une base de données vide. Le logiciel réclame un nom de fichier et un seul, car toutes les informations relatives à la BDD seront stockées dans le même fichier. Ce dernier comporte l'extension ".mdb", et sa taille initiale est voisine de 96-100 ko).

La fenêtre relative à la base de données apparaît. Dans la colonne de gauche figurent les "objets" de la base de données. Un mot sur ces objets, qui sont utilisés :

les tables, pour stocker les données ;

les requêtes, pour retrouver les données ;

les formulaires, pour saisir les données ou les visualiser à l'écran ;

les états, pour imprimer les données ;

les pages, pour communiquer avec la BDD via un navigateur (Internet Explorer uniquement) ;

les macros, pour automatiser des opérations répétitives effectuées sur la base ;

les modules, pour rajouter des fonctionnalités grâce à de la programmation en VBA (Visual Basic for Applications).

Sélectionner l'objet table, s'il ne l'est pas déjà par défaut. Trois méthodes sont proposées pour créer une nouvelle table :

créer une table en mode création. C'est la méthode générale, la seule à recommander

créer une table à l'aide de l'assistant. Ce dernier vous offre un certain nombre de tables toutes prêtes dont vous pouvez vous inspirer. Cependant, rien ne remplace une bonne analyse du problème de stockage des données, suivie d'une réalisation personnalisée et adaptée ;

créer une table en entrant des données. Une table toute prête vous est proposée, dans laquelle vous pouvez immédiatement saisir des données, le logiciel se chargeant de déterminer leur type et leur format. Cette façon de procéder est déplorable, et à déconseiller absolument, sauf pour des essais sans suite.

En mode création, une fenêtre s'ouvre qui permet de définir la table champ par champ, en précisant le nom du champ et le type de données qu'il contient.

2.3 Les types de données

Tous les SGBD offrent la possibilité de stocker du texte, de l'information numérique, et des dates (avec ou sans les heures). Le type "monétaire" est un cas particulier d'information numérique, et le lien hypertexte un cas particulier de texte. Lorsque l'on utilise Access, une liste déroulante propose les types de données suivants :

texte (type par défaut)

mémo (texte contenant plus de 255 caractères) numérique

date/heure

monétaire (cas particulier du numérique)

numéroauto : numérotation automatique, séquentielle ou aléatoire

oui/non, c'est à dire booléen (deux valeurs possibles seulement)

objet OLE : pour le stockage des données numériques autres que le texte, les nombres les dates

lien hypertexte : cas particulier du type texte

Le tableau ci-dessous précise les propriétés de ces différents types. Il est nécessaire, à ce stade, d'effectuer les bons choix. Si l'on modifie ultérieurement le type de données d'un champ, alors que la table contient déjà des informations, ces dernières risquent d'être tronquées ou perdues.

...

Pour sauvegarder votre travail, cliquez sur l'icône "Enregistrer" dans la barre d'outils. Lorsque tous les champs sont définis, fermez la fenêtre, en répondant "non" à la question relative à la clé primaire, et en donnant un nom à la table. Ce nom apparaît désormais dans la fenêtre relative à la base de données. Nous verrons, plus tard, à quoi set la clé primaire.

Pour modifier une table, il faut la sélectionner (dans la fenêtre base de données), puis cliquer sur l'icône "Modifier". La fenêtre s'ouvre en mode création comme précédemment.

Pour supprimer une table, il faut la sélectionner et utiliser la fonction "supprimer" (clic droit) ou la touche du même nom.

2.4 Les propriétés des champs

La partie inférieure de la fenêtre du mode création est intitulée "Propriétés du champ". Ces propriétés se trouvent rassemblées dans l'onglet "Général".

La liste des propriétés d'un champ dépend du type de données choisi, mais une propriété donnée peut apparaître pour des types de données différents. Exemple : la propriété "Taille du champ" apparaît pour les types de données "Texte", "Numérique"et "NuméroAuto".

Les principales propriétés sont : Taille du champ ;

Format : définit la manière dont les informations s'affichent. Exemple : le format monétaire affiche deux chiffres après la virgule, puis un espace et le symbole de l'euro ;

Masque de saisie : guide la saisie des données et exerce un contrôle. Exemple : un code postal français est composé de cinq chiffres ;

Légende : définit le nom de l'étiquette dans le formulaire associé à la table. Il est préférable d'implémenter cette propriété au niveau du formulaire lui-même ;

Valeur par défaut : valeur qui s'affiche dans le champ avant saisie par l'utilisateur ;

Valide si : condition de validité du champ. Exemple : une notation sur 20 doit être comprise entre 0 et 20 ;

Message si erreur : ce message s'affiche si la condition de validité précédente n'est pas satisfaite ; Null interdit : le champ correspondant ne peut rester vide lors de la saisie d'un enregistrement ; Chaîne vide autorisée : le champ peut contenir une chaîne ne comportant aucun caractère ;

Indexé : un fichier index est associé au champ de telle sorte que les recherches d'information s'effectuent plus rapidement. Plus loin dans le cours nous verrons ce qu'est un index, et comment on le crée ;

Compression unicode : un octet suffit pour saisir un caractère (pour les alphabets utilisés dans l'Europe de l'ouest et dans le monde anglophone).

la propriété "mode IME" concerne l'usage d'Access en japonais, et ne nous intéresse donc pas ici.

Pour faire fonctionner correctement certaines requêtes, il est important de bien comprendre la différence entre la valeur Null, une chaîne vide et une chaîne blanche.

Un champ d'un enregistrement :

Possède la valeur Null si aucune information n'a été introduite, ou si l'information présente a été supprimée ;

Contient une chaîne vide si on a défini la valeur par défaut du champ à l'aide de deux guillemets contigus (""), et si aucune information n'a été introduite ;

Contient une chaîne "blanche", si un ou plusieurs espaces ont été introduits et n'ont pas été supprimés.

La définition de certaines propriétés des champs soulève des problèmes de syntaxe. La touche F1 fournit une aide contextuelle, c'est à dire liée à la position du curseur.

2.5 La taille du champ dans Access

2.5.1 Type de données "Texte"

Un champ "Texte" peut contenir au maximum 255 caractères. La valeur proposée par défaut est 50. Pour saisir un texte contenant plus de 255 caractères, utiliser le type de données "Mémo". Un champ "Mémo" peut contenir 65.535 caractères.

Attention ! Si la taille du champ de type "Texte" est modifiée alors que des données se trouvent déjà dans la table, ces dernières peuvent être tronquées à droite.

2.5.2 Type de données "Numérique"

Les divers choix proposés sont rassemblés dans le tableau ci-dessous. Attention ! une modification de propriété alors que la table contient des données entraîne la perte de celles qui ne satisfont pas à la nouvelle propriété.

...

2.5.3 Type de données "NuméroAuto"

Le numéro automatique est un entier long. Il est attribué par le système, et l'utilisateur ne peut pas le modifier. L'incrémentation peut être régulière (+1), ou aléatoire (nombres signés). Le même numéro n'est jamais attribué deux fois.

le cas du numéro de réplication, qui concerne la synchronisation de plusieurs copies (réplicas) de la même base.

Attention ! lorsqu'une ligne est supprimée, le numéro automatique n'est pas réutilisé par le système.

2.6 Les formats dans Access format prédéfini ou format personnalisé

2.6.1 Introduction

La propriété "Format" caractérise la manière dont les données s'affichent dans une table, mais elle n'affecte pas leur enregistrement dans la base. On peut donc, en général, modifier le format (à condition de ne pas changer le type de données) sans détruire les données déjà présentes.

L'utilisateur peut définir ses propres formats, appelés formats personnalisés, ou utiliser des formats prédéfinis proposés par le SGBD Access. Les différentes possibilités sont rassemblées dans le tableau suivant, et nous les examinerons tour à tour. Des formats prédéfinis sont également disponibles pour le type de données NuméroAuto -- ce qui constitue une bizarrerie du logiciel -- et pour le type booléen, mais dans les formulaires et les états seulement. Dans les tables, seule la case à cocher traduit le booléen.

Type de données            Format personnalisé     Format prédéfini

Texte    Oui         Non

Mémo  Oui         Non

Numérique, monétaire                Oui         Oui

Date / Heure     Oui         Oui

Lien hypertexte               Oui         Non

Ainsi, la propriété "Format" est utilisable chaque fois que l'on manipule du texte, des nombres, des dates et des heures. Le format est appliqué par le SGBD au moment où l'on valide l'enregistrement (par passage à la ligne suivante, par exemple). Si vous revenez dans le champ, le logiciel affiche la valeur telle que vous l'avez saisie.

Vous noterez que certains formats prédéfinis sont affectés par la définition des paramètres régionaux, que l'on peut modifier dans le Panneau de Configuration du système d'exploitation Windows. Ainsi, c'est le symbole de l'euro qui est affiché (type de données monétaire) pour un pays européen, et celui du dollar pour les États-Unis.

Vous noterez également que, définie au niveau d'une table, la propriété "Format" s'applique également aux contrôles des formulaires et des états construits à partir de cette table.

Attention ! quand vous définissez un format, effectuez une sauvegarde en cliquant sur l'icône "Enregistrer", et regardez si le logiciel n'a pas modifié votre définition ; cela peut vous éviter bien des surprises. N'hésitez pas à basculer en mode "Feuille de données" à chaque essai, pour voir si le résultat est conforme à ce que vous attendez.

Remarque : la propriété "Format" est prioritaire sur la propriété "Masque de saisie" (voir plus loin). Lorsqu'un format est défini, le masque de saisie est ignoré.

2.6.2 Format personnalisé pour le texte

Le paramétrage exposé ci-dessous s'applique aux types de données texte, mémo et lien hypertexte. Les symboles spécifiques sont rassemblés dans le tableau suivant.

Symbole

Signification

@           Caractère (ou espace)

&            Caractère (pas d'espace)

<             Affiche le texte en minuscules

>             Affiche le texte en majuscules

"abc"     Affiche les caractères compris entre guillemets (utiliser pour plus d'un caractère)

\              Affiche le caractère suivant sous forme littérale

[Rouge]               Affiche dans la couleur spécifiée. Disponibles : Noir, Bleu, Vert, Cyan, Rouge, Magenta, Jaune et Blanc

*             Utilise le caractère suivant pour compléter le champ

Les symboles @ et & ont un fonctionnement identique, sauf en ce qui concerne les espaces. Vous noterez que certains caractères (le tiret par exemple) n'ont pas besoin d'être mis entre guillemets. Des exemple d'utilisation sont rassemblés dans le tableau suivant.

...

2.7 Les masques de saisie(prédéfinis ou personnalisés)

2.7.1 Introduction

Le masque de saisie permet de guider la saisie des données dans une table ou un formulaire, lorsque ces données ont des propriétés communes (ex : un nom doit commencer par une majuscule, "Tél." précède un numéro de téléphone, "mailto:" précède une adresse e-mail, etc.).

Le SGBD Access permet l'utilisation d'un masque de saisie pour les types de données texte, numérique, monétaire et date / heure.

Un assistant "Masque de saisie" est à votre disposition, mais il ne fonctionne pas pour les types de données numérique et monétaire. Vous pouvez lancer l'assistant en cliquant dans le champ de la propriété "Masque de saisie" (lors de la création ou de la modification de la table), puis sur le bouton

. Une liste de masques prédéfinis vous est alors proposée : code postal français ou international, numéro de sécurité sociale avec ou sans clé, etc. La figure ci-dessous montre l'utilisation d'un masque pour la saisie de numéros de téléphone français.

Les données que vous saisissez dans un masque peuvent être stockées :

Telles qu'elles sont saisies. Dans l'exemple précédent, cela signifie que les espaces situés entre les chiffres sont stockés avec ces derniers ;

Sans les caractères littéraux. Dans l'exemple précédent, cela signifie que seuls les chiffres seront enregistrés.

Le choix entre ces deux solutions ne prend de l'importance que si vous envisagez de supprimer le masque ultérieurement. Dans la première alternative, vos données garderont leur structure (01 23 45 67 89), dans la seconde tous les chiffres seront accolés (0123456789).

Si aucun élément de la liste des masques prédéfinis ne vous convient, vous avez la possibilité de créer vous-même un masque personnalisé.

2.7.2 Structure d'un masque

La définition d'un masque de saisie peut comporter jusqu'à trois sections séparées par des points-virgules. Seule la première section est impérative. Le tableau ci-dessous précise le rôle de chaque section.

Section Rôle

Première            Définition du masque de saisie à l'aide de symboles

Seconde              Stockage des caractères littéraux : 0=oui, 1=non

Troisième           Caractère matérialisant la saisie

Par défaut, le caractère matérialisant la saisie est le soulignement (_), mais n'importe quel autre caractère est utilisable. Si on choisit l'espace, il faut le placer entre guillemets : " ".

2.7.3 Symboles

Les symboles utilisés pour définir un masque de saisie personnalisé sont rassemblés dans le tableau ci-dessous.

Symbole              Signification

0             Chiffre (0 à 9, saisie obligatoire ; signes plus [+] et moins [-] non autorisés)

9             Chiffre  ou          espace (saisie   facultative ;        signes   plus       et           moins   non autorisés)

#             Chiffre ou espace (saisie facultative ; espaces supprimés, signes plus et moins autorisés)

L              Lettre (A à Z, saisie obligatoire)

?             Lettre (A à Z, saisie facultative)

A             Lettre ou chiffre (saisie obligatoire)

a             Lettre ou chiffre (saisie facultative)

&            Tout caractère ou espace (saisie obligatoire)

C             Tout caractère ou espace (saisie facultative)

<             Conversion en minuscules de tous les caractères qui suivent

>             Conversion en majuscules de tous les caractères qui suivent

\              Le caractère qui suit s'affiche de manière littérale

2.7.4 Exemples

Le tableau ci-dessous rassemble quelques exemples de masques appliqués à un champ de texte. La première colonne contient la définition du masque, telle qu'elle est introduite dans la zone de texte de la propriété "Masque de saisie". La seconde colonne montre ce qui apparaît lorsqu'on clique dans le champ correspondant en mode feuille de données. La troisième colonne représente un exemple valide de saisie.



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