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Présentation

MS Access est un système de gestion de base de données relationnelle (SGBDR), faisant partie de la suite bureautique Microsoft Office. Il est édité et commercialisé par Microsoft depuis 1992.

C’est un logiciel multi-utilisateurs qui offre l'accès d’utilisateurs simultanés. Or, il n’est pas multiplateforme puisqu’il ne fonctionne qu’avec les ordinateurs sous le système d’exploitation Windows.  Si vous travaillez sur un Mac, vous pouvez opter pour l’outil BootCamp fourni par Apple et qui permet de créer une partition dans votre disque dur afin d’y installer Windows.

Access intègre en plus d’un éditeur graphique plusieurs autres programmes :

  • Microsoft Jet: un moteur de base de données qui contrôle, lit, enregistre et trie les informations.
  • Query by Example: une interface utilisateur qui sert à effectuer des requêtes et interroger les bases de données.
  • VBA (Visual Basic for Applications) : un langage de programmation puissant créé par Microsoft et intégré dans toutes les logiciels de la suite Office.

Une base de données Access est composée de tables, requêtes, formulaires, modules états et macros. Ces dernières sont des instructions permettant d’automatiser et de personnaliser certaines tâches tandis que les états font référence aux aperçus avant impression.

Objectifs

Microsoft Office Access offre une solution assez importante à vos besoins de stockage et d'accès aux données. En effet, il permet de tout faire partant de la création d’enregistrements, passant par la configuration de paramètres de la base de données et allant jusqu’à l’utilisation de ces données de manières utiles.

Il s’agit d’un logiciel très pratique de gestion de données pour les petites et moyennes entreprises, qui fonctionne de la même manière que n'importe quelle base de données. Il utilise des tables en relation afin de créer des modules, des formulaires ou encore des états imprimables.

En effet, il vient compléter ou plutôt pallier aux différents cas de figures ne pouvant pas être traités par son frère Excel. Ce dernier permet, lui aussi, le stockage de données mais en nombre limité. Donc contrairement à Excel, la fameux gestionnaire de tableurs, Access gère de très grands nombres d’enregistrements ainsi que des données plus complexes.

Exemples d’application

Access permet d’automatiser les tâches de votre routine quotidienne  et s’adapte à vos besoins. Entreprises et particuliers s’en servent dans un large éventail de scénarios, notamment pour créer des tables afin de stocker, par voie électronique, les informations de leurs clients, commandes, fournisseurs, produits, etc.

Vous aurez ensuite la liberté totale de modifier, ajouter, supprimer et même isoler les informations à l’intérieur de ces tableaux pour une efficacité optimale. Les relations, quant à elles, permettent d’établir les liaisons logiques entre les tables pour éviter les redondances.

La particularité de MS Access est son habileté à communiquer avec les autres applications de Microsoft. A titre d’exemple, les données rassemblées sur Access peuvent facilement être exportées vers Excel afin de générer des tableaux ou des graphiques, mais aussi réaliser de jolis diaporamas PowerPoint au besoin. Vous pouvez également envoyer par mail les données extraites de votre base de données, sous un format Excel, Pdf ou autre. Le publipostage avec Word est aussi possible.

Au cas où, par exemple, vous voulez créer des rapports de vos tables ou encore les imprimer, les outils puissants d’Access permettent d’adapter la forme à votre audience, tout en personnalisant les couleurs et les polices. Or, si vous avez de grosses bases de données à parcourir, vous pouvez créer vos propres requêtes afin de rechercher et trier et les enregistrements dont vous avez besoin. Microsoft a également mis en place des fonctionnalités qui aident à créer un formulaire rapide afin d’accélérer la saisie des données et réduire la marge d'erreur.

Prérequis

Access est un système orienté utilisateur avec une barrière d’apprentissage beaucoup plus petite que d’autres SGBD. Sa destination n’est donc pas limitée aux informaticiens, car facile à exploiter.

Il faut uniquement connaître l’environnement Windows, savoir utiliser un ordinateur et exécuter un logiciel.

En ouvrant le programme pour la première fois, l’assistant intégré vous guide pas à pas et vous accompagne tout au long de vos prochaines utilisations. Vous pouvez donc suivre les instructions afin de créer votre première base de données, sans aucune aide extérieure. Vous n’aurez pas besoin de compétences en programmation ni en administration de bases de données. Si vous voulez tout connaître avant de vous lancer à la pratique, un petit cours en ligne avec des exercices d’application peut vous prendre 2 ou 3 heures. Et c’est parti !

Access, un logiciel de gestion de base de données

Access est aujourd’hui un logiciel qui sert principalement à créer une base de données. Il appartient surtout à SGBDR (Système de Gestion de Base de Données Relationnelles) et utilise, en conséquence des tables en relation. Il faut dire qu’Access vous permet d’utiliser des requêtes en langage SQL pour la gestion de ces bases de données. Vous pouvez aussi obtenir des résultats imprimables, des formulaires et même des modules. À noter que les bases de données d’Access peuvent à la fois être importées et exploitées au niveau des logiciels de développement tels que Windev, Visual Basic et Delphi.

En créant ce logiciel, l’objectif de Microsoft était de faire en sorte qu’il soit accessible à tous. Dès lors, à partir de la première utilisation, un assistant va guider l’utilisateur afin de réussir sa gestion. Concernant les tâches accomplies avec ce logiciel, ne sont pas alors limités aux informaticiens, bien au contraire. Ce qui permet de dire qu’Access est plutôt orienté utilisateur.

Les principales caractéristiques de MS Access

Depuis 2007, MS Access est un logiciel qui utilise des fichiers au format Access. Chaque fichier contient plusieurs objets d’une base de données Access tels que des formulaires, des tables, des relations, des requêtes, etc.

La particularité d’Access, c’est qu’il s’agit d’un logiciel compatible avec les requêtes SQL. De plus, il dispose d’une interface graphique permettant de saisir les requêtes. Grace à des assistants, des formulaires ou des sous-formulaires, il permet aussi de configurer un regroupement de données en prenant en compte plusieurs critères. Un peu comme la plupart des systèmes de gestion de données relationnelles, les données d’Access peuvent être utilisées dans des programmes écrits dans différents langages. En tant qu’utilisateur, cela vous offre plusieurs possibilités et une large facilité d’utilisation.

Access, un produit Microsoft

Access est un produit développé et distribué par Microsoft, le géant américain de l’informatique. Cependant, il s’agit d’un logiciel non-libre de droits. Par conséquent, il doit être utilisé sous licence. Pour le grand public, il est possible d’y accéder via le site internet de Microsoft (Microsoft.com). Il est aussi possible de l’acheter chez les revendeurs de produits Microsoft tels que ETC Métrologie, Nexway, Ingram Micro ou encore Tech Data. D’ailleurs, depuis quelque temps, Microsoft a lancé une boutique en ligne dans laquelle les clients pourront acheter tous les produits de la marque.

À noter qu’Access est inclus dans la suite bureautique Microsoft Office Pro. Autrement dit, il s’agit d’un logiciel spécialisé de Microsoft Office. Tous les utilisateurs peuvent alors l’utiliser pour la création et la transmission de données. Mais une licence est impérative pour son utilisation.