Cours SGBDR Access

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LE SYSTEME DE GESTION DE BASES DE

DONNEES RELATIONNELLES ACCESS 2000

A/ LE CONCEPT DE BASES DE DONNEES RELATIONNELLESa/ QU’EST CE QU’UNE BASE DE DONNEES RELATIONNELLES

Une base de données est un ensemble de données organisées sous forme de tables. Une base de données couvre un domaine de gestion précis (ex : domaine Gestion des clients, gestion des ventes, gestion des achats, gestion de rendez-vous...).

Lorsqu’il existe des relations entre les tables, on parlera de base de données relationnelles

Exemple : Une vidéothèque souhaite créer une base de données permettant de suivre les locations de cassettes des clients.

La base de données contiendra 3 tables : CLIENTS, CASSETTES, LOCATIONS

TABLE CLIENTS

b/ QU’EST CE QU’UNE TABLE ?

Une table est un tableau dans lequel :

- les lignes constituent des enregistrements

- les colonnes représentent des champs

c/ QUELS SONT LES PRINCIPES ELEMENTAIRES A RESPECTER POUR CREER UNE BASE DE DONNEES RELATIONNELLE ?

1) Chaque table doit comprendre un champ défini comme clé primaire, celle-ci permet d'identifier de manière unique chaque enregistrement.

2) Les données doivent être élémentaires : Exemple Le champ IDENTITE contenant le nom et le prénom d’un individu n'est pas élémentaire, il faut créer un champ NOM et un champ PRENOM

3) Les données calculées sont éliminées (car elles peuvent être recalculées de manière dynamique et n'ont donc pas besoin d'occuper de l'espace disque)

4) Il faut éliminer les informations redondantes (qui se répètent)

5) Aucune table ne peut être isolée

6) Les relations entre les tables doivent être du type UN à UN ou UN à PLUSIEURS mais en aucun cas du type PLUSIEURS à PLUSIEURS

B/ QU'EST CE QU'UN SYSTEME DE GESTION DE BASE DE DONNEES RELATIONNELLES

C'est un logiciel outil qui permet de manipuler des données en offrant à l'utilisateur la possibilité de :

Créer des tables et saisir des données dans les tables ;

de créer et d'utiliser des formulaires de saisie

de consulter, supprimer, mettre à jour des enregistrements de la base de données, faire des calculs grâce à la formulation de requêtes

d'imprimer des états ;

De réaliser des applications de gestion automatisée grâce aux macro-commandes et à la programmation en langage Visual Basic Application

EXEMPLE DE FORMULAIRE : le formulaire ci-dessous permet de mettre à jour la table LOCATION.

REMARQUE : Pour obtenir ce résultat avec EXCEL, il faudrait créer une feuille par client, ce qui entraînerait un volume disque impressionnant en fonction du nombre de clients

C/ Les objets disponibles dans ACCESS 2000

L’ensemble des objets manipulés dans ACCESS 2000 sont disponibles depuis la fenêtre « Base de données » :

I/ CREER UNE TABLE AVEC ACCESS

Pour créer une table trois questions sont à se poser :

A/ Quels sont les renseignements dont j’aurai besoin ? La réponse à cette question va déterminer les champs à définir pour la table.

B/ Quelle sera la structure de ma table ?

Pour chaque champ de la table on doit définir le type de données et la taille du champ (nombre de caractères maximal que peut contenir le champ)

C/ Quel sera le champ qui servira de clé primaire de la table ?

Toute table doit en effet comporter une clé primaire, c’est à dire un champ ayant une valeur unique pour chaque enregistrement. Il faut donc prévoir un champ contenant un numéro ou un code.

ACCESS gère les types de données et les tailles de champ suivants

Types de données	Définition	Taille du champ
TEXTE	Contient tout type de caractères (chiffres, lettres;symbole...)	Défini par l'utilisateur, de 1 octet jusqu'à 255 maxi
MEMO	Contient des informations de longueur variable; ex : "Ce client est à contacter le lundi à partir de 14 h"	Taille variable non paramétrable, de 1 à 32000 caractères
NUMEROAUTO	Attribue à chaque enregistrement un numéro "incrémenté"	Taille non paramétrable (équivaut à la taille entier long)
OUI/NON	Ce type n'admet que deux valeurs : soit oui/non soit vrai/faux soit activé/désactivé	Taille non paramétrable
NUMERIQUE	Ce type correspond à des nombres (données qui pourront servir à des calculs)	Choisissez la taille : - Octet : nbre compris entre 0 et 255 - Entier (nombre compris entre -32767 et + 32767 - Entier long (entre -2 milliard et + 2milliards) - réél simple (entre -3.40 10³⁸et +3.40 10³⁸) - Réel double (entre -1.79 10¹⁰⁷ et +1.79 10107)
MONETAIRE	Ce type de données conserve en mémoire tous les chiffres après la virgule, ce qui peut s’avérer utile pour les problèmes d’arrondi	8 octets (taille non paramétrable)
OLE	Conserve des données liées à une autre application telle qu’EXCEL	Jusqu’à un giga octet
LIEN HYPERTEXTE	Mémorise des adresses URL de sites Web	Jusqu’à 64000 octets
ASSISTANT LISTE DE CHOIX	Permet de rechercher une valeur parmi une liste de valeur provenant d’une autre table. Généralement, les listes de choix sont utilisées pour les clés étrangères.
DATE/HEURE	Permet d'entrer des dates ou des heures	Taille non paramétrable

Remarque : pour les champs de type numérique, il faut choisir la taille la plus petite possible correspondant au besoin par exemple pour un champ Nombre d'enfants le type octet suffit, pour des montants avec virgule la taille réel simple suffit largement)

Le champ de type compteur équivaut en taille à "Entier long"

LE THEME

La société « La papetière » assure la distribution de fournitures de bureau et accessoires informatiques auprès d'utilisateurs professionnels.

Cette société envisage d'utiliser le S.G.B.D. relationnel ACCESS 2000 pour assurer le suivi des commandes clients.

Votre mission (si vous l'acceptez) va consister à créer la table CLIENT appartenant à la base de données

1) Lancez MICROSOFT ACCESS 2000 qui se trouve dans le groupe MICROSOFT OFFICE

2) dans le menu fichier - sélectionnez l’option NOUVELLE BASE DE DONNEES

3) Sélectionnez un emplacement de sauvegarde et saisissez le nom de la base de données

4) Sélectionnez l’objet Table dans la fenêtre base de données puis cliquez sur Créer une table en mode création

5) Créez la structure de la table CLIENTS selon les indications ci-après :

Nomp du champ	Type de champ	Taille du champ
CODECLI	ENTIER LONG	Entier long
NOMCLI	TEXTE	40
ADRCLI	TEXTE	40
VILLECLI	TEXTE	25
PAIEMENT	TEXTE	21
ENCOURSCLI	NUMERIQUE	Réél simple
PLAFONDCLI	NUMERIQUE	Réél simple
CPCLI	NUMERIQUE	Entier long

Nom de la table : CLIENT

7) Vous disposez ci-dessous des cinq premiers enregistrements de la table CLIENT de la société PAPETIERE. Votre travail consiste à saisir ces enregistrements en mode « feuille de données ».

Enregistrements à saisir

Code client	NOMCLI	ADRCLI	VILLECLI	PAIEMENT	ENCOURSCLI	PLAFONDCLI	CPCLI
00001	Vent du Sud	10 rue Montaigne	LILLE	Chèque à réception	112 000.00 F	50000	59000
00002	Crion	15, rue JB Lebas	LILLE	Chèque à réception	29 200.00 F	50000	59000
00003	Edition du Cherche Midi	221, Boulevard de la république	LILLE	Chèque à réception	47 200.00 F	90000	59000
00004	Pic Puce	171, route de Valenciennes	SIN LE NOBLE	30 jours fin de mois	37 000.00 F	130000	59450
00005	Assurance	12, rue de l'Eglise	SIN LE NOBLE	30 jours fin de	147 000.00 F	100000	59450
Code client	NOMCLI	ADRCLI	VILLECLI	PAIEMENT	ENCOURSCLI	PLAFONDCLI	CPCLI
	Azur			mois

MODES OPERATOIRES

1) Cliquez sur le bouton Affichage feuille de données (remarque : la petite flèche permet de sélectionner les 2 modes d’affichage d’une table : feuille de données ou création)

II/ MODIFIER LA STRUCTURE D’UNE TABLE

On va modifier la structure de la table des clients :

en insérant un champ CODEREG en supprimant le champ PAIEMENT

en déplaçant le champ CPCLI pour le positionner avant VILLECLI (ce qui est plus logique)

1) Ouvrez la fenêtre « Création de table » :

* si la table client est encore ouverte en mode feuille de données, cliquez sur le bouton Affichage -

« Mode création »:

* Si la table client est fermée, sélectionnez celle-ci dans la fenêtre « Base de données » et cliquez sur le bouton « modifier » :

2) Le mode de paiement étant une donnée répétitive, vous allez codifier ce champ (il est plus rapide de saisir un code plutôt qu’une expression du type « CHEQUE A RECEPTION ») on va donc insérer un nouveau champ : CODEREG juste avant le champ PAIEMENT :

* Pour insérer un champ : on sélectionne la ligne avant laquelle on veut insérer le champ (ici on sélectionne la ligne PAIEMENT)

Puis on clique sur le menu Edition - insérer une ligne

Vous pouvez maintenant ajouter le champ CODEREG dont le type de données est numérique - Taille du champ : OCTET

Les valeurs prises par le champ CODEREG sont les suivantes en fonction du mode de paiement :

CODE REG	PAIEMENT
1	Chèque à réception
2	30 jours fin de mois
3	60 jours fin de mois
4	90 jours fin de mois
5	Chèque à 60 jours

3) Mettez à jour le contenu du champ CODEREG pour les cinq enregistrements saisis précédemment :

Basculez en mode feuille de données et saisissez une valeur comprise entre 1 et 5 dans le champ CODEREG.

4) Le champ PAIEMENT est maintenant devenu superflu, aussi vous allez le supprimer : Sélectionnez le champ PAIEMENT

Cliquez sur le menu Edition - supprimer ligne

5) Déplacement du champ CPCLI

Basculez en mode création de table (cliquer sur le bouton « Création de table » Sélectionnez la ligne contentant le champ CPCLI :

III/ PARAMETRER LES PROPRIETES D’AFFICHAGE ET DEFINIR DES CONTROLES DE SAISIE

On va améliorer la table CLIENT en : définissant une légende de certains champ (le champ CPCLI, par exemple est incompréhensible, sa

légende sera Code postal) définissant une description qui apparaîtra dans la barre d’état (par exemple, la légende du champ CPCLI

sera « Entrez le code postal du client ») définissant un format personnalisé pour certains champs : par exemple le champ VILLECLI sera au

format majuscule, le champ code client sera au format 00000 ...) définissant des règles de validation : exemple : le champ CPCLI doit être compris entre 01000 et 95000 définissant des messages d’erreur si les règles de validation ne sont pas respectées.

Informations

LE FORMAT D’AFFICHAGE

Le format d'un champ définit la manière dont doivent être présentées les données. On peut utiliser dans certains cas des formats prédéfinis ou alors personnaliser son format (pour les formats prédéfinis faites donc des essais!!!)

Exemples de formats personnalisés (à définir dans la propriété FORMAT de la table en mode création :

DONNEES DE TYPE TEXTE (ET MEMO) : UTILISEZ LES CARACTERES SUIVANTS :

	Code de format			Description - Exemples
	>			Tous les caractères du champ seront en majuscules
	<			Tous les caractères du champ seront en minuscules
	@ ( Gr>0)			permet de personnaliser l’affichage des caractères Exemple : pour personnaliser un n° de téléphone on peut définir le format suivant : @@-@@-@@-@@-@@ Si on saisit la valeur 0127988862, l'affichage sera le suivant : 01-27-98-88-62
		DONNEES DE TYPE NUMERIQUES : UTILISEZ LES CARACTERES SUIVANTS :
Code de format			Description - Exemples
# ( Gr>3)			Désigne un chiffre. Exemple : soit le format "N° de code "### ### . En entrant la valeur 411214 ACCESS affichera : N° de code 411 214
0			Exemple : 000 : la valeur 7 sera affichée 007
%			Format pourcentage Ex : 0,12 entraine l'affichage de la valeur 12%
F ou €			Affiche le symbole F(ranc) ou €(uro), utiliser plutôt le format "Monétaire"
LES REGLES DE VALIDATION ET LES MESSAGES D’ERREUR

LES REGLES DE VALIDATION limitent les valeurs que doit prendre le champ et permettent donc un contrôle de saisie

LES MESSAGES D’ERREUR : lorsqu’une règle de validation a été définie, on peut provoquer l’affichage d’un message en cas d’erreur.

ACCESS utilise des EXPRESSIONS DE VALIDATION en Français.

Par exemple dans la propriété "VALIDE SI " on peut utiliser les expressions suivantes :

EXPRESSIONS DE VALIDATION	LES DONNEES DOIVENT	MESSAGE SI ERREUR
="FRANCE"	Etre égales à "FRANCE"	« Le pays saisi doit être la France »
ENTRE "01000" ET "95000"	Comprises entre "01000" et "95000"	« Le code postal n’est pas valide »
DANS("PARIS";"LYON";"LILLE")	Etre "PARIS";"LYON" ou "LILLE"	« La ville doit être PARIS, LYON ou LILLE »
COMME("P[A-F]###")	avoir la 1ère lettre commençant par Pet la deuxième comprise entre A et F

ACTIVITE

Paramétrez les propriétés de certains champs de la table CLIENT en tenant compte des indications ci-dessous

Nom du champ	Description	Légende	Format	Règle de validation/message d’erreur
CODECLI		Code client	00000
VILLECLI			En majuscule
CPCLI	Entrez le code postal	Code Postal	@@@@@	Valide si : Entre « 01000 » Et « 95999 » Message si erreur : Le code postal doit être compris entre 01000 et 95999
PLAFONDCLI	Saisissez la ligne de crédit maximal autorisé		Monétaire en euro
ENCOURSCLI	Saisissez l’encours de crédit utilisé		Monétaire en euro
CODEREG				Valide si : Entre 1 Et 5 Message si erreur : Le code de règlement doit être compris entre 1 et 5

Eléments de modes opératoires :

Sélectionnez le champ dont les propriétés sont à modifier

Paramétrez la ou les propriétés concernées

Astuces : pour la propriété Valide si, Access convertit la première lettre de chaque mot clé en majuscule. S’il ne le fait pas, cela traduit une erreur

4) Vous allez vérifier les formats et les règles de validation en saisissant les cinq enregistrements suivants de la table CLIENT :

Code client	NOMCLI	ADRCLI	code postal	VILLECLI	CODE REG	PAIEMENT	ENCOURS CLI	PLAFOND CLI
00006	Mécanord	ZAC les Epis	59450	SIN LE NOBLE	3	60 jours fin de mois	269 000.00 F	280000
00007	Le soleil de Tunis	125, place du Barlet	59500	DOUAI	4	90 jours fin de mois	29 600.00 F	50000
00008	Joue Club	356, rue de Bellain	59500	DOUAI	4	90 jours fin de mois	176 200.00 F	190000
00009	Micropuce	147, rue de Paris	59500	DOUAI	3	60 jours fin de mois	72 350.00 F	95000
00010	Centre français de restauration	15, rue de Saint Sulpice	59187	DECHY	3	60 jours fin de mois	294 150.00 F	310000

Basculez en mode Feuille de données et effectuez la saisie.

IV/ CREER UN FORMULAIRE DE SAISIE

1) La saisie directe dans la table client n’est pas agréable, aussi vous allez créer un formulaire de saisie que vous appellerez :

Saisie modification des clients

- Sélectionnez ensuite tous les champs à faire figurer dans le formulaire :

- Sélectionnez ensuite le modèle Colonne simple

- Choisissez un style de présentation (c’est une affaire de goût)

- Saisissez le titre au formulaire : Saisie/Modification des clients

2) Vous allez saisir les sept derniers enregistrements de la table CLIENT en utilisant le formulaire précédent :

Code client	NOMCLI	ADRCLI	code postal	VILLECLI	CODEREG	PAIEMENT	ENCOURSCLI	PLAFONDCLI
00011	Lycée Rambaux	105, rue Paul Foucaut	59450	SIN LE NOBLE	1	Chèque à réception	503 200.00 F	500000
00012	Briko Boutik	124, Bd Jeanne de Flandres	59265	AUBENCHEUL AU BAC	5	Chèque à 60 jours	24 350.00 F	80000
00013	Carbone Copy	07, place Saint Amé	59500	DOUAI	3	60 jours fin de mois	116 000.00 F	180000
00014	SériTech	12, rue de Maupassant	59650	VILLENEUVE D'ASCQ	3	60 jours fin de mois	263 000.00 F	310000
00015	Berteman Inc.	rue des Cytises	62221	NOYELLES SOUS LENS	3	60 jours fin de mois	128 000.00 F	97000
Code client	NOMCLI	ADRCLI	code postal	VILLECLI	CODEREG	PAIEMENT	ENCOURSCLI	PLAFONDCLI
00016	Bils Deroo Transport	14, rue des prés	59119	WAZIERS	4	90 jours fin de mois	178 000.00 F	195000
00017	Ets Mario Land	147, rue Bollaert	62300	LENS	2	30 jours fin de mois	60 000.00 F	60000

LE THEME

Vous devez compléter la base de données de la société PAPETIERE en créant les tables
-   	REGLEMENT,
-   	CATEGORIE de produits, - PRODUIT.
Vous devrez créer les formulaires de saisie correspondants afin de saisir les données.

Le contenu des tables à créer est le suivant

REGLEMENT

CODEREG	MODEREG
1	cheque a reception
2	30 jours fin de mois
3	60 jours fin de mois
4	90 jours fin de mois
5	cheque a 60 jours

CATEGORIE

CODECAT	LIBELLECAT
ACC	Accessoires fournitures
MOB	Mobilier petit matériel
OUV	Ouvrages
PAP	Papeterie

PRODUIT

CODEART	DESIGNART	TVAART	PUHT	CODECAT
1	Transparents photocopieurs/10	19.60%	30.00 F	ACC
2	Transparents manuels/10	19.60%	13.50 F	ACC
3	Stylo à transparents effaçables	19.60%	7.50 F	ACC
4	Stylo à transparents permanents	19.60%	7.50 F	ACC
5	Boîtes de disquettes 3,5''/10	19.60%	35.00 F	MOB
6	Boîte de CD-R 74 mn/10	19.60%	99.00 F	MOB
7	Boîte de CD-RW /10	19.60%	152.00 F	MOB
8	Calulatrice scientifique Cazio	19.60%	225.00 F	MOB
9	Calculette Euro	19.60%	27.00 F	MOB
10	Ramette papier multi usages	19.60%	45.00 F	PAP
11	Papier qualité photo /20	19.60%	58.00 F	PAP
12	Support mural pour moniteur	19.60%	352.00 F	MOB
13	Filtre anti-reflet pour moniteur	19.60%	159.00 F	MOB
14	Créer un site avec Front Page	5.50%	125.00 F	OUV
15	Programmation en javascript	5.50%	250.00 F	OUV
16	Les grandes courants du management	5.50%	75.00 F	OUV
17	Le mémento du comptable débutant	5.50%	226.00 F	OUV
18	WebCam Sony	19.60%	467.00 F	MOB
19	Kit de reconnaissance vocale pour PC	19.60%	450.00 F	MOB

ACTIVITE

1) Lancez ACCESS et ouvrez la base de données

2) table CATEGORIE

a) Créez la structure de la table CATEGORIE :

Le champ CODECAT est de type texte - taille 3 - format : majuscule (>) Le champ LIBELLECAT est de type texte - Taille 25

b) Créez un formulaire de saisie des catégories de produits, le nom du formulaire est « Saisie des catégories de produits »

c) Saisissez les enregistrements de la table CATEGORIE avec le formulaire créé.

3) Table REGLEMENT

a) Créez la structure de la table REGLEMENT :

- Le champ CODEREG est de type numérique - taille : octet - format : 000

- Le champ MODEREG est de type texte - Taille 25 - format : majuscule (>)

b) Saisissez les enregistrements de la table REGLEMENT directement en mode feuille de données

3) Table PRODUIT

a) Créez la structure de la table PRODUITS compte-tenu des contraintes ci-après le champ CODEART est numérique - entier long - format : 00000 le champ DESIGNART a une taille de 50 le champ TVAART est du type numérique - réel simple-format pourcentage avec 2 décimales et ne peut

prendre que deux valeurs : 0,055 ou 0,196. Prévoir le message d’erreur suivant : Erreur de taux de TVA :

le taux de TVA doit être 0,055 ou 0,196 le champ CODECAT a les mêmes propriétés que le champ CODECAT dans la table CATEGORIE (vérifiez donc le type, la taille et les propriétés du champ CODECAT dans la table CATEGORIE)

b) Créez le formulaire de saisie des produits (nom du formulaire : Saisie des produits)

c) Saisissez les enregistrements de la table Produit en utilisant le formulaire créé.

CONNAISSANCES PREALABLES

Une requête est une interrogation de la base de données, par exemple: quels sont les clients habitant à DOUAI ? Quels sont les produits soumis à 19,60% ? Quels sont les clients ayant commandé le produit "XXX" entre le 01/01/01 et le 31/03/01 ?

La manipulation des requêtes se fait en deux temps :

q q formulation de la requête

q q visualisation de la requête : ACCESS affiche le résultat de la requête dans une « feuille de réponse dynamique », c’est à dire que la requête est exécutée en mémoire sans aucune création de table.

Vous allez créer un certain nombre de requêtes à partir de la table CLIENT de la base

ACTIVITE

AU PREALABLE, démarrez ACCESS et ouvrez la base de données

1) On veut obtenir la liste des clients limitée aux champs CODECLI et NOMCLI

q q dans la fenêtre base de données, cliquez sur l’objet Requêtes ,

q q cliquez sur dans la boîte de dialogue Nouvelle requête ou cliquez directement sur

q q dans la boîte de dialogue "AJOUTER UNE TABLE", sélectionnez la table client, cliquez sur "Ajouter" puis sur fermer

3) puis  cliquez sur 
Fermer

Vous obtenez ensuite la fenêtre REQUETE EN MODE CREATION/MODIFICATION qui se présente comme suit :

On souhaite donc visualiser tous les enregistrements de la table CLIENT mais en ne retenant que les champs CODECLI et NOM : en langage relationnel on appelle cela une PROJECTION.

Pour cela faites glisser le champ CODECLI vers la grille d'interrogation dans la 1ère colonne (sur la ligne Champs)

Puis faites glisser le champ NOMCLI vers la grille d'interrogation (2ème colonne et ligne Champ)

	Opération de glisserdéplacer
	Truc : on peut également sélectionner un champ directement dans la grille d'interrogation en cliquant dans une cellule de la ligne

Visualisez le résultat de la requête : cliquez sur le bouton Affichage et sélectionnez le mode Feuilles de données

2) Pour faciliter la lecture des noms on voudrait que ceux-ci soient triés par ordre alphabétique

q q Revenez à la fenêtre requête en mode création : cliquez sur le bouton

q q Dans la grille d'interrogation, sélectionnez la ligne Tri de la colonne comportant le champ NOMCLI

q q Un bouton liste déroulante apparaît, cliquez dessus et sélectionnez l'option Croissant

q q Visualisez le résultat : cliquez sur le bouton Affichage -: mode Feuille de données q q Enregistrez la requête en la nommant : &q

Le responsable commercial de la société PAPETIERE souhaiterait pouvoir lancer un certain nombre d'interrogations relatives à la table PRODUIT. Vous vous dévouez alors pour créer les requêtes appropriées

N°	Objectif de la requête	Nom de la requête (nom de sauvegarde)
1	On veut afficher la liste des produits triée sur le nom (incluant tous les champs)	P1 - Produits triés par nom
2	On veut afficher la liste des produits limitée au nom et au prix classé par ordre décroissant du prix	P2 - Produits Classés par ordre décroissant de prix
3	on veut afficher la liste des produits (nom et prix) soumis à 19.60%	P3 - Produits soumis à la TVA de 19.60%
4	On veut afficher le nom des produits dont le prix unitaire est compris entre 100 F et 200 F	P4 - Produits dont le prix est compris entre 100 et 200 F
5	On veut afficher la liste des produits triée sur le nom (tous les champs) en faisant apparaître le prix de vente T.T.C. en francs et en Euros. Rappel : 1euro = 6.55957	P5 - Liste des produits avec prix de vente T.T.C. en F et en Euro)
6	Création d'une requête opération : On veut connaître les différents taux de TVA	P6 - Liste des taux de TVA
7	Création d'une requête Opération : on veut connaître pour chaque taux de TVA, le nombre de produits	P7 - Nombre de produits par taux de TVA
8	Création d'une requête paramétrée : on veut que l'affichage d'un code produit provoque l'affichage de l'enregistrement complet relatif à ce produit (voir ci dessous)	P8 - Recherche d’un produit

Une requête paramétrée est une requête nécessitant l’entrée d’une valeur (d’un paramètre) par l’utilisateur au moment de l’exécution de la requête.

Dans l’exemple du 8 ACCESS demandera à l’utilisateur d’entrée la valeur du paramètre CODE PRODUIT RECHERCHE pour afficher le résultat de la requête.

Mode opératoire :

• ? Créez une nouvelle requête fondée sur la table PRODUIT

• ? Cliquez dans le menu Requête - Paramètre

• ? Saisissez le nom du paramètre : CODE PRODUIT RECHERCHE et le type de données : Entier long

• ? Faites glisser tous les champs dans la grille d’interrogation

• ? Saisissez le critère [CODE PRODUIT RECHERCHE] dans le champ CODEPROD

• ? Visualisez le résultat de la requête : vous devez entrer un n° de produit (entre 1 et 19), par exemple 10

Le résultat est alors le suivant :

CODEART	DESIGNART	TVAART	PUHT	CODECAT
10	Ramette papier multi usages	19.60%	45.00 F	PAP

I. CONNAISSANCES PREALABLES

Au cours des étapes précédentes, vous avez créé la table PRODUIT et CATEGORIE. Ces deux tables peuvent être mises en relation car une catégorie de produits comprend plusieurs produits ou encore un produit appartient à une seule catégorie de produits.

Pour qu’il y ait relation entre deux tables, il faut que les deux tables comportent un champ commun.

ATTENTION AUX ABUS DE LANGAGE : Dans la théorie des bases de données relationnelles, le terme relation n'a pas le même sens. Dans La terminologie Access, une relation représente une JOINTURE . S'agissant d'une jointure entre une clé primaire et une clé étrangère, on parle de jointure naturelle.

Par exemple les relations entre les 2 tables apparaissent comme suit dans ACCESS et ont pour champ commun CODECAT :

La table CATEGORIE comporte comme champ CODECAT qui constitue la clé primaire.

La table produit comporte également le champ CODE CAT car chaque produit appartient à une catégorie. On dit que ce champ constitue la clé étrangère de la table PRODUIT.

La relation est du type UN - PLUSIEURS : Une catégorie comporte plusieurs produits.

QUEL EST L’INTERET DES RELATIONS ?

La mise en relation de tables évite la redondance d’informations : par exemple le champ LIBELLECAT n’a pas à figurer dans la table PRODUIT car à partir d’un numéro de produit donné on connaît le codecat qui lui-même nous permettra de connaître, grâce à la relation, le libellé de la catégorie.

COMMENT DETERMINE-T’ON LES RELATIONS A DEFINIR ?

En respectant trois règles :

• ? Le bon sens et la logique prédominent en la matière : par exemple entre la table PRODUIT et la table REGLEMENT il n’y aucune relation logique

• ? les relations doivent être de type UN – PLUSIEURS, ou UN – UN : contre exemple : Il n’y a pas de relation directe possible entre la table PRODUIT et la table CLIENT car plusieurs produits peuvent être achetés par plusieurs clients

• ? la table côté UN comporte une clé primaire et la table côté PLUSIEURS comporte une clé étrangère du même nom

II. Application

Vous allez mettre en relation la table produit et la table catégorie

A. Création des relations entre la table Produit et Catégorie

1. Ouvrez la base de données

2. Activez le menu Outils - relations

3. La boîte de dialogue « Ajouter une table » est affichée à l’écran. Vous devez sélectionner les tables devant être mises en relation (soit PRODUIT et CATEGORIE). Cliquez sur le bouton Ajouter pour ajouter la table sélectionnée et sur le bouton Fermer pour fermer la boîte de dialogue. Vous devez obtenir l’écran suivant :

Remarque : pour déplacer les tables à l’écran pointez le titre de la table et faites glisser.

4. Créez la relation en faisant glisser le champ CODECAT de la table CATEGORIE (côté UN) vers le champ CODECAT de la table PRODUITS (côté PLUSIEURS) (Cf schéma ci-dessus). La boîte de dialogue suivante apparaît :

	Cochez la case Appliquer l'intégrité référentielle puis vérifiez que soit cochée la case Une à plusieurs cliquez sur Créer pour terminer.
Remarques :
a) L’intégrité référentielle signifie qu’un code catégorie saisi dans la table PRODUIT doit avoir été au préalable saisi dans la table CATEGORIE. Inversement, si on essaie de supprimer une catégorie donnée de produits (dans la table catégorie) alors qu’il existe des produits appartenant à cette catégorie, ACCESS refusera de supprimer la catégorie concernée.

Pour créer des relations UN à PLUSIEURS on doit obligatoirement cocher la case Appliquer l’intégrité référentielle

b) La case « Mettre à jour en cascade les champs correspondants », lorsqu’elle est cochée, permet de changer automatiquement les valeurs du champ clé étrangère de la table côté plusieurs lorsqu’on modifie la valeur correspondante de la clé primaire côté un. Pour cela, la case « appliquer l’intégrité référentielle doit être cochée »

c) La case « Effacer en cascade les enregistrements correspondants », lorsqu’elle est cochée, permet de supprimer les enregistrements de la table côté Plusieurs dont la clé étrangère fait référence à une valeur de clé primaire dans la table côté Un que l’on a effacé. En d’autres termes, si on supprime une Catégorie de produit donnée dans la table catégorie, tous les produits de la catégorie donnée seront effacées en cascade. Pour utiliser cette option, il faut « appliquer l’intégrité référentielle ».

5. Pour avoir une représentation concrète de la relation établie entre les tables CATEGORIE et PRODUIT, ouvrez la table CATEGORIE (côté 1) en mode feuille de données :

ACCESS a ajouté à gauche une colonne supplémentaire contenant des symboles +. Ce symbole indique la présence d’enregistrements liés. Un clic sur l’un de ces symboles ouvre les enregistrements liés, cela donne pour la catégorie OUV :

APPLICATION NON GUIDEE :

Créez la relation existante entre la table CLIENT et la table REGLEMENT

I. Créer une requête multi-tables et un formulaire fondée sur une requête

A/ Création de la requête

1. Une requête multi-tables est une requête fondée sur 2 ou plusieurs tables. Vous allez créer une requête permettant d’afficher tous les champs de la table produit et le libellé de la catégorie de produit. Cette requête servira de base à un nouveau formulaire de saisie des produits

2. Dans la fenêtre Base de données, cliquez sur l’onglet Requête puis sur le bouton Nouveau et Requête vierge

3. Sélectionnez les tables PRODUITS et CATEGORIE.

4. Dans la fenêtre Création de requête, faites glisser tous les champs de la table PRODUIT dans la grille d’interrogation (ou mieux faites glisser l’* vers la grille d’interrogation, ce qui produit le même résultat)