Qu'est-ce qu'un plan d'intégration et comment l'établir?
Pour les nouveaux salariés d’un organisme professionnel, la période d’intégration est une étape importante et déterminante. Il s’agit du processus par lequel le nouveau salarié découvre son nouvel environnement professionnel ainsi que les différents aspects qui caractérisent son entreprise.
Pour réussir la phase d’intégration, les équipes des ressources humaines doivent élaborer un plan d’intégration bien ficelé qui met en avant les différentes étapes et les phases clés à suivre pour optimiser le processus d’intégration du salarié.
Le plan d’intégration doit être l’émanation d’une réflexion collective qui implique la participation des responsables de l’ensemble des départements de l’entité. Il est le fruit d’une réflexion approfondie et inclusive et ne peut se faire qu’à travers plusieurs sessions de travail collectif.
Dans cet article, nous allons dans un premier temps présenter les différentes caractéristiques qui définissent le plan d’intégration en présentant les étapes clés de son élaboration et les éléments de langage les plus pertinents qui le composent. Nous mettrons également l’accent sur les différents conseils utiles à prendre en considération pour réussir l’intégration d’un salarié en entreprise.
Table des matières
Qu’est-ce qu’un plan d’intégration ?
Quel est le processus d’intégration ?
Bureau et package de bienvenue
Présentation du salarié au collègues
Comment établir un plan d’intégration pour un nouveau collaborateur ?
Pourquoi mettre en place un plan d’intégration ?
Comment évaluer votre plan d’intégration ?
Comment accompagner un nouveau collaborateur ?
Comment organiser une journée d’intégration en entreprise ?
Qu’est-ce qu’un plan d’intégration ?
La phase d’intégration d’un nouveau salarié est cruciale est fondamentale peu importe la nature de l’entité professionnelle et le secteur d’activité dans lequel elle évolue. Il s’agit d’un procédé important qui est parfois négligé ou pris à la légère par plusieurs entreprises.
Le processus d’intégration ne doit pas être le fruit d’un travail de dernière seconde ou d’une réflexion improvisée. Il doit être la résultante d’un travail collectif mené de façon rigoureuse par l’ensemble des départements de l’entreprise et chapeauté par le service des ressources humaines.
La phase d’intégration est matérialisée par un plan d’intégration, conçu et mis en œuvre exclusivement pour faciliter la réussite de cette étape importante dans la vie du salarié. Le plan d’intégration est un document consolidé qui comporte un certain nombre d'informations utiles en relation avec la phase d’intégration du salarié.
Il s’agit notamment des activités d’intégration, des chiffres clés qui se rapportent à l’entreprise, des valeurs et des principes de l’entité et une présentation rapide et synthétique des différents départements.
Le plan d’intégration n’est pas un dispositif fixe et rigide qui doit être appliqué de la même façon par toutes les entreprises. Au contraire, il s’agit d’une démarche souple avec des approches et des logiques de mise en œuvre multiples. Chaque entité professionnelle peut établir un plan d’intégration personnalisé qui correspond à ses besoins et à sa vision.
Il est à noter que le plan d’intégration est un procédé évolutif. Il est donc important de le modifier et de l’améliorer au fur et à mesure en vous inspirant des différentes pratiques effectuées par d’autres entreprises opérant dans le même secteur d’activité. Un travail de benchmark et de comparaison est toujours une bonne idée.
Quel est le processus d’intégration ?
Le onboarding, ou processus d’intégration, est l’opération par laquelle une entreprise facilite l’accueil et l’intégration d’un nouveau salarié au sein de ses équipes. Il s’agit d’une démarche importante qui ne doit pas être négligée car elle permet d’influencer le niveau d’impact et de performance du salarié.
Pour réussir le processus d’intégration, une entreprise doit impérativement adopter un certain nombre d’initiatives et respecter un certain nombre de recommandations utiles. Dans ce qui suit, nous présentons 7 étapes clés qui permettent la réussite d’un processus d’intégration en entreprise.
Manuel du salarié
Il s’agit d’un document fondamental qui doit être remis au salarié dès son premier jour et qui doit comporter un certain nombre d'informations et de chiffres clés en relation avec l’entreprise et son domaine d’activité.
Le manuel du salarié doit comporter, entre autres, le mot du directeur, une présentation des différents départements, un organigramme à jour, une liste de contact à jour des différents responsables de cellules et les chiffres clés en relation avec les réalisations de l’entreprise.
Annoncer la nouvelle recrue
Il est important d’annoncer, à travers une communication interne généralisée, l’arrivée d’une nouvelle recrue au sein de votre entreprise. Cela permet aux autres départements de prendre connaissance de l’action de recrutement effectuée et au nouveau salarié une intégration plus optimale au sein de sa nouvelle communauté.
Bureau et package de bienvenue
Avant l’arrivée du nouveau salarié, vous devez lui préparer son espace de travail en mettant à sa disposition l’ensemble des outils et du matériel informatique dont il aura besoin pour mener à bien ses missions. Il est également important de présenter un package de bienvenue avec les goodies de l’entreprise (stylo, sac, brochure, etc.) Cela permet de créer un sentiment d’appartenance et favorise l’intégration du salarié.
Première journée
La première journée est décisive dans le cadre d’une intégration professionnelle. Il faut veiller à ne pas laisser le collaborateur dans des situations de doutes et d’incertitudes en l’accompagnant tout au long de la journée pour répondre à ses questions et à ses interrogations.
Désignation d’un binôme
Il est crucial de pouvoir désigner une personne bien spécifique pour accompagner la nouvelle recrue dans sa période d’intégration. En général, cette personne doit être issue du même département et doit connaître les mécanismes de fonctionnement de l’entreprise. Le binôme a pour mission principale de transmettre la culture d’entreprise au nouveau salarié et de faciliter son intégration au sein des autres départements. De préférence, le binôme doit être un profil senior.
Présentation du salarié au collègues
Les ressources humaines de l’entreprise ont pour mission principale de présenter le salarié au reste des collègues. Cette présentation doit faire l’objet d’une communication officielle envoyée en interne et d’une visite physique de l’ensemble du département. Il est important d’établir un contact, dès le premier jour avec le reste de l’équipe et ce, pour optimiser la productivité de tous.
Suivi post-intégration
Il est important de faire un suivi régulier avec le salarié après quelques jours de son intégration pour évaluer son ressenti au sein de l’entreprise. Cela vous permettra de prendre des actions concrètes en conséquence.
En respectant ces quelques étapes, vous serez certain de garantir une phase d’intégration optimale à l’ensemble de vos nouveaux salariés en entreprise.
Comment établir un plan d’intégration pour un nouveau collaborateur ?
Si vous souhaitez réussir l’intégration d’un nouveau collaborateur en entreprise, il faut procéder à la préparation d’un plan efficace minutieusement réfléchi en prenant en considération un certain nombre d’aspects et de fondamentaux.
La première chose à faire avant de passer à la mise en œuvre de votre plan d’intégration et de définir les objectifs escomptés à travers une telle démarche. Cela vous permettra d’envisager les actions à prendre en compte et les activités à prévoir dans ce sens. En définissant des objectifs clairs, vous développerez une stratégie d’intégration efficace sur tous les plans.
Pour élaborer un plan d’intégration efficace, il faut opter pour une démarche inclusive. L’arrivée d’un nouveau collaborateur ne concerne pas uniquement le département au sein duquel il va évoluer, mais concerne également les autres départements. Une coordination s’impose pour mettre en place un plan sur-mesure sans négliger aucune partie.
Vous devez également définir la période globale d’intégration et le temps nécessaire que prend chaque action. Cette estimation vous permettra de réserver les créneaux nécessaires pour chaque activité et vous donnera la possibilité de mieux organiser votre procédure globale d’intégration.
Vous devez également mettre en place un schéma d’évaluation post-intégration pour mesurer vos actions de façon concrète et afin de prendre de meilleures décisions pour optimiser l’intégration de vos collaborateurs.
Le plan d’intégration doit être structuré autour de trois étapes importantes. La première étape est une phase de découverte qui consiste à mettre le collaborateur directement dans le bain en lui faisant découvrir l’environnement professionnel dans lequel il sera amené à évoluer. Ceci se fait notamment à travers la présentation des équipes de chaque département.
La deuxième phase est une phase d’acquisition qui consiste à accompagner le collaborateur dans ses tâches quotidiennes. Il est important de transmettre à votre salarié les différents procédés et les différentes façons de faire que vous entreprenez en entreprise.
L’acquisition d’un nouveau savoir-faire fait partie du processus global d’intégration. La troisième étape est une étape de maîtrise qui a pour finalité de définir des objectifs professionnels clairs à votre collaborateur qu’il se doit de réaliser au cours de son passage en entreprise.
L’élaboration d’un plan d’intégration est par conséquent un exercice protéiforme qu’il convient de mener en impliquant le maximum de ressources et d’acteurs au sein de votre entreprise.
Pourquoi mettre en place un plan d’intégration ?
Le fait de mettre en place un plan d’intégration structuré et réfléchie permet à l’entreprise de bénéficier de plusieurs avantages inestimables.
Un plan d’intégration est un moyen de fidéliser vos nouveaux collaborateurs. Le nouveau salarié développe un sentiment d’appartenance dès son premier jour en entreprise car il se voit attribuer une importance exceptionnelle par son équipe et par les différents départements qui structurent l’entreprise.
Dans ce sens, il devient plus productif et développe un esprit d’équipe progressivement. Plusieurs enquêtes initiées dans ce sens ont abouti à des résultats dans ce sens. Un salarié qui bénéficie d’une intégration efficace est plus productif qu’un salarié marginalisé.
Le plan d’intégration permet une consolidation des acquis en entreprise et une mise en avant des valeurs et des principes qu’elle défend. Cet exercice est important et permet de renforcer l’image de l’entreprise au sein de son secteur d’activité et d’optimiser son positionnement.
Avoir un plan d’intégration claire et bien définie permet à votre entreprise de se distinguer des autres entreprises dans un marché hautement concurrentiel.
Comment évaluer votre plan d’intégration ?
Évaluer votre plan d’intégration vous permet de prendre les bonnes mesures et les actions concrètes en se basant sur des retours et des feedbacks objectifs.
Pour évaluer la qualité de votre plan d’intégration, rien de plus simple que d’entretenir un échange post-intégration avec vos collaborateurs en préparant des séries de questions quantitatives et qualitatives.
Il est important d’obtenir un retour direct des collaborateurs afin d’optimiser le processus d’intégration au sein de votre entreprise. L’évaluation doit se faire de façon régulière et doit concerner l’intégralité des salariés qui ont bénéficié du plan d’intégration.
Comment accompagner un nouveau collaborateur ?
Accompagner un nouveau collaborateur dans son intégration en entreprise est la responsabilité de tous les salariés qui font partie de l’entité. Chaque collaborateur doit mettre sa main à la patte en représentant le département auquel il appartient.
Pour accompagner le nouveau collaborateur, il faut commencer par organiser une journée d’intégration qui consiste à présenter les missions de chaque département et les personnes qui composent chaque cellule. Ceci permet au salarié de découvrir sa nouvelle communauté professionnelle de façon non formelle et plus adaptée.
Il est également important d’adapter le plan d’intégration à chaque profil en prenant en considération le poste du collaborateur et les missions et tâches qui lui seront affectées.
Comment organiser une journée d’intégration en entreprise ?
Une journée d’intégration est la première étape constitutive d’un plan d’intégration. Il s’agit du premier jour du salarié en entreprise. C’est une journée qui est communément réservée pour la présentation de l’entreprise et des collègues à la nouvelle recrue.
Avant d’organiser la journée d’intégration, il faut d’abord prévoir le budget qui sera alloué à cette démarche. Ceci se fait en collaboration avec le service financier de l’entité. Il est également important de définir les moyens logistiques et les ressources humaines qui seront déployés pour la réussite de votre journée d’intégration.
Vous devez également prévoir des activités ‘’originales’’ pour permettre aux collaborateurs de briser la glace avec leurs futurs collègues. L’objectif est de vite mettre à l’aise la nouvelle recrue pour qu’elle puisse commencer ses tâches et ses missions de la façon la plus optimale possible.
En général, la nouvelle recrue doit passer la journée d’intégration avec son manager direct afin d’échanger sur les optiques et perspectives de collaborations qui sont envisagées et envisageables.
Le plan d’intégration est un dispositif important qui permet à l’entreprise de mettre en avant les conditions idéales d’intégration de ses nouveaux collaborateurs. C’est un processus fondamental qui doit être mené avec rigueur et précision et qui doit connaître la participation de l’ensemble des ressources humaines de l’entité.
Article publié le 18 Août 2022par Ouzzaouit Moulay Nouamane