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Tout le monde reconnaît la valeur et les avantages de la formation des collaborateurs. Lorsqu’elle est effectuée en bonne et due forme, la formation contribue à rendre les salariés plus efficaces. Cela augmente leur productivité, et de fil en aiguille, les revenus de l’entreprise tout en réduisant les coûts relatifs à l’inefficacité. Une formation efficace peut, en outre, améliorer le bien-être au travail ce qui, à son tour, aide les collaborateurs à être plus satisfaits et plus engagés, augmentant ainsi le taux de rétention des meilleurs éléments.
Cependant, mettre en place un plan de formation efficace n'est pas une tâche facile. L'une des erreurs couramment commises par les personnes en charge de l’élaboration des plans de formation est de mettre en place des sessions d’apprentissage ne répondant à aucun objectif commercial. Ou encore focalisés sur des problématiques que la formation ne peut résoudre. Ou, enfin, sans en identifier les objectifs précis au préalable.
Vous trouverez ci-dessous une feuille de route, étape par étape, pour vous aider à créer un plan de formation efficace et servant des objectifs tangibles.
Etape 1 : Evaluer les besoins de formation
Étape 2 : Gardez à l’esprit que vous vous adressez à des adultes
Étape 3 : Déterminez les objectifs de la formation
Étape 4 : Concevoir le plan de formation
Étape 5 : Développez vos supports de formation
Imaginez qu’un collaborateur perçoit un quelconque problème et pense qu'un nouveau programme de formation pourrait le résoudre. Par exemple, un directeur de production dirait que ses collaborateurs doivent être plus efficaces et créer plus d'unités d'un produit donné. Dans une telle configuration, il est très tentant de se précipiter et d’élaborer une formation à la va-vite. Toutefois, la règle d’or quand il s’agit de plans de formation en entreprise est de toujours prendre du recul pour évaluer la situation dans sa globalité. En effet, c'est précisément là où intervient l’évaluation des besoins de formation.
L'évaluation des besoins de formation de base est un processus en quatre étapes, qui déterminent :
A première vue, cela semble assez simple, mais décomposons un peu plus ces quatre étapes.
En règle générale, il ne faut jamais mettre en place un plan de formation si vous ne savez pas pourquoi vous le faites ou que celui-ci ne soutient pas directement un objectif commercial de l’entreprise. En effet, les objectifs commerciaux comprennent :
De ce fait, l’exemple type d’un objectif commercial est de former les collaborateurs à fabriquer un nouveau produit.
Une fois que vous avez identifié votre objectif commercial, demandez-vous ce que vos salariés doivent faire pour atteindre ce but. Au cours de cette phase, vous identifierez « l'écart de performance » entre ce que vos employés peuvent faire à l’heure présente et ce qu'ils doivent être en mesure de réaliser. Pour continuer avec notre exemple du nouveau produit, les collaborateurs peuvent avoir besoin de savoir ce qu'est le nouveau produit, comment le produit est fabriqué et (surtout) les tâches qu’ils doivent effectuer pour le fabriquer.
Vous avez identifié ce que les travailleurs doivent faire. Vous devez maintenant identifier les activités de formation qui les aideront à apprendre à effectuer ces tâches. Si l’on poursuit avec notre exemple, cela peut inclure une explication rapide et brève des caractéristiques du nouveau produit, un aperçu du processus global de production et des démonstrations mêlées à des exercices pratiques reprenant les tâches que les collaborateurs devront effectuer.
Tout d'abord, tenez compte des caractéristiques de vos collaborateurs afin de déterminer le type de formation qui leur sera bénéfique. Dans un monde parfait, vous répondrez aux besoins de formation de chaque individu, mais ce n'est pas toujours possible. Vous devrez donc tenir compte des caractéristiques moyennes du groupe de collaborateurs dans son ensemble.
Voici quelques éléments à prendre en considération : les collaborateurs sont-ils plus à l'aise avec une formation assistée par ordinateur ou une formation dirigée par un instructeur ? Aiment-ils l'apprentissage autoguidé ou à leur propre rythme, ou auraient-ils du mal à suivre dans un tel environnement ? Sont-ils jeunes ou plutôt âgés ? Y a-t-il des problèmes culturels qui peuvent interférer avec l’apprentissage ? Apprennent-ils mieux en lisant, en écoutant ou en pratiquant ? etc.
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Les collaborateurs que vous souhaitez former sont des adultes, et les adultes partagent certaines caractéristiques qui rendent la formation plus efficace. Si votre formation reconnaît et respecte les principes de base d'apprentissage des adultes, elle touche la voie de réussite. Si, à contrario, elle ne tient pas compte de ces principes, ce sera probablement une perte de budget sèche.
Quels sont donc les principes d’apprentissage des adultes ?
Vous pouvez par la suite voir comment ces principes sont liés aux caractéristiques de l'apprenant que vous avez identifiées lors de votre évaluation des besoins de formation. Ainsi, vous pouvez imaginer comment ils devraient affecter votre plan de formation pendant sa conception et son exécution.
Les objectifs d'apprentissage sont une liste de tâches / actions que les collaborateurs doivent être capables de réaliser une fois la formation terminée. Pensez aux objectifs de formation comme des éléments vers lesquels tous les aspects de votre formation doivent pointer. Une fois que vous avez identifié vos objectifs d'apprentissage, créez un contenu qui couvre ces objectifs, exclusivement. En outre, tous les questionnaires, tests, études de cas ou exercices pratiques effectués pendant la formation doivent tous avoir pour but l’évaluation de la compréhension des objectifs d’apprentissage par les collaborateurs.
Un objectif d'apprentissage peut concerner :
Lorsque vous écrivez un objectif, il doit avoir cinq caractéristiques, connues collectivement sous l'acronyme SMART. Ainsi, l'objectif doit être :
Un objectif de formation devrait comprendre quatre parties, qui seront plus faciles à se remémorer en leur attribuant les lettres ABCD. Premièrement, il doit comprendre un acteur qui réalisera l'objectif (les collaborateurs que vous formez). Ensuite, il doit inclure un comportement que l'acteur doit exécuter (ce comportement doit être exprimé comme un verbe qui définit le comportement des collaborateurs, comme « réciter » ou « tourner »). De plus, il doit comprendre les conditions dans lesquelles les employés doivent adopter le comportement (par exemple, « quand un client se présente au comptoir d’accueil, le collaborateur doit… »). Enfin, il doit aussi bien indiquer dans quelle mesure / fréquence le collaborateur doit adopter le comportement (par exemple, 3 fois par mois ou 1 fois par jour).
Lorsque vous concevez votre plan de formation, gardez à l'esprit les points suivants :
Vous pouvez créer une variété de supports de formation en utilisant plusieurs outils différents au cours de cette étape. Voici quelques options :
Ce ne sont que quelques idées de supports que vous pouvez utiliser. En fait, la technologie apporte chaque jour de nouvelles possibilités, notamment la réalité virtuelle et la réalité augmentée. Alors, soyez créatif et mélangez-les pour mieux répondre aux besoins de formation de vos collaborateurs.
Bien que la formation continue joue un rôle primordial dans le développement des compétences des collaborateurs et, ipso facto, dans l’efficience et la compétitivité globale de l’entreprise, elle n’atteint ses objectifs que sous certaines conditions. En effet, la façon dont est conçu le plan de formation, développé et mis en œuvre, est la clé de voûte de toute formation efficace. Si vous suivez les étapes énumérées ci-dessus, vous constaterez que vos plans de formation seront beaucoup plus efficaces, conduisant à un ROI (retour sur investissement) optimal, à des collaborateurs plus performants et épanouis et, in fine, à la réalisation des objectifs commerciaux de l’organisation.
