Comment établir un plan de formation efficace pour votre entreprise ?

Tout le monde reconnaît la valeur et les avantages de la formation des collaborateurs. Lorsqu’elle est effectuée en bonne et due forme, la formation contribue à rendre les salariés plus efficaces. Cela augmente leur productivité, et de fil en aiguille, les revenus de l’entreprise tout en réduisant les coûts relatifs à l’inefficacité. Une formation efficace peut, en outre, améliorer le bien-être au travail ce qui, à son tour, aide les collaborateurs à être plus satisfaits et plus engagés, augmentant ainsi le taux de rétention des meilleurs éléments.

Cependant, mettre en place un plan de formation efficace n'est pas une tâche facile. L'une des erreurs couramment commises par les personnes en charge de l’élaboration des plans de formation est de mettre en place des sessions d’apprentissage ne répondant à aucun objectif commercial. Ou encore focalisés sur des problématiques que la formation ne peut résoudre. Ou, enfin, sans en identifier les objectifs précis au préalable.

Vous trouverez ci-dessous une feuille de route, étape par étape, pour vous aider à créer un plan de formation efficace et servant des objectifs tangibles.

Contenu :

Etape 1 : Evaluer les besoins de formation

• Identifier l’objectif commercial
• Déterminer les tâches à effectuer
• Déterminer les activités de formation
• Déterminer les caractéristiques des collaborateurs visés

Étape 2 : Gardez à l’esprit que vous vous adressez à des adultes

Étape 3 : Déterminez les objectifs de la formation

• Les objectifs peuvent concerner les connaissances, les compétences ou les attitudes
• Vos objectifs doivent être « SMART »
• Segmentez vos objectifs de formation en quatre parties (ABCD)

Étape 4 : Concevoir le plan de formation

Étape 5 : Développez vos supports de formation

Conclusion

Etape 1 : Evaluer les besoins de formation

Pour détecter les besoins de formation, il est nécessaire de déterminer l’objectif commercial, les tâches à effectuer, les activités à inclure et les caractéristiques des collaborateurs.

Imaginez qu’un collaborateur perçoit un quelconque problème et pense qu'un nouveau programme de formation pourrait le résoudre. Par exemple, un directeur de production dirait que ses collaborateurs doivent être plus efficaces et créer plus d'unités d'un produit donné. Dans une telle configuration, il est très tentant de se précipiter et d’élaborer une formation à la va-vite. Toutefois, la règle d’or quand il s’agit de plans de formation en entreprise est de toujours prendre du recul pour évaluer la situation dans sa globalité. En effet, c'est précisément là où intervient l’évaluation des besoins de formation.

L'évaluation des besoins de formation de base est un processus en quatre étapes, qui déterminent :

• Un objectif commercial clair que la formation peut soutenir ;
• Les tâches que les collaborateurs doivent effectuer pour que l'entreprise puisse atteindre cet objectif ;
• Les activités de formation qui aideront les collaborateurs à apprendre à effectuer les tâches identifiées ;
• Les caractéristiques des collaborateurs afin de rendre l’apprentissage plus efficace.

A première vue, cela semble assez simple, mais décomposons un peu plus ces quatre étapes.

Identifier l'objectif commercial

En règle générale, il ne faut jamais mettre en place un plan de formation si vous ne savez pas pourquoi vous le faites ou que celui-ci ne soutient pas directement un objectif commercial de l’entreprise. En effet, les objectifs commerciaux comprennent :

• L'augmentation des revenus et de l'efficacité ;
• La réduction des coûts ;
• Le lancement d'un nouveau produit ;
• L'enseignement d'un processus de production (nouveau ou modifié) ;
• Ou encore, le respect des réglementations en vigueur.

De ce fait, l’exemple type d’un objectif commercial est de former les collaborateurs à fabriquer un nouveau produit.

Déterminer les tâches à effectuer

Une fois que vous avez identifié votre objectif commercial, demandez-vous ce que vos salariés doivent faire pour atteindre ce but. Au cours de cette phase, vous identifierez « l'écart de performance » entre ce que vos employés peuvent faire à l’heure présente et ce qu'ils doivent être en mesure de réaliser. Pour continuer avec notre exemple du nouveau produit, les collaborateurs peuvent avoir besoin de savoir ce qu'est le nouveau produit, comment le produit est fabriqué et (surtout) les tâches qu’ils doivent effectuer pour le fabriquer.

Déterminer les activités de formation 

Vous avez identifié ce que les travailleurs doivent faire. Vous devez maintenant identifier les activités de formation qui les aideront à apprendre à effectuer ces tâches. Si l’on poursuit avec notre exemple, cela peut inclure une explication rapide et brève des caractéristiques du nouveau produit, un aperçu du processus global de production et des démonstrations mêlées à des exercices pratiques reprenant les tâches que les collaborateurs devront effectuer.

Déterminer les caractéristiques des collaborateurs visés

Tout d'abord, tenez compte des caractéristiques de vos collaborateurs afin de déterminer le type de formation qui leur sera bénéfique. Dans un monde parfait, vous répondrez aux besoins de formation de chaque individu, mais ce n'est pas toujours possible. Vous devrez donc tenir compte des caractéristiques moyennes du groupe de collaborateurs dans son ensemble.

Voici quelques éléments à prendre en considération : les collaborateurs sont-ils plus à l'aise avec une formation assistée par ordinateur ou une formation dirigée par un instructeur ? Aiment-ils l'apprentissage autoguidé ou à leur propre rythme, ou auraient-ils du mal à suivre dans un tel environnement ? Sont-ils jeunes ou plutôt âgés ? Y a-t-il des problèmes culturels qui peuvent interférer avec l’apprentissage ? Apprennent-ils mieux en lisant, en écoutant ou en pratiquant ? etc.

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Étape 2 : Gardez à l'esprit que vous vous adressez à des adultes 

Connaître les principes d’apprentissage des adultes, à qui vous vous adressez, est très important pour mener votre plan de formation à bon port.

Les collaborateurs que vous souhaitez former sont des adultes, et les adultes partagent certaines caractéristiques qui rendent la formation plus efficace. Si votre formation reconnaît et respecte les principes de base d'apprentissage des adultes, elle touche la voie de réussite. Si, à contrario, elle ne tient pas compte de ces principes, ce sera probablement une perte de budget sèche.

Quels sont donc les principes d’apprentissage des adultes ?

• Sont autogérés ;
• Viennent à la formation avec un bagage de connaissances, d'expériences et d'opinions préexistantes ;
• Sont orientés vers un but ;
• Demandent une formation pertinente ;
• S’attendent à une formation pratique, axée sur les tâches à réaliser ;
• Apprennent plus facilement lorsqu’ils comprennent et reconnaissent ce que la formation leur apporte de concret ;
• Veulent se sentir respectés.

Vous pouvez par la suite voir comment ces principes sont liés aux caractéristiques de l'apprenant que vous avez identifiées lors de votre évaluation des besoins de formation. Ainsi, vous pouvez imaginer comment ils devraient affecter votre plan de formation pendant sa conception et son exécution.

Étape 3 : Déterminez les objectifs de la formation 

Avant de créer votre plan de formation, il est essentiel d’établir une liste d'objectifs d'apprentissage, qui sont la clé de réussite de votre formation.

Les objectifs d'apprentissage sont une liste de tâches / actions que les collaborateurs doivent être capables de réaliser une fois la formation terminée. Pensez aux objectifs de formation comme des éléments vers lesquels tous les aspects de votre formation doivent pointer. Une fois que vous avez identifié vos objectifs d'apprentissage, créez un contenu qui couvre ces objectifs, exclusivement. En outre, tous les questionnaires, tests, études de cas ou exercices pratiques effectués pendant la formation doivent tous avoir pour but l’évaluation de la compréhension des objectifs d’apprentissage par les collaborateurs.

Les objectifs peuvent concerner les connaissances, les compétences ou les attitudes

Un objectif d'apprentissage peut concerner :

• Des éléments que vos apprenants peuvent « savoir » (comme la façon dont le produit circule dans une machine) ;
• Les compétences que votre apprenant peut exécuter (comme enfiler des matériaux dans une machine) ;
• Et enfin, les attitudes que vos collaborateurs peuvent adopter (comme l'importance de manipuler correctement une machine afin de créer le meilleur produit possible).

Vos objectifs doivent être « SMART »

Lorsque vous écrivez un objectif, il doit avoir cinq caractéristiques, connues collectivement sous l'acronyme SMART. Ainsi, l'objectif doit être :

• Spécifique, c'est-à-dire qu'il est très clairement énoncé et sa signification est également évidente pour tout le monde.
• Mesurable, ce qui signifie que tout le monde peut savoir si l'apprenant le comprend ou non.
• Réalisable, ce qui signifie que l'apprenant a une chance réelle de l’atteindre.
• Pertinent, ce qui dit qu'il est important pour le travail du collaborateur.
• Limité dans le temps, ce qui signifie qu'il a une durée définie où l'apprenant doit être en mesure de réaliser l'objectif (généralement, après la formation).

Segmentez vos objectifs de formation en quatre parties (ABCD)

Un objectif de formation devrait comprendre quatre parties, qui seront plus faciles à se remémorer en leur attribuant les lettres ABCD. Premièrement, il doit comprendre un acteur qui réalisera l'objectif (les collaborateurs que vous formez). Ensuite, il doit inclure un comportement que l'acteur doit exécuter (ce comportement doit être exprimé comme un verbe qui définit le comportement des collaborateurs, comme « réciter » ou «  tourner »). De plus, il doit comprendre les conditions dans lesquelles les employés doivent adopter le comportement (par exemple, « quand un client se présente au comptoir d’accueil, le collaborateur doit… »). Enfin, il doit aussi bien indiquer dans quelle mesure / fréquence le collaborateur doit adopter le comportement (par exemple, 3 fois par mois ou 1 fois par jour).

Étape 4 : Concevoir le plan de formation

Mettre en place un plan de formation est une phase de planification déterminante avant l’implémentation de la formation.

Lorsque vous concevez votre plan de formation, gardez à l'esprit les points suivants :

• N'oubliez pas qu'il est important de concevoir votre plan avant de vous précipiter vers l'étape suivante de développement ;
• Concentrez-vous principalement sur les besoins d'apprentissage de vos collaborateurs, et non sur ce qui est facile / accessible pour vos formateurs ;
• Créez uniquement des contenus de formation et des évaluations directement liés à vos objectifs d'apprentissage ;
• N'oubliez pas les principes d'apprentissage pour adultes énoncés plus haut ;
• Incluez autant de travaux pratiques ou de simulations que possible : nous apprenons mieux en nous exerçant ;
• Dans la mesure du possible, donnez aux collaborateurs le contrôle sur le processus d'apprentissage (au lieu du formateur) ;
• Faites en sorte de prévoir des sessions / temps durant lesquels les collaborateurs pourront parler et interagir avec le formateur et entre eux pendant la formation ;
• Assurez-vous d’entrecouper la formation de sessions de feedback pour augmenter les chances de compréhension de vos collaborateurs ;
• Divisez votre plan de formation en petits « morceaux » plus faciles à assimiler et à comprendre ;
• Essayez d'utiliser une approche « d'apprentissage mixte », qui comprend plusieurs formats différents de formation (sur ordinateur, dirigée par un instructeur, etc.) ;
• Idéalement, intégrez la narration et les scénarios dans votre formation ;
• Dans la mesure du possible, essayez de faire appel au maximum de sens chez vos collaborateurs pendant la formation ; vue, audition, toucher, odorat et goût. La vue est de loin le sens le plus important de l'apprentissage. Cependant, la combinaison - lorsque c'est possible - aide à une expérience de formation optimale.

Étape 5 : Développez vos supports de formation

Après avoir conçu votre plan de formation, il est temps de commencer à développer vos supports de formation. 

Vous pouvez créer une variété de supports de formation en utilisant plusieurs outils différents au cours de cette étape. Voici quelques options :

• Word, Excel et autres applications « Office » similaires pour créer des documents à l'intention des collaborateurs, des plans de formation à distribuer et des notes pour le formateur ;
• PowerPoint pour des projections en classe et / ou des documents à remettre aux employés. Attention aux présentations PowerPoint qui ne sont rien d'autre que des écrans de puces. Il n’y a rien de pire pour désintéresser et baisser la concentration des apprenants…
• Tableaux, affiches ou graphiques générés par ordinateur pour présenter des supports visuels pendant la formation ;
• Outils d’e-learning tels que : Articulate Studio , Storyline ou Adobe Captivate pour créer des modules de formation en ligne.

Ce ne sont que quelques idées de supports que vous pouvez utiliser. En fait, la technologie apporte chaque jour de nouvelles possibilités, notamment la réalité virtuelle et la réalité augmentée. Alors, soyez créatif et mélangez-les pour mieux répondre aux besoins de formation de vos collaborateurs.

Conclusion 

Bien que la formation continue joue un rôle primordial dans le développement des compétences des collaborateurs et, ipso facto, dans l’efficience et la compétitivité globale de l’entreprise, elle n’atteint ses objectifs que sous certaines conditions. En effet, la façon dont est conçu le plan de formation, développé et mis en œuvre, est la clé de voûte de toute formation efficace. Si vous suivez les étapes énumérées ci-dessus, vous constaterez que vos plans de formation seront beaucoup plus efficaces, conduisant à un ROI (retour sur investissement) optimal, à des collaborateurs plus performants et épanouis et, in fine, à la réalisation des objectifs commerciaux de l’organisation.