Quels sont les meilleurs logiciels de gestion de planning de formation ?

Pour assurer la montée en compétences de ses salariés, une entreprise doit investir dans des sessions de formation régulières et adaptées aux différents besoins de ses employés. En effet, la formation est un moyen d’acquérir de nouvelles techniques et de nouvelles connaissances nécessaires à la réalisation des missions de tous les jours.

C’est aussi un moyen d’optimiser la productivité et le workflow en interne afin d’obtenir de meilleurs résultats. Pour réussir le planning de votre formation, vous pouvez recourir à des logiciels de gestion de planning de formation disponibles, pour leur plus part, gratuitement en ligne. Il s’agit d’un ensemble de plateformes offrant des options et des fonctionnalités avancées en matière de planification.

Dans cet article, nous allons dans un premier temps présenter une définition complète et précise du programme de formation en précisant les composantes qui caractérisent le planning de formation. Ensuite, nous mettrons en avant l’importance de l’utilisation de logiciels dédiés pour la réalisation de la démarche de planification en partageant quelques exemples concrets.

Table des matières

C’est quoi un programme de formation ?

Comment faire un planning de formation ?

Quels sont les éléments d'un plan de formation ?

C'est quoi la gestion de la formation ?

Pourquoi utiliser un logiciel de gestion de formation ?

Quels sont les meilleurs logiciels de gestion de planning de formation ?

C’est quoi un programme de formation ?

Un programme de formation est un document soigneusement élaboré par le ou les responsable(s) de formation dans le but de présenter le déroulement, les objectifs escomptés et les modalités d’évaluation et de suivi d’une formation spécifique. Le programme de formation est destiné, non seulement aux participants et bénéficiaires, mais concerne l’ensemble des parties prenantes impliquées dans la formation.

Le programme de formation doit être détaillée et exhaustive. Il constitue un repère et une référence de taille pour toutes personnes portant un intérêt quelconque pour la formation. Dans ce sens, le programme doit également mettre à disposition des participants les moyens humains, logistiques et financiers mobilisés pour la réussite de la formation. La transparence est un critère fondamental dans la rédaction de ce type de document.

Le programme de formation permet également aux participants d’anticiper un certain nombre de paramètres en termes d’organisation, surtout si la formation proposée est exclusivement en présentiel.

Nous pouvons clairement dire que le programme de formation est un document crucial qu’il convient de rédiger collectivement et non de façon individuelle.  En cas de modifications de dernières minutes ou d’imprévus, il est important de pouvoir notifier toutes les parties prenantes afin de prendre les dispositions adéquates.

Le programme de formation doit impérativement inclure des informations de contact. Les intéressés par le cursus doivent pouvoir disposer d’un point de contact disponible et pouvant répondre à leurs multiples interrogations

Comment faire un planning de formation ?

Pour faire un planning de formation, il est important de respecter un certain nombre d’étapes importantes. L’objectif est de présenter un planning élaboré dans les règles de l’art et incluant l’ensemble des points nécessaires qui caractérisent la formation. Cette démarche est inclusive et doit impliquer les participants concernés par la formation.

• Bilan et brainstorming : Avant de faire un planning de formation, vous devez faire un récapitulatif des différentes actions menées par vos équipes afin de faire un état des lieux de la situation. Vous devez identifier les opportunités et les risques pour pouvoir adapter votre planning de formation en conséquence. Ce travail de remue méninge de ne se fait pas de façon individuelle mais en équipe.

• Envoyer un questionnaire en amont : Si vous êtes une entreprise qui propose des séries de formation à ses collaborateurs, il est important de leur envoyer un questionnaire en amont pour identifier la catégorie de formation dont ils souhaiteraient bénéficier. Ceci vous permettra de préparer un planning de formation ciblé et sur mesure qui aura un impact positif sur le quotidien de vos employés.

• Préparer le planning de formation : Votre planning peut prendre la forme d’un tableau avec plusieurs sections et rubriques. Il est toutefois important d’inclure la date de lancement et de clôture du programme, le titre de la formation et les thématiques qui seront abordées en précisant un créneau fixe pour chaque module. Le planning doit être validé par le responsable de la formation avant l’envoi aux participants.

• Communiquer le planning aux employés : Une entreprise doit pouvoir communiquer le plan de formation à l’ensemble des collaborateurs concernés par la démarche et ce, pour éviter les confusions.

Pour faire un planning de formation, vous pouvez utiliser plusieurs logiciels dédiés exclusivement à cet exercice. Outre Microsoft Excel ou Trello, d’autres logiciels sont gratuitement disponibles en ligne et vous permettent de réaliser cette mission dans de très bonnes conditions.

Quels sont les éléments d'un plan de formation ?

Pour réussir votre plan de formation, vous devez impérativement intégrer des catégories d’information bien définies. Les éléments à mettre en avant sont les suivants :

Présentation générale : Vous devez présenter les informations clés de votre structure en mettant l’accent sur la thématique central de la formation proposée. La présentation doit inclure également le logo et le nom de votre entreprise et l’édition de la formation.

Déroulement : Il est important de présenter un aperçu détaillé sur le déroulement de la formation en précisant le nom de chaque module, les compétences visées et surtout le nom et prénom des formateurs et des experts chargés d’assurer les sessions de formation.

Vision : Il convient également de préciser la vision et l’objectif escompté derrière une telle action. Si votre but est de revaloriser les compétences et les connaissances de vos employés, mentionnez-le clairement dans votre plan de formation. Cela donnera plus de crédibilité à votre programme et encouragera vos employés à s’inscrire massivement pour bénéficier de la formation.

Modalités d’évaluation : Pour valider votre formation, il est de coutume de passer et de réussir un certain nombre d’épreuve. Dans ce sens, votre plan de formation ne peut être complet que s’il comporte les modalités d’évaluation que vous comptez entreprendre. Celles-ci sont validées en amont par les responsables pédagogiques de chaque module.

Contact : Une rubrique contact doit obligatoirement figurer sur votre plan de formation afin de permettre aux personnes ayant des interrogations ou des confusions de poser leurs questions en toute facilité. Vous devez mentionner un numéro de téléphone joignable pour les demandes urgentes et une adresse e-mail opérationnelle pour les demandes écrites.

C'est quoi la gestion de la formation ?

La gestion de la formation est une tâche protéiforme qui implique un certain nombre de responsabilités. La personne chargée de la gestion de la formation doit avant toute chose avoir une idée claire sur le cadre conventionnel et juridique en vigueur en relation avec la formation professionnelle. Cela permet d’éviter les dysfonctionnements et les blocages.

La gestion de la formation implique également l’identification des intervenants et des formateurs qui ont des compétences pédagogiques irréprochables afin d’assurer un transfert de compétences en bonne et due forme. Vous devez être en mesure de trouver des accords gagnant-gagnant avec les formateurs et de faire un suivi régulier avec chaque profil. Il est important de recruter des formateurs ayant une maîtrise confirmée de leurs domaines d’expertise.

Un autre aspect important qui caractérise la gestion de la formation est celui de la logistique. La réussite d’une formation implique naturellement la mobilisation d’un certain nombre de ressources financières et humaines. Vous devez être en mesure de coordonner avec l’ensemble des parties prenantes (professeurs, prestataires, services IT, logistique, etc.) pour que le déroulement de la formation se passe dans de bonnes conditions.

Il est fondamental aussi de garder un œil sur le budget et le financement de la formation. Le développement des compétences de vos salariés ne doit pas impacter négativement les ressources financières de votre trésorerie. Par conséquent, il est important de trouver des sources de financement dédiés exclusivement à cet exercice.

A la fin de chaque formation, et pour une meilleure gestion des formations à venir, il convient de préparer un bilan récapitulatif de l’ensemble des actions menées. Le bilan vous permet d’identifier les opportunités et les risques rencontrés afin de prendre des décisions plus rationnelles.

Pourquoi utiliser un logiciel de gestion de formation ?

La gestion de planning d’une formation est une tâche qui implique une rigueur infaillible et un degré de précision élevé. L’objectif est de pouvoir trouver des créneaux et des disponibilités qui conviennent aussi bien aux formateurs qu’au apprentis.

Pour mener à bien cette tâche, il est recommandé d’utiliser des logiciels et des outils informatiques bien définis. La gestion de planning manuelle et non automatisée peut facilement induire en erreur. Les risques de confusion et d’imprécision restent élevés.

Les logiciels de gestion de formation permettent aux utilisateurs de bénéficier d’un certain nombre d’avantages inestimables. Les options et les paramètres de bases qui sont intégrés au niveau de ces plateformes sont d’une importance majeure et permettent une meilleure productivité et un meilleur rendement.

Un logiciel de gestion de formation vous permet de mener votre formation professionnelle conformément à la réglementation et aux dispositions législatives en vigueur. Les logiciels sont conçus de sorte à respecter la loi à travers un système de mise à jour automatisé.

Utiliser un logiciel de gestion de formation vous permet également un gain de temps précieux. La majorité des tâches sont automatisées et enregistrées au niveau du logiciel. Cela vous évitera de faire de la saisie manuelle qui peut entraîner des erreurs et des confusions inutiles. Vous pouvez sauvegarder l’état d’avancement de votre travail et y revenir à tout moment pour le finaliser sans perdre votre évolution.

Il est aussi possible d’évaluer la qualité de votre travail et de votre formation à travers votre logiciel de gestion de formation. La qualité est un élément important qui permet de valoriser votre formation. A travers un certain nombre d’options intégrées, vous avez la possibilité également de récolter des feedbacks instantanés de la part des bénéficiaires sur la qualité et la pertinence de la formation proposée.

La traçabilité est importante lorsqu’il s’agit de concevoir et de mettre en œuvre des formations professionnelles au profit de vos employés. Les logiciels de gestion de formation permettent un archivage instantané et sécurisé de l’ensemble des composantes de votre formation. Vous pouvez enregistrer chaque module dans un espace dédié.

Quels sont les meilleurs logiciels de gestion de planning de formation ?

Plusieurs logiciels de gestion de planning de formation sont proposés dans le marché. Certains sont gratuits et d’autres payants. Le choix du logiciel dépend fortement de la nature de la formation que vous souhaitez proposer aux participants. Ci-après, nous vous proposons quelques-uns des logiciels les plus utilisés de nos jours.

• Blue note training : Il s’agit d’un logiciel qui a été conçu en 2013 pour répondre à un besoin particulier à savoir celui de la gestion des plannings de formation. Il s’agit d’un logiciel payant (80 euros / mois) qui est utilisé principalement par les centres de formation.

 Il comprend plusieurs fonctionnalités importantes tels que la gestion de la relation client, le financement de la formation, la gestion du planning, l’intégration des cours et des modules en temps réel ainsi qu’une option de connexion avec Microsoft Excel.

• YPK - Hop3 Team: Développé en 2019 par Hop3 Team, ce logiciel est une merveille. A seulement 59 euros / mois, il dispose de plusieurs fonctionnalités et options permettant une planification optimale de vos formations. C’est un logiciel qui ne comprend pas de frais d’ouverture/fermeture.

L’interface est intuitive et l’exploitation des options proposées est simple. Il permet de réaliser un suivi qualité de vos prestations et un envoi massif de documents aux participants. Vous pouvez également intégrer des signatures digitales confirmées.

• Form.Dev : Conçu en 2016, Form.dev est un logiciel qui est utilisés par plusieurs organismes de formation de taille différente. Il est disponible à partir de 56 euros / mois et comprend un nombre de 1500 utilisateurs par mois.

Il permet l’envoi automatique de courriels électroniques et de messages SMS. Sa configuration est facile à retenir et son interface est l’une des plus intuitives.

• Digiforma : Développé en 2017, Digiforma est utilisé par plus de 2000 organismes chaque mois. L’abonnement mensuel est de 69 euros seulement et comprend toutes les fonctionnalités de base proposées par le logiciel.

Cela comprend notamment la gestion achat, la gestion financière et une plateforme d'e- learning. L’outil permet de générer des graphiques et des tableaux de bord pour voir les indicateurs de performances les plus utiles.

La gestion du planning de formation est une démarche responsable qui implique une rigueur infaillible et un suivi permanent. Les formations sont de plus en plus disponibles de nos jours car les entreprises souhaitent assurer la montée en compétence de leurs salariés pour rester compétitifs dans le marché.

 Pour établir un planning de formation dans les règles de l’art et afin d’assurer une gestion optimale de tous les aspects de votre formation, il est crucial d'utiliser un logiciel exclusivement dédié à cet exercice.