Modèle de planning de formation sous MS Excel
Elaborer un plan de formation clair et efficace en cinq étapes
Article rédigé par : Abderrahim Silm
Le plan de formation est un document de référence incontournable dans les stratégies de formation professionnelle en entreprise. Voici comment l’élaborer.
Les entreprises ont tout intérêt à mettre en place une politique de formation. La formation professionnelle leur permet d’améliorer leur performance, d’optimiser leur rentabilité et de faire fructifier les compétences de leurs salariés.
En bénéficiant des formations à forte valeur ajoutée, les employés peuvent acquérir de nouvelles compétences qui leur permettent de s’adapter à leur poste de travail, de faire face aux évolutions incessantes des emplois, des technologies et des organisations. Un des principes fondamentaux d’une stratégie de formation en entreprise consiste à construire un plan de formation clair et efficace.
Le plan de formation, un outil stratégique et incontournable
Le plan de formation (PF) est un document constitué de l’ensemble des formations décidées par l’entreprise au bénéfice de ses salariés, au cours d’une année. Sa valeur et son importance résident dans le fait qu’il sert à tracer la feuille de route pour le déroulement des formations à dispenser aux collaborateurs. Il apporte des réponses précises aux questions concernant la conception et le déploiement des formations.
Ce qu’il faut bien savoir, c’est que, depuis le 1er janvier 2019, « Le plan de développement des compétences » a remplacé « Le plan de formation ». Comme il est encadré par la législation, il faut absolument consulter les représentants du personnel pour le mettre en place.
Notez aussi que cette évolution offre une nouvelle possibilité : la « téléformation ». Maintenant, la formation des salariés peut être effectuée à distance.
Suivez une démarche rigoureuse pour construire votre plan de formation
Élaborer ce document de référence requiert de passer par plusieurs étapes-clés.
Voici les étapes les plus importantes.
Etape n°1 : Commencez par désigner un responsable de formation
La première chose à faire, cela va de soi, c’est de désigner un comité de pilotage de votre projet de formation. Ce qu’il faut bien comprendre, c’est qu’il s’agit d’un document stratégique et que, par conséquent, sa rédaction implique la participation de tous les acteurs de l’entreprise.
Ce comité comprend un responsable de formation qui a pour mission principale d’établir le plan de formation. Il se charge de la mise en œuvre et du suivi du PF. Il joue aussi le rôle de médiateur entre l’entreprise, les employés et les organismes de formation.
Il doit posséder de réelles qualités pédagogiques et relationnelles. Doté du sens de l’écoute, de l’initiative, de l’organisation et rigoureux, le chargé de formation participe activement à la conception et à l’animation des formations.
Etape n°2 : Déterminez les besoins en formation de vos salariés
Une des tâches du responsable de formation est de déterminer pourquoi vous avez intérêt à dispenser des formations à vos salariés. Voilà pourquoi il faut impliquer les personnes concernées par la formation dans ce projet.
L’analyse des besoins en formation (ABF) revêt une importance capitale, parce qu’elle permet de déterminer de manière claire et précise les besoins en développement des compétences. Le but est de recenser les savoir-faire à améliorer, les compétences à acquérir, les personnes qui bénéficieront des formations, etc.
Évidemment, il existe plusieurs méthodes pour réaliser l’ABF. Dans toutes ces méthodes, le chargé de formation mène des entretiens professionnels avec les collaborateurs, utilise des questionnaires et d’autres documents, pour se faire une idée complète, claire et précise des besoins individuels et collectifs en formation, et des attentes des participants.
Etape n°3 : Mais accordez une importance toute particulière à la priorisation et à la budgétisation
Pourquoi ? Parce que beaucoup de comités de pilotage des projets de formation se fixent des objectifs inatteignables et irréalistes. Résultat : soit les plans de formation ne sont pas mis en œuvre, soit leur mise en œuvre se heurte à une multitude de difficultés et d’obstacles.
La priorisation et la budgétisation fixent des limites concrètes pour votre plan de formation. Un bon plan de formation doit rester en accord avec les orientations stratégiques et les priorités de l’entreprise, en matière de formation.
Hiérarchisez les priorités stratégiques de votre entreprise en matière de formation. Déterminez les besoins en compétences les plus importants, les collaborateurs qui ont le plus besoin des formations, les objectifs pédagogiques de votre plan de formation, l’enveloppe budgétaire que votre entreprise peut consacrer à ce projet, etc.
Un cahier de charges vous est très utile : il vous aide à y voir clair. Etudiez soigneusement cet investissement dans les compétences. Cela vous évitera bien des déboires !! Bref, il faut rester objectif et réaliste durant toutes les étapes de l’élaboration du plan de formation.
Etape n°4 : Elaborez un plan de mise en œuvre de votre plan de formation
Cette étape est cruciale : elle consiste à déterminer la réponse aux besoins de développement des compétences et la formation adaptée à chaque besoin, avec le maximum d’informations, de détails et de précisions, à la lumière des besoins en formation collectés.
Il s’agit d’établir un tableau qui répertorie toutes les informations nécessaires à la mise en marche des actions de formation : les besoins en formation, l’ensemble des formations, leur durée, les participants, les périodes, les objectifs pédagogiques, les ressources matérielles essentielles à la mise en place effective du plan, etc.
Pour répondre à la question : « Quand les formations auront-elles lieu ? », établissez un planning de formation clair, détaillé et précis, pour tous les modules de formation. Il est très important de fixer les dates des actions de formation.
Le planning de formation doit être d’une grande précision. Cependant, il vous faut aussi faire preuve de flexibilité et d’adaptabilité, à cause des imprévus, des urgences, des priorités de votre entreprise, des emplois en mutation, etc.
Etape n°5 : Mettez en œuvre votre plan de formation et évaluez les résultats obtenus
Le responsable de formation doit aussi communiquer le plan de formation aux collaborateurs. Gardez à l’esprit que leur adhésion à ce projet est essentielle à la réussite des projets de formation en entreprise. Toutes les décisions doivent être prises de concert entre le département des ressources humaines, les salariés, les représentants du personnel, etc., durant toutes les étapes de l’élaboration du plan de formation.
L’implication de vos collaborateurs dans le plan de formation est très importante. Le sentiment d’être impliqués et valorisés a pour conséquence d’augmenter leur motivation et de booster leur efficacité professionnelle. C’est là un des principaux objectifs du plan de formation.
Face aux imprévus et aux urgences, des ajustements s’avèrent nécessaires. Il vous faut donc apporter des améliorations à votre plan de formation.
Autre chose : établissez un dispositif de suivi et d’évaluation des résultats obtenus. Le but est d’évaluer les formations réalisées, afin de faire un bilan.
Faites le point sur les retombées de votre plan de formation, pour savoir si les objectifs fixés ont été atteints, si les nouvelles compétences ont été acquises, et pour déterminer ce qui ne fonctionne pas bien, et les actions correctrices à mettre en place.
Faire le suivi des actions de formation et évaluer l’impact du plan de formation constituent, de toute évidence, une mission indispensable à la réussite du plan de formation.
Pour conclure, comme pour tout document de référence dans une entreprise, l’imprécision et le manque de clarté sont les principales ennemies du plan de formation. N’épargnez aucun effort pour produire un contenu précis, complet et détaillé.
Clair, structuré, organisé et efficace, ce document de référence vous aide à optimiser les chances de réussite de vos projets de formation. Nous vous conseillons de prendre le temps de le construire avec le plus grand soin et toute la rigueur nécessaire. Nous vous recommandons aussi de porter une attention particulière à sa qualité. C’est peu de dire que de la qualité de cet outil stratégique dépend la réussite de votre politique de formation.