Comment rédiger un rapport d'activité conseil syndical de copropriété?
Un conseil syndical de copropriété est un rassemblement de plusieurs membres élus de la copropriété. Ce conseil a pour but de coordonner les relations entre les copropriétaires et le syndic. Son but est donc d’assurer une assistance de qualité, une consultation et un contrôle du syndic.
Il est également à noter que le président du conseil syndical prend en charge la préparation, l’établissement et la convocation des réunions. Durant ces réunions, il prend en charge la modération des débats, divise les tâches entre les membres et inscrit les résolutions à l'ordre du jour.
Dans cet article, nous allons détailler la définition du conseil syndical d’une copropriété au Canada et en France. Nous allons mettre le point également sur la différence entre le syndic et le conseil syndical d’une copropriété. Par la suite, nous allons présenter les différentes décisions à prendre par un conseil syndical et nous allons nous attarder sur le pouvoir du président. Pour finir, nous allons expliquer comment rédiger un conseil syndical.
Table des matières
Qu'est-ce qu'un conseil syndical de copropriété ?
Quelle différence entre syndic et conseil syndical ?
Quel est le fonctionnement d’un conseil syndical ?
Quelles sont les conditions pour être élus dans un conseil syndical ?
Quel est le pouvoir du président du conseil syndical ?
Comment rédiger un rapport du conseil syndical ?
Qu'est-ce qu'un conseil syndical de copropriété ?
La réalisation d’un conseil syndical est obligatoire dans chaque copropriété car il fonde son organisation légale. Il permet donc de lier le syndicat des copropriétaires et le syndic de copropriété. Il est également responsable des fonctions de contrôle, de soutien et de coordination.
En d'autres termes, chacune des copropriétés est composée d'un conseil syndical. Ce dernier est constitué des copropriétaires élus à la majorité absolue lors d'une assemblée générale. Il s’agit ainsi d’un véritable lien entre les copropriétaires d'un immeuble et le syndic.
Par ailleurs, il est à noter que le conseil syndical a trois missions, à savoir une mission d’assistance, une mission de consultation et une mission de contrôle. En effet, le conseil syndicat de copropriété réalise des missions d’assistance confiées par l’assemblée générale tout en respectant les règles de la copropriété.
Aussi, le conseil syndical est en mesure de donner des avis et de réaliser des consultations concernant l’ensemble des sujets traitant du syndicat des copropriétaires. Il doit également être capable de contrôler la gestion du syndic dont la répartition des dépenses, l’établissement des budgets, la bonne gestion des missions et des contrats, etc.
Dans l’ensemble, il faut savoir que le règlement de copropriété fixe les modalités de fonctionnement du conseil syndical. Aucune loi n'exige un nombre minimal de membres pour constituer le conseil syndical. Par contre, il est important de nommer 3 membres minimum et un président.
Quelle différence entre syndic et conseil syndical ?
Le syndic de copropriété représente le syndicat des copropriétaires sur le plan juridique. Il peut s'agir d'un professionnel, d'un bénévole ou d'un collaborateur. D’ailleurs, le syndic s'occupe des finances de la copropriété et de la composante administrative. Le conseil syndical, quant à lui, veille à la bonne exécution des services du syndic dans le respect des intérêts des copropriétaires. Il assiste également le syndic et l’aide dans certaines de ses tâches.
Le syndic
Le syndic est une personne morale qui exerce à titre personnel ou au sein d'une entreprise. D’ailleurs, il doit remplir des conditions spécifiques afin d'être en mesure de réaliser efficacement ces missions. Parmi ces conditions, nous citons :
- Fournir une sécurité financière suffisante pour faire en sorte que la copropriété rembourse ses fonds en cas de faillite
- Fournir une assurance responsabilité civile professionnelle ;
- Avoir une carte professionnelle portant l'annotation syndic de copropriété, délivrée par la chambre de commerce et d'industrie.
Le Conseil syndical
Le conseil syndical est en lien direct avec le syndicat de la copropriété. Il agit donc comme intermédiaire pour travailler à la préservation des intérêts de la copropriété. Et comme cité auparavant, le conseil syndical joue 3 rôles :
- Le rôle consultatif : les copropriétaires du bâtiment peuvent demander l’opinion du conseil syndical sur des questions précises. Cependant, il se réserve la possibilité d'exprimer son propre avis sur certaines questions. D’ailleurs, les copropriétaires doivent consulter obligatoirement le conseil syndical lorsque le coût de la mise en concurrence d'un marché ou d'un contrat est supérieur au seuil fixé précédemment par l'assemblée générale et au terme des contrats.
- Le rôle d’assistance : il incombe au conseil syndical d’aider le syndic dans l'exercice de ses fonctions. Son rôle consiste à établir l'ordre du jour de l'assemblée générale en collaboration avec le syndic. Il peut également intervenir dans le choix des sociétés en ce qui concerne l'entretien de la copropriété, à savoir le nettoyage des espaces communs et autres.
- Le rôle de contrôle : le conseil syndical est amené à contrôler les prestations réalisées par le syndic. Il doit donc veiller sur le budget mis en place par le syndic, contrôler les modalités des contrats, vérifier les dépenses effectuées chaque mois, etc.
Quel est le fonctionnement d’un conseil syndical ?
Il convient de souligner que les modalités de fonctionnement du conseil syndical sont arrêtées par le règlement de copropriété ou par les copropriétaires à la majorité simple. D’ailleurs, le conseil syndical peut solliciter les conseils de toute personne de son choix afin d’accomplir ses missions. Il peut aussi solliciter un avis technique de n'importe quel spécialiste sur un sujet particulier.
Selon l’article 24, l'assemblée générale peut déléguer au Conseil syndical le pouvoir de prendre des décisions seules à la majorité simple. Et selon l’article 25, la délégation de compétences doit être votée par le syndicat des copropriétaires de l'assemblée générale à la majorité absolue. Cette dernière correspond à la majorité des voix de l'ensemble des copropriétaires du bâtiment.
Pour ce qui est de la durée de la délégation, elle est limitée à deux ans et renouvelable par une décision de l'AG. Cependant, certains sujets ne sont pas couverts par la présente délégation. Nous en citons :
- L’approbation des comptes;
- La décision concernant le budget provisoire;
- L’adaptation de la réglementation en copropriété rendue nécessaire par les changements législatifs et réglementaires.
Quelles sont les conditions pour être élus dans un conseil syndical ?
Les personnes qui peuvent être élues pour le conseil syndical sont les copropriétaires, un représentant légal d’une copropriétaire et un acquéreur à terme. Toutefois, le syndic et ses employés ne peuvent aucunement être élus pour le conseil syndical.
Comme cité ci-dessus, les membres du conseil syndical doivent être élus à la majorité absolue. Par la suite, le conseil syndical doit désigner un président parmi ses membres. Les élections du président doivent être conformes aux règles de la copropriété. Si les règles ne sont pas fixées, le conseil syndical prend en compte les votes de la majorité des membres.
Quel est le pouvoir du président du conseil syndical ?
Il incombe au président du conseil syndical d'aider le syndic et de contrôler sa gestion de la copropriété. Il est en aussi responsable du bon fonctionnement du conseil qu'il préside. Il est donc d'usage de tenir des réunions avec d'autres membres du conseil d'administration.
En outre, le président reçoit et communique les renseignements fournis par le syndic ou un membre du conseil. Il est également tenu de faire rapport de ses activités chaque année à l'assemblée générale des copropriétaires. Il doit donc assumer la responsabilité de l'élaboration et de la préparation du présent rapport. Il n'en demeure pas moins qu'il doit être assisté par les autres membres.
Toutefois, le président ne doit pas réaliser les missions d’un syndic. Il ne doit pas donc décider ou ordonner des travaux au nom de la copropriété. Il ne peut pas non plus autoriser un copropriétaire à annexer des parties communes. Son rôle est restreint et il ne faut pas le confondre avec celui du syndic.
Dans l’ensemble, le président dispose des pouvoirs propres à lui. Nous en citons :
- Il prépare et réunit le Conseil syndical;
- Il modère les débats, divise les tâches entre les conseillers et inscrit les résolutions à l'ordre du jour;
- Il fait parvenir les avis du conseil syndical au syndic, aux copropriétaires ou aux tiers;
- Il reçoit l'information du syndic et la communique aux membres;
- Il réalise un rapport d'activité
Comment rédiger un rapport du conseil syndical ?
Le rapport du conseil syndical, ou appelé également le compte rendu annuel, doit être rédigé par le président du conseil syndical. Ce rapport résume l'exécution des missions du conseil syndical chaque année.
Le présent document est annexé à l'avis de convocation et à l'ordre du jour de l'assemblée générale. D’ailleurs, le rapport doit être livré durant la réunion au cours de laquelle les actions du conseil syndical feront l'objet de discussions au cours de l'année écoulée. Cette assemblée générale permet aux copropriétaires de vérifier les mesures prises par le conseil syndical.
Il convient également de souligner que ce document sert à informer les copropriétaires une fois par année des changements dans la copropriété et du processus décisionnel important. Souvent, les copropriétaires n’évoquent pas l'ensemble des sujets à traiter pour assurer le bon fonctionnement de l'immeuble durant l’année en question. Le rapport annuel est donc une solution pour les informer de l'état du bâtiment, des pannes pendant l'année dans les espaces communs, etc.
De plus, le présent document vise à présenter de façon détaillée et concise les missions que le conseil syndical a mises sur pied au cours de l'année. C’est pourquoi la personne chargée de la rédaction du rapport du conseil syndical doit respecter des règles précises. Pour ce faire, elle doit :
- Faire le point sur toutes les actions menées durant l'année écoulée;
- Expliquer les frais encourus par les copropriétaires au cours de l'année à la demande du syndic ;
- Rappeler les discussions et les réflexions mises en place en fonction des divers points discutés et des options adoptées par le conseil syndical après délibération;
- Aviser tous les copropriétaires de l'avancement des projets de rénovation en cours;
- Expliquer les choix effectués par le conseil syndical et le syndic de copropriété qui ont rendu possible l'établissement du budget provisoire;
- Mentionner les problèmes réglés au cours de la dernière année ou à régler au cours de la prochaine année;
- Indiquer les objectifs fixés par le conseil du syndicat pour les prochaines années.
Dans l’ensemble, la personne chargée de la rédaction du rapport du conseil syndical est amenée à prendre en compte plusieurs points importants. Elle doit indiquer les actions faites par le conseil syndical au cours de l’année en question et mettre le point sur les mandats spécifiques confiés au conseil syndical par l’assemblée générale.
En somme, il est important de constituer un conseil syndical dans chaque copropriété en vue de garantir le bon fonctionnement de plusieurs volets. Ce conseil est constitué de plusieurs membres de la copropriété et un président qui travaillent en collaboration avec le syndic. En effet, le conseil syndical a 3 missions, à savoir une mission d’assistance, une mission de consultation et une mission de contrôle. À terme de chaque année, ce conseil doit réaliser un rapport annuel en vue de résumer l’ensemble des actions réalisées, le budget prévisionnel et les nouvelles décisions pour l’année à venir.