Application Excel sur la gestion de syndic copropriété
Gestion de syndic : le management des copropriétés
Article rédigé par : Sara Maghty
Bien que les copropriétaires soient propriétaires à part entière de leurs logements, ils partagent des espaces et des intérêts communs. En effet, tous les résidents sont responsables de maintenir ces espaces communs en bon état. C'est là qu'interviennent les charges de copropriété et le rôle du syndic.
Les charges d'entretien sont une réalité incontournable pour tout propriétaire d'appartement. Celui-ci doit cotiser mensuellement, annuellement ou dans une période spécifique en payant une somme d'argent comme frais d'entretien (ou frais de syndic). La gestion de la copropriété et ses règlements sont régis par la loi.
Comme pour les entreprises, la gestion d’une ou de plusieurs copropriétés doit également comporter des techniques qui facilitent le quotidien. Après tout, être syndic n'est pas une tâche facile. Mais avec les bonnes stratégies, les tâches et les responsabilités peuvent être optimisées pour rendre les résultats plus satisfaisants.
Fonctions du syndic des copropriétés
Fournir des services rapides et efficaces pour soutenir la variété des opérations et des problèmes rencontrés par les habitants est le rôle principal du syndic. Voici quelques exemples de missions que le gestionnaire de syndicat d’une copropriété est amené à effectuer :
- Préparer, convoquer et assister aux réunions des copropriétaires.
- Travailler à la mise en place d'une réglementation qui reflète la volonté des copropriétaires
- Tenir les registres prévus par la loi et remplir les obligations légales administratives des syndicats, tout en veillant à les respecter.
- S'assurer du respect de la déclaration et des règlements de la copropriété.
- Assurer la propreté des escaliers, la disponibilité des ascenseurs et l’aménagement de la copropriété.
- Effectuer des inspections spécialisées et régulières des bâtiments.
- Veiller à la surveillance et le reporting des équipements des bâtiments.
- Corriger, réparer et entretenir les équipements et les espaces communs.
- Etudier et préparer des plans d’évolution à long terme.
Opérations comptables du syndic d’une copropriété
Obtenir des services comptables précis, à jour et facilement compréhensibles, à l'aide d'un système de comptabilité de copropriété, permet de faire face aux problèmes liés au management le plus rapidement possible. Ces prestations sont réalisées conformément à la loi relative à l'amélioration de la gestion de la copropriété et incluent les éléments suivants :
- Ouverture des comptes.
- Soldes comptables.
- Bilans du budget et des dépenses.
- Estimation et calcul des frais de gestion.
- Perception des anomalies.
- Soutien à l'investissement.
- Organisation des interventions et embauche du personnel.
Quels sont les frais de syndic et qu’incluent-ils ?
Les frais de syndic sont des frais perçus par une société de gestion de syndic pour couvrir les frais d'entretien et les fonds qui peuvent être nécessaires pour des réparations majeures à l'avenir. Selon le budget et les accords, diverses charges sont incluses dans les frais de service.
Budget annuel
Les frais de copropriété sont généralement fixés chaque année par le conseil de copropriété après avoir pris en compte tous les besoins en fonds de fonctionnement et de réserve de la société de copropriété. Le conseil commence d’abord par établir un budget. Ce budget sera basé sur les dossiers financiers et les budgets antérieurs et tiendra compte du coût projeté des services dont la société aura besoin pour exploiter son entreprise.
Les besoins de chaque entreprise sont différents et, en tant que tels, les exigences budgétaires seront uniques et individuelles pour le développement. Indépendamment de la taille et de la complexité, la plupart des budgets annuels d'une société de copropriété comprendront au minimum l'aménagement paysager/déneigement, l'assurance globale de la société, les frais administratifs, les frais d'entretien général et les frais de gestion si la société est gérée par une société de gestion et non par des bénévoles.
Il convient de noter ici que les sociétés de copropriété sont des entités à but non lucratif. Cela signifie que les sorties d'argent (dépenses) sont égales aux rentrées (revenus). Ainsi, à mesure que les dépenses d'exploitation augmentent, les frais de copropriété augmenteront.
Services publics (chauffage, eau, électricité)
Les frais de syndic peuvent également inclure les services publics. Dans certains complexes résidentiels, il y a un compteur commun pour l'ensemble du bâtiment en ce qui concerne le gaz, l'eau et l'électricité. Parfois, il y a des compteurs individuels pour chaque étage ou chaque groupe pour certains services publics et pas pour d'autres. Les services publics sont donc payés séparément. Les dépenses des espaces communs, telles que les lumières des couloirs et l'alimentation de l'ascenseur, sont également considérés comme des services publics. Il convient de noter que le coût des biens et des services augmente d'année en année. Par conséquent, le coût de fonctionnement de l'entreprise augmente également.
Fonds de réserve
En plus des dépenses mentionnées ci-dessus, les habitants devraient verser une contribution annuelle au fonds de réserve. Il s'agit du montant qui est mis de côté pour l'entretien et le remplacement futurs des biens communs de la copropriété. Ce n'est pas destiné à l'entretien quotidien, mais plutôt à des projets d'immobilisations à long terme. La somme d'argent qui devrait être allouée au fonds de réserve sera déterminée en fonction des besoins ultérieurs et des imprévus.
Ceci-dit, outre le fonds de fonctionnement, que la société utilise pour payer les dépenses courantes, le syndic devrait également disposer d'un fonds de réserve. Le chargé de gestion estime, en accord avec le conseil des habitants et en présence de ces derniers, ce fonds pour couvrir le coût des grosses réparations ou des remplacements ainsi que les imprévus. De ce fait, chaque société doit maintenir ses réserves correctement financées.
Comment les frais de gestion de syndic sont-ils calculés ?
Avant de choisir un logiciel de gestion dédié au syndic de copropriété et avant d’entamer les calculs, vous devez d'abord comprendre le fonctionnement des charges de copropriété et ce qu'elles couvrent. Encore une fois, tous les frais d'entretien ne couvrent pas les mêmes choses.
Les frais de syndic dépendent généralement des fréquences d’entretien, des équipements du bâtiment et des espaces communs. Cela comprend l'aménagement paysager, les halls, les trottoirs, les espaces de sport, les gymnases et les ascenseurs. Comme mentionné précédemment, ils peuvent également inclure les services publics, les frais de gestion et les urgences.
Le syndic utilise ensuite ces cotisations pour payer divers frais d'entretien et de réparation. Les propriétaires paient ces frais sur une base régulière. Selon l’accord, le calcul peut être effectué sur une base mensuelle, trimestrielle, semestrielle ou annuelle. Il est, par conséquent, essentiel d’analyser vos options avant de prendre une décision.
Les fonds collectés ainsi que les montant dépenses doivent être utilisés légalement. Chaque centime doit être justifié par des documents et des tableaux de bord clairs et précis. Si des frais sont perçus au titre des frais d'entretien des bâtiments, ils doivent alors être dépensés pour les réparations et l'entretien du bâtiment. Ainsi, les comptes de la société doivent être soumis à des audits et à un examen par des tiers pour des fins de transparence et de crédibilité, et les membres doivent y avoir accès sur demande.
Méthodes et stratégies de gestion de syndicat
La gestion des copropriétés est devenue de plus en plus difficile à mesure que les entreprises deviennent plus complexes et coûteuses. Il est désormais intéressant d'avoir les compétences et les outils d'un administrateur de copropriété, qui offre un support administratif, facilitant l'exécution de toutes les responsabilités reliées au poste.
Si vous cherchez des solutions qui vous aident dans ce quotidien chargé, tout en pensant à la rationalisation des processus, nous avons répertorié quelques bonnes pratiques précieuses pour optimiser vos performances en tant que syndic.
#1. Planification préalable
La première étape d'une bonne gestion de copropriété devrait être la planification et l'organisation. Le syndic doit voir la copropriété comme une organisation, qui doit avoir tous les secteurs alignés pour fonctionner efficacement.
Ainsi, maintenir un contrôle approfondi des processus administratifs, financiers, fiscaux, des ressources humaines, de la maintenance et autres est ce qui aide à atteindre les objectifs et les devoirs.
#2. Gestion transparente
Pour maintenir la satisfaction des résidents, il est essentiel que le syndic soit transparent dans toutes ses actions. De cette façon, les résidents sont conscients des activités qui se déroulent et, en même temps, peuvent être plus participatifs. De plus, les possibilités de doute et même de méfiance diminuent considérablement.
L'interaction entre le syndic et les habitants ne se fait pas seulement lors des réunions d'assemblée, facilitant le bon fonctionnement de l'immeuble. L'une des meilleures pratiques pour maintenir une bonne communication consiste à mettre périodiquement en évidence les tâches qui sont effectuées dans la copropriété par le biais de canaux relationnels, tels que les annonces internes, les groupes WhatsApp, les e-mails, etc.
#3. Contrôle financier
La bonne gestion d'une copropriété dépend en grande partie de ses finances. Par conséquent, il est essentiel que la direction de la copropriété ait un contrôle financier total sur les intrants et les extrants au cours des 3 derniers mois à utiliser comme base de calcul pour la prochaine période.
D'autres pratiques importantes consistent à disposer d'un fonds d'urgence, à établir au moins trois budgets fournisseurs et à toujours demander des factures et des reçus. Tout comme la technologie vient faciliter les processus organisationnels, il existe également plusieurs outils qui favorisent la gestion de la copropriété. Il s'agit notamment d'équipements de sécurité électronique qui aident à préserver l'intégrité de l'entreprise et de systèmes de gestion administrative et financière.
#4. Collecte des avis
Une autre ressource importante pour optimiser la gestion de la copropriété est de demander un retour constant aux résidents. Après tout, c'est à travers les avis des propriétaires que le syndic a une base de perceptions sur l'avancement des travaux en cours. En même temps, ils sont heureux de pouvoir évaluer les services et de participer au développement continu.
A partir de ces évaluations, si le manager se rend compte que certains problèmes laissent à désirer, comme la performance des employés ou des professionnels externalisés, par exemple, il est possible de créer des actions pour changer la situation.