Tutoriel Word : comment utiliser les commentaires
La méthode de collaboration la moins agressive dans Microsoft Word consiste peut-être à ajouter un commentaire au texte d’un document. Auparavant, vous rédigiez vos remarques en utilisant une couleur de texte différente ou une majuscule ou en entourant vos observations de triples accolades. Au lieu d'utiliser des méthodes aussi maladroites et ridicules, envisagez de cliquer sur l'onglet « Révision » et soyez prêt à utiliser certains outils du groupe de commentaires.
Pour insérer un commentaire dans le mot, vous pouvez utiliser le travail de différentes manières. MS Word est un outil très avancé qui doit toujours être utilisé pour ajouter des commentaires aux documents. Le fait est que si vous voulez obtenir la réponse à la question, c’est-à-dire comment insérer un commentaire dans Word, cet article s’adresse à vous. Comment ajouter des commentaires dans Word est également une phase très recherchée sur Google également. Pour ajouter un commentaire dans Word, le processus est très réactif et simple.
Les commentaires dans Word vous permettent de fournir des commentaires dans un document sans changer le texte ou la mise en page. Vous pouvez placer le curseur dans le contenu ou sélectionner du contenu (texte, images, tableaux, etc.) et ajouter un commentaire sur cette partie du document.
Lorsque vous ajoutez un commentaire à du texte dans un document, puis que vous cliquez à l'extérieur, vous remarquerez qu'aucune ligne ne relie le commentaire au texte auquel il correspond jusqu'à ce que vous déplaciez votre souris sur le commentaire ou placez le curseur dans, ou sélectionnez à nouveau ce texte. Si vous voulez pouvoir voir en un coup d'œil quels commentaires correspondent à quel texte, sans avoir à passer votre souris sur chaque commentaire, vous pouvez facilement rajouter les lignes aux commentaires.
Table des matières
Comment utiliser les commentaires dans Microsoft Word
Pourquoi utiliser les commentaires dans Word
Insérer un nouveau commentaire
Microsoft Word 2013 et versions ultérieures
Microsoft Word 2003 et versions antérieures
Comment toujours afficher les lignes de commentaire dans Microsoft Word
3 méthodes efficaces pour extraire des commentaires de votre document Word
Méthode 1 : Copier et coller des commentaires Microsoft Word dans un nouveau fichier
Méthode 2 : enregistrer un document Word en tant que page Web
Méthode 3 : Enregistrer la liste des marques au format XPS
Pourquoi utiliser les commentaires dans Word
¾ Microsoft Word comporte de nombreuses fonctionnalités qui pourraient échapper à l'attention de l'utilisateur occasionnel, notamment la fonction de commentaire. Vous pouvez utiliser les commentaires lorsque vous planifiez un essai ou pour vous rappeler de vérifier quelque chose en écrivant.
¾ Un commentaire dans un document Word est utile lorsqu'il est nécessaire de noter quelque chose qui nécessite une attention, une correction ou qui doit être fourni, ou qui fournit des informations supplémentaires à d'autres personnes lisant le document.
¾ La fonctionnalité « Commentaires » de Microsoft Word permet à plusieurs auteurs de communiquer entre eux à propos du texte d'un document Word. Utilisé en conjonction avec la fonctionnalité « Suivi des modifications », un éditeur peut expliquer à l'auteur les raisons pour lesquelles il a modifié le texte ou demander des éclaircissements sur un passage en particulier, auquel l'auteur peut répondre avec ses propres commentaires. Les versions de Word depuis Word 2002 affichent les commentaires sous forme de bulles dans la marge droite du document en mode Mise en page ou Mise en page Web. Les commentaires peuvent également être affichés dans le volet « Révision ». Vous pouvez afficher ou masquer ces commentaires et les ajouter, les modifier et les supprimer. les étapes ci-dessous vous expliquent comment.
¾ Vous pouvez également envoyer un document à quelqu'un pour obtenir un retour (ou une relecture) et le renvoyer avec de petites notes! Mais quelle que soit la raison, savoir comment utiliser la fonction de commentaire fera de vous un utilisateur Microsoft Word plus efficace.
Des commentaires peuvent être ajoutés à un document qui ne modifie pas le document. Vous pouvez insérer un commentaire dans les bulles qui apparaîtront dans les marges du document. Ils peuvent également être masqués jusqu'à ce que vous souhaitiez modifier votre document. Ce tutoriel utilise la version Office 2016, mais peut facilement être transféré aux versions Office 2013 et 2010.
Insérer un nouveau commentaire
Il est vivement conseillé de commencer par savoir comment insérer un commentaire dans MS Word afin que les manipulations ultérieures deviennent faciles.
Word vous permet d'ajouter des commentaires à votre document, en tant qu'élément distinct du document. Les commentaires n'interfèrent pas avec le texte principal et apparaissent dans leur propre zone du document. Les commentaires ne sont normalement pas imprimés lorsque vous imprimez un document.
Pour insérer une nouvelle recommandation dans un document Word, suivez les étapes ci-dessous pour votre version de Microsoft Word.
Microsoft Word 2013 et versions ultérieures
- Il existe trois façons d'ajouter un commentaire à un document. Dans tous les cas, la première chose à faire est de sélectionner le texte que vous souhaitez commenter à l'aide du curseur. À l'aide de votre souris, placez le curseur de texte à l'endroit où vous souhaitez insérer le commentaire. Vous pouvez également sélectionner un ou plusieurs mots pour définir un commentaire spécifiquement pour ce texte sélectionné.
- Dans le menu du ruban, cliquez sur l'onglet « Insertion ».
- Sous l'onglet « Insertion », cliquez sur l'option « Commentaire » dans le groupe « Commentaires ».
- Le nouveau commentaire sera ajouté au document. Sur le côté droit du document, le commentaire est visible.
- Cliquez dans le commentaire pour saisir le texte souhaité.
- Lorsque vous avez terminé avec le commentaire, cliquez quelque part dans le document en dehors du commentaire.
Microsoft Word 2007 et 2010
- À l’aide de votre souris, placez le curseur de texte à l’endroit où vous souhaitez insérer le commentaire. Vous pouvez également surligner un ou plusieurs mots pour définir un commentaire spécifiquement pour ce texte surligné.
- Dans le menu du ruban, cliquez sur l'onglet « Révision ».
- Sous l'onglet « Révision », cliquez sur l'option « Nouveau commentaire ».
- Le nouveau commentaire sera ajouté au document. Sur le côté droit du document, le commentaire est visible.
- Cliquez dans le commentaire pour saisir le texte souhaité.
- Lorsque vous avez terminé avec le commentaire, cliquez quelque part dans le document en dehors du commentaire.
Microsoft Word 2003 et versions antérieures
- À l'aide de votre souris, placez le curseur de texte à l'endroit où vous souhaitez insérer le commentaire. Vous pouvez également surligner un ou plusieurs mots pour définir un commentaire spécifiquement pour ce texte surligné.
- Dans le menu situé en haut de la fenêtre du programme Microsoft Word, cliquez sur « Insertion ».
- Dans le menu déroulant qui apparaît, cliquez sur l'option « Commentaire ».
- Vous pouvez maintenant saisir le texte de votre commentaire ;
Modification des commentaires
Si vous avez un document qui ne contient pas de nombreux commentaires vous pouvez modifier le commentaire que vous souhaitez en quelques clic :
- Cliquez sur la bulle dont vous souhaitez modifier le commentaire. Si vous ne pouvez pas voir le texte complet du commentaire dans la bulle de commentaire, vous pouvez activer le volet « Révision » pour réviser le texte complet de votre commentaire. Voir les instructions dans « Affichage du volet de révision ».
- Apportez les modifications de texte souhaitées.
Mais supposons que vous ayez un document qui comprend de nombreux commentaires. Vous voulez changer un mot qui revient dans ces commentaires. Par exemple, dans la phrase « Informer monsieur Khalid », vous voudrez peut-être la remplacer par « Informer monsieur Mohamed ». Vous vous demandez s’il existe un moyen de faire ce type de recherche et de remplacer et d’affecter uniquement les commentaires.
En fait, ce type de tâche est assez facile à faire dans Word et vous pouvez l’approcher de plusieurs façons. Voici une façon de le faire :
- Placez le point d'insertion dans le premier commentaire de votre document. (Ceci est important, alors ne sautez pas cette étape.)
- Appuyez sur « Ctrl + H ». Word affiche l'onglet « Remplacer » de la boîte de dialogue « Rechercher et remplacer ».
- Remplissez les paramètres dans la boîte de dialogue comme vous le souhaitez. (Par exemple, dans la zone « Rechercher », insérez le texte « Khalid » et dans la zone « Remplacer par », le texte « Mohamed ».)
- Cliquez sur « Suivant ». Word trouve la première occurrence du texte que vous recherchez dans les commentaires.
- Cliquez sur « Remplacer » ou Suivant, selon le cas, jusqu'à ce que tous les changements souhaités soient apportés dans les commentaires.
- Fermez la boîte de dialogue « Rechercher et remplacer ».
Vous pouvez ignorer la première étape (la nécessité de placer le point d'insertion dans le premier commentaire) si vous suivez ces étapes alternatives :
- Appuyez sur « Ctrl + H ». Word affiche l'onglet « Remplacer » de la boîte de dialogue « Rechercher et remplacer ».
- Cliquez sur l'onglet « Rechercher » pour qu'il soit affiché.
- Dans la zone « Rechercher », entrez le texte que vous souhaitez rechercher, tel que « Khalid ».
- Cliquez sur la liste déroulante « Rechercher dans » et choisissez « Commentaires ». (Cette liste déroulante n'est pas disponible si vous travaillez sur l'onglet « Remplacer » plutôt que sur l'onglet Rechercher. Pourquoi? Qui sait!) Word sélectionne toutes les correspondances trouvées dans les commentaires.
- Cliquez sur l'onglet « Remplacer » pour qu'il soit affiché.
- Dans la zone « Remplacer par », entrez le texte que vous souhaitez utiliser comme texte de remplacement, tel que « Mohamed ».
- Cliquez sur le bouton « Remplacer tout ». Word remplace toutes les occurrences du texte spécifié à l'étape 3 par le texte spécifié à l'étape 6 et ne le fait que dans les commentaires.
- Fermez la boîte de dialogue « Rechercher et remplacer ».
Affichage des commentaires
Lorsque vous ajoutez un commentaire, Word vous permet de saisir le commentaire dans la zone de bulles située à droite du document. La plupart des utilisateurs, lorsqu'ils entrent dans le texte du commentaire, masquent les bulles de commentaires afin de pouvoir afficher davantage de documents en même temps. (Pour masquer les bulles de commentaire, cliquez sur l'outil « Afficher les commentaires » dans l'onglet « Révision » du ruban.)
Si vous souhaitez afficher ultérieurement vos commentaires, Word propose deux manières de les afficher.
Activez la fonctionnalité de marquage. La façon dont vous activez cette fonctionnalité dépend de la version de Word que vous utilisez. Word 2003 et les versions antérieures utilisent l'ancienne interface de menu et de barre d'outils, tandis que Word 2007 et 2010 utilisent la nouvelle interface de ruban de menu.
¾ Dans Word 2003, sélectionnez « Marques » dans le menu « Affichage ».
¾ Dans Word 2007 et 2010 et nouvelle version, cliquez sur la liste déroulante « Afficher les marques » dans le groupe « Suivi » du ruban du menu « Révision » et assurez-vous que l'option « Commentaires » est cochée.
¾ En sélectionnant à nouveau « Marques » dans le menu « Affichage » dans Word 2003 ou en décochant l'option « Commentaires » dans Word 2007 ou 2010, la fonctionnalité de marquage sera désactivée, masquant ainsi les commentaires.
Choisissez le bon affichage si nécessaire. Les bulles de commentaires ne s'affichent que lorsque votre document est en mode Mise en forme, Web ou Lecture en plein écran dans Word 2007 et 2010.
Les quatre options disponibles définissent la manière dont les commentaires, ainsi que les autres révisions de document, sont affichés :
¾ Balisage simple : choisissez cet élément pour afficher la zone de balisage et afficher les commentaires et révisions limités.
¾ Toutes les marques : choisissez cet élément pour afficher la zone de balisage dans laquelle sont affichés tous les commentaires et les révisions, ainsi que les lignes faisant référence à leurs emplacements dans le texte.
¾ Aucune marque : choisissez cet élément pour masquer la zone de marquage. Les commentaires n'apparaissent pas et les révisions sont masquées dans le texte.
¾ Original : choisissez cet élément pour masquer la zone de marquage ainsi que les révisions apportées au document. En ce qui concerne les commentaires, cet élément est identique à Pas de marquage.
Supprimer les commentaires
Lors de la rédaction et de la modification d'un document, il n'est pas rare d'ajouter des commentaires dans l'ensemble du document. Cela est particulièrement vrai si vous écrivez un document "d'équipe", dans lequel plusieurs personnes sont responsables de différentes parties du document.
Lorsque vous aurez fini de travailler sur le document, vous voudrez peut-être un moyen de supprimer un commentaire ou de supprimer tous les commentaires en même temps.
Supprimer un commentaire est aussi simple que de le sélectionner et de cliquer sur « Supprimer » dans la section « Commentaires » de l'onglet « Révision ».
Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit sur le commentaire et sélectionner « Supprimer le commentaire » dans le menu contextuel :
Enfin, si vous avez fini de modifier un document et souhaitez supprimer tous les commentaires à la fois, vous pouvez cliquer sur la petite flèche du bouton « Supprimer » de l'onglet « Révision » et sélectionner « Supprimer tous les commentaires dans le document » dans le menu déroulant.
Assurez-vous cependant que vous avez vérifié tous les commentaires avant de faire ceci car vous pourriez accidentellement supprimer quelque chose que vous n'avez pas encore abordé !
Remarque : lorsque vous placez le curseur dans un commentaire, l'option « Supprimer » est disponible dans la capture d'écran ci-dessus. Sinon, seul « Supprimer tous les commentaires » dans Word est disponible.
Comment toujours afficher les lignes de commentaire dans Microsoft Word
Il y a différents points de vue pour les commentaires. Dans la vue « Marque Simple », il n'y a pas de ligne entre le texte et le commentaire jusqu'à ce que vous survoliez le commentaire, que vous sélectionniez ou que vous placiez le curseur dans le texte qui lui était associé. La vue « Toutes les marques » affiche toutes les lignes des commentaires tout le temps, que le commentaire ou le texte associé soit sélectionné ou non. Ainsi, pour voir toutes les lignes des commentaires, vous pouvez passer à la vue « Toutes les marques ». Voici comment.
- Commencez par cliquer sur l'onglet « Révision ».
- Dans la section « Suivi » de l'onglet « Révision », cliquez sur la liste déroulante « Afficher pour la révision » en haut de la section et sélectionnez l'option « Toutes les marques ».
- Si vous ne voyez pas la liste déroulante, vous devrez peut-être élargir la fenêtre Word. Ou, vous pouvez cliquer sur le bouton « Suivi » pour accéder aux options de la section « Suivi ».
- Une fois que vous avez sélectionné « toutes les marques », vous verrez immédiatement une ligne reliant chaque commentaire au texte correspondant.
- Si votre document contient de nombreux commentaires, la vue « Toute les marques » peut être un peu déroutante. Vous voudrez peut-être revenir à la vue « Marques simples » et survoler chaque commentaire pour voir à quel texte il est connecté.
3 méthodes efficaces pour extraire des commentaires de votre document Word
Dans cette partie, nous allons parler de 3 méthodes efficaces pour extraire des commentaires de votre document Word à différentes fins.
De manière générale, faire commenter notre document Word par d’autres personnes est une partie vitale de notre travail de bureau. Mais le problème est que, dans certains cas, les commentaires peuvent donner à votre fichier l’aspect catastrophique. De plus, vous aurez peut-être besoin de ces commentaires sans toutefois vouloir qu’ils ne fassent pas partie de votre dossier. Nous vous proposons donc les trois méthodes suivantes pour vous permettre d’exporter des commentaires à partir de votre fichier Word afin de les séparer avec le document.
Méthode 1 : Copier et coller des commentaires Microsoft Word dans un nouveau fichier
Avez-vous déjà voulu copier et coller des commentaires Microsoft Word dans un nouveau fichier Word afin de les relire séparément du document d'origine ? Word n'a pas de méthode officielle pour copier et coller des commentaires. Cependant, cette partie du tutoriel montre la méthode de contournement que j’utilise pour accomplir cette tâche, sans avoir à copier et coller chaque commentaire individuellement.
Remarque importante : cette méthode ne copie pas le texte associé aux commentaires ou aux modifications créés avec le suivi des modifications.
Notez également que cette méthode ne copie que le texte du commentaire : elle n'inclut pas de métadonnées telles que le nom du réviseur ou la date et l'heure de rédaction des commentaires (ce qui rend cette méthode particulièrement utile si vous souhaitez réviser les commentaires de manière anonyme).
- Sélectionnez l'onglet « Révision ».
- Sélectionnez « Toutes les marques » dans le menu déroulant « Afficher pour la révision ».
- Sélectionnez le menu déroulant « Afficher les marques » et assurez-vous que « Commentaires » est coché.
- Sélectionnez « Bulles » et ensuite « Afficher uniquement les commentaires et la mise en forme dans les bulles ».
Étape facultative : Si vous souhaitez copier et coller des commentaires d'un ou plusieurs réviseurs spécifiques, sélectionnez « Personnes spécifiques », puis sélectionnez le ou les noms parmi les options disponibles. La valeur par défaut est « Tous les relecteurs ».
- Sélectionnez tout le texte du commentaire dans la première bulle.
(Remarque : le texte du commentaire doit être sélectionné dans les bulles plutôt que dans le volet de révision, car vous ne pouvez pas copier simultanément plusieurs commentaires à partir du volet de révision.)
- Sélectionnez « Ctrl + Shift + Fin » pour sélectionner tous les commentaires dans les autres bulles.
- Sélectionnez « Ctrl + C » pour copier tous les commentaires. Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit sur l’un des commentaires sélectionnés, puis sélectionner Copier.
- Ouvrez un nouveau fichier Word ou un fichier Word existant dans lequel vous souhaitez coller les commentaires.
- Insérez votre curseur dans le fichier nouvellement ouvert et sélectionnez « Ctrl + V » pour coller tous les commentaires. Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit de la souris sur le fichier récemment ouvert, puis sélectionner « Coller ».
Méthode 2 : enregistrer un document Word en tant que page Web
- Tout d’abord, ouvrez le document Word avec des commentaires.
- Puis cliquez sur l'onglet « Fichier ».
- Cliquez ensuite sur l'option « Enregistrer sous ».
- Maintenant, dans la fenêtre « Enregistrer sous », choisissez d'abord un emplacement de sauvegarde.
- Puis nommez le fichier.
- Et choisissez « Page Web » comme type de sauvegarde.
- Cliquez ensuite sur le bouton « Enregistrer ».
- Maintenant, à l'emplacement où vous venez de sauvegarder le fichier, il y a un dossier de fichiers et un fichier de page Web du même nom. Ouvrez simplement le fichier de page Web.
- Au bas de la page se trouvent tous les commentaires du fichier. Vous pouvez sélectionner un ou tous les commentaires.
- Sélectionnez tout le texte du premier commentaire.
- Sélectionnez « Ctrl + Shift + Fin » pour sélectionner tous les autres commentaires.
- Sélectionnez « Ctrl + C » pour copier tous les commentaires. Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit sur l’un des commentaires sélectionnés, puis sélectionner Copier.
- Ouvrez un nouveau fichier Word ou un fichier Word existant dans lequel vous souhaitez coller les commentaires.
- Insérez votre curseur dans le fichier nouvellement ouvert et sélectionnez « Ctrl + V » pour coller tous les commentaires. Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit de la souris sur le fichier récemment ouvert, puis sélectionner « Coller ».
Méthode 3 : Enregistrer la liste des marques au format XPS
Si vous souhaitez imprimer uniquement les marques sur votre document Word, vous pouvez utiliser cette méthode.
- De même, ouvrez le document Word.
- Puis cliquez sur l'onglet « Fichier ».
- Cliquez ensuite sur l'option « Imprimer ».
- Et sur le côté droit, choisissez « Microsoft XPS Document Writer » pour « Imprimante ».
- Choisissez ensuite « Liste des marques » dans « Paramètres ».
- Maintenant, cliquez sur « Imprimer ».
- Et la fenêtre « Enregistrer le fichier sous » apparaîtra. Choisissez d'abord un emplacement de sauvegarde pour le fichier.
- Tapez ensuite dans la zone de texte « Nom du fichier ».
- Et cliquez sur le bouton « Enregistrer ».
- Ensuite, allez à l’endroit où vous enregistrez le fichier. Et cliquez sur le fichier pour que vous puissiez voir toutes les marques sur le document, comme ci-dessous :