Tutoriel Word : comment formater un document

Lors du formatage de documents Microsoft Word, formatez-vous chaque paragraphe ou Titre ? Vous oubliez parfois le formatage que vous avez utilisé pour chaque niveau de sous-titre ? Devez-vous comprendre pourquoi la table de contenu ne répertorie pas tous les en-têtes ? Insérez-vous les sauts de page manuellement pour que le contenu s’intègre parfaitement à la page ? Avez-vous du mal à ajouter des numéros de page, des en-têtes ou des pieds de page et des sauts de section ? Le formatage doit-il être corrigé après le collage dans un nouveau contenu ?

Vous n'êtes pas seul. Le formatage de documents Microsoft Word peut prendre beaucoup de temps. Temps qui pourrait être consacré à la rédaction d'un excellent contenu.

Ci-dessous, nous expliquons les principes de mise en forme qui vous aideront à créer des documents Word de qualité et homogènes. Ils sont faciles à appliquer et ne nécessitent pas beaucoup de temps pour le formatage.

Si vous appliquez ces principes, vous aurez automatiquement :

• Un document propre avec une mise en page cohérente pour le texte, les en-têtes, les listes, les images, les encadrés ou tout autre contenu
• Numérotation des pages sur chaque page
• Une table des matières mise à jour automatiquement
• Des illustrations qui restent avec leurs légendes
• Tables claires qui enveloppent si nécessaire
• Un document qui semble bon à imprimer à tout moment.

Table des matières

Comment formater des documents Microsoft Word

Cinq principes simples pour formater des documents Microsoft Word

1. Appliquer des styles Word à tout le contenu de votre document

Comment appliquer des styles de paragraphe intégrés à Word

Modification d'un style de paragraphe intégré dans Word

Comment créer et appliquer un style de caractère dans Word

Utiliser vos styles dans un autre document Word

Travailler avec des styles pour une meilleure mise en forme de documents dans Microsoft Word

2. N'utilisez pas de sauts de page ou de section dans le document
3. Ajouter un simple numéro de page centré au pied de document
4. Toujours insérer des images et autres graphiques d'objet aligné sur le texte
5. Insérez des tableaux à l'aide de l’onglet Insertion et ne modifiez pas l'orientation de la page.

Utilisation de styles pour formater le contenu du tableau

Votre document est toujours prêt pour l'impression

Cinq principes simples pour formater des documents Microsoft Word

Les bonnes habitudes de mise en forme dans Word sont importantes pour de nombreuses raisons. Les principes de mise en forme simples ci-dessous sont basés sur la nécessité de garder le texte fluide ou rediffusable. Le contenu redéfinissable est important pour les livres électroniques, car ils n'ont pas de taille de page fixe. Il donne aux ebooks la capacité d'être lus sur n'importe quel appareil, quelle que soit la taille de la page. En utilisant le contenu redistribuable dans Word, le contenu tiendra sur la page à tout moment du processus d'écriture. Cela signifie que vous pouvez l’imprimer à tout moment sans avoir à ajuster la mise en page.

J'ai résumé cette méthode pour le formatage de documents Microsoft Word en cinq principes principaux faciles à appliquer, même à un contenu complexe. Si vous suivez ces principes, vous pouvez économiser de nombreuses heures de temps de formatage.

1. Appliquer des styles Word à tout le contenu de votre document

Les styles sont la fonctionnalité la plus importante lors du formatage de documents Microsoft Word et sont faciles à utiliser. Le moyen le plus rapide d’appliquer un style est d’écrire un paragraphe, de placer votre curseur n’importe où dans le paragraphe et de cliquer sur le style approprié figurant sur le ruban Accueil Word (c.-à-d. Appliquer le style Normal au texte, le style Titre1 à votre chapitre ou en-têtes principaux, Titre 2 et styles suivants pour les titres de sous-section, style de liste pour un élément de liste, etc.).

La plupart des utilisateurs de Word maîtriseront l'utilisation de styles pour les en-têtes, mais de nombreux utilisateurs n'appliquent pas de styles à un autre contenu. Toutefois, Word requiert que tout le contenu de votre document ait un style. Ainsi, même si vous n'appliquez pas de style, Word appliquera le style par défaut, Normal, à tout le contenu. En n'appliquant pas votre propre style à votre contenu, vous manquez d'un excellent outil qui peut être utilisé pour automatiser votre mise en page.

Les styles sont l’outil le plus important pour créer du contenu redistribuable et formater votre document. Il est donc essentiel que vous appliquiez un style à tous les textes, puces, citations ou autres contenus de votre document.

Avantages de l'utilisation des styles :

• Le premier avantage évident de l’application de styles de titre à tous vos titres est que, lorsque vous insérez une table des matières, celle-ci inclut tous les titres et sous-titres. La table des matières sera également mise à jour automatiquement chaque fois que vous apportez une modification à un texte d'en-tête.
• Le deuxième avantage est que vous pouvez automatiser le comportement de vos paragraphes stylisés dans le document. Les styles Word fournis sur le ruban Accueil sont basiques et vous permettront de commencer à appliquer des styles pour du texte, des citations, des listes à puces, du texte encadré, des légendes ou des notes. Même si vous n'aimez pas ces styles au départ, vous pouvez facilement les changer en un style que vous aimez.

Espacement :

Il y a un autre aspect à ce principe. Vous devez également supprimer les lignes vides que vous avez insérées dans votre document pour créer des espaces. Ces lignes vierges empêcheront le principe de créer un contenu redéfinissable de fonctionner correctement et devraient être supprimées. Au lieu de cela, vous devez créer un espace blanc automatisé en définissant des espaces avant et après les paragraphes lorsque vous formatez votre style. En résumé, la méthode de mise en forme simple repose essentiellement sur le fait que vous savez utiliser les styles dans MS Word. Ce n'est pas difficile à apprendre.

Lorsque vous souhaitez formater du texte dans Microsoft Word, vous pouvez le faire manuellement, en sélectionnant police, taille, couleur, alignement et autres attributs, mais il vous sera souvent plus facile d'appliquer la mise en forme avec les styles de document Word.

Qu'est-ce que le formatage de document Word avec des styles ? Un style est un mélange de formatage Word que vous pouvez appliquer plusieurs fois, comme de la peinture. Vous pouvez utiliser et modifier les styles intégrés de Word, mais vous pouvez également créer les vôtres.

Dans la plupart des cas, les styles de document Word fonctionnent de la même manière dans les éditions Windows et Mac.

Comment appliquer des styles de paragraphe intégrés à Word

Word a deux types de base de styles de mise en forme de document Word :

• Styles de paragraphe : Ils s'appliquent à un minimum d'un paragraphe entier et contiennent une mise en forme de paragraphe (alignement, mise en retrait, etc.) et une mise en forme de caractère (police, couleur, etc.).
• Styles de caractère : Ils peuvent s’appliquer à une lettre et ne contenir que la mise en forme de caractères.

Avant d'appliquer un style de document Word, accédez à l'onglet Affichage de Windows et activez le volet de navigation. Cela affichera les styles de titre intégrés pour la navigation dans le document.

Retournez à l'onglet Accueil et remarquez la section Style à droite. (Si la fenêtre est étroite, la section ne sera plus qu'une icône.) Cliquez à l'intérieur du titre du document, il n’est pas nécessaire de sélectionner quoi que ce soit. Passez le pointeur de la souris sur certains styles pour en afficher un aperçu, puis cliquez sur le style de titre pour l'appliquer.

Le style de titre ne s’affiche pas dans le volet de navigation, mais les styles de titre sont imbriqués sous celui-ci.

Cliquez à l'intérieur du premier titre juste en dessous du titre, puis cliquez sur Titre 1 dans la zone Style. Non seulement le texte est formaté, mais il apparaît dans le volet de navigation. Vous pouvez également utiliser le raccourci clavier : Ctrl-Alt-1 (Windows)

Faites défiler le document et appliquez l'Titre1 aux autres en-têtes de premier niveau.

En suite commencez à appliquer le titre 2 aux sous-titres.

Chaque Titre formaté apparaît dans le volet de navigation, imbriqué sous un élément Titre1.

Modification d'un style de paragraphe intégré dans Word

C’est là que l’avantage d’utiliser des styles pour la mise en forme de documents dans Word entre en jeu. Pour modifier la mise en forme de tout le texte mis en forme en Titre1, il n’est pas nécessaire de sélectionner chaque ligne de texte et d’appliquer la mise en forme Word individuellement. Le moyen le plus simple est de reformater l’un d’eux, puis de l’utiliser pour mettre à jour le style. Cela modifiera tous les autres en-têtes marqués en Titre1.

1. Sélectionnez-en un et changez la police, la taille et la couleur selon ce que vous voulez, comme dans la capture ci-dessous.
2. Dans la section Style, cliquez avec le bouton droit de la souris sur « Titre 1 » et, dans le menu contextuel, sélectionnez « Mettre à jour le titre 1 pour correspondre la sélection ».
3. Maintenant, faites défiler le document pour voir les autres éléments ou cliquez simplement sur eux dans le volet de navigation. Ils ont tous le formatage Word mis à jour.

Si vous souhaitez vous exercer à nouveau, mettez à jour le style Titre 2.

Comment créer et appliquer un style de caractère dans Word

Si vous souhaitez mettre en forme du texte récurrent dans un paragraphe, utilisez un style de caractère. Vous pouvez le faire avec le panneau Styles.

Dans ce document, il y a deux images, intitulées “Figure 1 ”et“ Figure 2 ”. Nous allons formater uniquement ces étiquettes. Sélectionnez « Figure 1 » et mettez-le en italique gras. Laissez le texte sélectionné et sous Windows, cliquez sur la flèche vers le bas située dans le coin inférieur droit de la section Styles pour afficher le panneau Styles. Dans le coin inférieur gauche du panneau, cliquez sur le bouton « Nouveau style ».

Dans la boîte de dialogue Nouveau style, attribuez-lui le nom de Figure, définissez le type de style sur Caractère, puis cliquez sur OK.

Le nom du style est maintenant répertorié dans le panneau et dans la section Styles du ruban. Notez qu’il a une icône « a », indiquant qu’il s’agit d’un style de caractère.

Appliquez-le : Faites défiler vers le bas, puis appliquez le style à “Figure 2” en cliquant sur le nom du style de figure dans le panneau ou le ruban pour l'appliquer.

Utiliser vos styles dans un autre document Word

Si vous souhaitez utiliser les styles de document Word modifiés ou personnalisés dans un autre document, vous devez les importer. Le moyen le plus simple consiste à copier et coller le formatage Word.

1. Passez à la fusion de styles.docx. Notez qu'il contient du texte brut et non formaté.
2. Revenez au document d'origine, cliquez dans le titre, puis cliquez sur le Peintre de format sous l'onglet Accueil.
3. Basculez sur l’autre document, puis sélectionnez l’espace réservé Titre. Il correspond maintenant au document lunaire.

4. Répétez le processus avec les styles Titre 1, Titre 2 et Figure.

 Vous pouvez également utiliser les raccourcis clavier de l'outil Reproducteur de format : Ctrl + Shift + C (Windows) pour copier le formatage à partir du texte sélectionné et d'origine, ainsi que Ctrl + Shift + V (Windows) pour appliquer la mise en forme au nouveau texte.

Travailler avec des styles pour une meilleure mise en forme de documents dans Microsoft Word

Vous comprenez maintenant pourquoi les styles sont si intéressants : il est plus rapide d’appliquer un style que d’appliquer plusieurs attributs de formatage de document, les risques d’erreur humaine sont beaucoup plus faibles et la navigation dans les documents est automatique.

En outre, lorsque vous modifiez l'aspect d'un style dans Microsoft Word, tout le texte mis en forme avec ce style change immédiatement. Et le moyen le plus simple d'utiliser des styles modifiés ou personnalisés dans un autre document consiste à coller le formatage Word d'un document à un autre.

2. N'utilisez pas de sauts de page ou de section dans le document

Les sauts de page et les sauts de section dans Word sont utilisés pour des dispositions spécifiques et ne sont pas obligatoires pour la rédaction ou la modification de votre document. Si vous n'avez pas l'intention de publier la version Word de votre document mais que vous l'importez dans Indesign ou dans un autre programme de présentation graphique, il n'est pas nécessaire de créer une mise en page avec des sauts de section dans Word. Si vous souhaitez publier dans Word, laissez la mise en forme finale jusqu'à la fin, après les phases d'écriture et de modification, une fois votre contenu terminé. Cela vous permettra d'exporter votre document au format E-book avant de procéder au formatage final de la mise en page dans Word et vous évitera de perdre du temps en mise en page au cours du processus d'écriture.

Les sauts de section et les sauts de page sont la cause de nombreux problèmes de mise en forme, car ils contrôlent tous les en-têtes et les pieds de page et ont une incidence sur la pagination si vous ne savez pas comment ils fonctionnent.

Alors, comment pouvez-vous ajouter des sauts aux bons endroits de votre document sans utiliser de saut de section ou de page ? Vous utilisez des styles. Si vous souhaitez qu'un chapitre ou un tableau commence sur une nouvelle page, appliquez un format de paragraphe « Saut de page avant » au style de titre (par exemple, Titre 1) devant commencer sur une nouvelle page. Cela démarrera automatiquement une nouvelle page sans ajouter de véritable élément "saut de page" au document.

Vous pouvez faire la même chose pour les listes, les figures ou les tableaux qui doivent commencer sur une nouvelle page (c'est-à-dire changer la définition du style du nom de la case, du tableau ou de la figure et appliquer un format de paragraphe « Saut de page avant »).

3. Ajouter un simple numéro de page centré au pied de document

La numérotation des pages est essentielle. Au cours du processus de publication préalable, vous devrez imprimer le document et en discuter avec les collaborateurs. Toutefois, vous n'avez pas besoin d'une numérotation de page différente pour l'avant-plan et le contenu réel, ni d'emplacements de numéros de page impairs et pairs lorsque vous travaillez sur le document. Ce sont des fonctionnalités de mise en forme complexes liées aux sauts de section et peuvent être difficiles à corriger si vous ne connaissez pas leur fonctionnement.

Tout ce dont le document a besoin est un numéro de page centré dans le pied de page. Cette méthode de pagination est claire. Cela fonctionne également pour l'impression recto verso. Vous pouvez utiliser cette simple pagination tout au long du processus d'écriture, du processus d'édition et de la correction finale du contenu. En simplifiant la numérotation des pages et en supprimant les sauts de section, vous éliminerez la plupart des problèmes liés au formatage des en-têtes et des pieds de page.

Si vous souhaitez avoir un numéro de document ou une date dans le pied de page, vous pouvez facilement l'ajouter à côté du numéro de page centré dans le pied de page ou l'ajouter à l'en-tête.

Si vous avez besoin de références croisées renvoyant le lecteur à d'autres sections du document, n'utilisez pas de numéro de page comme référence croisée, mais utilisez la fonctionnalité de référence croisée de Word pour insérer un lien de mise à jour automatique au bon emplacement du document.

4. Toujours insérer des images et autres graphiques d'objet aligné sur le texte

Pour ajouter des images, des graphiques ou des organigrammes à votre document, utilisez la fonction copier-coller - ou utilisez l’onglet Insertion - pour les ajouter à votre document. Toutefois, veillez à toujours placer chaque image sur une ligne distincte et à définir la position de l’image sur " Aligné sur le texte ". N'appliquez pas d'habillage de texte, mais conservez l'image sur sa propre ligne (par exemple, un paragraphe). Cela garantira que l'image ne flotte pas dans le document, ne disparaît pas derrière le texte ou ne recouvre pas le texte.

Créez ensuite un style pour le paragraphe avec l'image et appliquez ce style à tous les paragraphes contenant des images du document. En appliquant un style au paragraphe de l'image, vous pouvez facilement formater son emplacement horizontal (alignement à gauche, au centre ou à droite, par exemple). Si vous appliquez ce style à toutes les images de votre document, elles seront automatiquement cohérentes. Ces paramètres de base seront suffisants jusqu'à ce que le document soit prêt pour la conception.

Si vous devez superposer du texte sur l'image ou le graphique, ne le faites pas dans Word, mais modifiez l'image avant de l'importer dans Word. Je ne recommande pas d'utiliser des zones de texte pour superposer du texte sur des images. Cela ne fera que créer des problèmes. Les zones de texte sont facilement perdues sur la page si elles ne sont pas insérées correctement et elles sont difficiles à modifier dans le suivi des modifications. De plus, le contenu d'une zone de texte peut facilement être perdu lors de l'importation du document dans un programme de conception pour la mise en page.

Le moyen le plus simple de clarifier ou d'annoter une illustration au cours du processus d'écriture consiste à utiliser un style de paragraphe de légende ou de note situé sous l'illustration. Mettez en forme le style comme vous le souhaitez, puis appliquez-le à toutes les légendes du document. Cela présentera toutes les illustrations de votre document de manière cohérente.

Notez que les images dont la taille de la page de document doit être entièrement affichée devront être redimensionnées si vous décidez ultérieurement de modifier la largeur de la page du document.

5. Insérez des tableaux à l'aide de l’onglet Insertion et ne modifiez pas l'orientation de la page.

Les tableaux sont les plus accessibles lorsqu'ils ont la même orientation que le texte. Si votre tableau est trop volumineux pour la mise en page portrait et nécessite une orientation paysage, il est fort probablement complexe et difficile à lire. Pour insérer des pages en mode paysage, vous devez insérer des sauts de section et augmenter les risques de corruption des documents au cours du processus de prépublication. Par conséquent, je recommande fortement de réorganiser une table pour une orientation portrait plutôt que d'essayer de créer une page de paysage.

En réorganisant votre table, vous faciliterez la lecture et la numérisation. Cela rendra également votre document plus accessible. Commencez donc tôt et organisez les informations dans vos tableaux pour améliorer la clarté et faciliter l'analyse.

Pour insérer un tableau, utilisez l’onglet insertion et cliquez sur l'icône « Tableau » pour spécifier le nombre de lignes et de colonnes dont vous aurez besoin. Cela insère un format de tableau simple.

Utilisation de styles pour formater le contenu du tableau

Pour formater le tableau, créez trois styles : un style d'en-tête de tableau, un style de texte de tableau et un style de numéro de tableau. Appliquez une mise en forme de paragraphe à ces trois styles pour que le texte du tableau soit formaté comme vous le souhaitez. Par exemple, vous pouvez appliquer une police en gras et un alignement centré pour le style d'en-tête de tableau, une police normale et alignement à gauche pour le style de texte de tableau et police normale avec alignement centré ou à droite pour le style de numéro de tableau. Je recommande également d'utiliser un style de table de base. Un tableau simple comportant des cellules avec des bordures affiche le contenu clairement séparé au cours du processus d'écriture.

Si vous devez utiliser d'autres formats de paragraphe dans le tableau, créez-lui toujours un style. Essayez de créer des styles pouvant être utilisés dans la plupart des tableaux plutôt que des styles spéciaux pour un seul tableau. Il n'est pas nécessaire de passer du temps sur le formatage des tableaux pendant les phases d'écriture et d'édition. C'est le moment où vous devez vous assurer que le contenu de la table est clair et correct. Après la phase d'édition, un concepteur aura le temps d'appliquer vos fonctionnalités de conception préférées.

De plus, pour que la table soit facile à lire lorsqu’elle passe à la page suivante, définissez toujours la ligne d’en-tête à répéter. Pour vous assurer que le tableau s'adapte à la largeur de la page, définissez toujours la largeur sur 100%.

Votre document est toujours prêt pour l'impression

Si vous suivez ces cinq principes pour formater des documents Microsoft Word, vous obtiendrez un document clair et formaté de manière cohérente. Les paragraphes, les en-têtes et les autres éléments de texte seront cohérents. Les tableaux seront faciles à lire et les illustrations ne disparaîtront ni ne bougeront de manière indésirable. Le document doit avoir très peu de problèmes de formatage ou d’autres problèmes.

Cela signifie que votre document sera prêt à être partagé à tout moment sans correction de mise en page. Vous pouvez rapidement l'envoyer à un co-auteur, superviseur, cadre supérieur ou éditeur. La mise en page conviendra toujours pour l'impression. Les pages n'auront pas besoin d'être nettoyées et ne seront pas sujettes à une corruption de la mise en page.

Ces cinq principes simples de mise en forme Word vous permettent d’effectuer rapidement votre document au cours des phases d’écriture et de modification sans perdre de temps en mise en forme.