Word : créer et utiliser des signets pour parcourir un long document

Dans ce tutoriel, nous examinons le processus étape par étape pour ajouter des signets à des sections d’un document Word. Nous vous montrons également comment accéder à un signet, faire des références croisées avec un signet et comment supprimer un signet dans les versions Word 2003 et ultérieures.

Avez-vous déjà travaillé sur un gros document Word et que vous aviez besoin, pour une raison quelconque, d'accéder rapidement à une partie spécifique de celui-ci ? Heureusement, Microsoft Word a pensé à vous en intégrant une fonctionnalité puissante ; il s’agit des signets. Un signet est un marqueur nommé qui fait référence à un bloc de texte, un graphique, un tableau entier, une cellule ou une plage de cellules dans un tableau, ou simplement une position dans un document. Vous pouvez ajouter des signets dans Word pour marquer certains textes et créer un lien vers celui-ci. Cela vous permet d'utiliser la boîte de dialogue « Signet » pour accéder rapidement à un endroit spécifique dans votre document en identifiant le texte au lieu de perdre du temps en faisant défiler plusieurs paragraphes ou pages. Par exemple, vous pouvez utiliser les signets lors de la modification d'un passage qui vous oblige à regarder à d'autres parties ou sections du document pour garantir la cohérence de votre texte.

Une note que vous devez garder à l’esprit est que L’utilisation des signets n’est pas limitée à la navigation dans un document, car, selon le besoin, vous pouvez les utiliser comme liens ou comme références.

Table des matières

Comment ajouter un signet dans Word 2010, 2013 et 2016

Afficher ou cacher les crochets des signets dans le texte

Comment accéder à un signet spécifique

Modifier les éléments marqués

Inclure du texte ou des éléments supplémentaires dans un signet

Comment faire des références croisées d'un signet

Comment supprimer un signet dans un document

Comment ajouter un signet dans Word 2010, 2013 et 2016

Si vous souhaitez insérer des signets dans un document, vous devez d’abord réfléchir à la manière dont vous et vos collègues utiliserez réellement le document. Le processus d'insertion d'un signet est simple :

1. Pour commencer, cliquez simplement à l'endroit dans votre document où vous voulez placer le signet. Décider où insérer les signets ne devrait pas être difficile si le document est principalement terminé. Si vous souhaitez insérer un signet dans un texte, nous vous recommandons de sélectionner la plus petite chaîne qui a du sens. En fait, ce n'est probablement pas une bonne idée de mettre en signet un paragraphe entier, mais, au lieu de cela, vous pouvez sélectionner un mot ou un titre.
2. Ensuite, accédez à l'onglet « Insertion » du ruban office, et cliquez sur le bouton de commande «Signet » que vous trouverez dans le groupe « Liens » :

3. Vous verrez apparaitre la boîte de dialogue « Signet » :

4. À ce stade, vous pouvez saisir le nm que vous souhaitez donner au nouveau signet dans la zone « Nom du signet». Vous devez respecter certaines règles lors du choix d’un nom pour votre signet :

• Vous ne pouvez utiliser que des lettres et des chiffres sans espaces ni caractères spéciaux.
• Le nom du signet doit toujours commencer par une ou plusieurs lettres ensuite vous pouvez ajouter des chiffres (exemple : S123, A5b…). Par exemple, un nom comme « 1signet » ne sera pas accepté.
• Comme les espaces ne sont pas autorisés dans le nom d’un signet, si vous souhaitez combiner plusieurs mots dans le nom, vous pouvez les séparer par un trait de soulignement (_), comme dans « Signet_1 ».

5. Une fois vous avez saisi le nom du signet, cliquez sur le bouton « Ajouter» pour le créer.

Vous avez terminé ! si vous aviez sélectionné un élément dans l’étape 1 du processus ci-dessus (par exemple un mot, un titre…), votre signet serait donc placé entre deux crochets non imprimables « […] » à l'écran (entouré d’un cercle rouge dans la capture ci-dessous). Par contre, si vous avez attribué le signet à un emplacement (c-à-d, vous avez simplement cliqué dans un endroit du document sans sélectionner aucun élément), le signet apparaît comme une poutre en « I » (entouré d’un cercle vert dans la capture ci-dessous) :

Afficher ou cacher les crochets des signets dans le texte

Pour pouvoir afficher ou masquer les crochets des signets dans un document Word, suivez les étapes ci-dessous :

1. Pour commencer, ouvrez le menu « Fichier» et cliquez sur « Options » dans la barre latérale gauche pour afficher la boîte de dialogue « Options Word ».
2. Dans le menu à gauche de la boite de dialogue, sélectionnez « Options avancées».
3. Dans la zone droite, faites défiler jusqu'à la section « Affichage du contenu des documents ».
4. Cochez ou décochez la case (selon ce que vous souhaitez faire : afficher ou masquer les crochets) en regard de l’option « Afficher les signets» :

5. Une fois terminé cliquez sur « OK» pour fermer la boîte de dialogue « Options Word ». Par conséquent, si vous avez coché la case, tout texte dans la section mise en signet sera entouré de crochets ; et si le signet ne contient pas de texte, vous verrez apparaitre un signe comme une poutre en « I ».

Remarques :

• Vous pouvez modifier et mettre en forme le texte qui se trouve dans un signet de la même manière que vous le faites pour un texte normal en dehors du signet.
• Lorsque vous coupez ou copiez une partie ou tout le texte mis en signet vers un nouvel emplacement, le texte déplacé ne sera pas collé comme un signet.
• Lorsque vous ajoutez du texte au texte qui se trouve entre les crochets du signet, le nouveau texte que vous ajoutez fera également partie du texte du signet.
• Si, pour une raison quelconque, vous supprimez une partie du texte qui se trouve entre les crochets d’un signet, le signet n’est pas supprimé, mais reste avec le texte restant.
• Lorsque vous coupez et collez le signet entier, y compris le texte par exemple «  Les thèmes et les styles » dans un nouvel endroit du même document, vous verrez que votre signet se déplace avec le texte. Si par contre vous ne sélectionnez pas le signet mais uniquement le texte entre les crochets, le texte sera déplacé mais le signet reste là où il se trouve dans le document.
• Une autre note que vous devez garder à l’esprit est que lorsque vous copiez un élément mis en signet, y compris les crochets de signet, et que vous le collez dans un autre document, l'original et le nouveau document auront des signets.
• En considérant les notes ci-dessus, nous vous recommandons de toujours afficher les signets d’un document avant de commencer la modification du texte. En faisant ainsi, vous vous permettez de vous assurer que les signets se retrouvent bien aux endroits où vous voulez qu'ils se retrouvent lorsque vous avez terminé l'édition.

Comment accéder à un signet spécifique

Comme nous l’avons déjà mentionné, on utilise les signets pour faciliter la navigation dans un long document. Jusqu’à présent, nous avons inséré des signets dans notre document. Nous pouvons maintenant les utiliser pour accéder rapidement à d'autres sections du document. Si vous ne parvenez pas à déterminer où commence un signet particulier (car, par exemple, le contenu des signets se chevauche), suivez les étapes ci-dessous pour demander à Word de localiser le signet et mettre en évidence son contenu :

1. Accédez à nouveau à l'onglet « Insertion » et cliquez sur l’option « Signet » dans le groupe «Liens » :

2. La boîte de dialogue « Signet» s'ouvre et affiche les noms de tous les signets que vous avez dans votre document.
3. Dans la liste des signets disponibles, cliquez sur le signet vers lequel vous souhaitez vous déplacer pour le sélectionner :

Remarque : comme vous pouvez le voir dans les options en bas de la boite de dialogue, vous pouvez trier les noms par ordre alphabétique ou par emplacement pour trouver rapidement un nom du signet. Si vous avez besoin de trier les signets par ordre alphabétique du nom, cochez l’option « Nom ». Sinon, pour les trier, par emplacement dans le document, sélectionnez l’option « Emplacement ».

4. Si vous n’arrivez pas à trouver le signet, il se peut qu’il soit masqué. Pour afficher les signets masqués dans la liste, cochez la case en regard de l’option « Signets masqués».
5. Une fois le signet sélectionné, cliquez sur « Atteindre».
6. Cliquez sur « Fermer ».

L'insertion de signets ne vous prend que quelques clics, mais c'est un processus simple et facile à implémenter. Une fois que vos signets sont bien configurés, vous avez terminé. D'un autre côté, le déplacement vers un signet peut être une tâche que vous effectuez souvent. Bien que cela ne nécessite également que quelques clics, cela deviendra fastidieux.

Remarques :

• Une alternative pour accéder à un signet consiste à appuyer sur la touche de fonction « F5 » dans votre clavier. Cela ouvrira la boite de dialogue « Rechercher et remplacer ». Cliquez sur l'onglet « Atteindre » et sélectionnez « Signet » dans la zone de liste « Atteindre », puis sélectionnez le signet que vous souhaitez atteindre dans la liste déroulante « Nom du signet » :

• Si vous avez besoin d’accéder à un signet qui se trouve dans une annotation, dans une note de bas de page ou dans une note de fin, vous devez d'abord ouvrir le volet contenant l'élément auquel vous souhaitez accéder. Cliquez ensuite à l’intérieur du volet et cliquez sur le bouton « Atteindre » dans la boîte de dialogue « Signet ».
• Il n’est pas possible d’accéder à un signet dans un en-tête ou un pied de page.

Modifier les éléments marqués

Après avoir créé un signet, il est toujours possible de le modifier. Par exemple, vous pouvez le couper, le copier et le coller dans un autre emplacement. Il est également possible d’ajouter ou de supprimer du texte des éléments mis en signet. Vous trouverez ci-dessous une description de ce qu'il adviendra du signet lui-même si vous effectuez l'une de ces actions :

• Si vous « copiez » tout ou partie d'un élément mis en signet vers un autre emplacement qui se trouve dans le même document : dans ce cas, la copie ne sera pas mise en signet ; et le signet reste avec l'élément d’origine.
• Si vous « coupez » l’intégralité d’un élément mis en signet et le collez dans un autre emplacement dans le même document ou dans un autre document : dans ce cas, au contraire de la copie, l'élément sera déplacé entièrement, y compris le signet, vers le nouvel emplacement.
• Si pour une raison quelconque vous supprimez une partie d'un élément mis en signet : le signet ne sera pas supprimé, mais reste avec ce qui reste de l'élément d'origine.
• Lorsque vous ajoutez du texte aux caractères contenus d’un signet, le texte que vous ajoutez sera inclus dans le signet.
• Si vous placez le point d'insertion directement avant le texte marqué, puis vous ajoutez d’autres mots, ils seront également inclus dans le signet.
• Par contre, si vous placez le curseur directement après le crochet de fin d'un signet, puis ajoutez d’autres éléments, ce que vous ajoutez ne sera pas inclus dans le signet.

Inclure du texte ou des éléments supplémentaires dans un signet

Si vous souhaitez ajouter d’autres éléments dans un signet, suivez la procédure ci-dessous. Vous pouvez inclure de nouveaux éléments ou des éléments existants situés en dehors du voisinage du signet.

1. Avant de commencer, vous devez d’abord vous assurer que les signets sont visibles. Si les signets ne sont pas affichés dans votre document, suivez les étapes dans la section « Afficher ou cacher les crochets des signets dans le texte» ci-dessus. Dans notre exemple, nous allons modifier le signet entouré en rouge dans la capture ci-dessous :

2. Selon ce que vous cherchez à faire, suivez les instructions correspondantes :

• Si vous souhaitez ajouter de nouveaux éléments au signet :
  • Cliquez avant le début ou après le crochet de fin du signet pour y placer le curseur, puis saisissez le texte ou insérez les éléments que vous souhaitez ajouter.
  • Ensuite, sélectionnez le signet entier avec le texte ajouté, y compris les crochets. Dans notre exemple, nous avons ajouté le mot « exemple » après le crochet de fin. Nous avons donc sélectionné le signet entier et le mot « exemple » comme illustré dans la capture ci-dessous.
• Si vous souhaitez ajouter au signet des éléments à partir du texte ou des éléments du voisinage :
  • Sélectionnez le signet entier, y compris les crochets, et également le texte ou les éléments supplémentaires que vous voulez ajouter.

3. À ce stade, vous devez avoir sélectionné le signet et les éléments à ajouter. Accédez à l’onglet « Insertion » et cliquez sur « Signet» dans le groupe « Liens » :

4. La boite de dialogue « Signet» s’ouvre. Vous devriez voir que le nom du signet auquel vous ajoutez du texte est déjà sélectionné et affiché dans la zone « Nom du signet ». Pour notre exemple, il s’agit du signet « Signet_3 » :

5. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton « Ajouter». Comme résultat, le nouveau texte (ou les éléments) que vous ajoutez sera inclus dans le signet :

Comment faire des références croisées d'un signet

Pour créer une référence croisée pour un signet, suivez les étapes ci-dessous :

1. Pour définir une référence croisée également connue par « renvoi » vous devez accéder à la boîte de dialogue « Renvoi». Pour l’ouvrir, accédez à l’onglet « Insertion » et cliquez sur « Renvoi » dans le groupe « Liens » :

2. La boite de dialogue « Renvoi » s’ouvre :

3. Vous avez deux options :

• Catégorie : dans cette liste déroulante, vous pouvez sélectionner le type de votre titre de référence auquel vous souhaitez accéder. Cette option vous propose de nombreuses catégories. La catégorie qui nous intéresse dans ce tutoriel est celle des signets. Si vous sélectionnez la catégorie « Signet », vous pouvez sélectionner l'un des titres du signet et le renvoyer à la deuxième option.
• Insérer un renvoi à : cette deuxième liste contient les éléments de déférence de la première option.

4. Dans la première liste déroulante « Catégorie», sélectionnez « Signet ».
5. Sélectionnez le type de référence de signet dans le champ « Insérer un renvoi à :». L’option qui est la plus utilisée est « Signet » :

6. Finalement, vous pouvez sélectionner le signet que vous souhaitez dans la liste des signets disponibles sous « Pour le signet :».
7. Par conséquent, la référence croisée sera créée avec votre signet et prendra la forme d'un lien hypertexte dans votre document. Au cas où vous avez décoché la case « Insérer comme lien hypertexte», elle sera créée comme un texte normal.

Comment supprimer un signet dans un document

Si après avoir créé un signet, vous trouvez que vous en avez plus encore besoin, vous pouvez donc le retirer de votre document. Pour supprimer un signet de votre document, vous pouvez utiliser l'une des méthodes expliquées ci-dessous :

• Si vous souhaitez supprimer un signet et garder le texte sur les éléments marqués, accédez à l’onglet « Insertion » puis cliquez sur « Signet » dans le groupe « Liens ». Dans la liste des signets disponibles, sélectionnez le nom du signet que vous voulez retirer de votre document, puis cliquez sur le bouton « Supprimer ».
• Si vous souhaitez un signet et également le texte et les éléments marqués, sélectionnez d’abord tout le texte marqué, y compris le signet et les crochets. Ensuite, appuyez sur la touche « Suppr » du clavier.
• SI vous souhaitez supprimer un signet et utiliser son nom pour marquer un autre texte ou élément, sélectionnez le nouvel élément que vous souhaitez mettre en signet. Ensuite, donnez à cet élément le même nom que le signet que vous souhaitez supprimer. En faisant ainsi, Word supprimera automatiquement le signet de son emplacement d'origine et l'assigne au nouvel élément actuel à la place.

Conclusion

Ce tutoriel représente l’essentiel de ce que vous devez savoir sur l’insertion des signets et des références croisées dans Microsoft Office Word. En général, les liens hypertextes, les références croisées et les signets sont tous dans le groupe « Liens » dans l’onglet « Insertion ». Toutes ces options sont utilisées de la même manière et dans le même but. Leur objectif essentiel est de créer un lien vers un autre emplacement ou une autre adresse, même sur Internet, votre ordinateur ou dans votre document.