Tutoriel Word : ajouter des cases à cocher à documents

Dans ce tutoriel nous expliquons comment insérer deux types de cases à cocher dans un document Word. Vous apprendrez à créer des cases à cocher décoratives pour les documents à imprimer et des cases à cocher pour des documents électroniques. Le premier type est plus facile à implémenter et est le meilleur choix si vous prévoyez d’imprimer votre document tel qu’une liste de tâches. Le deuxième type demande d’ajouter l’onglet « Développeur » au ruban. Mais il est idéal lorsque vous souhaitiez partager la version numérique d’un document Word et que les gens puissent remplir le formulaire directement dans le document lui-même.

Qui de nous ne connait pas de quoi s’agit une case à cocher. Une case à cocher se représente sous forme d’un petit carré avec une coche, une croix « X » ou reste vide, en fonction de son état. Les cases à cocher sont un moyen très important voire indispensable lors de la création des enquêtes ou des formulaires avec Microsoft Word en raison qu’elles facilitent la lecture et la réponse des options.

Dans Microsoft Word, il existe plusieurs façons d'insérer une case à cocher. Les techniques que nous décrivons dans ce tutoriel sont valables pour Microsoft Office 365, Microsoft Word 2016, Microsoft Word 2013, Microsoft Word 2011, Microsoft Word 2010, Microsoft Word 2007, Microsoft Word 2008 et Microsoft Word 2004. Si vous souhaitez faciliter l’utilisation de votre formulaire avec des cases à cocher, suivez nos instructions étape par étape.

Table des matières

Comment insérer une case à cocher dans un document Word

Méthode 1 : insérer des cases à cocher pour les documents imprimés

Méthode 2 : utiliser les outils de développement de Word pour ajouter l'option de case à cocher interactives

Insérer une seule case à cocher dans Word

Remplacer une liste à puces ou de numéros par des cases à cocher

Comment insérer une case à cocher dans un document Word

Méthode 1 : insérer des cases à cocher pour les documents imprimés

Microsoft Word vous donne la possibilité d’ajouter des cases à cocher dans vos documents que ce soit pour une utilisation sur papier ou directement sur l'écran. Le processus est assez simple et ne demande pas beaucoup d’efforts. Si votre document sera présenté aux utilisateurs sous format papier (par exemple une liste de tâches à faire ou une enquête imprimée), et qu’ils doivent simplement cocher les cases correspondantes à leurs réponses, vous n’êtes donc pas obligé d’ajouter de nouveaux onglets au ruban et vous n’avez pas à vous souciez de l’utilisation du document. La technique est très facile qu’un simple ajout d’une liste à puces à laquelle vous appliquez des symboles de cases. Pour ce faire, suivez les étapes ci-dessous :

1. Pour commencer, écrivez les éléments de votre liste et sélectionnez-les en maintenant le bouton gauche de la souris et en le faisant glisser du premier au dernier point de la liste.
2. Ensuite, accédez à l'onglet « Accueil », cherchez le groupe « Paragraphe » et cliquez sur la petite flèche en regard du bouton « Puces » :

3. Un menu déroulant s’ouvre en affichants un ensemble de styles de puces. Cliquez sur la dernière option « Définir une puce ».
4. La boite de dialogue « Définir une nouvelle puce » s’ouvrira sur votre écran, cliquez sur le bouton « Symbole » comme illustré dans la capture ci-dessous :

5. Une nouvelle boite de dialogue « Caractères spéciaux » s’ouvre. Comme vous pouvez remarquer, Microsoft Word prend en charge les caractères spéciaux tels que les puces, les symboles de copyright et de marque, divers styles de flèches et les glyphes associés. Dans le menu déroulant « Police » à gauche de la boite de dialogue, cherchez et sélectionnez la police « Wingdings 2 » :

6. Faites défiler la liste des symboles pour trouver le symbole sous forme d’un carré vide qui ressemble à une case à cocher. Si vous n’arrivez pas à le trouver, vous pouvez taper le nombre « 163 » dans la case « Code de caractère » pour le sélectionner automatiquement. Bien sûr, vous pouvez choisir n’importe quel autre symbole que vous préférez, à condition qu’il soit possible de le cocher (Par exemple un cercle vide) :

7. Une fois vous êtes satisfait du symbole choisi, cliquez sur le bouton « OK » pour quitter la boite de dialogue des caractères spéciaux.

8. Cliquez une autre fois sur « OK » pour fermer également la boite de dialogue « Définir une nouvelle puce ».

9. De retour dans votre document Word, les cases à cocher apparaissent à la place du symbole de puce ordinaire. Vous pouvez tapez maintenant votre liste à puces.

10. A partir de là, à chaque fois que vous souhaitiez insérer une case à cocher, vous ne serez pas obligé de répéter toutes ces étapes et à naviguer dans tout cet ensemble de fenêtres. Cliquez simplement sur la flèche à droite du bouton « Puces », et vous trouverez le symbole que vous avez choisi pour la case à cocher répertoriée dans la section « Dernières puces utilisées » :

Remarque : lorsque vous ajoutez les cases à cocher, il se peut que certains éléments de votre liste fassent plus d'une ligne. Pour corriger ce problème vous pouvez affiner la mise en page en utilisant des retraits suspendus pour les aligner correctement. Pour ce faire, sélectionnez la liste à puces et accédez à l'onglet « Accueil », cliquez sur le lanceur de la boîte de dialogue « Paragraphe » dans le groupe « Paragraphe ». Sous la section « Retrait », tapez 0,25 dans la zone « Avant le texte ». Sous la section « Spécial », choisissez « Négatif ». Cliquez sur OK pour appliquer les modifications.

11. Lorsque vous êtes satisfait de la liste avec des cases à cocher, groupez-la pour verrouiller les éléments répertoriés. De cette façon vous garantissez que les utilisateurs puissent cocher les cases mais ne puissent pas modifier ou supprimer des éléments de la liste. Sélectionnez votre liste.
12. Accédez à l’onglet « Développeur », cliquez sur la commande « Grouper » dans la section « Contrôles » et sélectionnez « Grouper » dans le manu déroulant :

13. Lorsque vous devez modifier ultérieurement des éléments dans la liste, sélectionnez à nouveau la liste et choisissez « Grouper » puis « Dissocier ».

Si vous ne voyez pas l’onglet « Développeur » dans votre ruban c’est parce qu’elle n’est pas activée. La procédure pour l’activer est expliquée dans la deuxième méthode.

Encore une fois, cette méthode n'est vraiment utile que pour les documents qui seront utilisés après l’impression. Cela est évident car vous ne pourrez pas cocher ou sélectionner une case à cocher insérée comme symbole dans un document Word.

Méthode 2 : utiliser les outils de développement de Word pour ajouter l'option de case à cocher interactives

En plus du symbole visuel, vous pouvez également insérer des cases à cocher interactives. Utilisez cette méthode pour créer des listes de contrôle à partager en ligne ou d’autres types de formulaires qui nécessitent une interaction de l’utilisateur.

1. Pour pouvoir insérer des cases à cocher interactives, vous devrez d'abord activer l'onglet « Développeur » sur le ruban. Pour ce faire, ouvrez votre document Word cliquez sur le menu « Fichier », puis cliquez sur la commande « Options » dans le volet gauche.
2. La fenêtre « Options Word » s’ouvre, cliquez sur « Personnaliser le ruban » dans la barre latérale gauche.
3. Dans le menu déroulant « Personnaliser le ruban » de droite, sélectionnez « Onglets principaux » :

4. Vous verrez dans la zone à droite une liste des principaux onglets disponibles, recherchez l’onglet « Développeur » et cochez la case correspondante puis cliquez sur le bouton « OK » :

5. Vous verrez l’onglet « Développeur » apparaitre sur votre ruban. Cliquez dans le document à l’emplacement où vous voulez ajouter une case à cocher.
6. Cliquez sur l'onglet « Développeur », puis cliquez sur la commande « Case à cocher - Contrôle du contenu » dans le groupe « Contrôles » :

7. Lorsque vous cliquez dessus, une case à cocher apparaître immédiatement à l’emplacement de votre curseur. Dans notre exemple, nous avons placé la case à cocher avant la taches, mais si vous avez une liste de choix de réponses et que vous souhaitez placer les cases à cocher devant les entrée, vous devez donc cliquer avec votre souris devant chaque entrée avant d’insérer le contrôle :

8. Comme vous pouvez le voir dans la capture ci-dessous, la case à cocher est interactive. Lorsque vous cliquez dessus pour, vous verrez qu’une croix « X » se dessine automatiquement :

9. Un autre avantage est que vous pouvez déplacer et modifier les propriétés d’un contrôle de case à cocher. Pour modifier son emplacement, sélectionnez la case et faites-la glisser déposer où vous le souhaitez :

10. Par défaut, lorsque vous cliquez sur un contrôle de case à cocher, une croix « X » apparaît dans la case. Vous allez peut-être vous demandez s’il est possible d’utiliser un autre style de croix. La bonne nouvelle est « Oui », ce symbole peut être modifié et facilement. Sélectionnez la case à cocher, puis cliquez sur la commande « Propriétés » dans le groupe « Contrôles » :

11. De là, vous pouvez modifier l'apparence des symboles activé et désactivé, le comportement de la case à cocher elle-même lorsqu'elle est utilisée dans votre document électronique ainsi que de nombreux autres attributs :

12. Cliquez sur le bouton « Modifier » devant « Symbole Activé » et la boite de dialogue des caractères spéciaux s’ouvre. Sélectionnez le symbole que vous souhaitez :

13.  Maintenant, lorsque vous cochez la case, elle prendra la forme du symbole que vous avez choisi :

14.  Pour agrandir la case à cocher, cliquez dessus avec le bouton gauche de la souris et utilisez l’option de la taille de la police dans le groupe « Police » dans l’onglet « Accueil » pour l'agrandir. Il se peut que la taille du texte augmente également avec la case à cocher, mais vous pouvez facilement modifier la taille de la police après avoir terminé :

15. La prochaine étape consiste à verrouiller le formulaire. Cela vous permettra de cocher les éléments de la liste. Cependant, lorsque vous verrouillez le formulaire, vous ne pourrez plus apporter de modifications au texte ou à la mise en page, il est donc préférable d’effectuer cette étape en dernier après avoir apporté les modifications nécessaires. Assurez-vous que vous n'êtes pas en mode « Création » en cliquant sur « Mode Création » dans le groupe « Contrôles » sous l'onglet « Développeur ». Le bouton de commande « Mode Création » ne doit pas être sélectionné :

Remarque : Si vous souhaitez vérifier l'orthographe dans votre liste, vous devez exécuter une vérification orthographique sur le document avant de verrouiller le formulaire.

16. Toujours dans l'onglet « Développeur », cherchez le groupe « Protéger », et cliquez sur l’option « Restreindre la modification » :

17. Le volet Office « Restreindre la modification » apparait automatiquement à droite de la fenêtre. Sous la section « Restrictions de modification », cochez la case en regard de « Autoriser uniquement ce type de modification dans le document » comme illustré dans la capture ci-dessous :

18. Lorsque vous cochez cette case, plusieurs options de restriction deviennent actives et disponibles. Dans la liste juste en dessous de la case sélectionnez « Remplissage de formulaires » :

19. Sous « Activation de la protection », cliquez sur « Oui, Activer la protection ».
20. Une petite boite de dialogue « Activer la protection » s’ouvre vous demandant si vous souhaitez attribuer un mot de passe au document. Si oui, saisissez un mot de passe dans la zone « Tapez un nouveau mot de passe (facultatif) », puis répétez le mot de passe dans la deuxième zone pour le confirmer. En faisant ainsi, seuls les réviseurs connaissant le mot de passe peuvent supprimer la protection :

Si vous ne souhaitez pas utiliser un mot de passe, cliquez sur « Annuler ». Dans ce cas, tous les réviseurs du document peuvent modifier vos restrictions de modification.

21. Su après l’activation de la protection, vous souhaitiez modifier le document, vous devrez donc déverrouiller le formulaire. De même, accédez à l’onglet « Développeur » et cliquez sur la commande « Restreindre la modification » dans le groupe « Protéger ».
22. Dans le volet Office « Restreindre la modification » qui s’ouvre, cliquez sur « Désactiver la protection » :

23. Si vous avez utilisé un mot de passe pour appliquer la protection au document, Word vous affichera la boite de dialogue « ôter la protection du document » vous demandant de saisir le mot de passe avant de pouvoir arrêter la protection :

24. N'oubliez pas de le verrouiller à nouveau votre document après avoir effectué les modifications nécessaires.

Remarque : malheureusement, Word ne permet pas d’ajouter plusieurs contrôles de cases à cocher à la fois, en tant que groupe, de la même manière que nous avons ajouté des puces. Si vous avez besoin d’insérer plusieurs cases à cocher, vous devrez donc insérer chaque contrôle individuellement. Mais le grand avantage de cette méthode est que l’utilisation d’un contrôle de contenu « case à cocher » vous permet de basculer entre les deux état « coché » et « décoché » directement sur le document sans avoir à attendre l’impression.

Insérer une seule case à cocher dans Word

On utilise le plus souvent des cases à cocher pour créer une liste de taches, des enquêtes et d'autres types de listes. Cependant, il existe des situations où vous souhaitez insérer une seule case à cocher quelque part dans le texte. Pour insérer une seule case à cocher, procédez comme suit ci-dessous.

1. Placez le point d’insertion à l’emplacement du document où vous souhaitez insérer la case à cocher.
2. Ensuite accédez à l’onglet « Insertion » et cliquez sur la flèche en regard du bouton « Symboles » dans le groupe « symboles » qui se trouve à droite du ruban :

3. Dans le menu déroulant qui s’affiche, recherchez le symbole de case à cocher que vous souhaitez insérer et double-cliquez dessus. Si vous ne le trouvez pas, cliquez sur la dernière option « Autres symboles ».

Remplacer une liste à puces ou de numéros par des cases à cocher

Si vous avez un document contenant déjà une liste à puces ou numérotée et que vous souhaitez la transformer en une liste d’éléments à cocher, vous pouvez le faire facilement. Suivez les instructions ci-dessous :

1. Commencez par sélectionner la liste entière.
2. Accédez à l’onglet « Accueil », puis cliquez sur la flèche en regard du bouton de commande « Puces ».
3. Dans le menu déroulant, effectuez l'une des actions suivantes :

• Si vous voyez la case à cocher que vous voulez utiliser dans la bibliothèque de puces, sélectionnez-la.
• Si par contre vous ne trouvez pas la case à cocher souhaitée, passez à l'étape suivante.

4. Sélectionnez la dernière option « Définir une puce ».
5. Dans la boîte de dialogue « Définir une nouvelle puce » qui s'ouvre cliquez sur le bouton « Symbole » pour ouvrir la boite de dialogue des caractères spéciaux :

6. Pour afficher plus de symboles de cases à cocher, choisissez une police de symbole telle que « Wingdings » dans la zone « Police ».

7. Recherchez le symbole que vous préférez. Dans notre exemple, nous avons choisi une petite boîte en trois dimensions (boîte 3D)).

8. Lorsque vous êtes satisfait, cliquez deux fois sur « Ok » pour fermer les deux boites de dialogue.
9. Le symbole de case à cocher que vous avez choisi s’appliquera à votre liste de puces et sera ajouté à la bibliothèque de puces :

Conclusion :

Les cases à cocher sont un excellent moyen d’affiner vos documents. Vous disposez maintenant de plusieurs techniques de les utiliser dans vos documents Word. Ne limitez donc pas les cases à cocher aux listes de tâches. Chaque fois que vous avez un choix à deux états, pensez à utiliser une case à cocher.