Modèle de papier entête sur Word
Document et lettres à en-têtes : des ambassadeurs hors-pair pour votre entreprise
Article rédigé par : Hicham Ouakrouz
Les personnes avisées du monde des affaires savent qu'un papier à en-tête bien conçu a une signification. Il est certes subtil, mais il délivre néanmoins à lui seul tout un message, et ce, quels que soient les mots qui y sont imprimés.
Une entreprise se doit de communiquer avec ses prospects et ses clients et un papier à en-tête permet de maintenir le flux de communication cohérent et identifiable. Il confère crédibilité et solidité. Un en-tête de lettre favorise le développement d’un sentiment de fiabilité.
L'en-tête d'une lettre d'entreprise est révélateur de nombreuses valeurs de celle-ci. Et ce, grâce, non seulement aux indications qu'il fournit explicitement, mais aussi à ses traits de style.
Ce sont ces derniers et la perception qu'ils produisent qui marquent le plus souvent les esprits des destinataires. Dès lors, voici quelques conseils pour réussir un en-tête de lettre d'entreprise. Mais avant, il convient de comprendre pourquoi le papier à en-tête est un outil de communication très utile pour l’entreprise.
Pourquoi un papier à lettres de qualité est-il si important ?
Lorsqu'une entreprise envisage de concevoir un papier à en-tête ou de modifier celui qu'elle possède, elle doit y accorder beaucoup d'attention. Un papier à en-tête est aussi important qu'une marque, dans la mesure où il représente une entreprise et transmet une première impression à ses clients potentiels. Par conséquent, un papier à en-tête doit avoir un aspect professionnel, sinon le public ciblé pourrait juger que l'entreprise n'est pas aussi performante qu'elle le devrait et évitera par conséquent d'avoir affaire à elle. En faisant appel à un graphiste professionnel et à une société d'impression ayant une bonne réputation, l'entreprise est assurée d'obtenir le papier à en-tête qu'elle mérite.
Une fois ce papier à en-tête est conçu et adopté, tous les articles de papeterie utilisés par l'entreprise doivent être mis à jour en fonction de celui-ci. Il s'agit notamment de changer tout le papier à lettres utilisé par l'entreprise pour la correspondance, y compris les enveloppes, les bons de commande et les factures, les bordereaux, les blocs-notes, etc., ainsi que de mettre à jour toutes les cartes de visite imprimées pour les cadres et les commerciaux de l'entreprise.
Il est important que toute la papeterie de l'entreprise soit assortie, car cela contribuera à renforcer non seulement l'image de l'entreprise, mais aussi ce qu'elle représente. Lorsque tout ce qui est publié ou envoyé aux clients est assorti, cela donne une impression favorable à ceux qui envisagent de faire des affaires avec la société ; plus une société a l'air professionnelle, plus elle attirera d'affaires.
Maintenant, et après avoir abordé l’importance du papier à en-tête pour l’entreprise, essayons de décortiquer les différentes sections composant une lettre professionnelle.
Les sections composant une lettre professionnelle
La conception de l'en-tête d'une lettre commerciale ne peut se faire indépendamment du reste du corps de celle-ci. Une lettre professionnelle compte en effet l'en-tête, la zone de texte et le pied de page. Cette structure conditionne à la fois les dimensions et le contenu de ces trois sections.
Les dimensions de l'en-tête et du pied de page, notamment, doivent être bien adaptées à la zone de texte sans qu'elles ne la grèvent outre mesure.
Il faut également répartir les informations relatives à l'entreprise de manière à ce que les informations commerciales figurent dans l'en-tête et les informations de nature administrative prennent place dans le pied de page.
Au niveau de l'en-tête, il convient de contenir suffisamment d'informations pour mettre en évidence l'identité visuelle de votre marque tout en évitant les surplus inutiles.
Par ailleurs, notons qu’il existe des obligations légales quant aux lettres ou documents aux en-têtes dans certains pays. À titre d'exemple, il est obligatoire au Royaume-Uni d'indiquer l'adresse officielle du siège social, le numéro d'enregistrement de la société et la région dans laquelle vous opérez, tandis qu'aux États-Unis, rien de tel n'est requis.
En France, les imprimés et documents à en-tête doivent comporter obligatoirement le numéro SIREN, le numéro RCS, le lieu du siège social, un état de liquidation si c'est le cas, avec mention du nom du ou des liquidateurs, la dénomination sociale suivie de la forme juridique.
Le mieux est donc de se renseigner sur les normes en vigueur dans le pays où vous vous trouvez.
Il importe également de tenir compte des détails à respecter. Ainsi, il convient de ne faire mention des adresses électroniques et des sites web que dans la mesure où ils sont indispensables. Si tel n'est pas le cas, il est recommandé de privilégier une adresse électronique générique, telle que "[email protected] ou [email protected]", de sorte à assurer sa validité indépendamment de l'utilisation future de l'en-tête. Par ailleurs, l'insertion d'un code QR se révèle toujours une excellente solution pour donner accès, par exemple, au site web de l'entreprise.
Intéressons-nous à présent à quelques bonnes idées pour produire un en-tête de qualité premium.
Quelques idées pour concevoir l'en-tête de votre entreprise
Avant de vous lancer dans le brainstorming pour donner corps à votre en-tête, pensez à vous informer sur les en-têtes de vos concurrents. Vous pouvez décider d'être à contre-courant et de concevoir quelque chose de complètement différent, ou vous pouvez décider de vous fondre dans la majorité. Quoi qu'il en soit, vous devez savoir ce que font vos concurrents afin de pouvoir faire mieux.
Aussi, et tout au long du processus de conception de votre en-tête, gardez toujours ceci à l'esprit : vous le concevez pour votre client, et non pour vous-même ou votre entreprise. Votre en-tête doit répondre aux goûts de vos clients, et les aider à appréhender la véritable image et les avantages de votre marque.
Tous vos supports de marketing sont censés constituer un tout cohérent et homogène. La couleur de votre en-tête est à assortir aux couleurs de votre marque ainsi qu'aux couleurs du reste de votre matériel de marketing.
En ce qui concerne les couleurs de vos lettres ou documents à en-tête dans l’ensemble, il y a deux aspects importants que vous devez garder à l'esprit : la lisibilité et l'utilisation.
Considérez attentivement la couleur du fond et la couleur de l'encre. Pour la plupart des entreprises, l'espace d'écriture sur un papier à lettres est blanc. Un fond clair permet de voir facilement l'encre foncée, ce qui augmente la lisibilité. Les fonds sombres nuisent à la lisibilité. Il y a des exceptions à cette règle : il peut être approprié d'avoir une combinaison de couleurs criardes dans certains créneaux, comme l'organisation de fêtes ou ceux qui fournissent des produits et services excentriques.
S'agissant des graphiques et des images, le principal objectif est de diffuser votre marque, votre identité, votre personnalité et vos avantages. Vos lettres et documents à en-tête doivent comporter votre logo. L'emplacement de celui-ci est un aspect de la conception qui doit être soigneusement étudié. Votre conception et votre image de marque détermineront l'emplacement de votre logo sur vos lettres et documents à en-tête. Centré en haut, c'est traditionnel. Tout autre placement suggère l'innovation. N'oubliez pas que la fonction première de votre papier à en-tête est de communiquer. Votre design ne doit pas faire obstacle à cette mission.
Par ailleurs, les papiers à en-tête traditionnels n'ont presque jamais comporté plus qu'un logo en termes de graphisme. Toutefois, les tendances actuelles ont ouvert les portes à tous les visuels imaginables. Voici quelques possibilités qui peuvent vous orienter :
- Le logo entier, ou une partie agrandie de celui-ci, peut être "fantôme" sur la feuille.
- Un filigrane peut être incorporé à votre papier à lettres. Il peut s'agir d'un filigrane générique fourni par votre imprimeur de papier à lettres ou d'un filigrane personnalisé pour votre entreprise.
- Une image peut être imprimée au dos de votre papier à en-tête, qui transparaîtra légèrement sur le recto et transmettra un message pour votre entreprise.
Profitez de l'édition de photos, de visuels, de clip-art et d'autres graphiques pour la décoration. N'oubliez pas que cela ne fonctionnera pas pour la plupart des secteurs conventionnels, mais il n'est jamais inutile d'essayer quelque chose qui sort des sentiers battus.
La police de caractères est un élément clé de la conception de vos lettres et documents à en-tête. Vous voulez non seulement qu'elle soit lisible, mais aussi qu'elle transmette au lecteur l'identité de votre marque. L'image de votre entreprise peut être traditionnelle ou avant-gardiste, et votre police doit être capable de transmettre cette image. La cohérence est essentielle lorsque vous travaillez avec des styles de police. Chaque pièce de votre papeterie commerciale doit utiliser le même type de police. Dans certains cas, il peut être acceptable d'utiliser plus d'une police sur un même papier à lettres. Si vous utilisez plus d'une police de caractères sur votre papier à lettres, vous devez vous assurer qu'elles sont toutes compatibles entre elles.
Le papier recyclé mérite d'être pris en considération lors du choix du papier pour votre papier à lettres. Un grand choix de papier recyclé est disponible. Cela vous donne l'occasion de projeter une image respectueuse de l'environnement pour votre entreprise. Selon le secteur dans lequel vous évoluez, un petit détail comme l'utilisation de papier recyclé pour toute votre papeterie (et le fait de le faire savoir) peut vous distinguer de vos concurrents.
Quelques solutions pour les start-up, petites entreprises et auto-entrepreneur
Vous êtes une start-up, une petite entreprise, un auto-entrepreneur ou un artisan et vous n’avez pas assez de moyens pour faire appel à un graphiste professionnel, voici quelques conseils pour vous pour concevoir un papier à en-tête en quelques étapes faciles.
1. Commencez par une plateforme accessible pour tous !
Si vous n'êtes pas un graphiste, la conception d'un papier à en-tête pour votre entreprise peut vous sembler une tâche effrayante. Heureusement, il existe de nombreux programmes informatiques (indesign, photoshop, Microsoft word, etc.) qui proposent des options pour créer un papier à en-tête adapté à votre entreprise ! Ces programmes vous permettent de créer facilement un papier à en-tête unique et magnifique, qui convient parfaitement à vos activités.
Des programmes comme « indesign » utilisent la fonctionnalité de « glisser-déposer » pour vous aider à créer le design idéal de votre papier à en-tête. Créez des zones de texte pour vos informations essentielles (telles que le nom et l'adresse de votre entreprise), téléchargez votre logo et faites-les simplement glisser en place !
Si vous êtes un véritable novice, il vous suffit d'ouvrir un document Microsoft Word et d'utiliser l'un des nombreux modèles Word prêts à l'emploi pour créer votre papier à en-tête. Il suffit de choisir un modèle qui vous plaît, de le télécharger dans votre nouveau document et de remplir les espaces vides ! En optant pour une plateforme conviviale, la conception de votre papier à en-tête deviendra une activité simple, voire amusante.
2. Choisissez un bon template pour le design
Bien qu'il soit tentant de commencer une conception à partir de zéro, il est préférable de se tourner vers un modèle de papier à en-tête. Un format préétabli contient déjà l'espacement correct, de sorte que vous n'aurez pas à vous casser la tête avec la mise en page. Il peut également vous fournir des détails créatifs auxquels vous n'auriez pas nécessairement pensé tout seul.
Choisissez un modèle de papier à en-tête en fonction de l'ambiance que vous recherchez, et non de l'aspect final. Vous aurez l'occasion de le personnaliser pour qu'il corresponde à vos besoins, alors ne vous concentrez pas sur les éléments de base, comme la couleur. Optez plutôt pour un design qui imite l'essence et la configuration que vous souhaitez.
Une fois que vous avez trouvé le design idéal, personnalisez-le en téléchargeant un logo net et de haute qualité. Il est très important d'utiliser le bon type de fichier, car une image haute résolution sera bien plus belle sur une page imprimée. Téléchargez votre logo sous forme de fichier PNG (plutôt que le fichier JPG standard) et veillez à enregistrer le papier à en-tête terminé sous forme de fichier PDF. Ainsi, votre mise en page ne changera pas d'un système d'exploitation à l'autre (par exemple, un Mac par rapport à un PC).
3. Incorporez votre image de marque
Un papier à en-tête est plus qu'une occasion de personnaliser vos documents et de communiquer votre adresse aux clients ; c'est aussi une occasion de mettre en valeur la marque de votre entreprise. Votre papier à lettres doit refléter la marque de votre entreprise, afin que toute personne qui le voit sache exactement avec quel type d'entreprise elle travaille.
Vous avez probablement passé beaucoup de temps à créer le logo parfait de votre entreprise. Vous avez recherché les meilleures polices de caractères pour votre marque, les couleurs et les images appropriées, ainsi que la mise en page et le design idéaux. Vous devez aborder votre papier à en-tête personnalisé (et tout autre matériel de marketing, d'ailleurs) avec la même diligence ! Veillez à ce que votre papier à lettres soit cohérent avec l'image de marque de votre entreprise en utilisant les mêmes polices, couleurs et images de logo.
4. Mettez en évidence les informations de valeur
Ensuite, classez les informations que vous souhaitez faire figurer sur le papier à lettres en fonction de leur valeur pour le client. Pour certaines entreprises, les informations de contact sont prioritaires. Dans ce cas, les numéros de téléphone, les adresses électroniques et les adresses de médias sociaux doivent avoir la priorité, avec une grande police de caractères, et vous pouvez les mettre en gras. Si l'image de marque est votre priorité, placez le logo, le nom de l'entreprise et le slogan au premier plan. En agrandissant les informations les plus importantes, vous les faites mieux ressortir sur la page.
5. Apportez des touches de créativité
Après avoir traité les éléments de base, il est temps d'ajouter une touche de créativité. C'est à ce stade du processus que des graphiques et des éléments de conception supplémentaires, comme les bordures, sont ajoutés à la mise en page. Cependant, testez-les un par un pour déterminer ce qui vous convient le mieux. L'objectif est de se démarquer sans écraser l'œil, donc évitez d'ajouter trop d'éléments.