MS Project : Découvrir les différents types de tâches

Dans ce tutoriel, nous vous montrons les différents types de tâches dans Ms Project. Nous expliquons également comment ces types peuvent affecter la formule de planification utilisée pour calculer la durée des tâches.

Comme les autres applications de la gamme Office, Microsoft Project offre plein de fonctionnalités pour la gestion et la planification de vos projets. D'une certaine manière, Project semble faire les choses tout seul. Cependant, elle s’agit d’une application très mal comprise. En gros, il vous permettra de suivre la progression de vos tâches et de déterminer la contribution de chacune de vos ressources à votre projet.

Par défaut, lorsque vous enregistrez l'avancement d'une tâche dans votre fichier de projet, Ms Project recalcule la durée restante de la tâche. Cela signifie qu’à chaque fois que vous faites une mise à jour de votre travail, Microsoft Project utilisera une formule de planification, pour refaire les calculs et déterminer la valeur de travail restante de la tâche. Par exemple, l’affectation de quelques ressources peut augmenter ou diminuer la durée de la tâche, et parfois vous obtiendrez un résultat différent de ce que vous attendiez. Cette frustration provient d'un manque de compréhension du fonctionnement des types de tâches. Suivez le reste du tutoriel pour comprendre la manière dont les types de tâches affectent une planification.

Table des matières

La formule utilisée pour la planification

Les différents types de tâches dans Ms Project

Comment définir le type de tâche

La formule utilisée pour la planification

Avant de citer les différents types de tâches, vous devez d’abord connaître la formule qu’utilise Ms Project pour planifier les tâches. En fait, Project travaille constamment pour maintenir l'équation suivante en équilibre sur les tâches de votre projet :

Travail = Durée x Capacités

Comme vous pouvez le voir dans cette équation, il existe trois variables qui affectent chaque tâche dans le plan de projet, à savoir, le travail, la durée et les capacités. Expliquons chacun de ces variables en détails :

• Le travail : il s’agit en fait du temps dont une ressource a besoin pour accomplir la tâche. Il est généralement mesuré en unités de temps comme les heures ou les jours. Ainsi, le travail total d’une tâche donnée est la somme de toutes les unités de temps des ressources affectées à cette tâche quel que soit leur nombre.
• La durée : la durée est généralement le temps de travail émis par les ressources entre le début et la fin d'une tâche. Cela signifie que Project calculera la durée en se basant sur la quantité de travail et la quantité d'unités de ressources qui lui sont affectées.
• Les capacités : la dernière variable est les capacités de ressources. Cette variable indique en fait la part du temps disponible d'une ressource (les personnes, l'équipement ou d'autres matériaux) qui est utilisée pour accomplir et travailler sur une tâche particulière.

Les nouveaux utilisateurs Ms Project trouvent souvent des problèmes et des difficultés au niveau du calcul du travail, de la durée et des capacités. Ce calcul est très intéressant pour Project, tout ce que vous devez faire c’est de le gérer.

Les différents types de tâches dans Ms Project

 En règle générale, chaque tâche que vous créez dans un fichier Ms Project sera associée à un « Type de tâche ». Vous pouvez définir ce type dans l'onglet « Avancées » de la boîte de dialogue « Informations sur la tâche». Dans Microsoft Project, les types de tâches ne sont que les éléments de la formule de planification que nous avons vu dans la section précédente. Lorsque vous choisissez un type pour une tâche quelconque, vous indiquer à Microsoft Project quelle variable de la formule doit rester constant si vous modifiez l'un des deux autres variables.

Les différentes options de type de tâche sont :

• Capacité fixe
• Travail fixe
• Durée fixe

Le mot « Fixe » à la fin des types fait référence à la variable qui doit rester constante lorsque vous modifiez les deux autres variables. Ces types vous permettent alors de fixer l'un des trois éléments de la formule afin de contrôler ce qui sera ajusté pour que les deux côtés s'équilibrent.

• Si vous n’avez qu’une estimation de durée ou que la durée reste stable lorsque vous ajoutez de nouvelles tâches, définissez le type de tâche sur « Durée fixe ».
• Si l’estimation de travail est la seule chose que vous connaissez, définissez le type de tâche sur « Travail fixe ».
• Si vous ne connaissez que le nombre de ressources disponible pour la tâche ou que vous êtes sûr que vous n’aurez pas besoin de plus de ressource pour accomplir la tâche, définissez le type de tâche sur « Capacité fixes ».

Une fois le type définit et la première valeur fixe, entrez la deuxième valeur et, à l'aide de la formule, Project calculera la troisième.

Comment définir le type de tâche

Par défaut, Project affecte le type « Capacité fixe » à chaque nouvelle tâche. Ainsi, ce type vous permet de modifier la durée de la tâche pour que Project recalcule le travail restant, ou vice versa. Cependant, si vous souhaitez attribuer un autre type « Durée fixe » ou « Travail fixe » à une tâche, vous devrez modifier ce paramètre par défaut. Pour ce faire suivez les instructions ci-dessous :

1. Accédez à l’onglet « Affichage» et cliquez sur le bouton de commande « Diagramme de Gantt » pour activer cette vue.
2. Ensuite, dans le tableau des tâches, faites un double clic sur la ligne de la tâche dont vous souhaitez modifier le type de tâche. Alternativement, faites un clic droit sur la tâche et sélectionnez « Informations» dans le menu déroulant.
3. La boite de dialogue « Informations sur la tâche» s’ouvre, accédez à l'onglet « Avancées ».
4. Cliquez sur le menu déroulant « Type de tâche», et puis sélectionnez le type de tâche que vous souhaitez définir :

Si vous choisissez le type de tâche « durée fixe », vous pouvez modifier le travail ou les valeurs unitaires de la tâche sélectionnée et Project recalculera l'autre valeur. Si vous sélectionnez le type « Travail fixe », vous pouvez modifier l’unité ou la durée de la tâche et Project recalculera l’autre valeur.

5. Cliquez sur « Ok» une fois terminé.

Conclusion

Vous avez maintenant une idée sur les types de tâches et leur fonctionnement. Désormais, vous comprendrez le comportement de vos tâches lors de l'affectation des ressources. N’oubliez pas le fonctionnement de la formule et que vous ne devez modifier que deux variables pour que Project calcule la troisième.