Application Excel sur la gestion du temps de travail

Comment utiliser le logiciel Excel pour la gestion du temps de travail ?

Article rédigé par : Mouna HAMIM

Les entreprises ainsi que les petites équipes utilisent souvent l’outil Excel pour la gestion du temps de travail pour sa disponibilité, sa familiarité et sa rentabilité. Sans oublier qu’Excel offre plusieurs modèles prêts à consommer qui permettent de se lancer rapidement dans la gestion de projet.

Dans cet article, nous allons découvrir les meilleures pratiques qu’offre Excel pour la gestion du temps de travail.

Quand est-il utile d’utiliser Excel pour la gestion du temps de travail ?

Vous n'avez pas toujours besoin d'outils de gestion de projet pour gérer des projets. Parfois, une simple feuille de calcul peut faire l'affaire. Voici quelques situations où la gestion du temps d’un projet dans Excel a du sens :

• Vous travaillez sur des projets simples : Si vous travaillez sur des projets avec très peu de dépendances et membres d'équipe, vous n'avez peut-être pas besoin de logiciel de gestion de projet. Une simple feuille de calcul pour suivre les tâches du projet est parfaite pour ces projets simples.

• Vous travaillez sur un seul projet à la fois : Si vous travaillez sur plusieurs projets simultanément, vous devrez partager les membres de l'équipe entre les projets. Les ressources partagées créent des dépendances complexes. Mais si vous travaillez sur un seul projet à la fois, les feuilles de calcul sont souvent suffisantes.

• Vous avez déjà accès à Microsoft Office : presque tout le monde a déjà accès à Microsoft Office. Vous aussi, vous pouvez envisager d'utiliser Excel pour gérer des projets si vous y avez facilement accès.

Les avantages de l’utilisation de l’outil Excel pour la gestion de temps 

Disponibilité d'informations : Au fil du temps, les feuilles de calcul Excel accumulent beaucoup d'informations. Ce qui permet d’avoir l’historique des données et d'y accéder quand on veut.

L’intégrité des données : Lorsque tout le monde met à jour la même feuille, il est facile pour quelqu'un de mettre à jour ou de supprimer des informations par accident. De plus, les informations sur les projets peuvent se perdre lorsque nous discutons des tâches par chat ou par e-mail.

Bon investissement à long terme : La plupart des outils de gestion de projet ont un plan payant. Les plans payants coûtent souvent moins de 10 $ par utilisateur et par mois. Compte tenu des inconvénients ci-dessus, l'utilisation d'Excel pour la gestion de projet peut s'avérer autant qu’un bon investissement à long terme.

Les inconvénients de l’utilisation d’Excel pour la gestion de temps de projet 

Aucune fonction de communication : Toutes les feuilles de calcul, y compris Excel, manquent de fonctions de communication. Communiquer avec les clients et les autres membres de l'équipe peut être un défi de taille.

Aucune Fonction de collaboration : Il n'y a aucun moyen de partager des fichiers ou des documents via Excel. Vous devrez utiliser un service d'hébergement de fichiers pour partager des fichiers. En revanche, la plupart des outils de gestion de projet intègrent le partage de fichiers.

Les différents outils offerts par Excel pour la gestion de temps 

Le Template Emploi du temps 

Le premier outil que nous allons présenter est l’emploi du temps. C’est un outil basique de gestion de temps qui permet de planifier votre journée ou semaine bien en avance.

Il est composé d’une colonne qui définit les heures de la journée et d’autres colonnes qui définissent l’ensemble des journées de la semaine. Voici un exemple d’un emploi du temps d’un employé d’une entreprise :

Le Template Planificateur de Gantt 

Un diagramme de Gantt est un diagramme à barres qui fournit une visualisation claire des tâches d'un projet planifiées dans le temps.

Généralement, la chronologie d'un projet est créée à l'aide d'un diagramme de Gantt. Le calendrier de Gantt aide les membres de votre équipe à visualiser le calendrier du projet :

Le principe du diagramme de Gantt est très simple. En effet , à gauche figurent les différentes activités ou tâches accomplies durant le projet. Ensuite nous avons des informations sur le début du plan, la durée du plan, le début réel et finalement le pourcentage accompli. Finalement, la partie la plus significative du diagramme et la partie périodes qui permet de visualiser le temps qui a été alloué à chaque activité du projet.

A présent voici un exemple simple d’un diagramme de Gantt d’un projet X :

Planning journalier du temps de travail des employés 

 Ce modèle fournit une feuille de calcul hebdomadaire pour la gestion des horaires de plusieurs employés. Pour chaque jour de la semaine, entrez le nom de chaque employé et l'endroit où il travaillera pendant des heures précises. Le modèle calcule ensuite le total des heures effectuées par l’employé :

Le diagrammes pour la répartition du temps 

Vous pouvez visualiser la répartition de temps des différentes tâches de votre projet en utilisant le diagramme circulaire. Supposons que vous disposez du tableau de données suivantes :

Sélectionnez les données de la colonne temps estimé puis cliquez sur >Insertion puis >Graphique recommandé, vous aurez accès à un ensemble de graphique :

L’histogramme groupé :

L’histogramme groupé permet de répartir les différents volumes horaires sous formes de barres.

Le diagramme circulaire :

Ce modèle Excel fournit une représentation visuelle de la façon dont les heures sont consommées. Le graphique qui en résulte peut être un outil utile pour les présentations, la communication avec les collègues, ou simplement pour obtenir une vue d'ensemble de l'utilisation du temps. Saisissez vos données, et le modèle traduira les informations en un graphique facile à consulter.

Barres groupées :

Template liste de tâches avec suivi de l’avancement 

Le template suivant permet de lister les différentes tâches, leur priorité, l’état, la date de début, l’échéance et finalement le pourcentage d’achèvement.

Template Calendrier Annuel 

Ce calendrier de gestion du temps couvre trois mois (90 jours) sur une seule feuille, et comprend également un espace pour des notes supplémentaires. Un calendrier de 90 jours peut être utile pour planifier un projet, créer un emploi du temps pour un semestre universitaire, planifier vos mois d'été, etc. Le modèle permet de visualiser d'un coup d'œil votre emploi du temps pour une période prolongée.

Modèle d'horaire de travail en équipe 

Vous pouvez utiliser ce modèle pour gérer les rotations quotidiennes et hebdomadaires des équipes entre les employés. Le modèle d'horaire fournit une grille simple pour saisir le type de poste ou le lieu pour une période donnée. Vous pouvez rapidement obtenir une vue d'ensemble de l'horaire ainsi que des détails précis sur le travail de chaque employé. Il vous suffit de modifier les descriptions des postes et les intervalles horaires pour les adapter à votre entreprise et à vos besoins en matière d'horaires :

Modèle de liste de contrôle pour les voyages d'affaires 

Les feuilles de gestion du temps conviennent à toute situation impliquant une série de tâches, y compris la planification d'un voyage d'affaires. Ce modèle de liste de contrôle fournit des sections pour gérer chaque étape de la planification d'un voyage, et vous pouvez facilement modifier la liste pour inclure tous les détails pertinents pour votre voyage.

Finalement , l’ensemble de ces outils fournis par Excel permettent de gérer le temps de travail que ça soit sur le plan personnel ou sur le plan commun. Personnel comme la gestion du temps grâce à des diagrammes de Gantt ou à un emploi du temps.

La gestion sur le plan commun concerne plus les horaires de travail des employés, la gestion du temps des projets et les différentes tâches liées.                                                                                                                    

Exemple Application Excel sur la gestion du temps de travail

Aperçu :