Guide de formation sur la gestion du temps
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PRIORISER LES ACTIVITÉS APPROPRIÉES
Une fois qu'on a déterminé des objectifs et les exigences pour les atteindre, il reste à se fixer des priorités.
Pour se faire, il faut:
La raison d'être d'une telle liste est de s'assurerque toutes les tâches, toutes les activités et tous les projets ont été envisagés et que ce que l'on juge être leuspimportant et le plus urgent sera effectivement traité en priorité.
Pour marquer vos priorités sur la liste, regroupezvos tâches en trois catégories :
On perd souvent trop de temps à des tâches des caté gories II et III. Par conséquent, on n'arrive jamais à réaliser les tâches placées en priorité I. Une personne qui travaille continuellement sur les tâches d e la catégorie I est une personne qui gère probablementson temps d'une façon efficace.
La façon dont on définit ses priorités est souventinfluencée par les autres personnes ou par des événements extérieurs :
Nos propres préférences peuvent aussi influencer nos priorités. Les critères de définition des priorités sont : l'urgence et l'importance relatives d'une tâche donnée par rapport aux autres tâches de la liste. Ainsi, une activité «AI», qui contribue à nos objectifs prioritaires (A) et qui est urgente (I), devrait être exécutée avant une activité relative à un objectif de moindre importance «B» ou qui est moins urgente «II ou III». Les activités se rapportant aux objectifs «C» peuvent être reportées indéfiniment ou éliminées.
Vous trouverez en annexe un exemple de To-Do liste que vous pouvez photocopier et utiliser régulièrement.
PLANIFIER
ANALYSER L'UTILISATION ACTUELLE DE SON TEMPS
L'analyse se fait par un relevé exhaustif de toutesses activités sur une période donnée qu’on reporte
- sur un tableau synthétique : pour les activités utiles et répertoriées
- sur un journal du temps perdu pour les activités mangeuses de temps
En faisant l'analyse de son emploi du temps actuel, on trouve généralement qu'on perd un temps considérable à cause de remises à plus tard, d'interruptions, de manque de planification ou d'autres raisons. (voir en annexe, les tableaux et journal de bord à remplir)
ÉTABLIR SON HORAIRE POUR L'ENSEMBLE DE SES ACTIVITÉS
On distingue trois outils de planification : l'agenda, l'horaire trimestriel ou semestriel et l'horaire hebdomadaire.
Ne serait-ce que pour se libérer l'esprit de toutesces petites choses qu'on ne veut pas oublier et pour prévoir ses activités plus d'une semaine à l'avance, il faut recourir à un agenda. C'est là que l'on consigne ses listes de choses à faire, pour la journée, pour la semaine, etc. Inscrivez-y, au fur et à mesure qu'ils se présentent, tous vos rendez-vous, sorties, dates de remise de travaux et d'examens, etc. Réservez-vous du temps pour vous.
Pour se donner une vue d'ensemble sur un calendrier grand format, on planifie sa session en indiquant sur un horaire semestriel les échéanciers imposés : travaux, examens, congés et les échéanciers qu'on se fixe, n fonction de son estimation du temps de préparationnécessaire. On aménage ensuite ses horaires en fonction des exigences réparties tout au long du semestre. Ce calendrier permet de visualiser rapidement son semestre, voire son année : on y voit la répartition de toutes les activités et on peut ainsi élaborerune stratégie. La consultation de ce calendrier peut être fort utile, notamment au moment de décider d'unnouvel engagement.
L'horaire hebdomadaire est un repère dont on se sert comme canevas pour prendre des décisions. Pour l'établir:
Votre grille devrait vous aider à atteindre vos obj ectifs de travail pour la semaine. Voyez d'abord si le nombre d'heures disponibles au travail suffit pour la réalisation de vos objectifs. Sinon, voyez quelles sont les activités que vous pouvez comprimer ou retrancher, mais attention, il faut toujours conserver un minimum de temps libre et de loisirs.
Il ne faut pas couler dans le béton une grille-horaire qu'il vous devient difficile de respecter par la suite. Il faut être souple et fin stratège afin d'utiliser aumieux son temps.
FACTEURS PERSONNELS
Lorsqu'on est démotivé, il vaudrait mieux prendre du repos ou s'offrir une activité qui procure du plaisir, de la satisfaction, de la valorisation; de même, on devrait s'employer en premier lieu à solutionner les problèmes pratiques qui affectent la concentration.
FACTEURS D'APPRENTISSAGE
On doit également tenir compte des facteurs d'apprentissage dans la planification de ses activités. Des chercheurs allemands ont identifié que l'activité sychiquep est généralement à son meilleur entre 9 heures et midi, et décroît jusqu'à environ 15 ou 16 heures, puis connaît un regain de 17 à 21 heures. Aussi, doi t-on occuper :
Pour lutter contre l'expansion du temps requis pour l'exécution de certaines tâches, on doit définir précisément l'objectif et le contenu de chaque période d'études pour travailler de façon efficace et stimuler la motivation.
De même, on devrait commencer une période d'étudens abordant les matières difficiles et la terminer par les tâches plus mécaniques. On devrait aussi revoir et compléter ses notes le plus tôt possible après un cours, pour réactiver la mémoire alors qu'on comprend encore de quoi il était question et on prépare ses cours pour mieux anticiper la matière juste avant d'y assister. Il est souvent préférable de prévoir des pausest des mini-objectifs, lorsque la période d'étude s'étale suruelques heures. Avec le temps, en suivant régulièrement son horaire, on se conditionne à accomplir ses diverses activités au point où elles deviennent routinièresou habituelles. On s'y met alors sans trop d'efforts.
EN CAS D'URGENCE
Si rien ne va plus, que vous avez beaucoup de retard et que vous ne savez plus par où commencer, voici quelques mesures d'urgence que vous pouvez appliquer en attendant de savoir mieux gérer votre temps de façon préventive :
Mettez-vous au travail en commençant par le premier point de la liste d'urgence. À ce stade, n'exigez plus de vous la qualité habituelle : votre objectif devraitêtre de terminer chacune des tâches le plus vite possible. Rayez de la liste chaque point aussitôt qu'il est complété.
RÉDUIRE SES PERTES DE TEMPS
Pour éliminer ou réduire ses pertes de temps, il faut d'abord en identifier les causes. On peut donc partir de
son relevé détaillé d'emploi du temps (journal duemps)t et identifier précisément ses activités chronophages.
En général, on en trouve de deux types :
Dans les deux cas, on se rabat sur un réflexe instinctif pour justifier ces pertes de temps : on dit «qu'on n'y peut rien parce qu'elles nous sont imposées de l'extérieur ».
Pourtant il est souvent possible de gagner du temps en organisant plus efficacement :
Quant aux interrupteurs, il n'y a qu'une façon d'yfaire face, il faut apprendre à dire non.
Il est impossible d'atteindre ses objectifs si on répond constamment par l'affirmative aux demandes d'autrui. Avec le temps votre entourage connaissant votre emploi du temps tendra à s'arranger pour vous faire des propositions aux moments où vous êtes disponible. C'est une habileté qui peut se développer. (plus dedétails dans la partie Activités Chronophages)
UTILISER DES TECHNIQUES POUR GAGNER DU TEMPS
Après avoir éliminé les pertes de temps, on peut encore en gagner en appliquant quelques techniques bien précises. Adaptées à votre style d'organisation propre, elles vous feront gagner du temps. On doit prendre l'habitude d'établir un plan de travail pour chaqueactivité et de fixer un échéancier. On peut consulter rapidement le détail des étapes à suivre et les dates auxquelles chaque étape doit être achevée.
Chaque jour, en plus de son horaire, on peut établir une liste de choses à faire pour concrétiser les activités nécessaires à la réalisation de ses objectifs.
Il est important d'identifier les tâches qu'on peut confier à d'autres. Quand on sait déléguer certaines tâches, on peut mieux se consacrer à ses objectifs priorita ires. Par exemple, on peut partager certains devoirs de routine avec des collègues ou recourir aux services d'une secrétaire pour dactylographier un travail .Les échanges de service contribuent aussi à améliorer son rendement.
On peut investir son temps sur les activités qui auront le meilleur rendement. Ainsi, si un travail compte pour 20% de la note finale, au lieu d'y donner le meilleur de soi même, on devrait plutôt concentrer ses énergies sur l'examen qui représente 80% de cette oten finale.
Ne manipulez qu'une fois un document, un objet, etc. Classez dans une chemise les choses à faire le lendemain, la semaine suivante. Placez dans votre agenda le moment où vous devez retourner un appel plutôt que de le relire maintes fois sur des post-i ts. Trouvez une place pour chaque chose.
S'il s'agit d'une activité prioritaire, il faut appliquer la maxime : «Ne jamais remettre à demain ce qu'on peut faire aujourd'hui». Lorsqu'on a de la difficulté àse mettre à la tâche, on doit s'interroger sur les désavantages de la remise à plus tard et sur les avantages de l'exécution immédiate. La temporisation est souvent ssociéea aux tâches difficiles, complexes et désagréables; aussi faut- il recueillir de l'information sur le travail, en planifier les étapes et s'astreindre à quelques minutes de travail par jour pour diminuer l'anxiété.
On ne doit pas hésiter à préciser la tâche en s'informant auprès du professeur ou d'un autre étudiantIl. se peut que la tâche effraie parce qu'elle a été mal valuée. On peut aussi se fixer des objectifs plus estreints qu'on se sent capable de réaliser au lieu de tout aisserl tomber. Par contre, si cette tâche n'est pas une priorité, alors il est tout indiqué de la remettreindéfiniment.
Ne jamais perdre quelques minutes sous prétexte queça ne vaut pas la peine de commencer. Dans le domaine de la mémorisation, entre autres, on sait qu'il vaut mieux 10 fois 5 minutes qu'une fois 50 minutes.
Enfin, il importe de réfléchir avant d'entreprendreune tâche. Il est bon de se poser les questions su ivantes avant de se lancer, impulsivement ou par routine, dans l'action. Est-ce que la tâche correspond à un o bjectif prioritaire? Puis-je m'en dispenser? Quelle est la meilleure façon d'utiliser mon temps maintenant? La tâche à accomplir (travail requis et importance) mérite-t-elle le temps que je veux y consacrer et l'énergieque j'y investirai?
PRÉVOIR DES CONDITIONS MATÉRIELLES FACILITANTES
Pour que les techniques de gestion puissent s'appliquer, il faut prévoir des conditions matérielles facilitantes. Pour une période d'étude, il faut s'assurer d'avoirréuni les livres et les outils nécessaires, il faut se constituer un environnement propice à la concentration. L'endroit doit être loin du bruit ou des va et vient; l'éclairage doit être approprié.
Créer un environnement propice exige souvent de prendre des dispositions pour ne pas être dérangé inopinément : débrancher le téléphone, brancher répondeur,le etc.
S'il s'agit de loisirs ou d'activités physiques, ilfaut prévoir les vêtements, les équipements et leslieux nécessaires pour se délasser sans taxer indûment son emploi du temps.
Enfin, si l'on a ménagé à son horaire du temps discrétionnaire pour faire le point, pour penser et évaluer les réalisations de la journée ou du mois, et pour planifier, il faut encore apprendre à le protéger. Il faudrait s'assurer que les plages horaires consacrées à cet effet correspondent à des moments où l'on est susceptible de se trouver hors de portée des coups de téléphones ou des visites impromptues.
La liste des chronophages («mangeurs de temps») est longue. Elle se divise en deux; les voleurs externes et les voleurs internes. Quels sont-ils? Jean-Louis Servan-Schreiber (dans «L'art du temps») en propose des exemples:
Voleurs externes
Voleurs internes
D’AUTRES EXEMPLES ET DES CONSEILS
La télévision
La télévision est le voleur de temps par excellence! Même si c’est l’heure de votre série favorite, vitezé là ! On commence à la regarder pour 30 minutes et 3 heur es après, on est toujours devant.
Donnez-vous une limite de temps pour regarder la télévision et respectez-là. Enregistrer et regarder a posteriori, vous aurez oins la tentation du zapping.
L’ordinateur
L’ordinateur est un outil de travail et une puissante … distraction ! Voici une liste non exhaustive d e chose à faire avant de commencer à travailler… efficacement!
La première chose à faire est de couper tous les inutiles qui m’entourent. C’est tout simple mais c’es t primordiale pour une bonne gestion du temps.
La radio
C’est un peu le même principe que pour la télévision à la différence prêt que vous pouvez faire autrechose.
La radio a cependant la faculté de vous distraire et donc de vous déconcentrer ce qui nuit à votre travail.
Le téléphone
Votre téléphone portable : certains gens reçoiventdes SMS (texto) toutes les 3 minutes, c’est le meilleur moyen pour ne rien faire de la journée! N’hésitez urtouts pas à le couper pendant un temps défini (le temps que prendra votre
Les files d’attente
Evitez la foule autant que possible. Par exemple, pour faire vos courses, évitez le week-end, faites les un jour de semaine et si vous le pouvez, préférez en leinep journée plutôt que le soir.
Si vous n’avez pas d’autre choix que le week-end, p renez le temps d’attente comme une occasion de faire quelque chose d’utile comme lire un livre, répondre à vos emails si vous possédez l’appareil adéquat,etc.
Les embouteillages
Voici encore une bonne occasion de perdre un temps précieux. Dans le cas d’un rendez-vous pas trop éloigné, vous avez parfois tout avantage à utiliserles transports en commun ou même vos jambes ! Ca vous fera de l’exercice, ce qui ne fait jamais de tort.
La gestion des emails
Les emails peuvent nous permettre de gagner un temps précieux à moindre frais. Cependant, une mauvaise gestion des emails peut entraîner une perte de temps énorme.
L’une des règles à respecter est de pas vérifier ses emails plus de deux fois par jours. La première fois, le matin en arrivant à votre travail et la seconde, qu elques minutes avant la fin de votre journée, pourtraiter le courrier urgent qui pourrait éventuellement s’y trouver.
La difficulté à dire « non » 7
Beaucoup de personnes ne savent pas dire non aux autres, pourtant c’est souvent la meilleure solution pour éviter de perdre du temps. Vos parents vous demandent de participer aux tâches domestiques trop souven t, ou vos amis vous demandent des services tout le temps ? N’ayez pas peur de lui dire non en leur expliquant la situation. Leur but ultime est le vôtre : votre réussite. Ils comprendront donc certainement.
Ce ne sont que quelques exemples. Il est important de prendre le temps d’analyser vous-mêmes vos mangeurs de temps. Vous pouvez observer vos activités sur une semaine, par exemple, à l’aide du journal de bord prévu en annexe. Vous découvrirez sans doute esd activités chronophages auxquelles vous ne pensiez pas…
LA PROCRASTINATION
La procrastination est le simple fait de remettre le travail à faire (quel qu’il soit) à plus tard.
Tout le monde ne procrastine pas de la même façon et une même personne peut, selon les circonstances, temporiser de manières différentes mais en règle générale, on procrastine :
Même si la procrastination occasionnelle est inoffensive en soi, le fait de se traîner les pieds constamment peut affecter notre qualité de vie, notre travail et même notre santé.
Une étude effectuée récemment par l'Université Carleton a démontré que les étudiants souffrant de procrastination étaient plus affectés par la grippe, le rhume, l'insomnie et les troubles gastriques que ceux qui n’attendaient pas à la dernière minute pour terminer leurs travaux.
ENCORE D’AUTRES EXEMPLES
La « tempsdinite »
Si vous êtes sujet à la tempsdinite, cela signifiesimplement que vous manquez de temps … tout le temp s ! Toutes les tâches que vous entreprenez prennent plu s de temps que prévu, il vous est impossible de recevoir à temps les travaux qui doivent vous être remis cequi vous mets encore plus en retard. Vous ne parvenez pas à utiliser correctement les outils qui vous son t pourtant indispensables : agenda, bon gestionnaire de mail, etc…
La « chronophagie »
Vous vous plaignez constamment d’être dérangé dansvotre travail par un copain, un visiteur inattendu ou encore votre famille qui entre sans prévenir pour vous demander si vous avez vu l’accident en bas de la rue ou votre pronostic pour la finale de la ligue des champions.
Vous êtes également dérangé par tous les accessoirequi vous entourent, téléphone portable, bipeur,ogiciel de courrier électronique. Vous vous plaignez en outre de ne pouvoir vous concentrez correctement du à votre entourage (bureau mal placé, bruit de couloir, manque de luminosité)
L’ « ouïte »
Vous avez du mal à refuser des demandes irréalisables. Vous avez peur de refuser du travail provenant de votre famille, de copains... Les besoins des autres sont plus importants que les vôtre et vous êtes persuadés que vous n’avez pas le choix, que le refus n’est pa s une option. Vous avez l’impression de ne jamais avoir de temps pour vous.
Le manque de confiance en vous
Si vous ne travaillez pas, alors votre échec ne peut être imputé à vos capacités ! Reste que vous avez échoué…Mieux vaut tenter le coup et étudier à temps pour mettre toutes les chances de son côté.
Le refus de l’autorité ou le rejet du projet parental dans nos études
Dans des cas extrêmes, la procrastination peut-êtreune rébellion passive contre des autorités trop controlantes dans la famille, l’entourage, etc… ou un rejet par l’échec d’un projet d’étude qui n’est pas le sien.
