Modèle d’emploi du temps pratique sur Excel

Emploi du temps: différents types et organisation

Article rédigé par : Mouna HAMIM

Il y a plusieurs intérêts à organiser votre emploi du temps, soit pour une meilleure gestion du temps , ou pour ne rien oublier ou tout simplement pour avoir une vision plus claire de vos tâches quotidiennes. Dans cet article , vous allez découvrir comment créer un emploi du temps et les différents avantages qu’offre cet outil !

Qu’est ce qu’un emploi du temps?

Un emploi du temps est une expression qui a vu le jour dans les siècles passés. Cet outil fait référence à comment une personne emploie son temps et aussi aux moyens utilisés pour faire cette planification (cahier, agenda, téléphone..). Cette notion est largement utilisée dans la vie quotidienne et dans les milieux professionnels.

L’emploi du temps peut se présenter sous plusieurs formats. Manuscrit par exemple, dans un carnet, agenda ou bien tout simplement une feuille attachée à votre bureau. Électronique, grâce à des outils de production d’emploi du temps ou bien des outils de planification comme les outils Microsoft (Skype, teams, zoom …).Découvrons ces différents types d’outils et leurs utilités en détail.

Pourquoi établir un emploi du temps ?

Plusieurs raisons justifient l’élaboration d’un emploi du temps, dont nous pouvons citer:

Organisation professionnelle

Un emploi du temps  avec des périodes obligatoires et des sujets spécifiques pour chaque période aide les administrateurs à allouer des ressources suffisantes aux domaines les plus importants du programme. L’emploi du temps doit être organisé de manière à ce que les éléments les plus importants se trouvent à des moments optimaux de la journée. Par exemple, si un administrateur estime que le matin est le meilleur moment pour programmer des réunions importantes ou accomplir une mission, il doit le préciser sur son emploi du temps.

Organisation personnelle

Cet outil  permet à une personne de connaître l’heure exacte et la durée spécifique de chaque période de sa journée. Sans cet outil, les personnes ne sauraient pas comment se préparer pour la journée, de combien de temps ils disposent avant de commencer une réunion ou de ne pas connaître leurs interlocuteurs.

Réduire la confusion

Un emploi du temps bien conçu réduit la confusion pour les utilisateurs, leur permet d'établir leurs routines et crée un confort pendant les heures de travail, lorsque la gestion de temps est primordiale. Les utilisateurs et les administrateurs peuvent également rectifier les erreurs commises à l'aide de l'emploi du temps principal, comme le fait qu'une personne soit placée dans deux réunions en  même temps ou qu'un autre utilisateur ne bénéficie pas d'une période de préparation pendant une journée donnée.

Créer des routines

La raison la plus importante de créer un emploi du temps est de développer une routine pour tout le personnel. De la même manière que les managers doivent développer des routines pour leurs équipes afin de créer une structure d’entreprise, les administrateurs doivent utiliser l'emploi du temps de l'entreprise pour délimiter clairement quand et où les employés  vont au travail et quand les réunions doivent être établies. Si un administrateur crée un mauvais emploi du temps, qui oblige par exemple une personne à assister à deux réunions en même temps ou qui exclut une autre d’une réunion, ou qui planifie des tâches non adaptés au métier, cela peut créer des confusions et des malentendus c’est pourquoi il faut faire attention quand on planifie des emplois du temps.

Les différents types d’emploi du temps 

Il existe plusieurs types d’emploi du temps. Le plus populaire ou basique est l’emploi du temps scolaire, ensuite on trouve l’emploi du temps professionnel ou personnel. On peut aussi classifier les emplois du temps même en termes de format, manuscrit ou électronique. Nous allons voir dans cette section les différents types en termes de format ou d’utilisation :

Un emploi du temps peut prendre plusieurs formes. Il peut être établi à main levée dans un agenda ou cahier ou bien virtuellement sur des outils dédiés. Nous allons voir dans cette section les différents types d’emploi du temps possible :

L’emploi du temps manuscrit 

Il s’agit d’un emploi de temps basique écrit sur un agenda, cahier ou bien sur feuille collé à votre mur, bureau ou réfrigérateur ! Généralement, ce type d’emploi de temps est utilisé quand il est stable et ne change presque jamais, comme le cas d’un emploi du temps d’une école primaire ou maternelle, ou celui des horaires de travail dans un magasin ou une micro-entité. Il est très pratique car il ne nécessite pas beaucoup d’effort ni de financement.

L’emploi du temps électronique 

Comme son nom l’indique, l’emploi du temps électronique est la version digitale de ce dernier. C’est un outil  très efficace quand l’emploi du temps est dynamique et nécessite d’être changé très souvent. C’est le cas de l’emploi du temps universitaire, d’un emploi du temps d’un employé d’entreprise. Plusieurs outils  permettent la création de l’emploi du temps électronique. Le téléphone est l’outil le plus simple. Toutefois, quand il s’agit d’une organisation plus complexe, des outils ERP ou de communication plus avancés sont utilisés pour la création de ces tableaux (Skype, Teams , zoom , Sage…) . Ce type d’emploi du temps est très efficace et pratique en termes d’organisation mais il nécessite un minimum de connaissances de ces outils et un lourd financement.

Les différentes utilisations de l’emploi du temps

Après avoir vu les différents types d’emploi du temps selon leur format , nous allons à présent classifier les emplois du temps selon leur utilisation :

Emploi du temps scolaire 

L’emploi du temps scolaire est le premier emploi du temps auquel nous sommes confrontés dans notre vie. Il s’agissait d’une feuille que le professeur donnait à chaque élève qui contenait le programme de toute la semaine, avec les matières, la durée de la séance et même le nom du professeur ainsi que les après-midi libres. C’est un moyen qui nous a permis d’apprendre inconsciemment à être organisé et à planifier les tâches. Chose qui rend la notion d’emploi du temps très familière et compréhensible par tous. Voici un exemple basique d’un emploi du temps scolaire, histoire d’évoquer les souvenirs !

Emploi du temps personnel 

L’emploi du temps personnel est un type d’emploi du temps qui vous aide à mieux organiser votre temps et à avoir une vision claire et ensembliste des différentes tâches ou missions que vous avez à faire. Voici un exemple d’un emploi du temps personnel hebdomadaire :

Emploi du temps professionnel 

Dans une entreprise, un emploi du temps est un outil très important et indispensable à chaque employée. En effet, il permet d’organiser la journée, semaine ou même le mois des employés bien à l’avant. Cela a plusieurs bénéfices pour l’employé vu qu’il sait déjà quand et ce qu’il à faire durant sa journée. Voici un exemple d’un emploi de temps professionnel :

On peut déduire de cet emploi du temps créé sur Teams que cette personne a une Réunion de Planification de projet le lundi 12 avril de 15h à 16h, un point Dashboard le mardi de 14h à 15h, production DL le mercredi de 14h à 15h et puis finalement un Entretien avec un Stagiaire le vendredi de 15h30 à 16h00. L’avantage d’un emploi du temps électronique est qu’il est facilement modifiable et qu’il envoie des notifications de rappels à chaque fois qu’une activité s’approche.  Il permet aussi de synchroniser les réunions entre les différents acteurs d’une entreprise.

Comment créer un emploi du temps ?

Pour créer un emploi de temps, il vous suffit de suivre les étapes suivantes

- Choisissez le type de l’emploi du temps selon le besoin : Manuscrit ou électronique, personnel ou professionnel.

Généralement un emploi du temps personnel implique un emploi du temps manuscrit vu que ce dernier décrit généralement la routine d’une personne. Par contre, un emploi du temps professionnel doit obligatoirement être électronique vu que ce dernier peut changer rapidement et qu’il n’implique pas la personne concernée uniquement mais tout son entourage.

- Lister les différentes tâches et activités  du jour ,de la semaine ou du mois (selon vos choix).

Des fois cette tâche peut être un peu pénible, car les gens généralement n’ont pas une vision globale de leurs activités. Commencez donc  par lister les activités routinières que vous exercez obligatoirement en semaine. En termes professionnels, l’emploi du temps est généralement dynamique et change selon les besoins.

- Classez-les selon leur ordre d’importance et d'urgence.

Veillez à donner de l’importance aux tâches les plus essentielles dans votre emploi du temps. Par exemple, si vous avez un rendez-vous important, mettez-le au début de la semaine et de bon matin. Le même concept est applicable pour un emploi du temps professionnel .

- Si vous choisissez d’établir votre emploi du temps manuellement, pensez au format adéquat (cahier, agenda ou feuille).

- Si vous choisissez de créer votre emploi du temps digitalement alors faites des recherches sur des logiciels qui font la production d’emploi de temps selon votre besoin

Voila ! vous êtes maintenant prêts pour créer votre premier emploi du temps !