Comment voir les liaisons entre cellules Excel

Rechercher manuellement des liaisons externes ou des références dans une feuille de calcul est une tâche fastidieuse. Microsoft ne possède aucune fonction intégrée capable de trouver des références ou des liaisons externes, mais il existe néanmoins des solutions de contournement pour le faire. Et voici ce que je vais partager avec vous dans ce tutoriel.

Table des matières

Que sont des liaisons ou des références externes ?

Comment trouver les liaisons avec un autre classeur dans Excel

Rechercher des liaisons externes à l'aide de Rechercher et remplacer

Rechercher des liaisons externes à l'aide de l'option Modifier les liaisons

Comment savoir si une cellule est utilisée dans une formule

Que sont des liaisons ou des références externes ?

Lorsque vous créez des formules dans Excel et faites référence à un point de données dans un autre classeur, Excel crée un lien vers ce classeur.

Donc, votre formule peut ressembler à quelque chose comme indiqué ci-dessous :

Notez que la partie encadrée en jaune est le lien externe (également appelé référence externe). Cette partie de la formule indique à Excel d'aller dans ce classeur (Nouveau Feuille de calcul Microsoft Excel (2).xlsx) et de faire référence à la cellule spécifiée dans le classeur.

L'avantage d'avoir un lien externe dans votre formule est que vous pouvez le mettre à jour automatiquement lorsque les données du classeur lié sont modifiées.

Cependant, l'inconvénient est que vous devez toujours avoir ce classeur lié disponible. Si vous supprimez le fichier de classeur lié, modifiez son nom ou modifiez l'emplacement de son dossier, les données ne seront pas mises à jour.

Si vous travaillez avec un classeur contenant des liaisons externes et que vous devez le partager avec vos collègues / clients, il est préférable de supprimer ces liaisons externes.

Cependant, si vous avez beaucoup de formules, le faire manuellement peut vous rendre fou.

Comment trouver les liaisons avec un autre classeur dans Excel

Voici quelques techniques que vous pouvez utiliser pour trouver rapidement des liaisons externes dans Excel :

• Utilisation de Rechercher et remplacer.
• Utilisation de l'option Modifier les liaisons.

Voyons comment chacune de ces techniques fonctionne.

Rechercher des liaisons externes à l'aide de Rechercher et remplacer

Bien que ce ne soit pas une méthode infaillible, elle peut néanmoins réduire considérablement l’effort manuel. La logique principale de cette méthode est que dans Excel les cellules avec des liaisons externes contiennent le nom du classeur auquel il est lié. Cela signifierait que la référence aurait le nom de fichier avec l'extension .xlsx / .xls / .xlsm / .xlb.

Nous pouvons utiliser cela pour trouver toutes les liaisons externes. Voici les étapes à suivre pour rechercher des liaisons externes dans Excel à l'aide de Rechercher et remplacer :

1. Sélectionnez toutes les cellules.
2. Allez dans l'onglet Accueil -> groupe Édition -> Rechercher & sélectionner -> Rechercher.
3. Dans la boîte de dialogue Rechercher et remplacer, entrez * .xl * dans le champ "Rechercher".
4. Cliquez sur Rechercher tout.

Cela trouvera et montrera toutes les cellules qui ont des liaisons externes.

Vous pouvez maintenant sélectionner toutes ces cellules (sélectionner le premier enregistrement, maintenir la touche Shift enfoncée, puis sélectionner le dernier enregistrement) et convertir les formules en valeurs.

Rechercher des liaisons externes à l'aide de l'option Modifier les liaisons

Excel a cet outil intégré qui trouvera toutes les références externes. Voici les étapes à suivre pour rechercher des liaisons externes à l'aide de l'option Modifier les liaisons :

1. Allez dans l'onglet Données.
2. Dans le groupe Connexions, cliquez sur Modifier les liaisons. Il ouvre la boîte de dialogue Modifier les liaisons répertoriant tous les classeurs référencés.

Cliquez sur Rompre la liaison pour convertir toutes les cellules liées en valeurs. Sachez qu'une fois les liaisons rompues, vous pouvez les annuler. Il est recommandé de créer une sauvegarde avant de procéder.

Comment savoir si une cellule est utilisée dans une formule

Comment pouvons-nous savoir si une cellule est référencée dans une formule ou non ? En fait, Excel possède une fonction intégrée appelée Repérer les Dépendants qui peut vous aider à savoir facilement si une cellule est référencée ou non dans les formules.

Parfois, vérifier l'exactitude des formules ou trouver la source d'une erreur peut être difficile lorsque la formule utilise des cellules précédentes ou dépendantes :

Les cellules précédentes sont des cellules auxquelles il est fait référence par une formule dans une autre cellule. Par exemple, si la cellule A1 contient la formule = B1, la cellule B1 est un précédent de la cellule A1.

Les cellules dépendantes contiennent des formules faisant référence à d'autres cellules. Par exemple, si la cellule A1 contient la formule = B1, la cellule A1 est dépendante de la cellule B1.

Pour vous aider à vérifier vos formules, vous pouvez utiliser les commandes Tracer les précédents et Tracer les dépendants pour afficher sous forme graphique ou tracer les relations entre ces cellules et les formules avec des flèches de suivi.

Il est assez facile d'activer la fonction Repérer les Dépendants dans Excel. Veuillez procéder comme suit.

1. Sélectionnez la cellule pour laquelle vous souhaitez identifier les cellules dépendantes.
2. Pour afficher une flèche de suivi sur chaque cellule qui dépend de la cellule active. Cliquez sur l'onglet Formules
3. Dans le groupe Vérification des formules, cliquez sur Repérer les dépendants.

 Les flèches en bleu indiquent les cellules sans erreur.

 Les flèches en rouge indiquent les cellules qui provoquent des erreurs. S'il n'y a pas de formules faisant référence à la cellule active, une boîte de dialogue d'invite apparaîtra.

• Si la cellule sélectionnée est référencée par une cellule d'une autre feuille de calcul ou classeur, une flèche noire pointe de la cellule sélectionnée vers une icône de feuille de calcul.
• L'autre classeur doit être ouvert pour qu'Excel puisse suivre ces dépendances. Si l'autre classeur n'est pas ouvert, Excel peut vous demander de le localiser et de l'ouvrir.
• Pour identifier le prochain niveau de cellules dépendant de la cellule active, cliquez à nouveau sur Repérer les dépendants.
• Pour supprimer les flèches de suivi, niveau par niveau, en commençant par la cellule précédente la plus éloignée de la cellule active.

1. Cliquez sur l'onglet Formules
2. Dans le groupe Vérification des formules, cliquez sur la flèche en regard de Supprimer les flèches, puis sur Supprimer les flèches des dépendants.

• Pour supprimer un autre niveau de flèches de suivi, cliquez à nouveau sur le bouton.
• Pour supprimer toutes les flèches Cliquez une fois sur la commande Supprimer les flèches.

Si Excel émet un bip lorsque vous cliquez sur le bouton Repérer les dépendants ou sur le bouton Tracer les précédents, soit Excel a repéré tous les niveaux de la formule, soit vous essayez de repérer un élément qui ne peut pas être repéré.