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Télécharger Application Excel sur la gestion de facture et devis



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Le logiciel Microsoft Excel sous un environnement Windows est obligatoire pour utiliser cette application

L’application Excel sur la gestion de facture et devis fonctionne sur toutes les versions d’Excel depuis Excel 2003.

Pour pouvoir utiliser correctement cette application, il faut d

'abord activer les macros au démarrage

Instructions d’utilisation :

Page principale

Liste clients 

Un double clic donne accès à la fiche client

Options de la liste 

Voir la fiche

Donne accès à la fiche client sélectionnée

Nouveau

Création d'une nouvelle fiche 

Insertion

Remplace ou inscrit la fiche dans la page principale

 Trier

Classement alphabétique de la liste

Un clic sur la liste, en tapant une lettre le programme se positionne sur le premier nom avec la lettre

Impression

Deux onglets

Devis factures 

Deux modèles de devis et factures avec un aperçu (imprimer uniquement avec imprimer, le nombre de feuille étant défini par le programme)

 Un Courrier format lettre avec aperçu

Courriers

Trois courriers types que vous pouvez remplir suivant vos besoins avec éventuellement des liens avec la feuille données, logo,,,,

En cochant multisélection tous les documents sélectionnés seront imprimés

Liste des devis

Un double clic donne accès au devis

Deux onglets

États

Liste les devis suivant leurs états ou toute la liste

Option croissant ou décroissant

Client

Liste les devis d'un seul client après sélection dans la liste clients

Client Chantier

Vous pouvez modifier les renseignements ou saisir directement pour un nouveau devis

Tableau de commande

Options

Donne accès aux options par défaut

Le Coefficient horaire de main d'œuvre ( Prix de main d'œuvre) et le coefficient de fourniture sont entrés par défaut

Tarifs (10 taris validés par colonne supplémentaire dans la feuille BASE)

Option de cacher ou afficher les feuilles de données base, fichier,,,

3 taux de TVA et une par défaut

6 taux de remise

Adaptation du programme à l'écran

Mise en page

Vous pouvez modifier la mise en page de vos documents 

Créer une page de garde

Définir le nombre de lignes du document

Nouveau

Positionne le programme sur un nouveau devis

Obligatoire avant d'accéder au tableau de commande pour un nouveau devis sinon le programme vous le propose

Tableau de commande

Active la feuille tableau de commande

Supprimer

Vous pouvez supprimer le devis en cours

Attention au décalage des numérotations des devis

Tableau de commande

Vous pouvez modifier les coefs par défaut et le tarif

Deux options

Saisie dans la base

Sélectionner un chapitre puis un produit

Saisie en nouveau HN

Saisir l'intitulé de la ligne en renseignant l'unité, le montant en fourniture et le nombre d'heure

Tenir compte des coefficients

Fourniture

Permet de modifier le prix tarifaire sans modifier la base

MO

Permet de modifier le temps de mo sans modifier la base

NB

Saisir la quantité

Commentaire

Commentaire de la ligne

Remise

Sélectionner ou saisir directement le montant de la remise

Valider en avançant ou reculant avec les curseurs

4 boutons

Insertion

Une insertion de ligne est possible en se positionnant à l'endroit voulu et en cliquant sur insertion

Espace

Vous pouvez placer un espace entre les lignes ou un titre en saisissant d'abord votre commentaire

Le commentaire apparaîtra dans la colonne suivant les options de votre document

Ajour

Permet de se repositionner sur le Chapitre et le sous chapitre ou sur le HN

Sous total

Positionne un sous total dans le document (montant depuis le départ ou depuis le dernier sous total)

Vous pouvez vous positionner en cliquant sur une ligne

Insertion d'une ligne avec un clic droit

La suppression d'une ligne s'obtient en cliquant avec Shift sur la ligne à supprimer

Bilan

Liste le bilan par état du document en devis facture,,, ou tout les chiffrages

Impression du tableau

Suppression d'une ligne du tableau en double cliquant (la ligne reste en mémoire pour d'autre calcul)

Suppression totale d'un ligne du journal ne sera plus disponible pour d'autre calcul

Bilan vente

Liste la vente des produits par état

Impression du tableau

Vous pourrez conserver le journal des ventes

Mise en page des documents et mise en route du programme avec vos données

Remplir la feuille base avec vos données

Les chapitres sont compartimentés par section de 20 lignes

Renseigner impérativement l'unité, MO(0 si nul) et fourniture ou prix de l'article

10 tarifs sont disponible, ils sont validés lorsque les colonnes sont remplies

 Vous pouvez utiliser des formules

Vider la feuille Fichier en conservant les titres

Vider la feuille HN en conservant les titres

Vider la feuille Clients en conservant les titres

Mise page des documents

Vider les feuilles et non les supprimer

Mettre en page votre document avec les mentions obligatoires

Vous pouvez ajouter des images, logos, etc.

Compter le nombre de lignes d'entête, nombre d'articles, pied de page (Voir feuille Devis2 pour exemple)

Noter la colonne des éléments à renseigner

Ouvrir le programme et activer la page OPTIONS sur la page principale

Renseigner les différents champs nombre de lignes d'entête, nombre d'articles, pied de page et le contenu des colonnes

Mettre 0 pour la page de garde

 Quitter

Retourner sur le programme et lancer un aperçu de votre document

Quitter le programme et retourner sur le document

Il faut maintenant faire les liens avec les données fixes (Feuilles données ou Logo) et variable colonne N du document

Les données fixes

Elles correspondent aux éléments comme nom du client, adresse, N° de facture, Date etc.

Vous pouvez utiliser la feuille Logo pour mettre les données de l'entreprise, nom adresse etc.

Utile pour n'avoir qu'à changer une cellule pour renseigner tous les document,

 Se positionner sur la cellule devant récupérer l'info, taper = et cliquer sur la feuille données ou Logo puis sur la cellule en colonne B 

Valider par Enter

Vous devez retrouver une formule du style = Données!B2

Afin de conserver le lien fixe modifier la formule en plaçant des $ devant la lettre et le nombre pour avoir =Données!$B$2

Les données variables

Elles correspondent aux différents montants TTC, HT, Acomptes, TVA etc.

Se positionner sur la cellule devant récupérer l'info, taper = et sur la cellule en colonne B

Vous devez retrouver une formule du style =N10

Ne pas la modifier avec les $ afin de conserver le "glissement" des formules

 Votre document est terminé, il ne reste plus qu'à le dupliquer

Sélectionner complètement le document et taper Ctrl/c puis la touche F2 (Enregistrement des hauteurs et largueurs de cellules)

 Se positionner sur la première ligne de la seconde page et taper Ctrl/v puis sur la touche F3

Et ainsi de suite en conservant bien la même longueur de page par document

Vous disposez de 210 lignes d'articles, il suffit de faire la division pour avoir le nombre de page à dupliquer

Reste à régler les longueurs de page

Faire un aperçu et régler dans Page l'échelle ou l'ajustement automatique à 1 en largueur et 10 ou plus en longueur

Cliquer sur Aperçu des sauts de page et déplacer les barres de page en début de document

La page de garde

Vous souhaitez avoir une page de garde

Insérer un certain nombre de lignes, faire la mise en page du document et des liens

Régler les sauts de page

Ouvrir le programme et activer la page OPTIONS sur la page principale

Renseigner le nombre de lignes de la page de garde

Il ne reste plus qu'à faire la même manip sur les autres feuilles

Traduction

Pour modifier le nom des étiquettes, messages, listes renseigner la colonne B de la feuille Traduction

Feuille BASE

Les chapitres sont compartimentés par section de 20 lignes

Renseigner impérativement l'unité, la fourniture ou prix de l'article 10 tarifs sont disponible, ils sont validés lorsque les colonnes sont remplies  

Vous pouvez utiliser des formules

Aperçu:

id 10833



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