Modèle Word d’étiquette pour classeur
Le rôle des étiquettes des classeurs dans l'organisation des documents au sein des organisations et entreprises
Article rédigé par : Zakaria AJANA
Dans les entreprises et les organisations, les documents servent de preuves vis-à -vis des partenaires, des tribunaux et des autres parties prenantes. Préserver et ordonner les documents est donc une tâche d'une première importance.
Si vous êtes chargé de préserver les documents d'une organisation ou d’une entreprise, sachez que cette tâche n'est pas facile comme vous pourrez le croire.
Nous découvrons dans cet article, comment ordonner les documents en fonction de leurs importance, les étapes pour mener à bien l'organisation des documents, et comment faire des étiquettes de classeurs à la fois esthétiques et utiles pour tous les collaborateurs de l'organisation.
Les étapes pour réussir organiser les documents au sein de l'organisation
L'organisation des documents vous aide à ranger votre espace de travail. Dans ce sens, un système d'étiquetage abouti vous permet d’identifier plus rapidement les documents importants. Ci-après des étapes essentiels pour mener à bien l'organisation des documents :
1- Organisez votre travail par catégories.
- Créez des piles séparées pour les documents essentiels, les documents juridiques, les relevés bancaires et les formulaires fiscaux. Séparez les documents urgents qui sont utilisables régulièrement des autres documents.
- Conservez ces documents pour les tiroirs.
- Pour vous souvenir des documents dans lesquels se trouve chaque pile, vous pouvez utiliser des notes autocollantes. Placez l'extrémité adhésive de la note sur le bord de la pile et écrivez votre nom (par exemple, taxes ou contrats) sur l'extrémité saillante.
2- Achetez des dossiers.
Un dossier est utile pour le classement de fichiers. Tapez le nom de chaque fichier dans les onglets. Utilisez un dossier avec un onglet à gauche pour le premier fichier, un dossier avec un onglet au milieu pour le deuxième dossier, un dossier avec un onglet à droite pour le troisième fichier... Cela vous facilitera la recherche de dossiers si vous n'avez pas de temps. Achetez des chemises à dossier dans n'importe quel magasin de fournitures de bureau.
3- Achetez des dossiers supplémentaires.
Si vous avez plus de dix fichiers, vous pouvez acheter des dossiers pour les organiser par catégories logiques. Par exemple, vous pouvez organiser vos trois derniers fichiers fiscaux un fichier de prêt dans un autre dans un dossier. Vous pouvez acheter ces chemises dans n'importe quel magasin de fournitures de bureau ou grand magasin.
4- Achat de contenants de bureau
Vous pouvez utiliser ces éléments pour enregistrer les projets artistiques, les documents et les bulletins de vos collaborateurs. Achetez un contenant pour chaque collaborateur et pour tous les départements. Choisissez des contenants en plastique résistant à l'eau.
5- Vous pouvez demander des formulaires fiscaux par année.
Trier les factures et les paiements de prêt par mois. Placez les anciens fichiers au dos du dossier de commentaires. Les fichiers organisés par année doivent être situés à l'arrière du classeur, car vous n'aurez pas à les vérifier souvent. Mettez d'abord les fichiers organisés par mois.
6- Organisez les fichiers par clients ou sujets par ordre alphabétique.
Si vous utilisez les noms corrects, vous pouvez trier les dossiers par ordre alphabétique des noms de personnes ou d'entreprises. En fonction de la taille des sujets traités par votre entreprise ou des clients qu'ils ont, vous pouvez nommer chaque dossier de fichiers dans un groupe de lettres.
7- Numérisez les documents importants.
Même si vous décidez de conserver des copies papier indéfiniment, il est toujours préférable de conserver des sauvegardes électroniques. Numérisez vos documents sous forme de fichiers PDF. En outre, il est judicieux de revoir régulièrement les contrats existants et, si nécessaire, de les mettre à jour ou de les résilier.
Réussir le tri des documents prioritaires avant de les mettres dans les classeurs
Voici les types des documents le plus importants et prioritaires pour être classifiés :
1. Documents importants
Les documents administratifs de vos collaborateurs. Cela comprend tous les documents (certificats de naissance, certificats de mariage, testaments), procurations, certificats, certificats de formation...Il est également conseillé de faire une deuxième copie de ces documents et de les conserver dans un autre endroit, par exemple pour être préparé en cas d'incendie.
2. Bulletins de paie et contrats de travail
La législation du travail recommande de conserver les fiches de paie, les contrats de travail, les certificats de sécurité sociale ainsi que les informations sur les périodes d'assurance pension jusqu'à la retraite. Ils constituent une preuve importante dans le cadre du calcul de la pension et peuvent, le cas échéant, justifier un curriculum vitae complet.
Notre conseil: si vous travaillez pour une entreprise, il suffit de conserver les bulletins de salaire annuels. Pour plus de sécurité, vous pouvez scanner le bulletin de paie et le sauvegarder électroniquement. Vous pouvez également demander à tout moment une déclaration de sécurité sociale, qui répertorie toutes les preuves de vos périodes d'assurance.
3. Contrats et factures
Le contrat de location en vigueur et le protocole de transfert doivent être conservés. Toutes les factures peuvent être conservées pour suivre les coûts de fonctionnement, de chauffage et d'électricité. Vous pouvez disposer en toute sécurité de tous les contrats et registres des locaux précédents dès qu'ils ont été réglés et que la caution a été remboursée. Dans tous les cas, vous devez conserver les documents et factures liés à la construction des locaux, à la copropriété, à la rénovation ou à la rénovation tant que vous êtes propriétaire du bien. Les accords de prêt, les documents de garantie ou les relevés de prêt doivent être conservés pendant toute la durée du prêt. De cette manière, vous pouvez déterminer à tout moment le montant des créances impayées et si tout a été correctement facturé. Vous aurez également besoin des documents en cas de renégociation ou de reprogrammation.
4. Documents bancaires
Les accords de prêt, les documents de garantie ou les relevés de prêt doivent être conservés pendant toute la durée du prêt. De cette manière, vous pouvez déterminer à tout moment le montant des créances impayées et si tout a été correctement facturé. Vous aurez également besoin des documents en cas de renégociation ou de reprogrammation.
5. Médical
Les standards internationaux recommandent une période de conservation de 10 ans pour les découvertes médicales, les radiographies, etc. En cas d'éventuelles maladies secondaires ou d'expertises importantes, un délai plus long est recommandé (30 ans), car les médecins ne sont tenus de conserver les documents que pendant 10 ans.
6. Assurances
La police et toute la correspondance de l'assureur doivent être conservées aussi longtemps qu'un contrat d'assurance existe. Cependant, cela ne signifie pas que les contrats peuvent une fois être catégorisés et mis sur la touche mentalement. En examinant de plus près les polices, vous devez régulièrement déterminer si toutes vos informations personnelles sont toujours correctes et si la couverture ou même l'ensemble de l'assurance répond toujours à vos besoins ou correspond à votre situation de vie actuelle.
7. Factures et relevés bancaires
Dans tous les cas, les factures d'articles d'un montant plus élevé doivent être conservées tant que l'article est en possession. Et cela non seulement en raison de la garantie légale ou de toute garantie garantie (expirer généralement après 2 ans), mais aussi pour toute assurance comme preuve en cas de sinistre. Par exemple, les biens volés après une effraction ne peuvent être correctement documentés que par des factures ou des photos de l'assurance habitation. En outre, les concessionnaires sont également responsables jusqu'à 10 ans si quelqu'un ou quelque chose est endommagé par un article défectueux. Dans ce cas, les factures pourraient être des preuves importantes.
Les reçus d'articles non assurés peuvent dans tous les cas être éliminés après l'expiration de la garantie et de la garantie. Vous disposez d'une période de garantie légale de 3 ans pour les biens immobiliers (par exemple en raison de l'assemblage).
8. Preuve fiscale
Si certaines dépenses sont amorties dans le redressement fiscal annuel, les justificatifs, relevés bancaires ou certificats doivent être conservés au moins 7 ans en cas de contrôle fiscal. Celles-ci comprennent, entre autres, les dépenses spéciales (par exemple les frais de construction, les assurances personnelles privées), les dépenses liées au revenu (dépenses de travail et de formation) et les charges extraordinaires (par exemple, maladie, obsèques, etc.). Dans ce cas, il est logique de joindre les reçus des frais radiés à la notification respective.
Comment créer des étiquettes de classeurs dans Word ?
L’utilisation des étiquettes faites dans Word dans le cadre de votre système de classification est la tâche la plus déterminante dans le projet. L'organisation de vos enregistrements et documents dans des dossiers peut vous aider à ranger votre espace de travail. Cependant, sans système d'étiquetage efficace, vous pouvez donc voir rapidement où mettre tous ces documents importants.
Utilisez les étiquettes de dossier créées dans Word dans le cadre de votre système de fichiers et enregistrez les étiquettes en tant que modèle pour référence future.
Les étiquettes classiques peuvent être faites à partir de papier en suivant des tailles et des coupes ordinaires. Elles seront attachées et collées sur les classeurs et seront utilisées en permanence. Obtenez des bacs pour les documents empilables. Réservez le bac supérieur pour les documents qui doivent être vérifiés immédiatement. Mettez les documents qui peuvent attendre quelques jours dans le deuxième bac. Quant au troisième bac, il doit être réservé pour les documents que vous pouvez archiver. Mettez-le donc sur votre bureau à portée de main.
Il existe plusieurs options pour que vous puissiez créer facilement des étiquettes dans l'éditeur de document.
La première option que Word nous propose est de créer une page complète avec cette balise. Pour ce faire, nous devons ouvrir un nouveau document, ou celui que nous avons déjà ouvert. Ensuite, nous allons en haut du document et cliquons sur la section correspondante. Ensuite, diverses options seront affichées, dont l'une est ‘’étiquettes’, sur laquelle nous devons cliquer.
Une nouvelle fenêtre s'ouvre dans laquelle vous pouvez commencer à configurer cette étiquette. La première chose que nous voulons, étant une étiquette pleine page, est de cliquer sur les options. Nous sélectionnons ensuite l'espace que nous voulons qu'il occupe, qu'il s'agisse d'une feuille A4 normale, ou horizontale, etc. Une fois sélectionné, nous acceptons et revenons à la fenêtre précédente.
De cette façon, nous pouvons créer une étiquette dans un document Word. Le processus n'est pas complexe et il est sûr d'être très utile pour de nombreux utilisateurs.
Vous pouvez également télécharger le modèle sur notre site :