Comment élaborer un planning de déménagement d'entreprise ?

Le déménagement est de manière générale un événement majeur qui inclut la préparation de plusieurs critères pour le réussir. Outre le changement de lieu, un déménagement peut aussi signifier un changement d’atmosphère, surtout vers une nouvelle ville.

Concernant une entreprise, le déménagement est encore plus délicat et difficile. Car cela implique non seulement le déménagement d’employés vers de nouveaux locaux, mais surtout le déplacement de mobiliers et matériels plus en moins délicats à transporter.

Le déménagement d’entreprise demande un planning et une excellente organisation pour les compléter dans les meilleures conditions possibles.

Nous allons voir à travers cet article comment se déroule et se prépare un déménagement d’entreprise, en expliquant les causes et ses étapes. Et la manière de préparer un déménagement à l’aide d’un planning précis.

Table des matières

Quelles sont les causes de déménagement pour une entreprise ?

Un meilleur lieu géographique

Des locaux plus spacieux et confortables

Rachat de l’entreprise ou fusion avec partenaire

Déménagement à cause d’un sinistre

La meilleure période pour prévoir un déménagement d’entreprise

Comment une entreprise prépare-t-elle son déménagement ?

La date de déménagement

Le matériel à déménager

Comment élaborer un planning de déménagement d'entreprise avec Excel ?

Quelles sont les causes de déménagement pour une entreprise ?

Elles peuvent être nombreuses et dépendent de la nature de l’entreprise et des spécificités de sa structure.

Une entreprise effectue un déménagement pour des raisons d’ordre expansives dans la plupart des cas. Mais il arrive que le déménagement survienne pour d’autres raisons d’ordres financières, ou partenariales.   

Nous allons voir les principales raisons qui forcent les entreprises à effectuer un déménagement :

Un meilleur lieu géographique 

Dans ce cas, l’entreprise déménage vers un autre quartier d’une même ville, ou carrément une autre ville. La raison est que le quartier en question est plus intéressant pour les affaires avec plusieurs commodités de plusieurs natures.

Comme le loyer qui est moins cher, ou des avantages d’ordre pratique pour se rendre au travail de la part des employés. Le déménagement vers une autre ville par contre est plus délicat pour les salariés, car plusieurs d’entre eux ne pourront pas faire le déplacement pour des raisons individuelles. Cette décision de déménager vers une autre ville doit être méditée de manière réfléchie.

Des locaux plus spacieux et confortables 

C’est la raison la plus dominante de déménagement mais aussi la plus logique. Bien évidemment, une entreprise est constamment en expansion dans ses activités, et donc dans son effectif. Cela sous-entend que les locaux deviennent assez minuscules surtout si les dirigeants ont des ambitions et souhaitent agrandir l’équipe. Le déménagement vers des bureaux plus grands est donc logique, dans la durée de vie d’une entreprise. Des calculs sont faits à priori pour mesurer les frais et les coûts d’un tel déménagement, avant de fixer la date prévue pour ce faire.

Rachat de l’entreprise ou fusion avec partenaire 

Cela survient quand il y a un partenariat de fusion ou d’achat, où les deux anciennes structures doivent cohabiter dans un même lieu. Le nouveau lieu de déménagement est assez spacieux pour accueillir deux différentes équipes constituant une entreprise fusionnée. Cela rentre dans l’option d’accroissement stratégique et administratif.

Déménagement à cause d’un sinistre 

Cas très rare mais qui peut arriver, l’entreprise peut être obligée de quitter ses anciens bureaux à cause d’un sinistre majeur comme un incendie. Nous avons là un cas grave qui force le chef d’entreprise à prévoir un déménagement pénible mais forcé.

 C’est un déménagement d’autant compliqué car cela bloque les activités de l’entreprise, jusqu’à ce qu’elle puisse s’installer dans d’autres locaux. Pour le coût des pertes et la gravité du sinistre, c’est une entreprise d’assurance qui s’en charge. Elle envoie un expert sur place afin de faire un constat détaillé sur tous les dommages du sinistre.

La meilleure période pour prévoir un déménagement d’entreprise 

Il est préférable de favoriser les saisons basses pour concrétiser le déménagement d’entreprise. Les sociétés de déménagement ont des saisonnalités qui peuvent fortement influencer son coût total pour un chef d’entreprise. Chaque période a ses avantages et Inconvénients, que ce soit à cause de la saisonnalité, ou du mauvais temps qui peut rebuter le déménagement de certains mobiliers ou appareils fragiles.

C’est pour cela qu’il est important de choisir une période qui offre le maximum de confort pour le chef d’entreprise et ses employés pour effectuer leur déménagement.

Pour éviter des devis de déménagement trop élevés à cause de la saisonnalité, surtout vers les mois de juillet-août où les prix flambent, il faut choisir la période allant de septembre jusqu’en décembre. On parle ici de période basse où il n’y a pas énormément de demandes de déménagement.

Il faut préciser qu’un déménagement d’une entreprise est beaucoup plus coûteux que celui d’un foyer par exemple. Cela s’explique par un mobilier plus conséquent à transporter de la part de la société de déménagement.

Il vaut mieux éviter le déménagement pendant le week-end ou en fin des mois, car c’est un créneau très demandé généralement. Et par conséquent, il sera difficile d’effectuer le déménagement dans ces périodes.

Tous ces éléments contribuent grandement à choisir une date pour le déménagement avec un certain recul, compte tenu d’un planning bien organisé. Tout ce qu’il faut éviter c’est de se précipiter pour sélectionner une date de déménagement pour l’entreprise sans prendre en considération tous ces points abordés.

Donc avant de prendre une décision définitive, le chef d’entreprise doit prévenir ses employés plusieurs mois à l’avance, tout en veillant à régler son contrat auprès de son ancien bailleur.

Comment une entreprise prépare t-elle son déménagement ?

Pour qu’un déménagement se déroule dans les meilleures conditions, une entreprise doit s’y prendre plusieurs mois à l’avance. Compte tenu de sa dimension (petite, moyenne ou grande), mais aussi de ses moyens financiers pour y parvenir, et les conditions du bail vers les nouveaux locaux.

Il faut s’y prendre plusieurs mois à l’avance, c’est une des conditions capitales avant de déménager. Cela laisse le temps de se préparer physiquement et psychologiquement pour changer de perspective afin d’aller vers de nouveaux horizons.

Le déménagement d’une entreprise s’articule en plusieurs étapes à la fois d’ordre temporel, financière, et organisationnel :

 La date de déménagement 

Elle est difficile à prévoir une date de déménagement sans bien organiser toutes les tâches et sous-tâches à mener pour le rendre souple. Le chef d’entreprise doit calculer selon le matériel disponible, le mobilier et autres accessoires, la durée provisoire d’un déménagement.

Pour avoir une idée, il envoie un devis à une société de déménagement, avec la date de déménagement prévisionnelle et la nouvelle adresse. Après une analyse complète du devis, le déménageur l’informe sur la durée du déménagement pour que le chef d’entreprise s’active pour préparer les étapes propres à son exécution minutieuse.

Comme nous l’avons vu, les employés doivent être prévenus des mois à l’avance et non pas à la dernière minute ! C’est une décision qui peut affecter certains éléments de l’équipe pour des raisons personnelles ou pratiques (comme l’éloignement conséquent de son foyer à la nouvelle adresse).

Le matériel à déménager 

Il est intéressant de se demander de la part des dirigeants, si tout le matériel disponible chez une entreprise doit être déménagé. Effectivement, au lieu de déplacer un matériel qui commence à accuser son âge, il vaut mieux qu’une entreprise renouvelle une partie de son matériel informatique par exemple.

Idem pour le mobilier utilisé. Si le mobilier n’est plus trop confortable, il vaut mieux le changer. Après tout, cela fait partie de l’esprit du déménagement d’entreprise. C’est un nouveau départ vers un cadre non seulement plus spacieux mais plus moderne et accommodant. 

Ajouté à cela, des travaux peuvent être nécessaires pour travailler dans les nouveaux locaux. Ces travaux peuvent être occasionnés pour plusieurs raisons, comme l'installation de la fibre optique pour de meilleures conditions de travail.

Ou encore des travaux pour installer du matériel sophistiqué qui sera indispensable à l’entreprise. Ces travaux de rénovation doivent absolument être achevés pour être en mesure de fixer une date de déménagement définitive.

Lister toutes les étapes à faire avant le déménagement :

Le déménagement demande de grandes préparations pour sa réalisation, surtout auprès d’une entreprise. Mais l’autre aspect essentiel pour contribuer à sa réussite est la bonne gestion tout au long des préparations.

Une organisation claire permet au chef d’entreprise de mieux structurer le déménagement, avec les mesures administratives et matérielles aidant à sa concrétisation.

Prévoir un rétro planning est le moyen le plus optimal pour réussir un déménagement d’entreprise, comme nous allons le voir ci-dessous.

Il faut y inclure les éléments suivants :

• La durée de chaque tâche et les sous-tâches elle en comporte
• Quels sont les matériels prioritaires à déménager et ceux qui nécessitent plus de temps et d’efforts ? Il faut commencer par lister tout le matériel qui doit être déménagé avant de constater le plus encombrant du plus aisé.
• Les différents départements qui vont entamer le déménagement avant les autres, pour des raisons organisationnelles et stratégiques.
• Faire une check list : Avant de déménager, il faut prévoir une check list qui comprend tout le matériel qui va changer de bureaux. Et à l’arrivée, il faut revoir la liste afin de s’assurer qu’il ne manque aucun élément incontournable.

Comment élaborer un planning de déménagement d'entreprise avec Excel ?

Il est très important d’effectuer un planning détaillé pour le déménagement d’entreprise. Il y a beaucoup trop d’éléments à retenir pour qu’un chef d’entreprise puisse tout mémoriser.

C’est pour cela qu’une entreprise prévoit généralement un planning de déménagement pour le rendre plus organisé.

Nous allons voir ensemble un exemple d’un planning de déménagement qui peut se faire sur Excel et qui peut accorder plus de visibilité à une entreprise.

Le planning doit comprendre des dates espacées à plusieurs mois de la date prévue de déménagement.

J -210 : Envoie du devis à la société de déménagement comportant la date, et toutes les informations importantes à savoir. Tout en informant le bailleur de la décision de déménager.

J – 150 Informer les collaborateurs et salariés de la date de déménagement en veillant à prendre en considération les demandes particulières de chacun.

J – 120: S’il y a d’éventuels travaux à faire dans les nouveaux locaux, ils doivent s’ordonner plusieurs semaines à l’avance.

J – 80 :S’assurer que l’électricité, l’eau, le transfert de ligne téléphonique marchent parfaitement.

J – 50 : Signer le contrat pour l’assurance habitation.

J – 40: Prévoir des sauvegardes sur le drive de toutes les données informations primaires pour les activités de l’entreprise.

J – 20:Vérifier la performance de la connexion internet avant le déplacement de tout le parc constitué de tous les ordinateurs.

J – 10: Empaqueter tout le matériel dans des cartons et vérifier que chacun est étiqueté avec l’intitulé de son contenu.

 J – 5: Nettoyage des nouveaux locaux avant la date fatidique de déménagement.

J + 1 : Fête d’inauguration donnée pour célébrer la fin du déménagement qui marque le début d’horizons prospères pour l’entreprise, synonyme de son développement.

Avec ce genre de planning, l’entreprise est certaine de bien piloter son déménagement sans stress et avec une grande visibilité dans la prise de décisions.

Ainsi, en prenant soin de bien s’organiser, une entreprise maximise ses chances de réussir un déménagement, avec un planning limpide qui l’aide à avancer doucement mais avec assurance et maîtrise jusqu’à sa finalisation.