Comment créer un rétro-planning sur Excel ?

Article rédigé par : Mohamed Hamza Hilmi

Un rétro-planning est donc idéal pour un chef d’entreprise afin de connaître l’avancement d’un projet, tout en supervisant les actions terminées, en cours ou non entamées. Sans un rétro-planning intelligemment pensé, avec la totalité des actions à bien mener, le décideur manque de visibilité, et du coup d’efficacité dans la prise décisionnelle. En plus de cela, il est impossible de mesurer l’avancement d’un projet sans un rétro-planning efficace. En cela, le rétro-planning est un tableau de bord pour planifier avec assiduité la réalisation d’un projet avec toutes ses actions, sans perdre de vue son avancement global.

Comment définir un rétro-planning ?

On peut définir un rétro-planning comme un calendrier pratique qui permet de piloter un projet, généralement dans le court, moyen et long terme. Le rétro-planning permet de visualiser toutes les répartitions des tâches à mener pour la réalisation d’un projet ou d’un événement.

Il s’agit d’un outil permettant de connaître l’ensemble des étapes d’un projet, avec les délais de chacun, ainsi que le budget alloué pour son achèvement. Les dates butoirs sont connues, ce qui permet au manager ou décideur de savoir avec précision les tâches prioritaires et celles qui se feront à des dates assez éloignées. En plus de cela, un rétro-planning permet de répartir les tâches entre les personnes selon leur spécialisation et compétences.

On peut affirmer que le rétro-planning permet d’améliorer les axes suivants qui sont essentiels pour le bon déroulement d’un projet ou d’une campagne :

• Une meilleure communication: L’équipe qui travaille sur un projet sera sur la même longueur d’ongle, et informée sur toutes les dernières modifications lors du pilotage du rétro-planning.
• Une organisation plus flexible: L’avancement d’un projet se fait de manière plus réfléchie et intuitive. La synergie de l’équipe permet de répartir efficacement les compétences selon la nature des tâches à réaliser.
• Esprit d’équipe renforcé: À l’aide d’un rétro-planning, chaque collaborateur peut apercevoir où en est le projet. Cela renforce la transparence entre les membres de l’équipe, et leur investissement pour la réussite du projet en cours.

Comment élaborer un rétro-planning efficace ?

Avoir pensé à un rétro-planning est une chose, le réussir pour qu’il soit pertinent en est une autre !

Effectivement, il faut établir un bon rétro-planning afin qu’il clarifie les étapes nécessaires pour la réalisation d’un projet. Sans cela, le rétro-planning ne va pas apporter les solutions escomptées, et au lieu de consolider le pilotage d’un projet, il le rendra confus et sans intérêt.

Il y a quatre règles d’or à respecter pour mettre au point un rétro-planning qui répond aux besoins de l’entreprise en termes d’efficacité.

1 – Lister toutes les tâches importantes à faire pour votre projet :

C’est une étape cruciale et inévitable. Le rétro-planning doit inclure toutes les tâches à faire, sans exception, dans des délais variables qui s’étalent avec le temps. Chaque étape doit être découpée en tâches sous-jacentes pour bien l’accomplir. L’anticipation des tâches à faire tout au long d’un projet évite aux décideurs de se retrouver confronter à des oublis qui peuvent retarder un projet, ou pire encore compromettre son achèvement. Avec la définition de chaque tâche, le rétro-planning est mieux articulé et ainsi, plus intuitif.

2 - Répartition des tâches entre les collaborateurs :

Après avoir défini toutes les tâches à mener dans un projet, il faut penser à leur répartition astucieuse entre les différents collaborateurs. Il n’est pas bien pensé de charger plusieurs personnes pour faire une même tâche. C’est une perte de temps, et un souci managérial. La bonne répartition des ressources humaines participatives à un projet contribue à mieux piloter le rétro-planning. Chaque collaborateur excelle dans une compétence. À partir de là, il faut répartir les tâches en prenant en considération la synergie de l’équipe du projet. De la sorte, l’avancement du projet se fera plus profitablement. La bonne gestion des compétences est un des vecteurs les plus importants pour la réussite d’un projet. Avec un rétro-planning, on peut voir à un instant précis l’avancement de chaque collaborateurs, les tâches terminées, et celles à faire avec les délais associés.

3 – Priorité des tâches à faire :

Un bon rétro-planning doit aménager les tâches à réaliser selon leur degré de d’importance et d‘urgence. Il est clair que pour cheminer les projets jusqu’à certaines étapes avancées, il faudrait accomplir certaines tâches prioritaires. Un collaborateur ne doit pas sauter les étapes pour gagner du temps, c’est le moyen le plus sûr pour mettre en danger le rétro-planning d’un projet. Si pour arriver à une tâche C, il faudrait terminer la tâche A puis la tâche B, cela doit se faire dans cette optique. Passer de la tâche A jusqu’à C par exemple est déconseillé stratégiquement. Le projet piloté a de forte chance pour ne pas se concrétiser à cause des étapes obligatoires sautées ou ignorées. Pour éviter ce scénario, lors de la conception d’un rétro-planning, il ne faut pas oublier de définir les tâches obligatoires de celles qui doivent s’accomplir par la suite.  

4 – Fixation de délais pour chaque date :

Fixer le délai de finition pour chaque tâche n’est pas seulement éclairant par rapport à l’action en cours. La fixation de délai permet au collaborateur de mesurer l’accomplissement de la tâche en question, et les moyens dont il dispose pour la terminer. Le cumul des délais permet d’avoir une visibilité par rapport à la durée d’achèvement pour tout le projet de réalisation. Ainsi, quand un collaborateur est au courant des délais de ses tâches, il peut travailler avec une grande aisance et plus de considération.

Sans fixation de tâches, les collaborateurs ne pourront pas avancer dans leur tâches avec de la visibilité. C’est semblable de travailler sans règle. Les détails risquent de s'étaler à défaut de fixation de délais, et ainsi, le projet prendra beaucoup de temps pour sa réalisation à terme.  

Il arrive que certaines tâches prennent sensiblement plus de temps que prévu dans le rétro-planning. Par exemple, une tâche A devait se faire pendant 4 jours, mais en réalité, elle a pris 5 jours de travail. Les raisons d’un retard d’exécution d’une tâche peuvent être très diverses. Pour faire face à ces petits retards, il est astucieux de prévoir un délai prévisionnel de réalisation, et un délai réel.

Quel outil pour faire un rétro-planning ?

Il existe sur le marché plusieurs outils qui permettent de faire un rétro-planning qui apporte de la visibilité concernant l’avancement d’un projet. Ces logiciels performants permettent à l’aide de leur tableau de bord, de faire un bon suivi des différentes étapes constituant un projet ou une campagne.

Certains de ces outils sont gratuits, et d’autres proposent des versions d’essai et des versions plus complètes qui sont payantes. Nous allons voir ensemble un échantillon d’outils compétitifs pour la gestion d’un projet et la conception de son rétro-planning.

Allons-y !

Tom’s Planner

Tom’s Planner par exemple est un outil comportant une version gratuite pour planifier un projet. Il permet d’effectuer des diagrammes de Gantt simples et clairs, avec les intitulés, pourcentages de finition, détails etc. Ce logiciel joue la carte de la simplicité avec des fonctionnalités efficaces et qui permettent de mieux structurer le projet en cours.

A titre informatif, un diagramme de Gantt se présente comme suit :

Mis à part la méthode du diagramme de Gantt, il y a la méthode WBS ou OTP. C’est un moyen de planifier un rétro-planning en forme de d’organigramme structuré, incluant des tâches et sous-tâches.

Cette méthode offre une grande visibilité par rapport aux tâches à accomplir avec ses actions connexes. La méthode WBS permet de repérer immédiatement une erreur ou dysfonctionnement dans la succession des tâches à accomplir, et permet d’agir avec précision pour remédier à cela. La synergie de l’équipe et la confiance entres ses collaborateurs se trouve renforcer avec la méthode WBS.

L’organigramme WBS de planification peut se résumer ainsi :

Trello

Pour des logiciels plus visuels il y a l’outil Trello.

C’est un outil de rétro-planning qui permet de créer des cartes et colonnes pour l’élaboration d’un projet. Tous les collaborateurs peuvent agir et visualiser son avancement en temps réel, tout en accomplissant les tâches à mener dans Trello. Ce dernier est très intuitif et a été pensé afin de procurer une agréable expérience client, même pour des néophytes aux logiciels de gestion. En plus, l’outil Trello possède une application mobile idéale lors des déplacements nomades, et permet de superviser l’avancement des autres membres de l’équipe sur Smartphone. Si jamais l’utilisateur est perdu dans l’utilisation de l’outil, il existe de nombreux tutoriels pour l’épauler étape par étape dans son utilisation.

Meister Task 

Cet outil se présente comme un outil de planification performant qui se moule avec les exigences de l’utilisateur. En effet, il propose plusieurs typologies de planification partant du fameux diagramme de Gantt jusqu’aux tableaux Kanban. La prise en main est immédiate et intuitive, permettant à l’utilisateur de se familiariser avec l’interface en un moindre temps.

Meister Task permet de fluidifier le flux de travail (Workflow) d’un projet, quel que soit son secteur d’activité.

L’outil permet d’automatiser les tâches lors d’un projet avec une planification personnalisable qui permet d’apporter à l’utilisateur une grande visibilité. Et ainsi, connaître l’avancement du projet sans encombre. Toutes les fonctionnalités de l’outil sont paramétrables selon les préférences de l’utilisateur.

Meister Task est gratuit pour un seul utilisateur. Au-delà d’une utilisation individuelle, l’outil est payant, avec une offre pro, business, et enfin une offre entreprise adaptable pour les exigence de cette dernière.

Comment créer gratuitement un rétro-planning sur Excel ?

Il existe de nombreux modèles de rétro-planning disponibles gratuitement sur internet et qui n’attendent que vous pour être utilisés. Cependant, il ne faut pas oublier qu’ils sont légèrement différents dans leurs intitulés et conception générale, donc à partir de là, c’est à l’utilisateur d’utiliser celui qui lui convient le plus.

Si vous souhaitez créer votre propre modèle on vous explicite les étapes à suivant pour ce faire :

• Création d’une table pour contenir les informations et colonnes du projet sur Excel. Vous avez la possibilité de choisir la taille et largeur des cases et colonnes qui vous correspondent.
• Désignation de colonne pour chaque élément : Responsable, tâche, date de début, date de fin, statut.
• Pour calculer le nombre de jours de réalisation, il faut effectuer la manipulation suivante : Sur la colonne « Jours » et tapez « = », puis cliquez sur « date de fin », tapez le symbole moins (-), puis cliquez sur la cellule « date de début». Enfin, cliquez sur la touche « Entrée ».
• Il faudrait penser à ajouter plusieurs statuts pour chaque tâche comme suit : « Non entamé », « En cours », « Terminé », « En retard ».
• Pour centrer le texte des colonnes vous pouvez les regrouper en cliquant sur alignement.
• L’emploie de couleurs vous permet d’avoir une visibilité par rapport aux tâches et leur statut correspondants, mais aussi pour les intitulés des colonnes.
• Il faut employer des chronologies accompagnées de dates d’échéance pour chaque tâche.

Si vous ne souhaitez pas créer vous-même un rétro-planning, sachez qu’il existe de nombreux modèles en ligne que vous pouvez télécharger aisément et utiliser dans l’immédiat.