Modèle de lettre d’invitation professionnelle sur Word
Invitation professionnelle: un élément clé pour la réussite d’un événement
Article rédigé par : Hicham Oukerzaz
L'envoi d'une invitation professionnelle - sur papier ou par voie électronique - est l'une des étapes les plus importantes de la planification d'un événement ou d’une manifestation professionnelle. Elle donne le ton général de l'événement et permet aux invités de savoir à quoi s'attendre. En choisissant un libellé d'invitation approprié pour l’événement et en adressant correctement l'invitation, on peut faire en sorte que les invitations soient attrayantes et impressionnent les invités.
Avant de nous pencher sur les éléments de base pour rédiger une invitation professionnelle, abordons d’abord la question du choix entre une invitation professionnelle imprimée sur papier et une invitation professionnelle envoyée par voie électronique. Quand est-ce que l’un des deux modèles devient plus pertinent ou s’impose carrément ? Nous nous pencherons également sur la question des RSVP* pour optimiser la participation à un événement professionnel.
Invitation professionnelle imprimée sur papier vs E-invitation ?
Nombreux experts soulignent l'importance de trouver le bon ton, de tirer parti du format électronique et de savoir quand une invitation professionnelle imprimée sur papier devient absolument nécessaire.
Un événement, aussi bien produit soit-il, n'est rien sans invités. Les organisateurs d'événements professionnels se tournant vers l'invitation numérique comme moyen rapide, facile et beaucoup moins coûteux. Toutefois, certains événements importants exigent souvent un peu plus de formalité qu'un simple courriel.
Chaque invitation doit être entièrement réfléchie et conçue en fonction de son destinataire. Pour les VIP par exemple, une invitation imprimée sur papier accompagnée d'un souvenir en rapport avec l'événement est hautement préconisée. Pour le reste des invités, vous pouvez vous contenter d’envoyer des invitations dématérialisées.
L’invitation imprimée sur papier a l’avantage également d’avoir plus de style et un sens de la personnalisation plus élevé. Elle est également le moyen approprié pour toucher des personnes âgées qui n'utilisent pas fréquemment ou pas du tout le courrier électronique.
Les E-invitation ont, quant à elles, les avantages d'être beaucoup moins onéreuses, voire gratuites, et facile à créer et envoyer, de permettre un RSVP immédiat (par un simple clic sur un lien ou une réponse par courriel), en plus de leur atout environnemental majeur étant donné que ce sont des solutions 100 % éco-friendly.
Les invitations professionnelles envoyées électroniquement demeurent néanmoins confrontées à un gros problème. Les algorithmes de protection anti-spam des boîtes de réception considèrent les pièces jointes et les images des courriers électroniques comme suspectes, surtout si le courrier électronique est envoyé à quelqu'un qu’on ne contacte pas régulièrement ou qui ne nous a jamais envoyé de courrier électronique. Les invitations imprimées sur papier ont donc beaucoup plus de chances de parvenir à leur destinataire.
Comment rédiger une invitation professionnelle pour un événement ?
Il arrive souvent qu’une entreprise soit amenée à inviter des clients, des prospects ou des partenaires à un événement professionnel tel qu'une journée portes ouvertes, une fête de fin d'année, une conférence ou le lancement d'un nouveau produit. Une invitation rédigée et envoyée de manière professionnelle peut garantir une bonne affluence et donner une image positive de la manière dont l’entreprise se présente au public. Elle est le moyen de créer la première impression de l'événement lui-même. Il est donc extrêmement important de savoir comment rédiger une lettre d'invitation professionnelle pour un événement.
Voici quelques conseils pour bien rédiger votre invitation professionnelle :
Soyez concis
Rédigez votre invitation de manière claire, concise et brève afin d'attirer l'attention du destinataire et de lui communiquer immédiatement les détails pertinents de l'événement. Respectez le format de base : qui, quoi, quand, où et pourquoi. Pensez à un titre d'introduction qui annonce l'événement, suivi d’une ligne indiquant l'heure, la date et le lieu. Votre invitation doit être imprimée sur du papier à lettres de votre entreprise. Ou, au minimum, incluez le logo et les couleurs de votre entreprise pour mettre en valeur votre marque.
Fournissez des détails convaincants
Donnez aux gens une raison de participer. Incluez des détails pertinents concernant le potentiel de réseautage, un aperçu sur un nouveau produit, la possibilité de gagner des prix ou de jouir de mets ou de divertissements. S'il y a un conférencier de premier plan ou un invité vedette, mentionnez-le brièvement. Cela permet de promouvoir votre invité et d'inciter les gens à venir à votre événement.
Donnez les détails des prix
Si votre événement professionnel est assorti d'un droit d'entrée, faites-le savoir aux invités dans l'invitation. Par exemple, indiquez le prix par personne ou pour une table. Donner une facture aux invités à l'entrée peut être embarrassant et défavorable aux affaires si les invités estiment que vous les avez conviés à une manifestation essentiellement destinée à collecter des fonds.
Incluez les coordonnées des personnes à contacter
Indiquez à vos invités si une confirmation est requise et la date à laquelle vous souhaitez qu'ils répondent. Permettez aux gens de répondre par téléphone ou par e-mail, ou joignez une carte-réponse pré-adressée et affranchie. Précisez si les invités peuvent être accompagnés d'une personne de leur choix. S'il y a un code vestimentaire à respecter (tenue d'affaires décontractée ou habillée), précisez-le afin que les invités soient préparés.
Double-checker
Relisez votre invitation pour vous assurer que tout est correct. Vous pouvez faire mauvaise impression en omettant des détails importants, en publiant une invitation comportant des fautes de frappe ou, pire, en donnant aux invités des informations erronées. Prévoyez suffisamment de temps pour rédiger, concevoir, imprimer et poster vos invitations. Les invités doivent recevoir leurs invitations au moins deux semaines avant l'événement. Si vous attendez la dernière minute, le taux de participation risque d'être faible.
Rédiger un excellent courriel formel revient à prêter attention aux détails. Vous impressionnerez tout le monde si toutes les parties de votre invitation sont rédigées non seulement correctement mais aussi avec style.
Qu’en est-il des invitations électroniques ?
Quels sont les éléments structurels d’une E-invitation professionnelle ?
Sujet
L'objet est ce que les destinataires de votre message verront en premier lorsqu'ils ouvriront leur boîte de réception. Si vous ne captez pas l'intérêt de la personne, elle ne va pas lire ce qui suit. L'objectif principal de la ligne d'objet est de leur fournir le plus d'informations possible tout en étant bref. Résumez donc le message qui se cache derrière l'e-mail en 30 à 40 caractères.
Introduction et conclusion
Ces parties précisent qui a envoyé le courrier. Il n'est pas indispensable de mentionner le nom de votre destinataire (beaucoup de gens utilisent la formule standard "Cher Monsieur ou Madame"). Cependant, c'est l'occasion de souligner l'importance de chaque invité en écrivant son nom. Évidemment, cela doit être fait sans fautes d'orthographe, donc si vous n'êtes pas sûr de l'orthographe, une salutation neutre est préférable à celle qui comporte des fautes.
Le nom de votre organisation peut être mentionné en ouverture, mais nous vous recommandons vivement de le placer à la fin. Cela peut se faire par le biais de signatures spéciales fournies par différents services de messagerie électronique. N'oubliez pas d'être formel et remplacez les formules de clôture que vous utilisez pour vos amis par quelque chose de neutre.
Corps
Cette partie doit comprendre toutes les informations relatives à l'événement. Il s'agit de tout ce que vous jugez important pour vos invités. Mentionnez les détails clés, puis les informations moins importantes. N'oubliez pas d'être bref - c'est toujours mieux que d'être trop éloquent.
Des occasions différentes exigent des approches différentes
La rédaction d'une invitation professionnelle dépend fortement du type d'événement que vous organisez. Qu’il s’agisse d’un séminaire, d’un meeting ou du lancement d’un produit, les détails d’une invitation professionnelle varient en fonction type de l’événement bien que la structure générale demeure la même.
Séminaire
Il est essentiel de présenter le sujet des interventions futures et d'inclure des informations sur les intervenants invités. Parfois, les gens peuvent être intéressés non pas par le sujet lui-même mais par les intervenants, alors ne manquez pas l'occasion de susciter l'intérêt des gens avec quelques noms.
Meeting
Dans certains cas, la personne à qui vous envoyez votre courriel ne sera même pas la première à le lire - les secrétaires peuvent les filtrer au préalable pour voir ceux qui sont suffisamment importants. Dans ces conditions, vous devez opter pour un contenu informatif et exposer clairement le motif du meeting.
Conférence
Les conférences ont souvent un programme et un certain nombre d'activités ou de panels de discussion. C'est pourquoi il est crucial d'indiquer non seulement le lieu et la date, mais aussi de fournir le programme à vos invités. Vous pouvez le décrire brièvement ou ajouter un lien avec des informations complémentaires. Vous devriez également envisager d'ajouter un bouton ou un lien pour l'inscription en ligne - c'est plutôt pratique pour ceux à qui vous vous adressez.
Lancement d’un produit
Pour les entreprises, le lancement d'un nouveau produit ou l'arrivée d'une nouvelle sous-marque revêt une importance capitale pour la réussite du reste de la campagne marketing. Si la fête de lancement n'est pas réussie, il y a de fortes chances que le produit n'ait pas le succès escompté.
Pour que la cérémonie de lancement soit animée et crée un buzz qui se poursuivra longtemps après sa fin, veillez à ce que votre invitation atteigne le public cible, notamment vos partenaires, des experts du secteur, des journalistes, blogueurs et influenceurs, des clients potentiels et des investisseurs potentiels.
RSVP : comment inciter les invités à participer à votre événement ?
Qu'est-ce qui fait le succès d'un événement ? Est-ce les boissons et les mets servis, les sacs de cadeaux ou un lieu de réunion haut de gamme ? Si tous ces facteurs contribuent certainement au succès d'un événement, un élément bien plus important (et pourtant souvent négligé) fait le succès ou l'échec d'un événement : le nombre de participants.
Il est crucial donc d'inciter les bons invités à participer à votre événement - vous ne voulez pas seulement des chiffres, mais des personnes qui sont réellement intéressées par ce que vous avez à offrir et qui sont plus susceptibles de devenir des ambassadeurs de votre marque. Alors, comment faire pour que vos invitations professionnelles soient reçues et acceptées ?
Commencez par créer une première liste d'invités à partir de votre base de données. Invitez un nombre de personnes supérieur à celui que vous prévoyez pour tenir compte des abandons. N'oubliez pas que le taux d'abandon peut varier de 40 à 70 %. Une bonne règle générale consiste à surinviter de 40% pour les événements payants et de 60% pour les événements gratuits.
Dans vos communications, mettez l'accent sur les raisons pour lesquelles il est important ou profitable de participer à votre événement. Choisissez judicieusement la date, le jour et l'heure de votre événement. Prenez en considération des facteurs tels que les heures de pointe, les jours de fête, les événements sportifs et la période de l'année.
Augmenter la participation à votre événement nécessite de bien gérer les RSVP. À la fin de chaque invitation, les lettres RSVP (abréviation de "répondez s'il vous plaît") apparaissent. Il s'agit d'un appel à l'action polie, demandant à vos invités de vous faire savoir s'ils participeront ou non à votre événement.
Bien qu'il soit de bon ton d'informer les gens si vous pouvez ou ne pouvez pas assister à une réunion, malheureusement, en ces temps chargés, cela ne vient pas toujours à l'esprit. En fait, dans la masse de correspondance qu'ils reçoivent quotidiennement, ils peuvent perdre de vue votre invitation ! C'est pourquoi il est important de gérer vos RSVP en assurant un suivi et en prenant contact avec les invités pour leur rappeler votre événement et confirmer leur présence. Songez donc à envoyer un rappel amical à vos invités entre une semaine et quelques jours avant l'événement. Même si vos invités ne participent pas à l'événement, cela leur permet de voir votre marque une fois de plus.
Enfin, et pour les invités qui ne pourront pas se rendre à votre événement ou qui déclinent votre invitation, il est important de maintenir l'engagement de la marque avec eux, par le biais d'une correspondance de suivi. Après votre événement, envoyez une note de remerciement, accompagnée de photos, aux participants et à ceux qui n'ont pas pu venir. Ceux qui ont participé à l'événement aimeront revivre l'expérience, et c'est un excellent moyen aussi de montrer aux invités qui ont refusé ce qu'ils ont manqué. Cela pourrait même les inciter à participer à votre prochain événement !