Modèle de facture France sur Word
Facturation en France : comment ça marche ?
Tout commerce de marchandises ou toute prestation de services par un commerçant ou un professionnel donne lieu à la délivrance d'une facture. Pour être valable sur les plans juridique, comptable et fiscal, cette facture doit obligatoirement comporter certaines mentions.
De quelles mentions s’agit-il ? C'est ce que nous tentons d'expliquer plus en détail dans cet article dans lequel nous nous penchons aussi sur le projet de dématérialisation des factures à l’horizon 2025.
Définition de la facture
Par facture, on entend un document officiel établi par un commerçant ou un professionnel sur le papier à en-tête de son entreprise, dans lequel sont précisées les la nature, la quantité et les conditions de la délivrance d'un bien ou d'un service. Elle sert de preuve de vente pour le vendeur et de preuve d'achat pour l'acheteur. Pour le vendeur, la facture est donc un titre de créance établi à l'ordre de son client.
Ce document a une valeur légale et sert de référence pour les opérations comptables et les déclarations fiscales. Elle est émise en deux exemplaires et est à conserver en principe pendant dix ans.
Types spécifiques de factures
Outre la facture classique ou ordinaire, il existe divers types spécifiques de factures et sont à utiliser en fonction de la nature de la transaction.
Facture pro format
Ce document sert à établir une facture provisoire. Son émission se fait à la demande du client afin qu'il puisse se faire une idée du coût réel du futur achat.
Sans valeur juridique ou comptable, la facture pro forma est indispensable lorsque votre client envisage de contracter un prêt pour financer son achat.
La facture pro forma doit être jointe aux colis afin de déclarer la valeur des marchandises à la douane pour les importations/exportations et les envois non commerciaux.
Facture d’acompte
Il s'agit d’une facture qui reprend une partie de la facture totale correspondant à la livraison d'un produit ou à la prestation d'un service qui s'étale sur une certaine période et qui est divisée en plusieurs étapes.
La loi ne fixe pas le montant des factures d'acompte ; il est convenu entre le professionnel et son client.
Facture d’avancement ou de situation
En France, les factures d'avancement ou de situation sont une forme de facturation largement utilisée offrant la possibilité d'échelonner la facturation et les paiements sur ces factures. Elles sont généralement émises en fonction des projets, c'est-à-dire des travaux en cours. Le prix figurant sur les factures d'avancement est calculé en fonction d'un pourcentage que l'on appelle "avancement", selon le projet, le chantier global.
Facture de régularisation
Cette facture est souvent associée à la fourniture d'énergie, comme le gaz et l'électricité.
Pour éviter que le consommateur ne paie en une seule fois des montants exorbitants pour sa consommation d'énergie, il est possible d'étaler le paiement de cette consommation sur une base mensuelle. Le montant que le consommateur paie mois par mois correspond à une estimation de sa consommation mensuelle, qu'il règle à titre d'acompte.
La facture réglementaire est émise après lecture du compteur du client. Le but de cette lecture est de calculer la différence entre la consommation estimée et la consommation réelle. Si la consommation réelle diffère de la consommation estimée, il faut émettre une facture de régularisation pour corriger la différence entre les deux montants.
Facture de clôture
La facture de clôture vient clore une période de consommation et mettre fin à un contrat entre un fournisseur ou un prestataire de services et un client.
Elle a pour but d'ajuster la consommation entre la dernière facture et le terme de la consommation.et intervient en cas de déménagement, changement de fournisseur ou prestataire de services ou résiliation de contrat.
Cette facture doit être émise sous six semaines au plus tard après la fin du contrat. En cas d'ajustement du solde à payer, le remboursement de tout trop-perçu doit être effectué dans les 30 jours suivant son émission.
Facture rectificative
Ce genre de facture est utilisé pour corriger une erreur commise sur une facture précédente.
En effet, il est interdit par la loi d'apporter des modifications à la facture originale, qui doit rester intacte. Si cette dernière n'est pas conforme aux exigences spécifiées ou si une quelconque erreur est constatée, il est obligatoire d'émettre une facture rectificative.
Notons enfin qu’il existe d’autres documents relatifs à la facturation comme le devis, le reçu ou la note de frais.
Mentions obligatoires dans une facture
La facture fait office d'élément de preuve d'une transaction commerciale. Pour cela, elle doit être conforme à certaines exigences de contenu définies par les textes.
L'article L441-9 du Code de commerce français fixe les mentions obligatoires à faire figurer sur une facture, dont les plus importantes sont les suivantes :
- Nom des parties (vendeur et acheteur) et leur adresse de facturation ;
- la date de la vente ou de la prestation de service ;
- la quantité,
- la dénomination précise ;
- le prix unitaire hors TVA des produits vendus ou des services rendus ;
- toute réduction de prix acquise à la date de la vente ou de prestation de service et directement liée à l’opération de vente ou de prestation de services, à l’exclusion des escomptes non prévus sur la facture.
À compter du 1er janvier 2013, il faut également mentionner sur la facture le montant de l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement à laquelle le créancier a droit en cas de retard de paiement, conformément à l'article 121-II de la loi n° 2012-387 du 22 mars 2012. Cette indemnité est fixée à 40 euros par le décret n° 2012-1115 du 2 octobre 2012.
À cette liste, les articles R123-237 et 238 du Code de commerce ajoutent les éléments d'identification de la société dont le numéro d'immatriculation au Registre, le siège social, le statut juridique, etc.
En outre, les factures doivent mentionner à la fois la présence et la durée de la garantie légale de conformité d'au moins deux ans pour les catégories de biens fixées par le décret n° 2021-609 du 18 mai 2021. Les biens vendus dans le cadre d'un contrat à distance ou hors établissement ne font pas partie de ce décret.
De leur côté, et conformément à l'article 22 de la loi n° 2014-626 du 18 juin 2014, les artisans, commerçants inscrits au Registre du commerce et des sociétés (RCS) et micro-entrepreneurs sont tenus d'indiquer sur leurs offres et factures l'assurance souscrite pour leurs activités si elle est obligatoire, les coordonnées de l'assureur et le champ d'application géographique du contrat.
Sur le plan fiscal, il existe un certain nombre d'obligations spécifiques à l'établissement des factures par les personnes assujetties. Elles sont introduites par l'article 289 du code général des impôts et précisées par l'article 242 nonies A de l'annexe II, lequel dispose notamment de l'identification du vendeur et de l'acheteur et du détail des produits et services vendus.
La doctrine BOI-TVA-DECLA-30-20-20 détaille les règles fiscales relatives aux mentions à faire figurer sur les factures.
Dématérialisation des factures à l’horizon 2025
À partir du 1er janvier 2023, les entreprises devront accepter les factures électroniques et les délivrer au fur et à mesure sous forme électronique entre 2023 et 2025. Les données essentielles contenues dans ces factures électroniques devront également être transmises à l'administration fiscale pour contrôle et déclaration préalable de TVA.
Le gouvernement français entend généraliser le recours aux factures électroniques pour les paiements entre entreprises à l'horizon 2025. Cette mesure a pour objectif de lutter plus efficacement contre la fraude à la TVA.
Les entreprises œuvrant pour le compte de l'État sont déjà tenues, depuis 2017, de dématérialiser leurs factures et de les transmettre via le portail Chorus Pro. Cette mise en place progressive est entrée dans sa phase finale en 2020 en rendant la facturation électronique obligatoire pour les TPE traitant avec l'État. La prochaine étape consiste à utiliser la facture électronique pour les paiements entre entreprises, tant à l'émission qu'à la réception.
La loi Macron du 6 août 2015 prévoyait dans son article 222 l'acceptation obligatoire des factures électroniques dans les transactions commerciales. Cette disposition a toutefois été jugée incompatible avec l'article 232 de la directive TVA, qui stipule qu'une facture électronique peut être émise "sous réserve de l'accord du destinataire". Le gouvernement a néanmoins pris la décision de franchir le pas et de rendre la facturation électronique obligatoire pour les transactions B2B à horizon 2025.
Cette mesure est rendue possible par l'article 56 de la loi de finances 2020, qui introduit cette obligation progressivement entre le 1er janvier 2023 et le 1er janvier 2025, en fonction des tailles et des secteurs d'activité des entreprises concernées.
Les entreprises seront donc obligées d'accepter les factures électroniques à partir de 2023 et les grandes entreprises devront les utiliser pour leur propre facturation.
La migration vers la facturation électronique est avantageuse à plusieurs égards:
Tout d'abord, cette mesure renforce la compétitivité des entreprises en allégeant les tâches administratives liées à la gestion des factures. Une facture électronique coûterait moins d'un euro, contre plus de dix euros pour une facture papier.
En second lieu, la dématérialisation des factures permet de sécuriser les échanges commerciaux grâce à un suivi plus fin de la progression de leur traitement. Cela permet également de diminuer les litiges relatifs aux délais de paiement.
Par ailleurs, la lutte contre la fraude à la TVA sera facilitée grâce à des contrôles croisés automatisés entre les achats et les ventes et les « e-reporting » (obligation de transmission de données à l’administration fiscale).
Le « e-invoicing » (facturation électronique) rendra également plus facile la déclaration de TVA grâce au pré-remplissage.
Cette mesure est, enfin, garante d'un cadrage plus pertinent de l'action gouvernementale sur le plan du contrôle et de la politique économique et fiscale.
