Modèle de bordereau d'envoi sous Word

Bordereau d'envoi, un papier à la tête des documents demandés pour expédier un colis

 Article rédigé par : Chaimae Sqalli Adoui

Avec la modernisation et l’augmentation de la technicité, des milliers de marchandises sont en mouvement dans des circuits nationaux et d’autres traversent les océans dans un temps minime pour parvenir à des destinations internationales. Ces transactions ont été favorisées par les conventions de libre-échange entre certains pays pour rendre plusieurs produits accessibles à tout le monde. Le secteur de la logistique est un axe vital sur lequel se base les transactions d’importation et d’exportation ainsi que les transferts inter villes. Dans cet article, nous présentons brièvement les étapes clés d’expédition de n’importe quelle marchandise, comme nous mettons en avant les documents indispensables pour assurer ce type de flux, notamment le bordereau d’envoie en citant l’ensemble de ses avantages. Nous passons aussi en revue les différents risques qu’un colis peut encourir en intégrant cette chaîne de transport.

Quelles sont les étapes parcourues par un colis pour arriver à sa destination ?

L’acheminement d’un colis depuis sa localisation d’origine vers le destinataire passe par plusieurs étapes enchaînées et fait appel à des ressources humaines, des systèmes informatiques et logiciels, ainsi que des moyens logistiques (véhicules, machines…).

1. Collecte ou dépôt des colis en agences et enregistrement

Les transporteurs offrent des formules différentes pour satisfaire leurs clients et répondre aux problématiques liées à leur mobilité. Si vous êtes un particulier, vous pouvez déposer votre colis dans une agence à proximité de chez vous, comme vous pouvez demander le passage d’un agent de collecte. Pour le cas des entreprises et dans leur vocation en B to B, des contrats annuels sont élaborés avec des sociétés de transport pour prendre en charge toutes les expéditions qui auront lieu. Tout colis reçu est référencé dans le système avec un numéro d’ordre unique pour planifier son expédition suivant les créneaux disponibles.

2. Tri et consolidation dans une zone d’expédition

Le tri consiste à classer les colis qui seront adressés à la même destination du même côté en vérifiant les étiquettes collées sur chacune ainsi que les informations d'envoi. Les colis fragiles sont manipulés avec précaution pour les préserver au maximum. Les colis organisés sont transférés vers la zone d’expédition dans l’attente du véhicule transporteur.

3. Chargement des colis et livraison

A l'arrivée du camion transporteur, ou autres outils, les colis sont embarqués l’une après l’autre en fonction des adresses de livraisons. Arrivé à sa destination, le véhicule transporteur dépose les colis comme prévu aux adresses mentionnées. Certains colis sont livrés contre paiement (chèque ou en liquide), donc l’agent doit obligatoirement recevoir le paiement pour pouvoir déposer le colis. A la réception, la personne en charge atteste la réception en laissant son émargement.

Quelles sont les documents demandés pour expédier un colis ?

Pour envoyer un colis au niveau international comme au niveau national, les procédures exigent la présence de certains documents pour pouvoir identifier au mieux le contenu du colis et les parties concernées par l’expédition (destinateur, destinataire et organisme transporteur). Avant d’emballer les articles en question des documents doivent impérativement figurer à l’intérieur de l’emballage d’une manière à qu’ils restent visibles. Quand il s’agit d’une transaction d’achat, la facture est un document comptable nécessaire qui accompagne le colis pour informer le client sur le montant totale à régler. Elle comprend un numéro de la transaction, les identifiants de l’entreprise fournisseur et l’entreprise client, le prix unitaire des articles, le nombre d’articles, le prix HT, ainsi que le prix TTC. Le bordereau d’expédition est un document qui récapitule les informations de base sur le colis et sur les personnes concernées sans aucune mention ou obligations financières. La lettre de transport est un document interne élaboré par la société de transport pour assurer la traçabilité des colis en charge et gérer les expéditions en fonction des dates prévues.

A ces documents et dans le cas d’une exportation, s’ajoutent des preuves supplémentaires et qui varient d’un pays à l’autre, comme : la déclaration d'exportation et la licence d'exportation qui sont élaborés par l’entreprise expéditrice dans son pays d’origine. Les deux sont des documents officiels délivrés par les services compétents et qui attestent que ladite entreprise détient le droit d’exporter la marchandise vers des pays tiers. Ils comportent le numéro de l’autorisation, le secteur d’activité de l’entreprise et la nature des produits à exporter.

Pourquoi est-il indispensable de joindre un bordereau d’envoi ?

Le bordereau d’envoi est un papier doté d’une grande importance pour l’expéditeur et le destinataire également, car il permet de fluidifier le processus d’expédition et de garantir leurs droits mutuels, surtout en cas de litiges.

• Le bordereau d’envoi est la pièce d’identité du colis

Le bordereau d’envoi comprend des informations sur la nature de son contenu (documents, objets fragiles, appareils…) pour assurer la traçabilité de la part de l’acheteur et du fournisseur. Aussi ce papier fournit les détails sur les modalités de livraisons (à domicile, en gare…) et les coordonnées du récepteur pour le contacter en cas de besoin.

• Le bordereau d’envoi sert à identifier le colis dans toutes les circonstances

Si un colis s'abîme et les informations renseignées sur la surface ne sont plus lisibles, l’employé en charge peut récupérer les données perdues par le biais du bordereau d’envoi. Ce dernier peut être déposé soigneusement dans l’intérieur du colis ou dans une enveloppe plastifiée bien collée sur le colis pour rester bien protégé à l’abri de l’eau.

• Le bordereau d’envoi permet de gagner du temps lors des vérifications douanières

 Les expéditions internationales font obligatoirement l’objet de contrôles par les agents de la douane. Pour cela le contenu du colis doit être légal et sa nature bien renseignée sur le bordereau d’envoi pour empêcher tout types de blocages suite à une non déclaration ou à une non-conformité de la marchandise en cours d’expédition. Le poids et le prix sont des éléments à préciser aussi, puisque le montant à payer varie selon le poids total. Pour toutes ses raisons, il est préférable de mettre le bordereau d’envoie avec l’ensemble des mentions nécessaires sur la poche plastifiée pour qu’il soit visible sans prendre la peine d’ouvrir le colis.

Quelles sont les informations qui doivent figurer sur le bordereau d’envoi ?

Actuellement, plusieurs modèles de bordereaux d’envoi sont disponibles en ligne ou sous format papier, avec un contenu similaire et des formes variables en fonction des secteurs d’activités. Les éléments indispensables dans un bordereau d’envoi sont des :

Informations sur le contenu

• Date de la commande;
• Référence de la commande;
• Nature et nombre des produits renfermés dans le colis ;
• Poids;
• Prix global.

Informations sur l’expéditeur

• Nom de l’entreprise et coordonnées d’une personne physique à contacter en cas de besoin;
• ICE de l’entreprise et adresse de retour.

Informations sur le destinataire

• Coordonnés (entreprise ou personne physique);
• Adresse de livraison en détail.

Informations sur l’entreprise de livraison

• Nom du transporteur;
• La date prévue de livraison;
• Des numéros de contact et l’URL de la plateforme du suivi en ligne des colis.

De la création à l’utilisation du bordereau d’envoi, que faut-il faire ?

Pour créer un bordereau d’envoie vous pouvez utiliser l’un des modèles disponibles sur les plateformes ou éditer le vôtre selon vos préférences. Le nécessaire est de rapporter les informations importantes que nous avons évoquées ci-dessus. Soyez honnêtes et ne manquer aucun détail pour ne pas entraîner des frais supplémentaires et des retards de livraisons. Mentionnez l’adresse d’expédition avec précision ainsi que les coordonnées de la personne qui va recevoir le colis. N’hésitez pas à renseigner une adresse supplémentaire où retourner le colis en cas d’absence du destinataire. Toutes les informations citées seront vérifiées par le service logistique. Par la suite, vous pouvez prendre en charge le dépôt du bordereau bien rempli à l’intérieur du colis, mais ça reste préférable de le mettre dans une chemise plastifiée et de le coller sur les parois de l’emballage final pour une meilleure visibilité. L’entreprise de transport à son tour va ajouter des indications complémentaires sur le moyen de livraison et sur le délai de livraison. S’il s’agit d’une plateforme logistique qui emploie des systèmes digitalisés vous aurez accès via votre numéro de bordereau pour suivre toutes les étapes d’expédition. En cas de litige aussi les références du bordereau seront très utile pour identifier le colis.

Quelles sont les problèmes logistiques qui peuvent survenir lors de l’expédition de votre colis ?

Votre colis est bien emballé et vous avez tous les documents demandés pour garantir une expédition adéquate, mais existe-il des problèmes logistiques qui peuvent ralentir votre expédition ? 

Le coût d’expédition peut s’avérer cher si vous voulez expédier des articles lourds, et pour cela il faut bien maîtriser le poids de l’emballage que vous souhaitez utiliser. Nous vous conseillons d’employer moins de carton et le juste nécessaire du calage en se basant sur les matières légères. Aussi, optez pour les petits emballages afin de réduire au maximum le calage pour les petits objets.  Lors de la manipulation des colis et en les transportant des locaux de stockages vers les moyens de transports (camion, avion, centenaire…), les colis risquent de s'abîmer si les agents ne vérifient pas la présence de la mention « Fragile ». Une mauvaise gestion au sein de la société de transport peut entraîner la perte d’un colis ou même son vol si les entrepôts sont accessibles facilement. Pour éviter ces désagréments, veuillez choisir une société de transport ayant une bonne réputation et un système de traçabilité irréprochable pour vous permettre de suivre toutes les étapes d’expédition via un outil technologique. Parfois le passage en douane peut engendrer des retards car il présente une étape assez critique pour les transporteurs, puisque les colis peuvent vite s'y retrouver bloqués ou refusés.