Modèle note de cadrage sous Word
Note de cadrage, élément clé pour la bonne gestion de votre projet
Un projet est un ensemble de tâches à exécuter sous des exigences prédéfinies afin d’atteindre un ou plusieurs objectifs. En effet, chaque projet passe par plusieurs phases avant d’être concrétisé sur le terrain, à savoir les études théoriques.
Pour cela, une panoplie d’outils est mise à la disposition des managers pour préparer le projet dans les meilleures conditions et suivant les meilleurs délais.
La note de cadrage est utilisée de plus en plus pour satisfaire ce besoin, mais plusieurs ignorent son importance et son impact.
Rédiger une note de cadrage pour votre projet ne serait guère une difficulté, nous allons découvrir ensemble la note de cadrage avec les éléments indispensables qui figurent dans cette dernière, ainsi que les étapes à suivre lors de son élaboration.
Le principe de la note de cadrage
La note de cadrage est un référentiel qui regroupe les éléments cruciaux du projet. Elle aide à cerner le cadre du travail, déterminer ses grandes lignes et améliorer la connaissance du projet par les différentes parties prenantes. La note de cadrage permet une meilleure coordination entre les équipes et par conséquent une bonne exécution du projet commence.
Les parties concernées par la note de cadrage
La note de cadrage est rédigée en général par le chef de projet au profit de tous les participants (équipes, direction…), pour expliciter leurs rôles, favoriser leur assimilation et augmenter leur taux d’engagement vis-à-vis du projet.
Ce document met entre leurs mains des réponses pertinentes sur les différentes questions qui peuvent se poser en pré lancement ou même lors de la réalisation dudit projet pour un avancement sûr et une organisation optimale.
Les composants de base de la note de cadrage
La note de cadrage permet de contextualiser le projet dans sa totalité en prenant en considération tous les intrants. Elle contient des informations sur la problématique existante qui a donné naissance au projet et sur la base de laquelle des objectifs à court et à moyen terme sont fixés.
Ce document doit également recenser tous les moyens matériels ainsi que les ressources disponibles, sans oublier le triptyque ‘’coût, délai et qualité’’.
Il convient de noter qu’un modèle standard et unifié de la note de cadrage n’existe pas, mais selon les spécifications de chaque projet, des rubriques méritent d’être évoquées ou détaillées plus que d’autres.
Nous vous proposons de vous appuyer sur cette check-list élaborée par nos soins, qui énumère cinq éléments impératifs à la bonne maîtrise de votre projet.
1/ Périmètre du projet
C’est important de bien définir le périmètre du projet pour éviter toute déviation qui peut déconcentrer l’équipe et influencer le bon déroulement du travail. En effet, le fait de cerner le cadre du projet et de déterminer clairement ses limites réduit significativement le risque de l’erreur.
2/ Objectifs
Il faut absolument distinguer entre l’objectif principal qui représente le cœur du projet, et les objectifs secondaires qui contribuent à la réalisation de l’objectif de base mais ne sont pas obligatoires.
La méthode SMART est l’une des méthodes les plus répandues. Elle définit l’objectif principale comme étant un objectif qui remplit les critères suivants :
- Spécifique, clairement défini et bien précis.
- Mesurable, dont les résultats sont quantifiables.
- Atteignable, à la portée des parties concernées.
- Réaliste, faisable et applicable sur le terrain.
- Temporellement défini, limité par un temps de réalisation.
Un plan bien structuré est élaboré et comprend la totalité des tâches à réaliser. Les tâches peuvent être séquentielles ou parallèles. Les tâches séquentielles s'exécutent simultanément, tandis que les tâches parallèles demandent un travail en chaîne.
3/ Moyens et ressources
Une identification des ressources (humaines, matérielles et financières) est primordiale pour une meilleure gestion et optimisation, surtout en terme :
- D’affectation de compétences aux postes adéquats.
- D’investissements dans les outils et les équipements pour ne rien manquer au cours du projet.
- De répartition du budget alloué au projet en fonction des charges et des dépenses d’une manière rationnelle.
4/ Coût, délai, qualité
Une analyse des besoins est fortement conseillée pour établir un bilan de coûts selon les ressources financières énumérées.
De même, la maîtrise de la qualité et le respect des délais fixés sont liés à l’engagement du personnel sélectionné et son implication dans le projet.
5/ Risques
Nul ne peut nier qu’un projet quelconque est dépourvu de risques. Les risques (techniques, financiers, organisationnels…) peuvent survenir, mais il faut être prêt à les surmonter. Prévoir les risques les plus probables et envisager des solutions à l’avance demeurent des solutions très efficaces et applicables selon les moyens du bord sans impacter la progression du projet.
Élaborez la note de cadrage en trois étapes
Comme tous les documents, la note de cadrage est rédigée sous forme d’un texte cohérent qui comporte une introduction, un développement et une conclusion. En respectant cette trame, les éléments de cadrage sont présentés d’une manière valorisante.
La note de cadrage est distinguée par sa clarté et sa flexibilité, il faut juste employer un vocabulaire simple, des phrases courtes et constructives à la fois.
1/ Introduction
L’introduction présente brièvement le projet dans sa vue d’ensemble, ainsi que le plan suivi lors de la rédaction de la note de cadrage.
2/ Développement
Une fois les informations descriptives sur tous les éléments de la check-list sont collectées, il ne reste qu’à les intégrer dans le texte en veillant sur la synthèse globale et l’enchaînement des idées et des paragraphes. Il est préférable de citer les séquences dans un ordre chronologique des événements
3/ Conclusion
Une conclusion est toujours souhaitée vers la fin de chaque travail, elle permet de récapituler et de mettre en avant les points importants.
Phase post cadrage
Dès que le document est finalisé, une réunion de cadrage s’organise pour diffuser les informations rédigées, échanger les idées et valider le travail dans sa globalité. Après, le lancement du projet est programmé et les deadlines sont accordées.
Un suivi des KPs doit s’effectuer en continu pour mesurer la performance et évaluer l’avancement du projet.
Nombreux sont les outils de gestion de projet qui permettent de planifier, suivre et présenter des livrables de pointe. La note de cadrage est un document réalisé en amont du projet et qui est d’une importance capitale. Elle permet non seulement de garantir une transparence sur le projet, mais elle augmente vos chances de mener à bien ce dernier.