Modèle de rapport annuel sous Word

Le Rapport Annuel de l’entreprise :  entre rétrospective et perspective

Article rédigé par : Ouzzaouit Moulay Nouamane

Le rapport annuel est un document qui décrit de façon exhaustive les réalisations d’une entreprise ains que l’ensemble de ses activités sur une durée de 365 jours. Il est destiné aux actionnaires de la société et aux parties prenantes qui ont, soit un pouvoir décisionnel, soit un pouvoir consultatif au sein de cette dernière. Il s’agit d’un document qui évalue avec pertinence les opérations effectuées au cours de l’année afin de permettre aux dirigeants de prendre des décisions rationnelles pour améliorer la productivité de leur entreprise et aux clients de mieux connaître la structure.

A qui s’adresse le Rapport Annuel ?

Un Rapport Annuel ne s’adresse pas uniquement aux actionnaires. Les cibles sont multiples. Le document concerne directement ou indirectement l’ensemble des parties prenantes de l’entreprise. C’est la raison pour laquelle il faut y inclure toutes les informations relatives aux activités de la structure de sorte à cibler plusieurs catégories de destinataires, à leur tête, les clients.

Les collaborateurs

Le rapport annuel peut être intéressant à feuilleter pour un collaborateur. Pour l’administration d’une entreprise, il s’agit d’une occasion pour mettre en avant la créativité, l’engagement et le dévouement de ses employés, qui sont considérés comme des ressources importantes dans la réussite générale de la structure. Le RA est une occasion pour présenter les réussites de l’entreprise, ses nouveaux produits et ses réalisations. Pour les employés, il s’agit d’une reconnaissance quasi-explicite qui les motive encore davantage pour obtenir de meilleurs résultats.

Le Rapport Annuel créée également un lien de proximité entre l’entreprise et ses employés. Certains collaborateurs ne connaissent pas tout sur le lieu où ils travaillent. A titre d’exemple, une entreprise implantée dans plusieurs régions au niveau national peut avoir plusieurs sites méconnus du grand public. Le RA constitue dans ce sens un canal non négligeable qui permet de répertorier les différents sites, produits et opérations de l’entreprise et ce de façon exhaustive et achevée. Les collaborateurs peuvent acheter des actions en bourse et par conséquent devenir actionnaires. Ils peuvent alors exploiter le Rapport Annuel pour mesurer la valeur de leur investissement dans la société.

Les prospects/clients

Un Rapport Annuel est un moyen pour l’entreprise de mettre l’accent sur son identité dans le marché et de partager les valeurs qui la constituent auprès de ses clients en mettant en avant ses produits et ses services. Pour un client, il est également important de connaître les actions mises en œuvre par l’entreprise pour améliorer ses services, pour optimiser ses coûts et pour concevoir des produits de qualité. Le RA est également un moyen pour mettre en évidence les actions sociales initiées par l’entreprise au service de ses clients.

Les Fournisseurs

Pour présenter des produits de qualité à ses clients, une entreprise doit s’assurer de collaborer avec des fournisseurs chevronnés et crédibles. Dans le cas échéant, la relation entreprise-client sera facilement exposée. En précisant les procédures de qualité internes à l'entreprise, un Rapport Annuel sert de plateforme qui récapitule les attentes de la structure vis-à-vis de ses fournisseurs. Dans certains cas, le RA cite de façon concrète les fournisseurs de l’entreprise qui ont donné satisfaction au cours de l’année. Cet éloge n’est pas aléatoire mais permet de mesurer les attentes en termes de performances et de prestations requises par l’entreprise pour la sélection de ses fournisseurs.

Le Rapport Annuel  pour booster sa notoriété

Un grand nombre d’entreprises intègre leur rapport annuel dans leur stratégie de Marketing dans le but de se faire connaître et de promouvoir leurs activités, offres et services. Un budget important est alors consacré à la production du rapport annuel pour qu’il soit le plus attirant possible tout en offrant aux lecteurs des informations pertinentes sur l’entreprise. Dans cette optique, le RA est perçu comme un outil de communication utilisé pour influencer, attirer et fédérer de nouveaux clients.

La partie introductive du Rapport Annuel est consacrée généralement à un message émis par les dirigeants des entreprises aux actionnaires. Le contenu présente principalement les résultats financiers de l’année, les perspectives, le contexte économique et la situation du marché, les activités les plus importantes et les membres de l’administration. En général c’est ceux-là qui adressent ce message aux actionnaires.

Les rapports annuels sont l’occasion pour mettre l’accent sur une thématique précise qui a caractérisé les activités et les orientations de l’entreprise pendant l’année.  A titre d’exemple, une entreprise peut mettre en avant sa participation à un événement international de taille ou encore mettre en valeur ses réalisations si ces dernières sont importantes et dépassent la concurrence.

Peu importe le secteur d’activité d’une entreprise, le rapport annuel s’impose comme étant un document incontournable à produire. En général il comporte les éléments suivants :

• L’état général du secteur d’activité dans lequel évolue l’entreprise.
• Les événements les plus impactants auxquels a participé l’entreprise au cours de l’année.
• Quelques chiffres sur les résultats et la situation financière de l’entreprise ainsi que l’état de sa trésorerie.
• L’organigramme détaillé de l’entreprise avec un descriptif des postes occupés au sein de celle-ci, les missions des employés et les départements auxquels ils sont affectés.
• La valeur boursière des actions d’une entreprise
• Les actions menées par l’entreprise dans le cadre de la Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE)

Ces informations précitées ne sont pas exhaustives mais représentent le minimum nécessaire imposé généralement par la loi. Certaines entreprises vont au-delà de ces exigences et publient d’autres informations détaillées sur leurs activités respectives.

Les catégories à ne pas négliger dans un Rapport Annuel

Les éléments de communication qui figurent dans un Rapport Annuel devraient donner aux investisseurs et autres parties prenantes un schéma précis des performances de l'entreprise et de la façon avec laquelle elle prévoit de grandir et de parfaire ses activités dans les années à venir. Les sociétés cotées en bourse envoient des rapports aux actionnaires ou fournissent une copie du rapport annuel sur leurs sites Web. Les investisseurs qui souhaitent obtenir des données financières directes peuvent également télécharger des copies des fichiers informatiques de la société auprès de :

Mot du directeur

Le mot du directeur est essentiel pour introduire un rapport annuel. Les entreprises de petite taille peuvent ne pas disposer d’un conseil d’administration en bonne et due forme mais doivent quand même désigner un représentant pour le mot d’introduction. Il s’agit d’un message destiné à toutes les parties prenantes de l’entreprise pour exposer les opportunités, les challenges et les besoins de la structure. Il inclut aussi les points stratégiques importants que va entreprendre l'entreprise  court, moyen et long terme.

Un point d’actualité

Le Rapport Annuel doit consacrer une partie pour faire le point sur les nouveautés relatives aux différents départements d’une entreprise. Une section peut être dédiée exclusivement aux recrutements, nominations et promotions du personnel. D’autres part, il est important de mentionner les nouveaux produits lancés au cours de l’année ainsi que d’autres informations relatives aux services proposés par la structure et qui pourraient éventuellement intéresser les clients. Cette rubrique du RA doit inclure également les réalisations les plus importantes effectuées par l’entreprise et leurs impacts sur son secteur d’activités

Situation financière

L’état financier constitue le socle et la base solide d’un rapport annuel. C’est en général la partie la plus importante du document et qui intéresse le plus les lecteurs. C’est dans cette rubrique que l’entreprise annonce ses performances de façon chiffrée qui permettent d’évaluer avec objectivité sa situation dans le marché. Les éléments qui composent cette rubrique sont nombreux. Nous retrouvons principalement le compte de résultat, le bilan et l’état de la trésorerie. Le tout est présenté dans une logique chronologique en prenant en considération les chiffres des années précédentes et ce pour permettre aux investisseurs et aux intéressés de faire un jeu de comparaison efficace et efficient. Dans certains pays, les sociétés cotées en bourse sont tenues, de par la loi, de fournir un état financier sur 5 ans dans leur Rapport Annuel. Cet exercice renforce la crédibilité de l’entreprise car elle communique en toute transparence sur des éléments chiffrés qui donnent plus au moins une idée sur son positionnement dans le marché.

Le Rapport Annuel est donc un document important que l’entreprise doit produire et publié chaque année pour faire un état des lieux sur les opérations et les activités qu’elle entreprend. Il permet de décrire avec exactitude l’évolution de l’organisation sur son marché d’activité et permet également de dégager les tendances, les besoins et les opportunités qui découlent de cette évolution. Ce document doit être élaboré dans une logique participative impliquant l’ensemble des parties prenantes de la structure. Chaque département doit partager les informations qu’il juge pertinentes pour obtenir en fin de compte un document consolidé. Les informations présentées dans un RA doivent être en harmonie avec la situation financière réelle de l’entreprise et ne doivent en aucun cas comporter des éléments erronés. Il est important d’inclure les pièces justificatives nécessaires pour appuyer les chiffres et réalisations avancés dans le Rapport. Destiné à tout le monde, le Rapport doit être public, facilement accessible et téléchargeable sur le site internet de l’entreprise en question.