Modèle de tableau comparatif des offres sur Excel
Le tableau comparatif des offres, son rôle et comment l’élaborer ?
Pour démarrer leurs activités, les entreprises doivent acheter des produits et des services (matières premières, composants, assurances, services de communication, etc.) auprès des fournisseurs.
Toutes les entreprises doivent passer par un processus de recherche et de sélection des fournisseurs de biens et de services les mieux adaptés à leurs besoins. Ce processus est généralement effectué par le service des achats qui établit le tableau comparatif des offres reçues.
Dans cet article, nous détaillons les fonctions du tableau comparatif des offres et nous vous mettons dans le contexte du service achat.
Le recours au tableau comparatif des offres : mise en évidence
Un tableau comparatif est un outil très utile pour effectuer, comme son nom l'indique, une comparaison entre différents éléments du même type, en énumérant chacune de ses caractéristiques les plus importantes, de sorte que vous pouvez facilement identifier celui qui présente le plus d'avantages, qui est de meilleure qualité ou qui est le plus complet parmi ceux mentionnés, en plus de nombreuses autres conclusions qui peuvent être obtenues en fonction de ce qui est comparé et du but de celui-ci.
Dans la fonction achat, les acheteurs ont recours au tableau comparatif des offres qu’elles reçoivent après la consultation ou la demande des devis. Nous détaillons dans cette partie le contexte de la demande des devis aux fournisseurs.
Le premier objectif est d'établir une liste des entreprises qui fabriquent les produits qui vous intéressent, leur demander des informations et ensuite choisir la plus adaptée à vos besoins.
Avant de décider d'opter pour l'offre d'un fournisseur ou de mandater un prestataire, il est nécessaire d'étudier si les produits ou les matières premières qu'il propose sont conformes aux exigences de l'entreprise. Ainsi, il faut vérifier l'impact des ces produits sur la qualité de vos services et votre compétitivité.
Par le biais du tableau comparatif des offres, vous procédez à la sélection des offres les plus appropriées sur la base de plusieurs critères. Les critères de votre font que le tableau comparatif soit réduit à quelques uns. Il n'est pas conseillé d'avoir un seul fournisseur et de passer toutes les commandes dont vous avez besoin. Il est préférable de répartir vos achats entre plusieurs fournisseurs, afin que l'entreprise ne s'engage pas dans des quantités considérables et de même pour que l'entreprise ne soit pas en rupture de stock. En effet, l'approvisionnement en cas de défaillance d'un seul fournisseur serait très problématique.
Différentes situations de départ peuvent être envisagées, par exemple :
- L'entreprise commence son activité et doit chercher tous les types de fournisseurs.
- L'entreprise a déjà quelques fournisseurs qui s'approvisionnent habituellement, mais elle n'en est pas satisfaite.
- Vous souhaitez élargir votre portefeuille de fournisseurs afin de d'effectuer des comparaisons de produits et de conditions commerciales afin d'améliorer l'efficience.
Le processus de recherche et de sélection comporte trois phases :
la recherche d'informations, la demande d'informations, ainsi que l'évaluation et la sélection des fournisseurs.
Pour chercher les informations sur les fournisseurs il faut utiliser :
- Internet;
- Les pages jaunes;
- Presse générale;
- Radio et télévision;
- Publications spécialisées dans l'activité de l'entreprise;
- Publications et rapports des banques et des caisses d'épargne;
- Foires et expositions spécialisées dans le secteur;
- Associations commerciales et professionnelles;
- Chambres de commerce;
- Bases de données d'organismes publics (ministères, communautés autonomes, mairies, universités, organismes officiels, etc.);
- Informations obtenues auprès d'entreprises spécialisées dans la gestion des bases de données;
- Les sources internes de l'entreprise elle-même, telles que les spécialistes et les techniciens des produits.
Une fois qu'une liste de fournisseurs potentiels a été établie, un contact direct est établi pour demander les informations qui intéressent l'entreprise. Après le recueil des informations nécessaires, vous devez publier l'offre.
Si l'entreprise doit recevoir d'urgence une réponse des fournisseurs potentiels, il convient de l'indiquer. Les offres doivent indiquer une date limite pour répondre à la demande d'information ou la demande de devis.
Une fois les fournisseurs identifiés, l'étape suivante consiste à sélectionner les fournisseurs les plus appropriés. Cela implique l'étude exhaustive des fournisseurs potentiels et leur élimination successive sur la base des critères de sélection choisis, jusqu'à ce que le nombre de fournisseurs soit réduit à un petit nombre.
Le rôle du tableau comparatif des offres dans le processus de sélection ?
Le processus de sélection, les travaux suivants sont effectués :
- Un dossier de chaque fournisseur pour former un fichier des fournisseurs dans lequel les caractéristiques des articles que chaque fournisseur peut fournir et les conditions commerciales proposées ;
- Un tableau comparatif montrant les conditions offertes par tous les fournisseurs dans le cadre de l'appel d'offres;
- Le tableau comparatif des conditions offertes par chaque fournisseur avec les critères qualité/prix, de mode de paiement, de remises, de délais de livraison, etc., qui peut être utilisé pour réaliser une étude comparative avec toutes les informations recueillies .
Il n'est pas conseillé de dépendre d'un seul fournisseur. Les commandes doivent être réparties entre plusieurs fournisseurs afin de garantir en cas de défaillance de l'un d'entre eux et d'éviter ainsi une pénurie d'approvisionnement pour l'entreprise, avec les dommages économiques qui en découlent, du fait de l'arrêt du processus de production ou de l'arrêt de l'approvisionnement des clients.Toutefois, le fait d’avoir plusieurs fournisseurs peut générer des désagréments lors de la répartition de la quantité achetée.
Une fois un tableau comparatif avec les caractéristiques des offres de tous les fournisseurs présélectionnés est établi, tous les fournisseurs présélectionnés sont passés en revue, le fournisseur offrant le produit et les conditions les mieux adaptés aux besoins de l'entreprise sera choisi.Pour la sélection des fournisseurs, on utilise essentiellement des critères économiques et de qualité, bien qu'une combinaison soit aussi considérable.
La sélection est faite en tenant compte du prix des articles, des remises commerciales, le paiement des frais encourus (transport, emballage, chargement et déchargement, etc.), les rabais de volume (remises) et les délais de livraison et les conditions de paiement.
Le fournisseur choisi est soit celui qui a proposé le prix final le plus bas, soit le rapport qualité/prix le plus optimal. Logiquement, lorsque deux produits ont les mêmes conditions économiques, celui qui est de meilleure qualité sera choisi.
Si le fournisseur attache une grande importance à la qualité des marchandises lors du processus de sélection, les articles doivent faire l'objet d'une étude comparative minutieuse de leurs caractéristiques techniques.Ce critère est utilisé lorsque la principale priorité de l'entreprise est d'obtenir un produit d'une certaine qualité. Le critère de la qualité est également utilisé lorsque le produit doit répondre à certaines caractéristiques techniques.
Les paramètres de qualité peuvent également être considérés comme des aspects non directement liés aux produits, tels que : le service après-vente, la période de garantie, l'image que le produit et le fournisseur ont sur le marché, l'existence du produit et du fournisseur sur le marché, etc.
La capacité financière et le niveau d'organisation et de gestion sont des détails qu’il ne faut pas négliger.
Les fournisseurs non sélectionnés peuvent être informés des raisons de la non-acceptation de leurs conditions, car ils pourraient faire de nouvelles offres susceptibles de conduire à de nouvelles négociations commerciales à l'avenir.
Comment élaborer un meilleur tableau comparatif des offres
Le tableau comparatif des offres est structuré en colonnes. Il permet d'organiser l'information selon des critères préalablement établis. Son objectif principal est de mettre en évidence les différences entre les offres traitées.
- Identifiez les éléments et les paramètres à comparer;
- Identifiez les caractéristiques de chaque objet ou proposition;
- Construisez des déclarations sur des objets comparés;
- Utilisez des codes couleurs clairs et pour un but défini, cela vous permet d'identifier les éléments que vous souhaitez comparer:
- Nommez chaque critère de votre choix.