TOP logiciels de planning pour événementiel gratuits et payants
Un événement professionnel exige une planification poussée. Avant même de commencer à vendre des billets, vous devez choisir un lieu, établir un ordre du jour, trouver des sponsors, organiser les places et les repas, etc. Il existe des logiciels de planning d'événements. Vous n'avez pas à passer la nuit précédant un événement à imprimer des milliers ou des centaines de milliers de badges nominatifs ou à vous arracher les cheveux en essayant de gérer des blocs de chambres.
Grâce aux nombreuses options de logiciels de gestion d'événements disponibles, vous pouvez mettre en place la combinaison idéale pour réduire le temps de travail manuel, augmenter le rendement et démontrer plus clairement le retour sur investissement de l'événement.
Lors de la recherche d'un logiciel de planning pour vos événements, il existe de nombreuses options à prendre en compte et de nombreuses questions à poser. Dans cet article, nous allons voir une liste des meilleurs logiciels de planning d'événements avec leurs caractéristiques, leur prix.
Table des matières
Qu’est-ce qu’un logiciel planning pour événementiel ?
Comment faire un planning événementiel de manière classique ?
Applications sur tablette Android et Ipad, gratuites et payantes
Logiciels Sur PC Mac et Windows, gratuits et payants
Plateformes Web gratuites et payantes
Qu’est-ce qu’un logiciel planning pour événementiel ?
Avec autant de pièces, la gestion d'un événement peut être un défi. Vous devez garder une trace de tout pour vous assurer qu'il se déroule sans obstacle. Voici les principaux avantages de l’usage d'un logiciel de planification d'événements pour contribuer à la réussite de votre prochain événement, notamment des économies de temps et d'argent, un engagement accru et une meilleure gestion de projet.
- Une administration plus simple: En utilisant un logiciel de planification d'événements, vous pouvez garder la trace de toutes les pièces de votre événement et en faciliter le déroulement. Par rapport à la gestion manuelle du projet et à l'organisation de chaque partie indépendamment, cela rend votre événement plus simple à planifier.
- Gagner du temps : L'exécution manuelle de chacune de ces tâches prendrait beaucoup de temps et serait inefficace. Avec un logiciel, la planification des événements est simple, directe et permet de gagner du temps, car toutes les tâches sont centralisées dans un système intégré où tout ce dont vous avez besoin se trouve au même endroit.
- Réduire les dépenses: Grâce à des tableaux de bord et des rapports clairs qui vous permettent de visualiser vos dépenses, un logiciel de planning pour événementiel sert à gérer vos dépenses et à les analyser par rapport aux budgets de l'événement afin de maximiser le retour sur investissement de votre événement.
- Amélioration de la collecte des données : Il peut être difficile d'enregistrer manuellement les choix des participants et les informations les concernant pendant les événements, comme par exemple qui a été invité et qui a acheté des billets. Pour une approche plus rapide et plus efficace de la collecte de données, les logiciels de planification pour événementiel rationalisent et simplifient cette procédure.
- Analyser et améliorer : Un logiciel vous permet d'évaluer facilement le succès de votre événement grâce à des outils tels que les sondages en direct, les rapports et les analyses. Pour analyser ce qui s'est bien passé et ce que vous pouvez améliorer pour la prochaine fois, recueillez les commentaires des participants et produisez des rapports.
Comment faire un planning événementiel de manière classique ?
L'organisation d'un événement est une tâche de grande envergure, qu'il s'agisse d'une petite réunion ou d'une grande conférence. Que l'événement soit simple ou complexe, une organisation et une planification minutieuses sont nécessaires. En outre, il existe un certain nombre de mesures que vous pouvez prendre pour lancer le processus de planification, rester sur la bonne voie et assurer le succès de votre événement, même si aucun événement ne se ressemble et que chacun a des objectifs, des budgets et des publics uniques.
Voici les étapes à suivre afin d’organiser un évènement, fête, spectacle ou cérémonie :
- Définir les buts et les objectifs.
- Établir un budget.
- Constituez votre équipe.
- Choisir le lieu et la date.
- Développer l'image de marque de l'événement.
- Planifiez votre programme.
- Confirmez les sponsors, les exposants et les intervenants.
- Identifier et sélectionner les outils techniques.
- Créez un plan de marketing et de promotion.
- Déterminez vos mesures.
Applications sur tablette Android et Ipad, gratuites et payantes
Un événement réussi dépend d'une planification parfaite. La majorité des applications de planification sont créées expressément avec des fonctions utiles pour aider à la préparation de l'événement, comme une liste de tâches, un compte à rebours et une liste d'invités. Certaines offrent également d'autres fonctions comme les calendriers, les notes et les rappels. Consultez ces applications de planification d'événements Android et iOS si vous organisez un événement.
Applications gratuites
Any.do
Any.do est un programme riche en fonctionnalités qui fait office de rappel, de calendrier, de liste de tâches et de planification, entre autres. Des millions de personnes dans le monde entier ont utilisé Any.do pour planifier des événements, des fêtes et même des courses quotidiennes. C'est sans aucun doute l'application qu'il vous faut si vous voulez quelque chose de simple avec la combinaison idéale.
Planner Pro
Il s'agit d'une application flexible sur laquelle vous pouvez compter, que vous ayez besoin de planifier un événement ou que vous recherchiez simplement un agenda. Cette application prend en charge toute une période de répétition, ce qui vous évite de devoir effectuer les mêmes tâches à plusieurs reprises.
Event Planner
Event Planner est un logiciel utile pour les utilisateurs d'Android uniquement qui peut vous aider à organiser vos tâches. Même si ce logiciel est assez basique et léger, il possède des fonctionnalités fantastiques qui vous aideront à organiser un mariage ou une fête d'anniversaire. Vous pouvez organiser une liste de tâches, une liste de courses et un planificateur financier en plus de gérer les listes d'invités et les invitations.
Applications payantes
Super-Planner
Un outil pour les planificateurs d'événements dans le monde des affaires. Des calculatrices pour le personnel, le service de traiteur, la mise en scène, la projection et la piste de danse font partie de ses caractéristiques.
- Coût : 9,99 $
Pro Party Planner
Avec l'aide du logiciel convivial Pro Party Planner, vous pouvez gérer tous les visiteurs en un seul endroit, faire des plans de table, travailler en équipe, surveiller votre budget et suivre vos progrès.
- Coût : 4,99 $
Birthday Planner
Vous pouvez créer de nombreuses listes pour un événement en utilisant Birthday Planner, et vous pouvez classer chaque tâche indépendamment.
- Coût : Disponible pour 1 $ seulement sur Play store.
Logiciels Sur PC Mac et Windows, gratuits et payants
En tant qu'organisateur d'événements, il vous incombe de veiller à ce que tout se déroule comme prévu. L'utilisation d'un logiciel de planification d'événements vous permet de suivre et d'organiser tous les faits essentiels en un seul endroit. Nous vous proposons ci-dessous une liste de logiciels de planification sur PC, Mac et Windows pour vos évènements.
Logiciels gratuits
Social tables
Avec un logiciel gratuit exceptionnel de planification d'événements en collaboration, des outils de diagramme et de répartition des places, des visites virtuelles en 3D photo-réalistes et un design de pointe, Social Tables se distingue. Parce que l'outil basé sur le Cloud est très configurable, vous pouvez créer des dispositions uniques pour les zones familières et les nouveaux emplacements.
ClickUp
L'un des meilleurs outils de gestion de projet disponibles. Vous pouvez automatiser toutes vos opérations de planification d'événements et de gestion des invités avec ClickUp, sans frais.
Ticket Tailor
Lorsqu'il s'agit de vendre des billets pour des événements gratuits ou payants, cette application de billetterie événementielle est parmi les meilleures que vous trouverez sur le marché des logiciels de gestion d'événements. Vous pouvez vendre des billets pour n'importe quel événement, y compris les collectes de fonds, les conférences universitaires et les fêtes, sur Ticket Tailor.
Logiciels payants
SmartDraw
SmartDraw est un programme de création de diagrammes qui simplifie la création de cartes, d'organigrammes, de diagrammes de flux de données et, bien sûr, de conceptions d'événements à utiliser dans les entreprises. Avec l'aide de ce programme, vous pouvez facilement définir le mobilier, les paramètres de restauration, les scènes, et même les caractéristiques du paysage pour les événements en plein air. Ce logiciel offre également une vaste base de données de symboles et des dizaines de modèles que vous pouvez rapidement modifier selon vos spécifications.
Coût: $9.99 par mois.
Vivien
Grâce à des caractéristiques photo-réalistes et à la conception de l'éclairage, ce programme de conception d'événements génère des représentations d'événements incroyablement détaillées en 2D et en 3D. Ce logiciel est une option fantastique pour les sites et les équipes de gestion qui planifient des événements élaborés avec des composantes théâtrales.
Coût : Achetez Vivien pour le télécharger sur PC ou Mac pour 1 994 $, ou louez le programme pour 349 $ pour 3 mois, 599 $ pour 6 mois ou 999 $ pour 12 mois.
Planning Pod
Le logiciel de planification de Planning Pod est disponible séparément ou dans le cadre de ses suites de gestion de lieux et d'événements pour les planificateurs qui n'ont besoin que d'un outil de planification d'événements. Avec jusqu'à 200 plans d'étage pour chaque événement, l'application Planning Pod fournit un plan d'étage complet et un outil de disposition des sièges pour jusqu'à 100 événements à la fois.
Coût : Les plans facturés annuellement pour l'application autonome de plan d'étage commencent à 49 $ par mois. Un essai gratuit est proposé.
Plateformes Web gratuites et payantes
En raison des nombreux facteurs à prendre en compte, la gestion d'événements est une opération extrêmement interminable. Les outils de gestion d'événements sont de plus en plus populaires, car les gestionnaires ont du mal à gérer de grandes équipes, à répartir les tâches et à effectuer des examens en temps opportun. Les quatre meilleures plateformes web pour la gestion d'événements sont énumérées ci-dessous, deux sont gratuites et deux payantes avec des détails importants sur chaque plateforme.
Plateformes gratuites
Yodeck
Yodeck est un outil gratuit de signalisation de documents conçu pour les ordinateurs de bureau et les appareils mobiles. Il permet de rédiger des accords avec les fournisseurs, capturer les signatures des sponsors et organiser les communiqués de presse des conférenciers de l'événement.
Détails importants :
- L’outil propose un éditeur par glisser-déposer, ce qui signifie que vous pouvez créer un nouveau document en quelques minutes.
- Un tableau de bord visuel afin que vous puissiez avoir une idée de l'état de tous vos documents en un coup d'œil.
Greetings Island
Ce créateur de cartes numériques gratuit permet d'envoyer des invitations par e-mail personnalisées pour des événements, qui sont magnifiquement conçus et conformes à la marque.
Détails importants :
- Il sert à remercier les sponsors, féliciter les partenaires de l'événement, et récompenser les VIP avec des liens vers des cartes cadeaux, des vidéos surprises, et plus encore.
- Il propose une centaine de modèles pour toutes les occasions et vous pouvez les envoyer à une liste entière de destinataires en téléchargeant simplement votre liste sur leur site.
Plateformes payantes
Dryfta.com
Les universités et les organisations à but non lucratif peuvent utiliser le logiciel de gestion d'événements de Dryfta pour gérer avec succès des conférences en personne, en ligne et hybrides, ainsi que pour exécuter des campagnes de marketing événementiel.
Détails importants :
- Facilite la monétisation des sponsors pour les événements hybrides.
- Il est économique.
- Mises à jour fréquentes et nouvelles fonctionnalités
Paiement :
- Plan annuel fixe : 1899 $ pour chaque événement, chaque année.
- Plan mensuel fixe : 159 $ par événement, par mois.
Eventmobi.com
Une autre plateforme très appréciée pour la gestion d'événements est Eventmobi, qui se spécialise dans la personnalisation et offre des services de planification et d'hébergement d'événements hybrides, sur site et virtuels.
Détails importants:
- Modèles imprimables.
- Simple à mettre en place.
- Excellente protection des données et de la sécurité.
- Rapports et outils téléchargeables pour le compte rendu des événements.
- Méthode de paiement simple.
Paiement:
- Pour un événement : 3 500 $.
- 1 458 $ pour plusieurs événements (par an).
L'organisation de la logistique d'une conférence ou d'un événement, comme la création d'un calendrier, l'affectation des ressources en personnel, le suivi des dépenses et des paiements ou la conception d'un plan d'exposition, est gérée par un logiciel de planification d'événements. Outre les autres logiciels de gestion d'événements, tels que les outils d'inscription et de billetterie ou les logiciels d'applications mobiles pour événements, ces produits sont utilisés par les organisateurs d'événements.
