Planning du personnel hospitalier : meilleurs logiciels gratuits et payants
Exercer une occupation professionnelle au sein du secteur hospitalier implique une vigilance particulière. Il s’agit d’un domaine d’activité hautement exigeant qui nécessite une préparation sur-mesure et une planification précise des tâches et des missions attribuées. Que vous soyez médecin, infirmier ou assistant, il est important d’avoir une vue d’ensemble sur votre planning d’activité pour une gestion optimale et efficace de la structure hospitalière au sein de laquelle vous exercez votre métier.
Il existe plusieurs procédés classiques pour élaborer le planning du personnel hospitalier. Cependant, et avec le développement informatique et la digitalisation progressive du secteur hospitalier, plusieurs logiciels de planification ont vu le jour facilitant ainsi le travail du personnel médical. Ces logiciels sont disponibles gratuitement ou moyennant des frais d’abonnement et ce, en fonction des options et des fonctionnalités qui sont proposées.
Dans cet article, nous allons dans un premier temps décortiquer ensemble l’utilité des logiciels de planning du personnel hospitalier dans une optique de comparaison avec les procédés et les méthodes classiques employés dans ce sens. Nous établirons ensuite une liste quasi-exhaustive des logiciels, plateformes et applications disponibles dans ce sens.
Table des matières
Qu’est-ce qu’un logiciel de planning du personnel hospitalier ?
Comment faire un planning du personnel hospitalier de façon classique ?
Applications sur tablette Android et IPad, gratuites et payantes.
Logiciels Sur PC Mac et Windows, gratuits et payants
Plateformes web gratuites et payantes
Qu’est-ce qu’un logiciel de planning du personnel hospitalier ?
Dans le cadre de leurs activités quotidiennes, les médecins, les infirmiers et les assistants exerçant dans une structure hospitalière, doivent assurer un certain nombre de tâches et de missions. Ces opérations doivent être exécutées dans dés délais prédéfinis et en respectant un schéma de travail bien figé. Dans ce sens, l’organisation et la planification en amont constituent un exercice fondamental.
Pour ce faire, les logiciels de planning du personnel hospitalier ont quasiment tous développé des fonctionnalités et des options adaptées aux différents besoins exprimés par les structures hospitalières et les acteurs qui les composent.
Un logiciel de planning du personnel permet une meilleure synchronisation des missions entre les professionnels du secteur. Certaines activités requièrent l’intervention du médecin et de l’infirmier en même temps. Pour une meilleure synchronisation, il est possible de générer, au niveau des logiciels de planning, des alertes pour notifier les personnes concernées par l’exercice. Un ‘’planning collaboratif’’ est un moyen de diffuser l’information rapidement entre les différents collaborateurs dans l’optique de fluidifier et d’optimiser le workflow. Des fonctionnalités de discussions et de ‘’chat’’ sont également proposées pour effectuer des échanges instantanés entre les parties prenantes.
A travers ce type de logiciels, le personnel hospitalier peut facilement accéder à une base de données centralisée comportant toutes les informations et l’historique des patients. L’accès à l’information permet d’éviter les échanges inutiles entre les collaborateurs et permet aussi un gain de temps précieux. Il est également possible de générer des graphiques et d’exporter la data pour une meilleure visualisation des tendances.
Le planning mutualisé permet au personnel d’anticiper la charge de travail et le flux de patients à gérer. Ceci donne la possibilité aux médecins, aux infirmiers et aux assistants de se répartir les tâches de façon optimale et de synchroniser leurs actions.
Les logiciels de planning du personnel hospitalier comportent pratiquement tous des fonctionnalités connexes qui dépassent la simple planification et organisation des tâches. Par exemple, au niveau de la fiche personnalisée du patient, il est possible que le médecin attribue des tâches spécifiques à l’infirmier notamment en relation avec les tests médicaux et les résultats labo. Le circuit de diffusion de l’information devient plus fluide et chaque personne connaît de façon concrète ses tâches et ses missions.
Les logiciels de planning du personnel hospitalier ont également pour objectif de faciliter la gestion des ordonnances et des prescriptions médicales. Il s’agit d’un moyen pour éviter les confusions qui peuvent subvenir entre les structures hospitalières et les organismes pharmaceutiques. La digitalisation de ce processus via des logiciels dédiés est un moyen de réduire les erreurs d’attribution et de réception des médicaments.
Une autre option précieuse offerte par les logiciels de gestion hospitalière concerne la présentation d’un organigramme, modifiable en temps réel, de tous les employés de la structure. Chaque département peut renseigner son effectif en renseignant un simple formulaire en ligne. Ceci permet de connaître exactement le nombre de profils disponibles au niveau de chaque département et par conséquent un meilleur déploiement de l’effectif pour la réalisation des tâches.
Comment faire un planning du personnel hospitalier de façon classique ?
Certaines structures hospitalières ont tendance à opter pour des méthodes classiques et des procédés traditionnels pour la gestion du planning de leurs personnels. Il s’agit d’un choix de gestion de moins en moins présent de nos jours mais qui reste tout de même emprunté par plusieurs entités.
Il est possible d’élaborer un planning du personnel en utilisant un simple fichier Excel. Cette façon de faire n’implique pas de réelle connaissance en informatique mais reste très limitée en termes de possibilités et de perspectives. Sur Microsoft Excel, il est difficile de trouver des Template prédéfinis de planning dédiés exclusivement aux structures hospitalières. Par conséquent, vous devez impérativement procéder à la personnalisation de votre calendrier manuellement en faisant attention aux choix des rubriques à mettre en avant.
Sur un fichier Excel, il vous sera compliqué de déléguer des missions spécifiques aux collègues. Vous devrez écrire des commentaires à chaque fois que vous souhaitez attribuer une tâche tandis que sur les logiciels de planning du personnel, il est possible d’automatiser le processus en générant un menu déroulant qui se compose des tâches et des missions les plus redondantes. La personne concernée par l’exercice reçoit une notification instantanée et prend en charge la requête exprimée.
Élaborer un planning du personnel hospitalier de façon classique ne vous permettra pas d'inclure automatiquement une fiche de l’intégralité du personnel employé par la structure hospitalière. Ceci devra se faire manuellement en créant des champs dédiés à cet exercice. Sur un logiciel dédié, les champs du personnel sont déjà pré-intégrés. Il suffit de renseigner les informations et les coordonnées de chaque profil. L’organigramme est ensuite alimenté de façon instantanée et vous avez la possibilité de télécharger et/ou d’imprimer le fichier.
Dans certaines structures hospitalières, l’élaboration du planning du personnel se fait de façon manuelle en imprimant un calendrier et en y renseignant les activités de la semaine. Cette façon de procéder concerne principalement les petites entités dont le flux de patients est généralement maîtrisable. Cependant, les inconvénients liés à cette démarche sont nombreux dont notamment l’impossibilité d’effectuer des modifications instantanées et la difficulté de diffuser l’information en temps réel.
Dans ce qui suit, nous allons mettre l’accent sur les applications, les plateformes et les logiciels développés exclusivement pour faciliter la gestion et l’élaboration du planning du personnel hospitalier. Nous allons mettre en avant les principales fonctionnalités de chaque outil en précisant les modalités d’utilisation possibles.
Applications sur tablette Android et IPad, gratuites et payantes.
Plusieurs applications ont été développées pour aider les dirigeants des structures hospitalières à organiser davantage leurs activités professionnelles et à faciliter la coordination entre les collaborateurs.
Applications gratuites
10to8
10to8 est une application disponible gratuitement sur Android. Il est possible d’exploiter les différentes fonctionnalités de l’application depuis votre tablette. Cela permet au personnel hospitalier de mieux gérer les changements de planning et d’en être notifié rapidement. L’interface de l’application est intuitive et son architecture permet une navigation rapide et pratique. Il est possible de personnaliser le thème de votre interface à travers un large choix d’habillage. Des fonctionnalités de ‘’chat’’ sont également disponibles sur l’application.
Cette application est disponible gratuitement sur Apple et sur Android. Elle propose au personnel hospitalier plusieurs fonctionnalités utiles pour améliorer la coordination entre les différentes équipes. La gestion des feuilles de temps et du calendrier se fait dans une optique collaborative au niveau d’une plateforme centralisée. Deputy est un outil qui donne plus de visibilité sur les tâches de chaque employé ce qui permet d’optimiser le processus d’attribution des tâches par les chefs d’équipes et les médecins responsables de chaque département.
Applications payantes
Schedule it
Cette application est disponible exclusivement sur tablette Android moyennant un abonnement mensuel de 49 euros par mois. Une version premium comportant des fonctionnalités et des options supplémentaires est également disponible. Schedule it donne la possibilité aux dirigeants des structures hospitalières de prendre en main la gestion globale du personnel et d’avoir un aperçu global sur le flux de patients en temps réel. Il est possible de programmer des réunions d’équipes, des sessions de brainstorming ou tout simplement des meetings improvisés avec le personnel. La synchronisation du calendrier avec votre agenda personnel est également possible.
Rotageek
Pour optimiser le processus de roulement au sein de votre entité hospitalière, Rotageek est la solution la plus optimale. Disponible sur IPad et sur tablette Android, Rotageek est utilisée par plusieurs structures hospitalières dans le monde. L’interface de l’application permet une visualisation et une lecture fluide des données. Les rubriques et les champs de votre planning sont prédéfinis et peuvent être ajustés en cas de besoin. Tout dépendra de la nature de votre activité.
Logiciels Sur PC Mac et Windows, gratuits et payants
Une grande variété de logiciels, gratuits et payants, est disponible pour accompagner le personnel hospitalier dans l’optimisation de son workflow. Ces logiciels comportent des fonctionnalités et des tâches qui permettent la circulation rapide de l’information dans un domaine d’activité ou le temps est précieux. Ci-après, nous proposons des exemples de logiciels les plus utilisés dans ce sens.
Logiciels gratuits
Sling
Sling est un logiciel de gestion du personnel. Il est utilisé par les structures hospitalières car il comporte des fonctionnalités de gestion administrative et de planification qui sont très intuitives et adaptées aux besoins du personnel hospitalier. Sling est disponible gratuitement sur PC Mac et sur les ordinateurs Windows. Son utilisation est simple et l’installation du logiciel ne prend que quelques minutes. Le logiciel permet, entre autres, de fluidifier la circulation des messages par le biais d’une messagerie instantanée et centralisée. Cela permet aux collaborateurs d’être à jour avec les nouvelles qui concernent leurs structures. Il est possible de générer des Template de planning pré ajustés et de les remplir facilement au niveau du logiciel.
Shiftcare
Conçu principalement pour les hôpitaux et les agences de soins, Shiftcare est un logiciel qui facilite le processus de planification et le suivi des patients. La particularité de ShiftCare est la centralisation des données au niveau d’un seul et même répertoire. Cette option donne la possibilité aux médecins et aux infirmiers de suivre l’état d’avancement de leurs patients. Le logiciel permet également aux assistants de digitaliser une grande partie des procédures administratives qu’ils doivent assurer dans le cadre de leurs activités quotidiennes.
Logiciels payants
StaffReady
StaffReady est une des solutions de planning du personnel hospitalier les plus courantes. C’est un logiciel qui permet de générer des plannings de façon automatisée en prenant en considération les disponibilités de l’ensemble du personnel. Ainsi, les responsables de chaque département disposent d’une vue d’ensemble de toutes les activités des médecins, des infirmiers et des assistants. Des options connexes sont également disponibles pour permettre notamment les échanges et les discussions entre le personnel. Le logiciel est disponible moyennant un abonnement mensuel et vous pouvez l’exploiter aussi bien sur PC Mac que sur Windows.
PARiM
Ce logiciel permet au personnel hospitalier de bénéficier d’un large éventail d’options utiles pour améliorer la gestion de leurs emplois du temps. Chaque employé dispose d’une vue d’ensemble sur un planning partagé et modifiable en temps réel. Les conditions d’accès et d’exploitation du planning sont prédéfinies par l’administrateur du fichier. Il est également possible d’impliquer le patient dans la démarche de prise de rendez-vous en lui octroyant l’accès à la plateforme.
Plateformes web gratuites et payantes
Des centaines de plateformes web, gratuites et payantes, sont disponibles en ligne pour assurer la mise en place d’une procédure de planning efficace du personnel hospitalier. Ces plateformes disposent de toutes les fonctionnalités et les options de base qui permettent d’assurer une gestion efficace des activités de la structure.
Plateformes web gratuites
Timezynk
Cette plateforme est disponible gratuitement en ligne et peut être utilisée notamment par le personnel hospitalier pour assurer une gestion des tâches administratives de façon digitalisée et pour établir un planning de déploiement du personnel médical de façon structurée et rapide impliquant toutes les parties prenantes. L’objectif est de permettre à tous les employés d’avoir accès, en temps réel, à un planning à jour comportant les précisions et les missions attribuées à chaque profil.
Solvice
Solvice est une plateforme de planification utilisée par plusieurs entreprises de taille petite et/ou moyenne. C’est une solution simple et efficace disponible gratuitement en ligne qui peut être utile à votre structure hospitalière. Son utilisation est intuitive. L’interface principale de la plateforme regroupe toutes les informations utiles qui concerne la mise en place d’un planning optimisé et accessible par tous.
Plateformes web payantes
Supportmate
Plus qu’une simple plateforme de planification, Supportmate est un moyen de digitaliser toutes les tâches administratives de votre structure hospitalière. La plateforme est exploitable moyennant un abonnement mensuel. Il est possible de générer l’historique des prises de rendez-vous par patient et par collaborateur. Ce suivi est très utile car il permet de définir clairement la performance de vos équipes.
Tugesto
Tugesto est une plateforme web qui donne la possibilité aux structures hospitalières de prendre en main un certain nombre d’exigences professionnelles liées au métier. Grâce à son architecture adaptée, la plateforme permet de générer des alertes et des notifications en fonction du planning élaboré. Ceci sert de piqûre de rappel pour les employés et permet d’éviter les retards inutiles.
Le planning du personnel hospitalier est un procédé important qui permet une meilleure coordination des employés du secteur médical. Pour un résultat optimal dans ce sens, il est important d’utiliser des logiciels dédiés exclusivement à la conception et la mise en place de planning adaptés aux besoins de vos équipes.
Article publié le 30 Septembre 2022 Mise à jour le Vendredi, 30 Septembre 2022 10:20 par Ouzzaouit Moulay Nouamane