Planning des tâches pour l’organisation d’un événement Excel
Comment préparer une liste de tâches pour l’organisation d’un événement avec excel?
Article rédigé par: Tahry Mohamed Yasser
La planification d'un événement n'est pas une partie de plaisir. Vous devez réduire le temps passé à chaque étape et vous assurer qu'il n'y a pas d'éléments parasites dans le processus.
Les gestionnaires d'événements ne doivent pas se fier à des idées qui ne sont pas documentées. Lorsque vous organisez un événement sans liste de contrôle ni feuille de route, c'est le risque de catastrophe. Ne vous inquiétez pas si vous planifiez un événement et que vous n'êtes pas en mesure de créer une liste de planification d'événement à partir de zéro.
Commençons et abordons les choses de la bonne manière avec la gestion des événements !
Quelles sont les étapes à suivre pour planifier un événement ?
Vous cherchez des moyens d'organiser votre événement ? Il y a beaucoup de choses à prendre en compte lorsque vous organisez des événements, du choix du lieu à celui des intervenants. L'astuce consiste à planifier : s'assurer que les tâches importantes sont effectuées pour vous permettre de vous concentrer sur la mise en place de tous les éléments et, au final, de profiter de votre événement. Ce guide complet couvre toutes les étapes nécessaires à l'organisation d'un événement. Il simplifie également chaque étape afin de rendre la planification aussi simple que possible.
1. Réfléchissez à l'objectif et au public que vous souhaitez atteindre avec votre événement
Qu'espérez-vous atteindre avec votre événement ? Cela peut paraître simple, mais en vous concentrant dès le départ sur l'objectif de votre célébration, vous pourrez atteindre vos buts. Il est également important d'identifier les personnes que vous souhaitez attirer et de commencer à réfléchir à la manière dont vous pouvez les attirer grâce à la publicité et au marketing. Si c'est un public jeune que vous recherchez, vous aurez plus de chances de le rencontrer et d'interagir avec lui par le biais de plateformes de réseaux sociaux telles que TikTok et autres, tandis que les canaux plus établis tels que Facebook sont mieux adaptés aux personnes plus âgées.
2. Établissez un budget pour votre événement
Organisez-vous l'événement dans le but de réaliser des bénéfices ou simplement pour payer vos dépenses ? Peut-être l'objectif est-il de collecter des fonds pour une œuvre de charité ou une cause importante ? Les billets seront fournis gratuitement ou à prix coûtant ou, dans ce dernier cas, quel sera leur coût ? Quelle que soit votre décision, vos réponses vous permettront de vous concentrer sur les aspects financiers de l'événement, qu'il soit organisé en ligne ou en personne.
3. Choisissez la date et le lieu de l’événement
Le fait de noter ces détails essentiels avant le processus de planification vous permettra de communiquer les détails avec les intervenants ou les invités potentiels, ce qui rendra l'idée plus facile et plus efficace. Prenez note de ce dont vous avez besoin pour le lieu (accès au lieu, disponibilité de la cuisine, installations pour la restauration et licences pour l'alcool, etc. Ensuite, commencez à prendre contact avec les lieux potentiels. Si votre événement se déroule en ligne, réfléchissez à la plateforme que vous pouvez utiliser. Zoom est idéal pour gérer un très grand nombre d'invités, et Vimeo offre une fonction interactive facile à utiliser, comme des sondages et des questions.
4. Prenez note du contenu de votre événement
C'est le moment de planifier les horaires de votre événement en créant un programme pour votre événement. Que vous organisez un événement comprenant de nombreux débats et ateliers, ou une séance de questions-réponses en direct avec un seul auteur, le fait de noter chaque minute de votre événement peut vous aider à vous concentrer sur les dispositions et les réservations que vous devrez prendre.
5. Créez aussi un plan de secours
Bien que tous vos efforts soient concentrés sur le bon déroulement de votre événement, il est important d'être préparé à toute éventualité. Ainsi, vous pouvez élaborer une stratégie pour réagir à des obstacles inattendus (comme l'annulation d'orateurs, l'impossibilité de réserver un lieu ou la modification des restrictions COVID-19), puis mettre en place des mesures telles que des politiques de remboursement clairement définies et des sauvegardes virtuelles afin d'éviter toute catastrophe...
6. Passez en revue toute votre liste de petits détails
Avant le grand événement, prenez un moment pour passer en revue votre agenda et voyez si vous n'avez rien oublié. Des panneaux indiquant l'événement, des poubelles et des sacs éparpillés sur le lieu de l'événement et une copie de la liste des participants vous éviteront tout embarras par la suite. Si vous organisez un événement virtuel, assurez-vous d'avoir les bons paramètres pour votre plateforme, comme la possibilité pour les orateurs ou les participants de désactiver ou d'activer leur micro pour une meilleure présentation. Soyez attentif aux détails liés à l’objectif de cet événement tels que les bénéfices du nombre de participants ainsi que la génération de leads et les réponses aux enquêtes. Ce qui est mesuré, dit-on, peut être géré. Si vous investissez un peu de temps après chacun
Quels sont les besoins logistiques pour un événement ?
Le processus de planification d'un événement exige que vous gardiez une trace de nombreux éléments. Il est nécessaire de préparer un plan d'événement, de former une équipe, de faire appel à des fournisseurs et de travailler avec eux pour la livraison des articles. La logistique événementielle implique la planification et l'administration de services de soutien logistique et technique qui assurent le bon déroulement d'un événement. Ces services comprennent des éléments tangibles et intangibles, tels que des marchandises, des emplacements pour les swags de l'événement, des transports, des plateformes d'inscription, etc… En général, la logistique d'un événement comprend les éléments suivants.
Le lieu de l'événement: Lors de la sélection d'un lieu, il est utile de réfléchir à des éléments tels que l'emplacement, la capacité de sécurité, la capacité d'accueil, la fréquentation attendue, l'espace extérieur et intérieur, le budget, etc.
La restauration: Il s'agit de la planification des repas, des boissons ou des allocations alimentaires ainsi que de la sélection des vendeurs qui peuvent fournir ces services.
Le transport: Tout mode de transport permettant d'acheminer les invités, les orateurs et même les sponsors vers l'événement entre dans la catégorie des transports. Cela comprend les voyages inter-États, interurbains et internationaux par avion ou par bus, ainsi que les trajets en ville, comme les taxis-navettes qui transportent les participants depuis leur hôtel ou leur parking jusqu'au lieu de l'événement.
La marchandises: C'est un aspect essentiel de l’événement. La documentation de l'événement, les sacs promotionnels, les cadeaux, les concours, etc. font tous partie de la catégorie des marchandises.
Les moyens techniques de présentation: Il s'agit des outils matériels et logiciels dont les participants et les orateurs ont besoin pour que l'événement soit réussi. Les micros, les ordinateurs portables, les projecteurs, les équipements vidéo, les écrans, les cliqueurs et même une scène font tous partie de cette catégorie.
Comment organiser un événement privé ?
L'organisation de tout événement privé peut être une tâche ardue. Il y a beaucoup de choses auxquelles il faut penser lors de la planification d'un événement privé : faut-il commencer par la liste des invités ou par le choix de la date ? Le choix du lieu doit-il être la première étape ? Avec toutes les parties mobiles impliquées dans la planification du programme de l'événement, il peut être difficile de savoir par où commencer. Voici quelques suggestions sur la façon d'organiser un événement privé parfait :
1. Fixez le budget nécessaire de l'événement privé
La fixation d'un budget peut vous aider à planifier le reste de la fête. Le lieu que vous choisirez, les divertissements que vous engagerez ainsi que le nombre d'invités que vous inviterez dépendent du budget que vous aurez fixé. Si vous n'êtes pas sûr du montant dont vous aurez besoin pour l'événement que vous planifiez, il est possible de faire des recherches en ligne sur le coût d'événements de taille similaire. Commencez à planifier votre budget le plus tôt possible et veillez à le respecter à chaque étape.
2. Ensuite, fixez la date et l’heure de l’événement privé
La date est l'une des choses les plus importantes à prendre en compte lorsque vous planifiez votre événement. Les dates qui se situent le week-end pourraient être idéales car il n'y a généralement pas d'école ou de travail le week-end. Cependant, cela dépend bien sûr des invités que vous invitez. C'est une bonne idée de discuter avec vos invités de l'heure à laquelle ils souhaiteraient partir, puis de choisir une date qui soit compatible avec la majorité d'entre eux.
3. Assurez-vous que le lieu est sécurisé
Parfois, le choix de la date de l'événement dépend de la disponibilité du lieu que vous utiliserez. Il est préférable de réserver le lieu le plus tôt possible afin de pouvoir commencer à planifier les autres aspects qui seront nécessaires à l'événement. Si vous choisissez un lieu privé pour votre événement, assurez-vous qu'il est accessible à tous les invités. Il est également possible de placer des panneaux sur les lieux pour indiquer les zones importantes (par exemple, les toilettes, les entrées et les issues de secours), mais vous devez au préalable demander l'autorisation de la direction du lieu. Ne concevez la disposition des sièges, la disposition des tables et le décor qu'une fois que vous avez obtenu le lieu.
4. Réserver des artistes, des conférenciers et d'autres services liés à ceux-ci
Vos options en la matière dépendent de l'événement et du thème de votre célébration. La plupart du temps, c'est le divertissement qui est différent. Vous pouvez toujours chercher des idées de divertissement pour votre fête au cas où vous ne seriez pas sûr du type de divertissement que votre événement devrait avoir. Si vous prévoyez de servir de la nourriture et des boissons lors de votre événement, vous devriez penser à engager les services d'un traiteur, d'un serveur ou d'un barman.
5. Veillez à prendre des photos tout au long de l'événement
Vous pouvez rendre votre fête inoubliable en faisant prendre des photos. Installez un espace pour un photomaton ou un mur pour que les invités puissent poser pour des photos. Vous pouvez également engager un photographe pour le déroulement de l'événement. Si vous envoyez des cartes de remerciement aux invités après l'événement, vous pouvez inclure des images d'eux s'amusant lors de la fête. Les rassemblements privés sont destinés à être intimes ainsi qu'à développer et améliorer les relations. Vous devriez avoir un plan précis mais flexible que vous suivez strictement. Si le processus de planification devient trop lourd, vous pouvez demander de l'aide aux organisateurs de l'événement. Le plus important est d'avoir la certitude que tout se passera bien et que vos invités seront heureux de la fête !
Comment organiser un événement international ?
Malgré l'ère technologique dans laquelle nous vivons, les conférences et les événements en face à face continuent d'attirer des participants et des intervenants du monde entier. Grâce à Internet, il est beaucoup plus facile d'attirer des foules internationales. Bien qu'il soit possible d'attirer des personnes du monde entier, l'organisation d'un événement international présente certains problèmes. Voici quatre facteurs à prendre en considération lors de l'organisation d'événements internationaux.
1. Le timing est la clé du succès
Si vous organisez un événement local, il est facile de considérer les choses comme acquises. Dans le cas où vous organisez un événement international, vous risquez d'être confronté à des obstacles. Prévoyez du temps supplémentaire pour surmonter les difficultés liées à la langue (vous devrez peut-être traduire des accords, des contrats et d'autres documents). Soyez conscient que le rythme de certains pays peut changer par rapport à celui auquel vous êtes habitué. Soyez également attentif au calendrier de vos invités. Ils ont besoin de plus de temps pour s'inscrire à un événement à l'étranger. Commencez donc à vous inscrire dès que possible.
2. Le lieu est crucial !
Même s'il peut être intéressant d'organiser une réunion internationale dans une zone en plein essor sur un marché en pleine croissance, choisir un lieu bien desservi et facile d'accès attirera certainement des foules importantes. Vous devriez envisager un lieu situé à proximité d'un aéroport international et de gares ferroviaires pour les personnes venant de plus loin. Il est essentiel que le lieu choisi dispose d'un grand nombre de restaurants et d'hôtels accessibles à pied. Mettez-vous à leur place et pensez aux choses que vous voudriez savoir pendant votre voyage ! Pour atténuer l'anxiété liée au voyage, veillez à fournir à vos invités une liste de contrôle pour le voyage ainsi que toute information pertinente concernant les lois ou les coutumes spécifiques de la région, et utilisez également une application qui les tient informés des informations sur les vols et les voyages.
3. Offrez quelque chose d'unique
Comme nous l'avons déjà mentionné, le secteur de l'événementiel est florissant et vos invités auront probablement l'embarras du choix. Il est donc crucial d'offrir le plus de valeur possible, en particulier pour ceux qui voyagent de l'étranger. Assurez-vous d'investir dans des personnes influentes pour attirer les foules et faites appel à des orateurs issus d'horizons divers pour aborder toute une série de sujets. Ne vous limitez pas aux grands noms qui s'expriment lors des keynotes. Pensez aussi à d'autres domaines comme les médias, les experts en marketing et les investisseurs. De nos jours, les participants recherchent plus que jamais la valeur ajoutée des événements. Pensez à l'avenir et envisagez d'organiser des ateliers, des événements de mise en réseau et assurez-vous que vos invités interagissent.
4. Établissez votre programme à l'avance
Lorsque vous planifiez le programme de votre événement, tenez compte du lieu d'où viennent vos invités. Il est préférable de commencer votre événement la veille de leur arrivée pour leur permettre de se détendre et de s'installer dans l'environnement après ce qui pourrait être un long voyage. Organisez une réunion décontractée, comme un cocktail à l'hôtel, où vos invités sont invités à se rendre à leur guise pour socialiser, nouer des contacts ou se mettre dans l'ambiance, puis à se retirer dans leur chambre lorsqu'ils sont prêts. Lorsqu'il s'agit du jour ou même des jours de votre événement, un programme mixte échelonné est idéal. Divisez le programme en une matinée qui comprend une pause en début de matinée, puis une pause déjeuner et une session dans l'après-midi avec une autre pause en milieu d'après-midi.
Lorsque vous servez des repas, vous devez tenir compte de l'origine de vos invités. Par exemple, en Europe du Sud et au Moyen-Orient, les dîners ne sont pas souvent servis avant 20 heures et les déjeuners sont plus détendus, contrairement à ce qui se passe en Amérique. États-Unis ainsi qu'en Asie.
Comment organiser un événement pour une association ?
Les événements organisés par les associations sont des programmes de sensibilisation qui ont de multiples usages pour une organisation. Il s'agit d'un excellent moyen de sensibiliser à une cause, de collecter des fonds et de permettre aux donateurs d'entrer en contact avec le bénéficiaire de la subvention et d'accroître leur motivation à donner. Ces événements sont utilisés par les organisations au fil des ans pour sensibiliser ou collecter des fonds pour financer la cause. Dans la plupart des cas, il s'agissait de soirées, de déjeuners et de dîners, auxquels les syndicats, les partis politiques et d'autres organisations avaient largement recours pour obtenir le soutien de leurs membres. Assurez-vous de suivre les conseils suivants pour que l'événement soit un énorme succès.
Soyez enthousiaste et énergique : Tous les membres de votre équipe doivent être enthousiastes et énergiques pendant l'événement. Il est essentiel de rendre l'événement agréable pour tous les participants. Cela n'est possible que si votre équipe reste engagée.
Accueillir et saluer les invités : Veillez à ce que votre équipe arrive sur le lieu de l'événement avant l'heure prévue. Les membres de votre équipe et vous-même devons accueillir les invités et leur expliquer les détails de l'événement.
Identifiez un maître de cérémonie/porte-parole : Il est important pour vous d'avoir un maître de cérémonie, qui sera chargé d'accueillir les participants et de donner le ton de l'événement. La cérémonie doit précéder un bref aperçu de la structure et de l'objectif de l'événement. Vous devez choisir une personne possédant d'excellentes compétences en communication et capable de communiquer efficacement l'objectif visé par le rassemblement. Il incombe à la personne chargée de l'événement de s'assurer que les participants à l'événement.
Matériel de promotion : gardez tout le matériel de promotion disponible pour cette journée. Placez tout le matériel dans un endroit où vous pouvez présenter vos rapports, brochures et les participants sont en mesure de comprendre les buts et objectifs de votre entreprise.
Rencontrer d'autres personnes: Veillez à ce que tous les invités soient correctement accueillis et ne se sentent pas exclus. Rencontrez les gens lors des pauses pour le déjeuner, les rafraîchissements ou toute autre pause.
Communication après l'événement: Une fois l'événement réussi, une ligne de communication ouverte doit être maintenue avec les participants. Plus le nombre de points de contact est élevé, mieux c'est pour la cause et pour l'organisation. Les participants doivent être informés des effets de leur participation sur la cause et des progrès réalisés dans la cause. Si les fonds le permettent, des souvenirs, des mémoires ou des bulletins d'information doivent être distribués aux participants. Ces petits gestes peuvent aider à constituer un groupe de participants enthousiastes qui non seulement prennent part régulièrement au programme, mais attirent aussi de nouvelles personnes sympathisantes de la cause.
Comment réaliser un plan de travail pour un événement dans Excel ?
Microsoft Excel est souvent utilisé comme un outil simple de gestion de projet par les chefs de projet travaillant sur des projets de petite ou moyenne envergure, afin de les aider à visualiser, planifier et suivre l'avancement des travaux. Excel permet aux chefs de projet de planifier chaque tâche à l'aide de feuilles de calcul qui comprennent des colonnes avec la liste des tâches, leurs propriétaires, et la date de début et de fin de chaque tâche. Entre autres utilisations, la plupart des entreprises s'appuient fortement sur les feuilles de calcul pour enregistrer les revenus, les dépenses et les frais généraux, c'est-à-dire tout ce qu'une entreprise fait pour gérer son budget.
Voici les trois principaux avantages d'un plan de travail pour un événement dans Excel:
Améliore la communication : En exposant l'ensemble de votre plan de travail aux yeux de tous, les parties prenantes peuvent fournir un retour d'information dès le début du processus si les choses vont dans la bonne direction. Un plan de projet facilite également la gestion des attentes en vous permettant de mettre à jour les jalons et les délais au fur et à mesure de l'avancement du projet.
Augmente la transparence : Avec un plan de travail d’un événement, les parties prenantes et les membres de l'équipe savent exactement où chercher les informations à chaque étape du processus. Les attentes et le calendrier du projet sont clairement définis, de sorte que tout le monde est sur la même longueur d'onde en ce qui concerne les priorités et les objectifs.
Améliorer l'organisation : De nombreux événements comportent des dizaines de tâches, de dépendances et de jalons, et il peut être difficile de suivre l'évolution du projet. Un plan de projet vous permet de réfléchir au calendrier de chaque activité et à son incidence sur le reste du projet. Vous savez toujours combien de temps vous devez consacrer à chaque tâche et combien de choses vous pouvez accomplir en même temps.
Il existe une grande variété de motifs pour organiser un événement. Il peut s'agir de sensibilisation, de communication d'informations, d'éducation, de promotion et de collecte de fonds, ainsi que de divertissement. Tous ces motifs ont leurs avantages. Un événement bien organisé peut avoir un impact significatif sur l'image et la bonne volonté. L'organisation d'un événement peut être beaucoup plus personnelle que toute autre méthode de communication. Ainsi, vous avez plus de chances d'établir des relations professionnelles durables et de créer des alliances. Les gens sont attirés par l'interaction humaine, ainsi que par la conversation avec une personne en personne. Organiser un évènement reste toujours excellent moyen de dynamiser votre marque ou vos clients