Formation Informatique Excel
EXCEL TUTORIEL
Excel est un tableur, c'est-à -dire un logiciel de gestion de tableaux. Il permet de réaliser des calculs avec des valeurs numériques, mais aussi avec des dates et des textes.
Ainsi résumé en trois lignes, cela peut sembler simplissime. Il n'en est rien. Inutile de faire appel à Excel pour réaliser quelques opérations dans un tableau : un logiciel de traitement de texte comme Word en est parfaitement capable.
La plus grande force d'Excel, c'est son actualisation automatique des données. Prenons un exemple simple. Vous
désirez contracter un prêt pour un bien immobilier et faites vous-même le calcul de vos remboursements avant de vous
engager auprès du vendeur. En fonction de vos possibilités
financières, vous devrez choisir la durée de ce prêt : 10 ans,
15 ans, 20 ans ? Mais dans le calcul d'un échéancier, la durée
remet systématiquement en cause l'intégralité du calcul du
crédit. Si vous avez réalisé vos tableaux avec Excel, il vous
suffit de changer une seule donnée afin de recalculer
. l'ensemble. Il en sera de même le jour o๠votre banquier vous donnera le taux exact de votre crédit.
DECOUVRIR EXCEL
CHANGER DE CLASSEUR
Excel permet d'ouvrir plusieurs classeurs en même temps. Il existe donc plusieurs solutions pour gérer leur fenêtre.
BARRE DE FORMULE
La barre de formule, située au-dessus de la feuille de calcul, permet de voir et de modifier le contenu de la cellule active (la cellule sélectionnée). En effet, si une cellule contient des calculs, elle n'affiche dans la feuille que le résultat. Seule la barre de formule permet de voir ce qu'elle contient réellement.
SAISIR DES DONNEES
Ayant passé le stade de la découverte et bien intégré les notions présentées dans le chapitre précédent, vous êtes prêt à mettre en pratique les premières manipulations que nous allons
détailler au cours des pages suivantes. Saisir, modifier ou effacer des informations seront
choses faciles lorsque vous aurez suivi pas à pas ce chapitre. Les informations supplémentaires que vous y trouverez, vous permettront aussi de corriger l'orthographe ou d'ajouter des commentaires aisément.
SELECTIONNER DES CELLULES
SELECTIONNER UNE CELLULE
| Flèche Gauche | Sélectionne la cellule de la colonne précédente. |
| Flèche Droite | Sélectionne la cellule de la colonne suivante.  |
| Flèche Haut | Sélectionne la cellule de la ligne précédente. |
| Flèche Bas | Sélectionne la cellule de la ligne suivante. |
| Début | Sélectionne la première cellule de la ligne. |
| CTRL + Début | Sélectionne la cellule A1. |
| CTRL + Fin | Sélectionne la dernière cellule contenant les données. |
| Page + Haut | Sélectionne la cellule de la même colonne un écran plus haut. |
| Page Bas | Sélectionne la cellule de la même colonne un écran plus bas. |
| Fin + Flèche haut | Sélectionne la ligne 1. |
| Fin + Flèche Gauche | Sélectionne la colonne A. |
| Fin + Flèche Bas | Sélectionne la ligne 1048576. |
| Fin + Flèche Droite  | Sélectionne la colonne XFD. |
SELECTIONNER PLUSIEURS CELLULES
La sélection de plusieurs cellules permet d'appliquer des modifications en une seule fois (suppression, mise en forme, etc.). On appelle cette sélection, une « plage de cellules ».
Toutes les cellules dans le rectangle délimité par la cellule en haut à gauche et en bas à droite sont sélectionnées. La cellule active reste avec un fond blanc. C'est cette cellule qui recevra les prochaines données tapées au clavier.
SELECTIONNER DES LIGNES ET DES COLONNES
SAISIR DES TEXTES ET DES NOMBRES
Chaque cellule accepte un nombre ou un texte. Excel analyse ce que vous tapez pour déterminer le type de saisie.
SAISIR UN TEXTE
Quand vous validez une cellule avec la touche Entrée, une nouvelle cellule est sélectionnée. Par
défaut, c'est la cellule en dessous de celle que vous venez de saisir. Cette sélection est
dépendante d'une option que vous pouvez modifier.
ASTUCES : Pour valider une saisie sans changer de cellule active, utiliser les touches CTRL+ Entrée à la place de la touche Entrée. Pour sélectionner la cellule au-dessus, utilisez les touches MAJ +Entrée.
REALISER DES CALCULS
COMPRENDRE LES FORMULES ET LES FONCTIONS
Les formules et les fonctions démontrent toute la puissance de votre tableur. C'est pourquoi ce chapitre présente en détail les fonctions les plus usitées sans oublier l'assistant qui vous permettra de découvrir celles adaptées à la complexité des cas particuliers.
Qu'est-ce qu'une formule ?
Une formule est un ensemble d'opérations que l'on peut effectuer dans les cellules d'une feuille de calcul. Dès que vous tapez le signe égal dans une cellule, Excel considère que vous saisissez une formule.
Eléments d'une formule
Après le signe égal, une formule est composée de cinq types d'éléments :
| ï‚· | Opérateurs : ils permettent d'appliquer des opérations entre des valeurs (addition, soustraction…etc. |
| ï‚· | Valeurs numériques et chaà®nes de caractères : ce sont des valeurs littérales sous forme de nombre ou de caractères. |
| ï‚· | Référence de cellules : elles désignent d'autres cellules contenant des valeurs numériques ou des chaà®nes de caractères. |
| ï‚· | Parenthèses : elles contrà´lent l'ordre d'évaluation des calculs. Rappel : la multiplication est prioritaire !!! |
| ï‚·  | Fonctions : elles permettent d'effectuer des opérations plus sophistiquées que les opérateurs habituels. |
C'est l'ensemble de ces éléments qui constituent des formules.
Références des cellules
Dans les formules, on utilise des références à d'autres cellules. Les références se présentent sous deux formes.
Références à une cellule
C'est la référence la plus simple. Elle est composée de la lettre de la colonne et du numéro de ligne. Exemple : = A1
Référence à une plage de cellules
Une plage de cellules est un ensemble de cellule délimité par la référence et la cellule en haut à gauche et de la cellule en bas à droite. Ces deux références sont séparées par deux points.
Priorité des opérateurs et parenthèses
Qu'est-ce qu'une fonction ?
Une fonction est un mot-clé qui permet d'effectuer des calculs plus complexes qu'avec les quatre opérations habituelles (addition, soustraction, etc.). Prenons un exemple simple.
Si vous désirez additionner 3 valeurs, vous pouvez saisir dans une cellule de la feuille de calcul suivantes : = 1+5+9
Mais si ces valeurs se trouvent déjà dans des cellules de la feuille de calcul, vous pouvez alors saisir les références à ces cellules : = A1 + A2 + A3
Mais si vous deviez additionner les 100 premières valeurs de la première colonne, il serait alors nécessaire de saisir la référence de ces 100 cellules. Pour simplifier les choses, on utilise alors une fonction, dans notre exemple c'est la fonction SOMME.
SAISIR DES FORMULES
Pour réaliser des calculs, vous devez saisir des formules. C'est dernières doivent comporter le signe égal pour distinguer les nombres et les textes. Elles contiennent des nombres et des références à d'autres cellules.
Références de cellules dans les formules : la formule Somme
En utilisant des références, le résultat de la formule change en fonction du contenu des cellules. Vous n'aurez plus à modifier la formule.
Utiliser l'aide contextuelle de saisie
Excel possède beaucoup de fonction. Une fonction est constituée d'un mot-clé suivi de parenthèses renfermant des paramètres (une plage de cellule par exemple). Le type et le nombre de ces paramètres dépendent de la fonction utilisée. Comme chaque fonction possède ses propres arguments, Excel propose une aide contextuelle lors de la saisie.
Choisir une fonction avec l'assistant
Comme il existe plusieurs centaines de fonctions dans Excel, il est difficile de toutes les connaà®tre par cÅ“ur.
On connait généralement l'objectif à atteindre, mais pas la fonction appropriée. Laissez dans ce cas l'assistant la trouver pour vous.
Recopier une formule
Dès qu'une formule est saisie, par exemple le calcul d'une somme dans la dernière colonne d'un tableau, ne la retapez pas si vous souhaitez la réutiliser dans les cellules en dessous ou
Les cellules en dessous doivent contenir la même formule. Donc D5*E5, D6*E6 etc…
Les références des formules recopiées ont été modifiées. Les lettres des colonnes ou les numéros des lignes ont été incrémentés pour s'adapter à leur nouvelle
position. Ainsi, la formule D4*E4 de la cellule F4 est devenue D5*E5 dans la cellule
F5.
Définir des valeurs relatives et absolues
Par défaut, les références dans les formules sont relatives. C'est-à -dire que lors d'une recopie (vue plus haut) les lettres des colonnes ou les numéros des lignes sont modifiés. Si la formule fait référence à une cellule fixe, les
calculs seront alors faux.
Prenons comme exemple une cellule qui contient la formule =A1. Si elle est recopiée vers le bas, la formule recopiée devient =A2 puisqu'on a changé de
ligne.
Mais dans le cas o๠la formule désigne une cellule fixe, par exemple un taux de TVA (16,9%) dans une facture, vous devez alors faire référence à une valeur absolue, c'est-à -dire que cela sera toujours le même taux de TVA.
Dans l'exemple de la figure ci-dessous, on calcul dans la cellule C4 un montant T.T.C. à partir d'un montant HT (cellule B4) et de la TVA (cellule B1). Si on
recopie la formule en C4, la référence B4 devient automatiquement B5 pour
correspondre au HT de la ligne suivante.
TABLEAUX TRIS ET FILTRES
Votre feuille contient un grand tableau ? Laisser à Excel le soin de le trier ou de le filtrer. Quant à la saisie proprement dite, les tableaux Excel et formulaires vous feront gagner un temps précieux en présentant vos données sous forme de tableaux ajustés automatiquement ou sous forme de fiches.
Trier les données
Les valeurs de votre tableau ne sont pas dans le bon ordre ? Demandez à Excel de les trier.
Trier une colonne
Attention : si vous souhaitez trier des valeurs alors les boutons s'appellent trier du plus petit au plus grand, ou encore pour des dates, du plus récent au plus anciens.
Appliquez un filtre
Dans un grand tableau, il est difficile de repérer rapidement certaines valeurs. Le filtre automatique le fait pour vous.
Utiliser les tableaux Excel
Un tableau est un ensemble de données composé de lignes et de colonnes. Chaque ligne correspond à une entité telle que les références d'une personne (nom,
prénom…). Chaque colonne contient des données sur un sujet précis comme un nom. Dans une base de données, chaque ligne correspond à un « enregistrement »
et chaque colonne à un « champ ».
Les tableaux Excel permettent de gérer facilement ce type de données. L'ajout de ligne (enregistrement) ou de colonne (champ) y est grandement facilité par rapport à un tableau ordinaire d'une feuille de calcul.
Créer un tableau Excel : à faire en td
La base d'un tableau Excel correspond à celle d'un tableau ordinaire. Il suffit d'ajouter les entêtes de colonnes correspondant à chaque champ. Vous pouvez, bien sà»r, partir d'un tableau existant contenant déjà des données.
- Tapez dans la feuille de calcul les en-têtes de colonne.
- Cliquez une des cellules contenant un en-tête, ou cliquez une cellule du tableau si vous avez déjà des données saisies.
- Cliquez sur l'onglet Insertion puis tableaux puis tableau
- Vérifier que la plage sélectionnée à celle de votre tableau
- Si vous n'avez que les en-têtes du tableau, cochez la case Mon tableau comporte que des en-têtes.
- Cliquez sur le bouton OK
Excel crée le tableau. Il propose dans le ruban un nouvel onglet Création dédié au tableau.
Ajouter des données
Pour ajouter des données, cliquez sur la première colonne de la première ligne vide. Tapez les données correspondantes, puis validez avec la touche TAB. Tapez les autres données de l'enregistrement tout en validant avec la touche TAB. Après la dernière colonne, Excel crée un nouvel enregistrement vide.
Ajouter ou supprimer des lignes : à faire en td
Pour ajouter une ligne en fin de tableau, il suffit de sélectionner la première cellule vide de la première colonne en dessous du tableau, puis de saisir la première donnée et de valider avec la touche TAB. Excel comprend que vous désirez ajouter un
enregistrement. Si tel n'était pas votre souhait, appuyez sur le raccourci CTRL+ Z pour annuler la dernière action.
Si vous désirez insérer un enregistrement en milieu de tableau :
Cliquez avec le bouton droit de votre souris, une cellule en dessous de la ligne à insérer.
Cliquez sur commande insérer puis Lignes de tableau en haut, dans le menu contextuel.
Excel insère une ligne vide. Vous pouvez y saisir des données.
Pour supprimer une ligne, cliquez avec le bouton droit une de ses cellules, puis cliquez sur la commande supprimé, puis ligne de tableau dans le menu contextuel.
Ajouter des totaux : à faire en td
Vous pouvez ajouter des calculs en dessous du tableau.
Cliquez une cellule du tableau
Cliquez l'onglet Création, puis Option de style de tableau, puis cochez la case Ligne de totaux.
Une ligne Total s'affiche alors en bas du tableau.
Sur la ligne Total, cliquez sur la colonne sur laquelle vous désirez effectuez un calcul.
Cliquez la flèche de la cellule puis sélectionnez le type de calcul.
Enfin pour la supprimer, rien de plus simple renouveler l'action et décochez la case Ligne des totaux.
Ajouter des champs calculés
Vous pouvez ajouter des formules dans les colonnes d'un tableau. Sélectionnez n'importe quelle cellule de la colonne, puis saisissez votre formule en utilisant la souris si vous devez ajouter des références à d'autres colonnes. L'utilisation de la souris permet d'obtenir les références structurées utilisées par les tableaux. Dans l'exemple, on obtient la formule suivante :
=[@[montant HT]]*1,196
Vous n'avez pas à recopier les formules, Excel s'en charge.
Accéder à des données dans un tableau
Pour accéder aux données d'un tableau, vous devez utiliser les références structurées, même si la syntaxe classique fonctionne toujours.
Chaque tableau porte un nom générique (Tableau 1, Tableau 2 …). Pour modifier ce dernier, cliquez sur une cellule du tableau, puis sur l'onglet Création puis
Propriétés, et tapez le nouveau Nom dans la zone Nom de tableau.
ON accède à une colonne en donnant le nom du tableau, puis en ajoutant entre crochet le nom de la colonne :
Tableau 1 [Montant HT]
Ces références peuvent être utilisées dans une formule. La formule suivante retourne la somme de tous les montants HT :
=SOMME (Tableau 1 [Montant HT])
Quand vous saisissez une formule qui fait référence à un tableau, Excel propose une assistance comme pour toutes les autres fonctions.
Supprimer les doublons : à faire en td
Il arrive que des données soient saisies en double dans un grand tableau. Excel élimine les doublons très facilement.
Cliquez une cellule du tableau
Cliquez l'onglet Création puis outils puis Supprimer les Doublons
Dans la liste Colonne, cochez les champs qui peuvent contenir des doublons. Pour supprimer les doublons des enregistrements strictement identiques, cliquez le bouton Sélectionnez tout.
Cliquez alors sur le bouton OK.
Excel affiche le nombre de doublons qu'il a supprimé.
N'oubliez pas le raccourci CTRL+Z pour annuler une action.
Utiliser un formulaire pour saisir des données : à faire en td
Si vous désirez saisir ou modifier vos données comme dans une fiche, affichez votre tableau sous forme de formulaire.
Le bouton des formulaires n'est pas présent dans le ruban. Vous devez l'ajouter dans la barre d'outils Accès rapide.
Cliquez le bouton à droite de la barre d'accès rapide, puis cliquez Autres commandes.
Sélectionnez Commandes non présentes sur le ruban dans la liste Choisir les commandes.
Double-cliquez Formulaire dans la liste en dessous.
Cliquez sur le bouton OK
Vous pouvez maintenant utiliser des formulaires.
Cliquez dans une cellule du tableau
Cliquez le bouton dans la barre d'accès rapide
Le formulaire affiche le premier enregistrement.
Chaque zone représente une colonne de données (champ).
Il n'y a qu'une ligne du tableau visible par fiche (enregistrement).
Des numéros indiquent la fiche en cours et le nombre de fiches.
Les colonnes qui résultent d'un calcul sont visibles mais ne sont pas modifiables.
Utilisez la barre de défilement verticale ou les boutons Précédente et Suivante pour naviguer entre les fiches.
Utilisez le bouton Nouvelle pour ajouter une nouvelle fiche et donc un nouvel enregistrement dans le tableau.
Utilisez le bouton Supprimer pour effacer l'enregistrement en cours.
Convertir un tableau en plage
Pour revenir à un tableau normal, vous devez convertir le tableau Excel
Cliquez sur une cellule du tableau
Cliquez sur l'onglet Création puis Outils puis Convertir en plage
Cliquez enfin sur le bouton oui pour confirmer la conversion.