Modèle de gestion de projet informatique sur Excel
Les théories de gestion pour un maximum performance dans un projet informatique !
Article rédigé par : Chaimae Sqalli Adoui
Avec l’évolution du marché et l’augmentation de la technicité, plusieurs tâches sont devenues automatisées. Les projets informatiques viennent pour servir à ce changement en fournissant des solutions ingénieuses qui réduisent le nombre des opérateurs intervenants lors de l’exécution des processus. Néanmoins, le travail le plus important est réalisé en amont, lors de la planification pour faciliter le développement de la solution, l’intégration des différents modules et la réalisation des tests. Une maintenance continue est aussi nécessaire pour assurer le bon fonctionnement du produit proposé. Donc pour garantir l’accomplissement du travail demandé, une bonne gestion du projet informatique est requise. Cet article vous dévoile le côté organisationnel des projets informatiques ainsi que ses parties prenantes et met le point sur un ensemble de méthodes de gestion du projet informatique.
Qu’est-ce qu’un projet informatique ?
Un projet informatique est un ensemble de tâches relatives au domaine du traitement des données et leur exploitation et qui est limitée dans le temps. Ce type de projets fait appel à des programmes et des logiciels, dont le commandement est réalisé par le biais des machines comme les ordinateurs. L’achèvement d’un projet informatique nécessite une collaboration entre les différentes parties prenantes, à savoir : le client, le fournisseur et le chef de projet. Le client correspond à la personne physique ou l’établissement qui demande le service et fixe les différentes modalités de ce dernier en présentant un cahier de charge qui résume son besoin et décrit ses éléments de détails et ses conditions d'exécution. Le fournisseur est l’entreprise qui prend en charge la concrétisation du projet et propose au client, en fonction de son livrable communiqué, les éventuelles voies de réalisation dudit projet. L’acteur pilote de cette scène est le chef de projet qui veille sur l’aspect pratique et coordonne entre les deux autres parties.
Quelles sont les piliers d’un projet informatique ?
Chaque projet informatique obéit aux critères déterminés avec soin lors de sa création. Ils se résument dans le trinôme coût, délai et qualité.
- Le coût : pour chaque projet, un budget bien calculé est défini. Afin de le respecter, une planification anticipée est indispensable pour énumérer toutes les dépenses et arriver à les déduire du budget attribué.
- Le délai : correspond à la période qui sépare entre la date de la prise de la commande et la date de livraison. Tout retard engendre un investissement supplémentaire (main d’œuvre, matériel…) et entraîne la non-satisfaction du client.
- La qualité : le projet doit répondre positivement à la totalité des exigences soulignées pour être à la hauteur des attentes du client.
Comment gérer un projet informatique dans les meilleures conditions ?
Dans n’importe quel projet la gestion représente une clé déterminante de son succès, des opérateurs peuvent être talentueux et ont la capacité de produire des solutions irréprochables, mais en absence d’une bonne organisation interne qui délimite les tâches de chaque membre de l’équipe et coordonne entre les différents services, le projet peut prendre énormément de retard et son exécution peut emprunter une voie erronée qui ne concorde pas avec la demande du client. De même, le projet informatique peut être géré de différentes manières selon la vision du chef du projet et sa philosophie de travail. Pour choisir la théorie qui convient aux équipes de travail, le chef de projet peut mener une petite enquête sur le projet ainsi que ses intrants, en pensant à quelques points :
- Cadrage du projet, par la mise en avant de l’objectif principale et les différents facteurs qui l’influence et l’énumération des ressources et des moyens alloués.
- Détermination de l’environnement du travail et du Mindset dominant des collaborateurs pour comprendre les limites du projet relatives aux conditions existantes et au capital humain.
- Création de la valeur ajoutée, il convient de lister quelques tâches dont l’exécution témoigne la proactivité des équipes et crée un climat favorable avec le client.
- Rappel des valeurs de l’entité pour arriver à choisir une méthodologie qui favorise l’esprit d’équipe et d’appartenance.
Gestion classique du projet informatique
La gestion classique est très fréquente, elle est aussi appelée la méthode de cascade. Cette approche limite l’exécution du projet dans trois étapes dont le retour en arrière n’est pas possible, et qui sont la planification, la réalisation et la livraison. Des réunions de lancement sont nécessaires pour éditer un plan sur mesure qui répond aux exigences évoquées dans le cahier de charge du client et conditionne chaque phase par une durée bien précise. Dès que le plan est validé, les équipes vont le suivre minutieusement et sans retard pour livrer le projet à terme. Le grand inconvénient de la gestion classique est le manque de flexibilité puisque le planning est élaboré à l’avance et aucune modification ne peut avoir lieu, aussi les missions accomplies en cascade et il n’y a pas moyens de revenir sur une étape précédente. A ces désavantages s’ajoute l’absence de la communication en cours du projet entre le donneur d’ordre et l’entreprise vu que leur contact est limité dans la prise de commande et la livraison du produit fini.
Gestion Agile du projet informatique
A l'encontre de la méthode classique de gestion du projet informatique qui manque de flexibilité, la théorie agile offre énormément de souplesse au projet, ainsi qu’un environnement adéquat pour une bonne communication entre les différentes parties. Cette pratique donne au client la main pour valider la mise en œuvre du projet séquence par séquence et non d’un seul coup, ce qui lui offre la possibilité d’apporter autant de modifications à n’importe quel moment, tout en profitant de l’écoute et de la réactivité du chef de projet. Elle exige un maximum de transparence par la rédaction de rapports d’état à chaque phase et privilège l’avis du client et compte sur son implication continue. La méthode agile nécessite une équipe assez dynamique et motivée qui est prête à concentrer ses efforts pour satisfaire le besoin du client.
La méthode Scrum appliqué à la gestion du projet informatique
La méthode Scrum emprunte son principe du rugby. Le Scrum est une technique adoptée par les joueurs où ils se rassemblent pour former un seul corps et tentent de s’en procurer fermement du ballon (l’union fait la force). Cette méthode est dotée de son propre vocabulaire, le chef de projet est nommé Scrum Master et les parties du projet sont qualifiées de sprints. Le sprint a un délai d’exécution connu qui doit être respecté par les équipes. Par ailleurs, le Scrum Master doit veiller sur ses équipes, améliorer leur performance et augmenter leur productivité. Donc cette approche mise beaucoup sur la collaboration des équipes dans le but de réaliser le projet dans les meilleurs délais.
Le Lean Management au service de la gestion du projet informatique
Le Lean Management ou la méthode des Six Sigma est une technique de gestion qui s’applique au projet, depuis sa conception et continue même après sa livraison. Elle vise à augmenter les gains au profit des pertes qui sont nommées Muda, Mura et Muri et en utilisant le strict minimum des ressources et des moyens. Muda correspond aux processus facultatifs à l’exécution du projet et dont leur élimination va faire avancer le projet rapidement. Mura se manifeste dans les coûts supplémentaires qui peuvent faire surface lors la réalisation du projet, et pour les éliminer une normalisation des processus est nécessaire. Tandis que Muri signifie la surcharge qui alourdit le travail et exige un taux de productivité trop élevé qui va nuire à la santé générale des équipes.
Selon la théorie du Lean Management et pour déterminer les failles, il faut commencer toujours par la définition du besoin et des objectifs, suivi de l’affectation justifiée des ressources en fonction des phases de progression. Six Sigma impose des contrôles et des vérifications tout en long du projet pour éviter au maximum les déviations.
La méthode de la programmation extrême pour un projet informatique de haute qualité
Cette pratique combine entre la méthode Scrum et les principes du Lean Management à la fois. Elle vise à développer des logiciels et des systèmes irréprochables dans des durées optimales. La programmation extrême permet aux équipes de donner de leur mieux en assurant une bonne communication avec le client et en lui donnant la flexibilité de demander des ajustements au niveau de son projet. Cette méthode s’appuie sur des processus normalisés et donne une grande valeur à la documentation et le suivi du travail. C’est une méthode qualifiée comme simple et qui demande une forte collaboration entre tous les acteurs concernés pour maintenir un rythme de production stable et des rendus de qualité.
Gestion maîtrisée du projet informatique grâce à la méthode PRINCE2
La méthode PRINCE2 est une méthode d’origine britannique qui a été conçue spécialement pour produire des projets informatiques de pointe. L’abréviation PRINCE2 est dérivée de l’anglais et signifie ‘Projets dans un environnement contrôlé’. Cette théorie avance que le succès d’un projet est lié à son environnement, donc vaut mieux contrôler toutes les variables pour bien gérer un projet informatique. Elle propose tout un manuel de gestion qui s’intéresse à l’intégralité du cycle de vie d’un projet. Elle favorise l’exécution partielle du projet sous forme de petites unités de travail enchaînées et qui nécessitent une validation de la part des responsables avant de passer à l’étape qui suit. Sans oublier les différents contrôles de routine et la maîtrise des risques pour réduire leur chance d’apparition.
Il convient de rappeler qu’il existe un large éventail de méthodes de gestion d’un projet informatique et dont chacune a ses propres caractéristiques. Une méthode qui fonctionne à merveille pour une entreprise n’est pas forcément valable pour une autre. Car le secret ne correspond pas à l’application adéquate de la théorie la plus connue ou la plus appréciée, ce seul paramètre n’est pas suffisant. Le cadre du projet, la nature de l’entreprise et les équipes qui entrent en jeu, comptent le plus !
