Application Excel pour la gestion des comptes vacances

Partir en vacances à plusieurs sans soucis : la garantie des applications de gestion des comptes de vacances !

Article rédigé par : Chaimae Sqalli Adoui

Les vacances en groupe est la meilleure occasion pour se réunir avec les membres de sa famille ou ses amis et passer des moments agréables et joyeux. Si vous prévoyez un weekend ou un long séjour, au cœur d’une zone touristique ou en pleine nature, la préparation préalable pour ce genre d'évènements est très importante car elle permet non seulement d’organiser le circuit de voyage mais aussi de répartir les tâches et les éventuelles dépenses estimées.  Le budget alloué doit inclure tous les frais de séjour (logement, nourriture, carburant, autoroute, etc. ). Alors, qu’est-ce qu’il faut préparer à l’avance ? Et afin de maitriser tous les coûts et garantir la bonne répartition des cotisations par participants, des applications sont disponibles et permettent d’assurer ce volet financier dans son intégralité.  

Une organisation minutieuse sur tous les niveaux est demandée pour bien réussir les vacances en groupe

Se libérer pour un moment donné des responsabilités et des obligations de la vie quotidienne est le souhait de toute personne qui décide de partir en vacances quel que soit le type ou la durée du séjour. Mais quand il s’agit des vacances à plusieurs, un manque d’organisation peut stresser le groupe et créer de fortes tensions, surtout en ce qui concerne les dépenses communes et les apports de chaque individu.  Alors quelles sont les points à prendre en considération avant de se lancer dans cette aventure ?

• Choisir un seul gestionnaire

Au sein d’un groupe, chacun a sa propre vision des choses et sa manière de gestion, mais il faut absolument se mettre d'accord en fin de compte et prendre la décision qui convient à tout le monde. Donc chacun peut présenter son point de vue à condition de confier la décision à une personne qui est élue par les membres. A titre d’exemple, vous pouvez désigner quelqu’un pour s’occuper de l’argent et un autre pour élaborer les menus journaliers et orchestrer le travail au sein de la cuisine.

• Privilégier la trésorerie de groupe

Il est préférable de collecter les cotisations des membres au départ pour acheter les matières premières et les consommables du voyage. Par la suite et selon les besoins, vous pouvez alimenter la caisse à nouveau. Grâce aux logiciels informatiques de gestion des comptes de vacances, chacun peut s’occuper d’une dépense précise durant tout le séjour, comme la nourriture, les réservations, les tickets, etc. Il faut juste tâcher à bien mentionner les montants payés sur l'application et garder les preuves de l’ensemble des paiements. A la fin du voyage et en fonction des montants dépensés par chacun, le logiciel détermine qui doit de l’argent aux autres en toute justesse.

• Mettre en place le programme global du voyage

Les personnes concernées par les vacances peuvent avoir des préférences et des orientations différentes, mais le premier but derrière un voyage de groupe est de vivre une nouvelle expérience et de partager des moments en commun. Il est important de mettre en place un programme de voyage qui comprend les itinéraires à suivre, les arrêts, les sites à visiter, les activités à faire et autres. Cette action est dotée d'une grande importance car elle permet d'optimiser le temps et les coûts qui peuvent être générés suite aux décisions prises au dernier moment. Par exemple, le fait de tracer votre itinéraire à l’avance vous permettra sans doute de bénéficier de tarifs de réservations moins chers.

• Dresser un tableau des tâches répétitives et indispensables

Dès que le programme global est établi, l’un des membres peut prendre en charge l’élaboration de la liste des tâches qui découlent des activités envisagées. Par la suite, il peut affecter des tâches fixes à certains membres volontaires ou des tâches rotatifs pour assurer l’équitabilité et la satisfaction de tout le groupe.

La bonne gestion du budget est l’avantage offert par les outils de gestion des comptes de vacances

Deux familles d’outils sont proposées pour vous aider à gérer vos comptes lors de vos vacances en groupe. Le premier est le logiciel Excel, une version simple qui vous permet d’enregistrer les différents frais relatifs au voyage en question. Vous pouvez ouvrir directement le logiciel sur votre ordinateur pour créer des feuilles Excel, dessiner des tableaux sur mesure et intégrer les fonctions et les équations de calcul en fonction de vos besoins. Comme vous avez la possibilité d'utiliser des modèles standards disponibles en ligne ou opter pour ceux qui sont customisables si vous avez des préférences assez pointues. En général, la feuille Excel dédiée à la gestion des comptes de vacances comprend un tableau principal qui énumère dans un ordre chronologique les dépenses réalisées, avec les détails relatifs à cette dernière, comme le nom de la personne qui a payé, le montant et le nom des personnes qui ont bénéficiés. Les § peuvent correspondre à une vue d'ensemble sur le montant total dépensé par catégorie ou autres indicateurs.

La deuxième solution correspond aux applications mobiles disponibles sur Android et IOS qui demandent au départ une connexion internet afin de les télécharger sur l'appareil et puis certaines nécessite impérativement un accès internet pour pouvoir fonctionner tandis que d’autres sont opérationnelles même en mode hors connexion. L’utilisation d’une application facilite énormément la tâche de la gestion du budget et des dépenses en cours des vacances et sert à éviter les malentendus qui peuvent être générés à propos du sujet de l'argent. Les applications de gestion des comptes de vacances permettent non seulement de collecter les données et de calculer les montants à payer par chacun, mais elle instaure la transparence et offre aussi à toutes les personnes une visibilité sur les tableaux de calculs. Tous les membres ont le droit d’accès depuis son smartphone à l'application pour voir le montant des dépenses en temps réels. Ce type d’applications permet de créer au départ un projet à nommer selon le contexte du voyage et puis à renseigner les membres afin qu’ils reçoivent leurs identifiants pour des connexions ultérieures. Par la suite, il faut choisir les rubriques importantes pour mettre en place une version propre à votre voyage.

Certes le logiciel Excel ou les applications de gestion organisent les comptes de vacances, mais il faut absolument garder les reçus de paiements ou les conserver sur un espace de stockage partagé afin de justifier les transactions que vous avez réalisé pour le profit de tous les participants et renforcer la traçabilité de votre projet.

Comment utiliser les applications de gestion des comptes de vacances pour en tirer profit au maximum ?

Pour profiter de l'ensemble des fonctionnalités et des options offertes par les applications de gestion des comptes de vacances, il faut suivre minutieusement leur mode d’emploi et ajouter les éléments importants les uns après les autres avec un maximum de précision et de détails.

• Créer le projet de vacances et autoriser l’accès aux membres concernés

Au début, vous pouvez attribuer un nom spécial au projet de vacances et donner par la suite accès de lecture et de modifications aux membres qui vont contribuer financièrement tout au long du voyage. L’accès de lecture seul peut être attribué à ceux qui souhaitent payer leur part en entier vers la fin du séjour.

• Déterminer la devise et la répartition des dépenses en fonction des membres

L'un des avantages offerts par les applications de gestion des comptes de voyage est le choix de la devise et cela s’avère très efficace surtout lors d’un voyage à l'étranger. Pour la répartition des dépenses, si vous voyager entre adultes, forcément la répartition des charges est à part égaux, mais si vous voyager en familles chaque famille aura à payer des parts en fonction du nombre de ses membres.

• Ajouter les catégories de dépenses

Pour faciliter la tâche aux autres membres, choisissez des catégories claires, comme la nourriture, les billets, les produits d’hygiène, etc. Après, vous aurez la possibilité d'ajouter des sous catégories, comme fruits et légumes, viandes, produits laitiers, etc. De cette manière la personne concernée par la dépense va choisir directement la catégorie et la sous-catégorie du produit ou du service acheté loin des confusions.

• Activer le mode de notifications pour tous les membres du projet

Les notifications permettent de tenir les membres au courant lorsque l’une des personnes concernées ajoute, modifie ou supprime carrément une dépense et cela pour assurer le maximum de transparence.

• Suivre l’évolution des dépenses et imprimer les comptes de clôture

Il est nécessaire de suivre l’état de vos comptes à tout moment pour ne pas dépasser le budget maximum autorisé. Comme il faut toujours garder une petite marge qui servira en cas d'urgences (panne de voiture ou autres). A terme, vous pouvez aussi imprimer les résultats des comptes pour plus de lisibilité.