Dans le cadre de votre travail, il va vous arriver sans doute de visiter une usine, un bureau, un laboratoire, une entreprise, ou encore un magasin. Un rapport de visite est ce rapport que vous devez rédiger suite à votre visite. Il est aussi appelé un rapport post-visite et son importance réside dans les faits qu’il peut refléter.
Les résultats de votre visite serviront de base à la prise de décision, débouchant sur des actions telles que l'achat, le rejet, la fusion, l'association.
Le but de cet article est de vous donner les techniques indispensables à un rapport de visite qui peut faire le déclic des décideurs.
Un rapport de visite doit décrire les faits, chiffres, impressions et constats que vous avez réalisés pendant la visite. Le contenu de ce rapport doit refléter les détails de la visite, il est donc très important que vous soyez impartial, précis et objectif lors de la rédaction de ce type de rapport.
Il est également important de maîtriser quelques étapes pour réussir la rédaction d’un rapport de visite.Tout d'abord, sachez que la préparation de ce rapport se compose de trois parties: la compilation des informations, l’analyse des informations et la transcription des résultats.
Dans le processus de collecte des informations, attendez-vous à ce que les données soient de nature variée: qualitatives, quantitatives, numériques, textuelles, aléatoires , etc. Vous devez donc utiliser diverses techniques et instruments pour la collecte de données.
Les techniques et instruments que vous devriez utiliser peuvent varier. L’observation est la principale technique. L’observation doit capturer la réalité grâce au sens de la précision, le but est de transmettre une image complète. Il est important que les résultats de l'observation soient correctement ordonnés, en optant pour une méthode de prise des notes de manière séquentielle. En d'autres termes, les annotations résultant des observations doivent être faites en les identifiant par date, heure et sujet. Une façon de renforcer les observations faites serait de réaliser un enregistrement photographique.
Une autre des techniques que vous devrez sûrement utiliser est la revue documentaire, car une fois que vous aurez obtenu l'autorisation d'effectuer la visite, l'étape suivante consistera à demander la documentation qui étaye vos observations. Ces documents comprennent des tableaux, des rapports, des reçus, des graphiques, entre autres. Vous devez considérer que cette documentation ne peut pas nécessairement être exclusivement écrite, car parmi le support reçu, vous pouvez avoir des enregistrements et des vidéos, ainsi que d'autres matériels audiovisuels que vous devez analyser.
Vous devez également utiliser d’autres techniques qui peuvent vous guider dans vos observations, par exemple des listes de contrôle, une liste d’items pour des observations structurées et enfin des entretiens oraux avec les différentes cibles (employés, partenaires, clients…).L'important est que la technique choisie vise à capturer des données d'une certaine nature afin qu'elles puissent ensuite être classées.
La prochaine étape que vous devez franchir après avoir appliqué les techniques et instruments de collecte de données sera de classer et de catégoriser les informations collectées. Pour cela, la conception et la sélection des formats d'enregistrement d'informations sont importantes, afin que les données collectées puissent être traitées et gérées avec précision. Par exemple, les enregistrements et les vidéos doivent être transcrits et filtrés afin d'extraire uniquement les données importantes.
Une fois les informations ordonnées, classées et catégorisées, l'étape suivante consistera à analyser cette masse de données collectées, en s'assurant que la data obtenue est concluante et étayée par les preuves collectées. Sans aucun doute, vos perceptions sont importantes mais elles auront plus de valeur dans ce rapport de visite sans qu'elles soient renforcées par des preuves évidentes.
Les données collectées peuvent être analysées grâce à des techniques telles que l'analyse de contenu, une méthode permettant de contraster et de comparer des données de nature différente.
Le rapport de visite comprend trois parties fondamentales: les informations de base, les résultats de la visite et les conclusions obtenues. Les données de base comprendront le nom du site, l'adresse complète, la personne de contact, la date d'arrivée et de départ, les raisons de la visite, les objectifs et d'autres informations d'intérêt visant à localiser le contexte de la visite.
Il commence par une introduction brève mais détaillée, puis continue de détailler précisément le produit ou service que vous avez observé, d'identifier les sources (primaires et secondaires) à partir desquelles vous avez obtenu les informations, en respectant la confidentialité si nécessaire. Dans la partie détaillant les résultats de la visite, le rapport explique en détail ce qui a été capturé.
Enfin, dans ses conclusions, il détaille les aspects les plus marquants, essayant de clarifier l’avancement dans la réalisation des objectifs fixés dans le cadre de la visite. En cas de non-réalisation ou si les objectifs ont été partiellement atteints, il expose les raisons qui ont conduit à une telle non-conformité et explique les actions à entreprendre pour remédier à ces résultats incomplets.
Si vous êtes plongés dans le monde des enquêtes ou des affaires, il est probable que tôt ou tard vous ayez à rédiger des rapports. Savoir rédiger un bref rapport est requis pour la réussite dans la vie professionnelle.
Nous vous présentons les meilleures pratiques pour rédiger des rapports de visite concis, afin de choisir la technique appropriée pour que vos rapports répondent à tous les objectifs.
Avant de commencer la rédaction de votre rapport de visite, vous devez bien comprendre ce à quoi vous avez affaire. De ce fait, la première chose à faire est de se plonger un peu dans le concept.
Un rapport de visite est par définition un texte écrit en prose qui présente les résultats d'une enquête, d'un processus métier ou de l'analyse d'un sujet particulier. Ces types de rapports sont utilisés comme outil d'exposition dans différents domaines tels que les affaires, la science, la littérature ou même dans le domaine juridique.
Les rapports sont destinés à présenter au lecteur l'analyse des résultats dans le cadre d'une enquête, avec un accent particulier sur les conclusions et les processus qui ont conduit à un résultat spécifique.
Dans le domaine commercial par exemple, de brefs rapports sont utilisés pour rendre compte de l'avancement des différents processus au sein de l'entreprise, ou pour examiner des informations spécifiques demandées par des entités externes.
Maintenant que nous avons décortiqué l’idée d’un rapport de visite, nous pouvons résumer les bonnes pratiques de la rédaction d’un rapport de visite comme suit :
Le rapport de visite est un déclencheur de la décision :
La prise de décision est la sélection de plusieurs alternatives, pour la résolution de situations ou problèmes simples, complexes ou difficiles à gérer.
Avant de prendre une décision dans notre vie quotidienne, il est essentiel que nous disposions d'informations utiles et opportunes pour être plus efficaces. Il y a une maxime qui dit: «L'information et le risque sont inversement proportionnels: plus il y a d'information, moins il y a de risques».
Les rapports d'évaluation sont des documents dans lesquels tous les éléments liés au lieu visité ou à une description, évalués en détail et à l'origine de la décision.
Leur fonction première est de communiquer certains résultats à un public intéressé, (les objectifs ont-ils été atteints? Les délais ont-ils été respectés? Les activités proposées ont-elles été respectées? Combien cela a-t-il coûté? Quelles procédures ou méthodes ont-elles été utilisées? Quelles sont ses forces ou faiblesses? ...) en essayant d'atteindre un maximum d'objectivité dans sa préparation et ses approches.
Si, dans certains cas et pour certains destinataires, les rapports de visite peuvent être oraux, la pratique courante est que le rapport soit écrit et soit la base des décisions qui seront prises qui sont de toutes sortes : annulation du contrat avec un prestataire, recrutement d'une équipe supplémentaire, changement de l'emplacement d'un point de vente, achat des outils pour améliorer l'activité…
Les professionnels qui rédigent le rapport doivent faire un effort important pour s'assurer que le rapport met les décideurs dans la situation où ils peuvent faire une appréciation de l'état des lieux visités. L'objectif est qu'ils soient en mesure de prendre des décisions fondées sur des constats faits avec objectivité.
