Les travaux de construction ne peuvent aboutir que par le biais d’une coordination saine et intime entre les différentes équipes impliquées dans le projet. Les opérations routinières au niveau d’un chantier doivent toujours faire l’objet d’un suivi régulier qui peut prendre la forme de réunions formelles ou informelles entre les parties prenantes. Pour assurer un suivi effectif de ces réunions et pour optimiser le processus d’accès à l’information, il est important de rédiger systématiquement des comptes rendus de réunion.
L’élaboration d’un compte rendu de réunion de chantier n’est pas un exercice aléatoire. Il s’agit d’un procédé qui doit impérativement respecter des standards de rédaction bien précis et des normes de structures prédéfinies. L’objectif est de présenter un livrable final facilement lisible et compréhensible par les acteurs concernés.
Dans cet article, nous allons mettre l’accent sur l’objectif et les caractéristiques d’un compte rendu de réunion de chantier tout en précisant les avantages d’un tel document dans l’aboutissement des travaux de construction au sein d’un chantier.
Quelle est la différence entre le rapport et le compte rendu ?
C’est quoi un compte rendu de réunion de chantier ?
Quel est l’objectif d’un compte rendu d’une réunion de chantier ?
Quelles sont les caractéristiques d’un compte rendu de réunion de chantier ?
Le rapport et le compte rendu constituent deux documents intimement liés étant donnés les caractéristiques mutuelles qui les définissent. Cependant, si l’on s’adonne à une autopsie minutieuse des deux livrables, certains points de divergences sont facilement identifiables.
Le rapport est un document qui consiste à présenter des éléments d’informations de façon objective sans aucune prise de position. Le rapport permet aux parties prenantes de prendre des décisions en se basant sur des faits et sur des données réelles. Le style de rédaction d’un rapport doit être neutre et objectif. De préférence, la personne qui s’occupe de rédiger ce document ne doit pas être impliquée de façon directe dans le projet qui fait l’objet du rapport.
La structure du plan d’un rapport est bien plus élaborée que celle d’un compte rendu. Le plan doit comporter obligatoirement un sommaire qui reprend en détails les rubriques et les catégories du livrable.
Contrairement au rapport, le compte rendu ne dépasse pas le plus souvent une page. Il doit être le plus concis possible et consiste à retranscrire avec exactitude les éléments abordés pendant la réunion. En termes de rédaction, le compte rendu n’a pas de format particulier. Cependant, il est important d’y inclure des catégories d’information utiles que nous allons voir en détail dans cet article. En général, un compte rendu n’a pas de valeur juridique contraignante. Il s’agit beaucoup plus d’un répertoire de fait qui sert à garder une traçabilité des actions et des activités initiées dans le cadre d’un projet donné.
Grosso modo, le compte rendu et le rapport sont tous les deux des documents utiles et importants dans le cadre de n’importe quel projet impliquant plusieurs équipes et acteurs. Les deux documents permettent un suivi optimal des opérations et des activités et favorisent la coordination entre les différentes équipes dans le but d’assurer des résultats satisfaisants.
L’aboutissement d’un chantier et des différents travaux de construction qui le caractérisent ne peut se faire qu’à travers un travail d’équipe effectif. Les réunions de chantier sont essentielles. Elles permettent aux parties prenantes de communiquer sur l’état d’avancement du projet en identifiant les risques et les opportunités potentiels. Pour garder une traçabilité de ses rencontres, l’élaboration d’un compte rendu est un exercice fondamental.
Le compte rendu de réunion de chantier est un document qui retrace de façon exhaustive les points clés et les éléments d’informations pertinentes abordés dans le cadre de ladite réunion. C’est un moyen de faire circuler l’information auprès des différents acteurs concernés par l’aboutissement du projet et ce, malgré leurs absences pendant les réunions de chantier.
Un compte rendu de réunion de chantier n’a pas de valeurs ou de poids juridiques clairement définis. Il s’agit d’un livrable qui est rédigé à l’initiative des parties prenantes pour fluidifier les interactions entre les équipes et pour optimiser les conditions de travail. Cependant, certains contrats prévoient la rédaction et le partage de comptes rendus avec les collaborateurs. Dans ce cas, la démarche devient contraignante.
Le compte rendu de réunion de chantier facilite la prise de décision pour les chargés de projet. Ces derniers disposent d’informations utiles et pertinentes consolidées dans des documents soigneusement élaborés. Le compte rendu, comme nous l’avons précédemment indiqué, n’est pas un document formel. Toutefois, il convient de soigner le volet esthétique et la mise en page du livrable pour rendre la lecture attrayante et facile.
Il est important de garder en tête que la rédaction du compte rendu de réunion ne peut se faire que par un acteur ayant formellement participé à la séance de réunion. L’objectif étant d’éviter les confusions inutiles et les imprécisions en termes d’informations communiquées. Cependant, le rédacteur peut ne pas être directement impliqué dans le projet de construction.
Le premier objectif d’un compte rendu d’une réunion de chantier est de marquer un point régulier sur les phases et les étapes du projet de construction. Grâce aux comptes rendus, il est possible de définir le nombre de séances de réunions tenues dans le cadre du projet. Le compte rendu est un document qui permet de retracer les évolutions des constructions de façon chronologique en identifiant les catégories d’informations nécessaires dans un délai rapide d’où l’importance de toujours inscrire la date d’émission du compte rendu.
Un compte rendu d’une réunion de chantier donne la possibilité aux équipes du projet de disposer d’informations partagées et crédibles pour une prise de décision commune et rationnelle. C’est un excellent moyen pour optimiser la dynamique d’accès à l’information au sein du chantier surtout qu’il s’agit d’un environnement de travail mouvementé, vivant et très évolutif.
En rédigeant des comptes rendus de réunions, vous impliquez de façon indirecte tous les membres des équipes concernés par le projet. C’est un élément fédérateur qu’il convient d’adopter régulièrement pour développer l’esprit d’équipes au sein des collaborateurs.
Le compte rendu d’une réunion de chantier permet de situer les contraintes opérationnelles, techniques, fonctionnelles et humaines. Par conséquent, il est beaucoup plus simple pour les parties prenantes de réagir rapidement et efficacement pour régler le dysfonctionnement. Lorsque le compte rendu n’est pas rédigé dans les temps, vous risquez d’oublier de partager certaines informations importantes.
L’un des objectifs du compte rendu d’une réunion de chantier est de justifier certaines décisions prises dans le cadre du projet de construction. Le chantier est un environnement incertain et les imprévus peuvent survenir à n’importe quel moment. Le compte rendu établi suites aux réunions dans ce sens, doit comporter les éléments d’informations qui justifient telle ou telle décision. C’est un moyen de responsabiliser les acteurs concernés en cas de besoin.
Le compte rendu permet également de voir si tous les éléments prévus dans l’ordre du jour ont été traités correctement. C’est la raison pour laquelle, le rédacteur du document doit être présent pendant les réunions et suivre avec précisions les sujets abordés. Il est important de garder une traçabilité écrite par rapport à ce genre de détails pour réaliser un suivi efficace des activités et des opérations dans un chantier.
Il n’y a pas de format type pour la rédaction d’un compte rendu d’une réunion de chantier. Cependant, il est important de prendre en considération un certain nombre de recommandations et de conseils utiles pour réussir la préparation de votre document.
Le compte rendu d’une réunion de chantier se caractérise par son aspect informel. Il est à noter que la rédaction du document ne découle pas d’une émanation juridique mais beaucoup plus d’une volonté mutuelle des équipes impliquées dans le projet de construction.
Idéalement, un compte rendu ne doit pas dépasser une page. Le but étant de produire un document qui ne reprend que les points et les éléments d’informations les plus pertinents qui ont été discutés pendant la réunion. C’est un document d’aide à la prise de décision.
Le langage et le style qui sont utilisés pour élaborer le compte rendu doivent être simples et compréhensibles. D’autant plus, il est crucial d’utiliser la terminologie exacte et correcte pour décrire l’état des lieux et pour faire références aux différentes activités et opérations qui se déroulent dans le chantier. Le secteur de la construction et du bâtiment a leur propre jargon et il est fondamental de pouvoir y faire référence.
En termes de structure, il est recommandé de reprendre les points traités dans l’ordre avec lesquels ils ont été abordés pendant la réunion. La chronologie des faits est très importante car elle permet aux parties prenantes de mieux situer leurs actions et de mieux gérer les décisions prises. Ainsi, le rédacteur peut procéder par thème pour simplifier le travail de lecture et d’interprétation.
Le compte rendu est un document objectif. Ceci implique une neutralité totale de la part du rédacteur qui ne doit s’occuper que de la retranscription des faits sans émettre d’avis personnel. L’objectivité est l’une des caractéristiques principales d’un compte rendu d’une réunion de chantier.
Pour ce qui est des éléments de forme, il est important d’inclure de façon concrète et claire les éléments suivants :
En mettant en avant l’ensemble de ces éléments d’information, vous êtes sûr de produire un document de qualité. Il est à noter que vous pouvez ajouter d’autres rubriques d’information que vous jugerez pertinentes ou utiles pour donner sens à votre compte rendu et pour faciliter sa compréhension par les différentes parties prenantes.
Un compte rendu d’une réunion d’un chantier est un document important qui permet aux différentes équipes de mieux situer l’évolution du projet et de définir avec exactitudes les anomalies et les opportunités qui s’y rapportent. Un bon compte rendu doit respecter certaines règles de rédaction et doit comprendre un certain nombre d’informations jugées pertinentes et fondamentales.
