Pour une évaluation objective et minutieuse d’un chantier de construction, les équipes du projet doivent effectuer régulièrement des visites sur site. Cet exercice est important dans la mesure où il permet de définir, de façon prématurée et anticipée, les dysfonctionnements pouvant impacter l’aboutissement des travaux.
À la suite de chaque visite, et par souci d’organisation et de bonne gestion, il est fondamental de procéder à la rédaction d’un rapport ou d’un compte rendu faisant l’objet d’un récapitulatif exhaustif de l’état d’avancement du chantier.
Cette documentation est très utile et peut servir de supports déterminants pendant les réunions d’équipes. Dans ce sens, et afin de préparer des rapports et des comptes rendus de qualité, il est important de suivre un certain nombre de règles et de standards prédéfinis.
Dans cet article, nous allons mettre l’accent sur les particularités et les aspects de fond et de forme qui caractérisent le rapport et le compte rendu de visite d’un chantier de construction en mettant en avant les différences et les ressemblances entre ces deux documents importants.
Pourquoi faire un suivi de chantier ?
Qu’est-ce qu’un rapport de visite de chantier de construction ?
Qu’est-ce qu’un compte rendu de visite de chantier de construction ?
Quelles sont les étapes à suivre pour faire un rapport ou un compte rendu de visite de chantier ?
Quelle est l’importance d’un rapport ou d’un compte rendu de visite de chantier ?
Certains observateurs peuvent laisser croire que les visites de chantier n’ont pas de réelle valeur ajoutée quant à l’optimisation des travaux de construction. Cependant, ce constat n’est pas toujours évident. En effet, le suivi d’un chantier est un exercice fondamental qui permet de détecter les risques et les opportunités de façon continue et régulière. Il s’agit d’un procédé que les responsables des chantiers de construction doivent intégrer dans leurs missions et ce, tout au long du projet.
Le suivi de chantier permet avant toute chose de voir si vous êtes dans les délais. En effet, avant le démarrage d’un projet de construction, vous êtes amené produire ce qui est communément appelé un planning prévisionnel des travaux de construction.
Ce document comporte les délais de livraison de chaque étape du projet et ce, jusqu’à la présentation finale du livrable. En effectuant des visites régulières et un suivi rigoureux du chantier, vous avez une meilleure visibilité sur le temps consacré pour chaque opération. Ainsi, il est possible de prendre les décisions adéquates pour optimiser votre gestion du temps et pour respecter les délais initialement fixés par vos équipes.
Un autre aspect qui justifie l’importance du suivi de chantier est le fait de pouvoir identifier les anomalies et les dysfonctionnements en cours de route et de pouvoir y remédier dans les délais pour éviter les imprécisions.
Il est important pour toute entreprise œuvrant dans le secteur de la construction de respecter les indications qui figurent au niveau du cahier des charges telles qu’elles ont été initialement convenues. Pour ce faire, les visites du chantier doivent inclure l’ensemble des membres et des équipes impliqués dans le processus de construction et doivent se faire au niveau de toutes les phases du projet.
Le suivi de chantier donne la possibilité aux dirigeants du projet de parcourir rapidement les différentes phases du projet en veillant au respect des normes environnementales en vigueur. Il est très important pour une entreprise de pouvoir conduire ses travaux de construction en évitant de polluer les zones voisines. La responsabilité sociale des entreprises est devenue un facteur inévitable dans l’attribution et l’octroi des marchés de construction.
Faire le suivi d’un chantier vous donne un aperçu global et une idée claire sur les performances et les réalisations des collaborateurs. Cet exercice est important dans la mesure où il vous permet de revoir la composition des équipes, votre planning de travail, le processus d’attribution des tâches et missions et surtout d’évaluer la fluidité de communication entre les collègues.
Un rapport de visite de chantier est un document élaboré par les équipes du projet pour faire un état des lieux des travaux de construction sur la base d’une visite des différentes phases du chantier. Le rapport de visite de chantier n’a pas de valeur juridique et n’est pas légalement contraignant. Sa rédaction n’est pas obligatoire mais fortement recommandée car elle permet de documenter les visites du chantier et de garder une traçabilité des évolutions du projet.
La rédaction du rapport ne peut se faire que par l’intermédiaire d’un responsable ayant une connaissance fine et irréprochable de tous les aspects du chantier. Le responsable doit également disposer d’un aisance rédactionnelle infaillible et doit pouvoir employer une terminologie propre au secteur de la construction. Ceci facilité la lecture et le suivi menés par les différentes parties prenantes.
Le rapport de visite de chantier est un document élaboré et structuré qui doit obligatoirement respecter un plan de rédaction cohérent et doit inclure des caractéristiques de style et de mise en page prédéfinis. Il est toujours utile de rédiger un tel livrable en impliquant des membres de vos équipes qui connaissent les rouages du métier et qui sont toujours présents pendant les visites du chantier. L’objectif est de préparer un rendu final à la hauteur des attentes et surtout de pouvoir informer toutes les parties prenantes de l’objet de chaque visite.
Le compte rendu d’une visite de chantier de construction est un document qui sert à retranscrire de la façon la plus fidèle possible l’intégralité des faits qui ont marqué la visite de suivi des travaux. Moins formel que le rapport de visite, le compte rendu est moyen efficace pour reprendre les points marquants de chaque visite effectuée par les équipes du projet.
Le document doit être rédigé par une personne informée et impliquée dans le projet de construction et ce, afin d’éviter les imprécisions en termes de rédaction et structuration du contenu. En général, le compte rendu de visite de chantier ne doit pas dépasser une seule page.
La finalité du livrable est d’accompagner les responsables d’équipes à prendre des décisions de façon rapide et objective. Dans ce sens, la rédaction du document ne doit comporter que les faits les plus importants qui ont caractérisé chaque visite.
Avant de passer à la phase de rédaction d’un rapport ou d’un compte rendu de visite de chantier, il est important pour la personne chargée de cette mission de participer de façon régulière aux différentes visites menées par les équipes du projet. Ceci donne une meilleure visibilité au rédacteur et permet une retranscription plus saine de l’information.
Pendant la visite du chantier, la prise de notes est cruciale. Certaines visites de chantier peuvent durer plusieurs heures et sont souvent accompagnées par des discussions et des remarques qu’il convient de prendre en considération. Il est difficile de pouvoir mémoriser l’intégralité des faits et gestes de chaque visite.
La meilleure solution pour remédier à ceci est de prendre des notes instantanément pour garder une trace écrite du déroulement de la visite et pour faciliter l’exercice de retranscription par la suite.
Ensuite, le rédacteur doit filtrer les informations retenues pendant la visite. L’expertise et la connaissance du projet de construction jouent ici un rôle clé car elles permettent d’identifier les informations les plus cohérentes et les plus susceptibles d’intéresser les parties prenantes.
La rédaction du rapport comme celle du compte rendu doit respecter une logique chronologique bien verrouillée. Il est plus simple de reprendre chronologiquement le déroulement des faits et des étapes de la visite. Ceci permet de garder une cohérence rédactionnelle qui donne du style et de la crédibilité à votre document final.
En rédigeant vos documents, vous devez prendre en compte les caractéristiques qui définissent chaque livrable. Ceci concerne notamment la forme, la mise en page, le style de rédaction, le type de contenu et la structure des idées. Il est important de pouvoir tracer les frontières et les limites entre les composantes de chaque document.
Une fois que vous aurez finalisé votre rapport ou compte rendu de visite, n’hésitez pas à le faire valider par votre supérieur hiérarchique. Ce dernier pourra vous orienter pour améliorer la qualité du contenu ou bien pour revoir certains éléments de forme. Il est à noter que la rédaction de ces deux documents reste un travail collectif et inclusif qui doit impliquer toutes les équipes concernées par le projet.
Le rapport et le compte rendu de visite de chantier constituent tous les deux des documents importants et déterminants dans n’importe quel projet de construction. C’est un moyen conventionnel qui permet de formaliser les visites entreprises dans le cadre d’un projet de construction en identifiant de façon concrète toutes les parties prenantes et tous les acteurs ayant pris part aux visites.
Les deux documents permettent également d’archiver les points marquants de chaque phase de construction. Ainsi, il est beaucoup plus simple pour les responsables du chantier de faire un retour en arrière pour vérifier la conformité d’une construction, le délai de livraison d’un bâtiment ou tout simplement pour revoir les missions et les tâches ponctuelles attribuées aux collaborateurs.
Un autre élément fondamental qu’il convient de citer et qui justifie la rédaction et le partage du rapport et du compte rendu de visite de chantier est la contribution de ces documents au processus de diffusion de l’information entre les collaborateurs.
En général, ces outils doivent être accessibles par l’ensemble des collaborateurs d’un chantier pour pouvoir suivre l’évolution des travaux en temps réel et pour être informé des décisions et des opérations prévues dans le cadre du projet. Une meilleure circulation de l’information contribue naturellement à renforcer la cohésion et la coordination entre les équipes et par conséquent l’obtention de meilleurs résultats.
Les rapports et les comptes rendus de visite de chantier donnent la possibilité aux responsables du projet une meilleure visibilité pour évaluer les travaux en cours en temps réel. Dans ce sens, il est possible de prendre des décisions stratégiques plus rapidement et plus efficacement pour éviter certains retards de livraison ou des dysfonctionnements inutiles.
La rédaction d’un rapport ou d’un compte rendu de visite de chantier de construction est une opération importante qui contribue à l’optimisation des résultats de n’importe quel projet de construction.
Les éléments constitutifs de ces deux documents permettent d’anticiper les opportunités et les risques qui peuvent survenir en cours de route dans le cadre d’un chantier de construction. Dans ce sens, la conception et la rédaction de tels livrables doit se faire en respectant les éléments de fond et de forme communément employés par les experts du domaine.
