Tutoriel Word application et modification des styles

Lorsque vous souhaitez formater du texte dans Microsoft Word, vous pouvez le faire manuellement, en sélectionnant police, taille, couleur, alignement et autres attributs, mais il vous sera souvent plus facile d'appliquer le formatage avec les styles de document Word.

Qu'est-ce que le formatage de document Word avec des styles ? Un style est un mélange de formatage Word que vous pouvez appliquer plusieurs fois, comme de la peinture. Vous pouvez utiliser et modifier les styles intégrés de Word, mais vous pouvez également créer les vôtres.

Un style est une combinaison prédéfinie de style de police, de couleur et de taille pouvant être appliquée à tout texte de votre document. Les styles peuvent aider vos documents à obtenir un aspect plus professionnel. Vous pouvez également utiliser des styles pour modifier rapidement plusieurs éléments de votre document en même temps.

Dans la plupart des cas, les styles de document Word fonctionnent de la même manière dans les éditions Windows et Mac.

Table des matières

Tutoriel Word : Application et modification des styles

Avantages de l’utilisation de styles sous ms Word

Comment simplifier la mise en forme de documents Word avec des styles

1. Comment appliquer des styles de paragraphe intégrés à Word
2. Modification d'un style de paragraphe intégré dans Word
3. Comment créer et appliquer un style de caractère dans Word
4. Utiliser vos styles dans un autre document Word

Travailler avec des styles pour une meilleure mise en forme de documents dans Microsoft Word

Avantages de l’utilisation de styles sous ms Word

Vous êtes en train de compiler un gros document, peut-être un rapport pour votre assemblée annuelle de département ou une série de chapitres de livres de vos coauteurs. Chaque fichier contient des titres de section, des sous-titres, des notes de bas de page, des listes numérotées et, bien sûr, un corps de texte.

Lorsque vous importez du texte provenant de différents contributeurs, votre document commence à ressembler à un méli-mélo. Rien n'est cohérent. Il y a plusieurs polices. Les séquences de numérotation sont en panne. Les titres sont un arc-en-ciel de couleurs. C'est le bordel.

Si vous êtes comme la plupart des utilisateurs, vous formaterez chaque élément individuellement - un processus fastidieux appelé formatage direct. Vous devrez probablement refaire le document entier plusieurs fois avant d'être satisfait du résultat.

Toutefois, si vous utilisiez des styles Word, vous pouvez formater chaque occurrence de chaque élément en un seul clic et expérimenter sans effort avec différentes options jusqu'à ce que vous trouviez celle qui vous convient.

Alors, comment faites-vous tout cela en une fraction du temps nécessaire au formatage direct ? Cet article va vous montrer.

La sous-fenêtre « Styles » apparaît dans l'onglet « Accueil ». Cette position de premier plan devrait vous donner une idée de l’importance que revêt l’importance accordée par Microsoft à Microsoft Word.

L'utilisation de styles pour la mise en forme de documents dans Word présente plusieurs avantages :

¾     Cohérence - Vous serez sûr que la mise en forme de tous les en-têtes, sous-titres, paragraphes et tableaux est correcte.

¾     Vitesse - Il est plus rapide d’appliquer un style que d’appliquer toute la mise en forme séparément. Et si vous devez modifier la mise en forme du document, comme la taille de la police, il vous suffit de modifier la définition du style pour modifier la mise en forme de tout le texte balisé avec le style.

¾     Navigation - Les styles sont des signets automatiques. Lorsque vous activez le volet de navigation, vous pouvez cliquer sur les en-têtes et les sous-titres dans le volet pour accéder à cet emplacement du document.

¾     Tables des matières - En quelques clics, vous pouvez insérer une table des matières en utilisant les styles de titre et de sous-titre intégrés. Voir notre tutoriel sur la table des matières de Word à l'adresse : Tutoriel Word : comment créer une table des matières

¾     Vous gagnerez beaucoup de temps, en particulier dans les longs documents.

¾     Vous pouvez générer automatiquement une table des matières en fonction de vos en-têtes.

¾     Votre mise en forme sera beaucoup plus cohérente que si vous définissiez les attributs de texte manuellement.

¾     Vous pouvez les utiliser dans les modèles Word pour assurer la cohérence entre les documents.

Comment simplifier la mise en forme de documents Word avec des styles

Vous pouvez suivre en utilisant votre propre document. Commencez ce tutoriel avec votre document affiché à l’écran.

1. Comment appliquer des styles de paragraphe intégrés à Word

Word a deux types de base de styles de mise en forme de document Word :

¾     Styles de paragraphe - Ils s'appliquent à un minimum d'un paragraphe entier et contiennent une mise en forme de paragraphe (alignement, mise en retrait, etc.) et une mise en forme de caractère (police, couleur, etc.).

¾     Styles de caractère - Ils peuvent s’appliquer à une lettre et ne contenir que la mise en forme de caractères.

Avant d'appliquer un style de document Word, accédez à l'onglet « Affichage » de la fenêtre Word et activez le « volet de navigation ». Cela affichera les styles de titre intégrés pour la navigation dans le document.

Pour les mêmes fonctionnalités sur le Mac, cliquez sur la flèche déroulante en regard du bouton Barre latérale et sélectionnez Volet navigation du document.

Retournez à l'onglet « Accueil » et remarquez la section « Styles » à droite. (Si la fenêtre est étroite, la section ne sera plus qu'une icône.) Cliquez à l'intérieur du titre du document, il n’est pas nécessaire de souligner quoi que ce soit. Passez le pointeur de la souris sur certains styles pour en afficher un aperçu, puis cliquez sur le style de titre pour l'appliquer.

Le style de titre ne s’affiche pas dans le volet de navigation, mais les styles de titre sont imbriqués sous celui-ci.

Cliquez à l'intérieur du premier titre juste en dessous du titre, puis cliquez sur le style « Titre 1 » dans la zone « Styles ». Non seulement le texte est formaté, mais vous allez voit le titre apparaît dans le volet de navigation. Vous pouvez également utiliser le raccourci clavier : Ctrl-Alt-1 (Windows) ou Commande-Option-1 (Mac).

Faites défiler le document et appliquez l'en-tête 1 aux autres en-têtes de premier niveau.

Puis commencez à appliquer le style « titre 2 » aux sous-titres.

Chaque en-tête formaté apparaît dans le volet de navigation, imbriqué sous un élément « En-tête 1 ».

2. Modification d'un style de paragraphe intégré dans Word

C’est là que l’avantage d’utiliser des styles pour la mise en forme de documents dans Word entre en jeu. Pour modifier la mise en forme de tout le texte mis en forme en « titre 1 », il n’est pas nécessaire de sélectionner chaque ligne de texte et d’appliquer la mise en forme Word individuellement. Le moyen le plus simple est de reformater l’un d’eux, puis de l’utiliser pour mettre à jour le style. Cela modifiera tous les autres en-têtes marqués en « Titre 1 ».

1. Sélectionnez-en un et changez la police, la taille et la couleur.

2. Dans la section « Style », cliquez avec le bouton droit de la souris sur « Titre 1 » et, dans le menu contextuel, sélectionnez « Mettre à jour le titre 1 pour correspondre la sélection ».
3. Maintenant, faites défiler le document pour voir les autres éléments de la rubrique 1 ou cliquez simplement sur eux dans le volet de navigation. Ils ont tous le formatage Word mis à jour.

Si vous souhaitez vous exercer à nouveau, mettez à jour le style « Titre 2 ».

3. Comment créer et appliquer un style de caractère dans Word

Si vous souhaitez mettre en forme du texte récurrent dans un paragraphe, utilisez un style de caractère. Vous pouvez le faire avec le panneau « Styles ».

Dans ce document, il y a deux images, intitulées « Fig. 1 » et « Fig. 2 ». Nous allons formater uniquement ces étiquettes. Sélectionnez « Fig 1 (a) » et mettez-le en italique gras.

Laissez le texte sélectionné et sous Windows, cliquez sur la flèche vers le bas située dans le coin inférieur droit de la section « Styles » pour afficher le panneau « Styles ». Dans le coin inférieur gauche du panneau, cliquez sur le bouton « Créer un style ».

Sur le Mac, le ruban contient une icône distincte pour le gestionnaire de styles, qui se trouve immédiatement à droite de la section Styles. Le bouton « Nouveau style » sera clairement étiqueté en haut du panneau.

Dans la boîte de dialogue « Créer un style à partir de la mise en forme », attribuez-lui le nom de « Figure », cliquez sur « Modifier » et définissez le type de style sur « Caractère », puis cliquez sur « OK ».

Le nom du style est maintenant répertorié dans le panneau et dans la section « Styles » du ruban. Notez qu’il a une icône « a », indiquant qu’il s’agit d’un style de caractère.

Appliquez-le : vous n’avez maintenant qu’à sélectionner les légendes, puis cliquez sur le nom du style de figure dans le panneau ou le ruban pour l'appliquer. Faites défiler vers le bas, puis appliquez le style aux autres légendes de vos figures.

4. Utiliser vos styles dans un autre document Word

Si vous souhaitez utiliser les styles de document Word modifiés ou personnalisés dans un autre document, vous devez les importer. Le moyen le plus simple consiste à copier et coller le formatage Word.

1. Passez à un nouveau document qui contient du texte brut et non formaté.
2. Revenez au document d'origine, cliquez dans le titre, puis cliquez sur le « Reproduire la mise en forme » du groupe « Presse-papier » sous l'onglet « Accueil ».
3. Basculez sur l’autre document, puis sélectionnez l’espace réservé « Titre ». Il correspond maintenant au titre du document d’origine.

4. Répétez le processus avec les styles « Titre 1 », « Titre 2 » et « Figure ». Vous pouvez également utiliser les raccourcis clavier de l'outil Reproducteur de format : Ctrl + Shift + C (Windows) ou Commande-Maj-C (Mac) pour copier le formatage à partir du texte sélectionné et d'origine, ainsi que Ctrl + Shift + V (Windows) ou Commande. Maj-V (Mac) pour appliquer la mise en forme au nouveau texte.

Travailler avec des styles pour une meilleure mise en forme de documents dans Microsoft Word

Vous comprenez maintenant pourquoi les styles sont si intéressants : il est plus rapide d’appliquer un style que d’appliquer plusieurs attributs de formatage de document, les risques d’erreur humaine sont beaucoup plus faibles et la navigation dans les documents est automatique.

En outre, lorsque vous modifiez l'aspect d'un style dans Microsoft Word, tout le texte mis en forme avec ce style change immédiatement. Et le moyen le plus simple d'utiliser des styles modifiés ou personnalisés dans un autre document consiste à coller le formatage Word d'un document à un autre.

Les styles sont sans doute la fonctionnalité la plus importante de Microsoft Word. Pourquoi ? Parce que tout ce que vous faites dans Word a un style attaché. La définition d'un style est double. Tout d'abord, vous pouvez considérer un style comme un ensemble d'instructions de mise en forme prédéfinies que vous pouvez utiliser de manière répétée dans tout le document. Supposons que chaque en-tête d'un document doit être centré, en majuscule, en gras et d'une taille de police légèrement supérieure. Chaque fois que vous devez appliquer une mise en forme à l'en-tête, vous devez suivre tout le processus pour obtenir le texte tel que vous le souhaitez. Si vous stockez les commandes de formatage dans un style, vous pouvez appliquer ce style à tout moment, sans avoir à effectuer le reformatage.

Ce qui est peut-être encore plus important, c’est que les styles sont utilisés pour « marquer » ou identifier des parties d’un document. Un exemple de ceci est si le texte fait partie d'un en-tête, d'une note de bas de page, d'un lien hypertexte ou d'un corps de texte. Ce sont tous des exemples de styles dans Word.

Si vous êtes préoccupé par le besoin d'apprendre des styles, nous pouvons le dire simplement : vous pouvez le faire. Les styles sont l'architecture sur laquelle Word est basé. À peu près tout dans Word est axé sur le style. En fait, de nombreux professionnels de l'industrie considèrent Word comme un programme "axé sur le style".